Meten is weten: hoe bestuurt het ROC van Twente haar IV- en ICT-organisatie? #sambowb

Rick Ruumpol en Frans van Eekelen presenteren hoe ROC Twente zijn IV ingericht heeft.

Frans onderscheidt 3 lagen: technisch beheer, applicatiebeheer en functioneel beheer. Functioneel Beheer vertegenwoordigt het eigenaarschap van een applicatie en is verantwoordelijk voor een stukje van de informatievoorziening. Algemene uitgangspunten van de IV: betaalbaar, beschikbaar, compleet, tijdig.

Rick vervolgt met de stelling: Informatievoorziening en ICT zijn één ‘dienst’? Mijn mening: NEE!! Waarom? Informatievoorziening ligt in de uitvoering dichtbij functioneel beheer, die voor informatiesystemen gebruik maakt van kernsystemen die in allerlei afdelingen liggen. Dat staat los van ‘harde’ IT. Op architectuur of regieniveau zijn wel mensen nodig die overzicht hebben over het geheel.

Na een relatief lange inleiding komt het ‘meten=weten’ thema naar voren. Samengevat: Balanced Scorecard. Dat wekte toch een aantal interessante vragen op, want prestatie-indicatoren voor een dienstverlenende/ondersteunende dienst, wie bepaalt die? Is dat de klant, of zijn het je eigen doelen? En wanneer is goed, goed? Enkele voorbeelden:

  • klanttevredenheid over de communicatie;
  • centraal in de informatiedienstverlening staat het onderwijsproces en de deelnemer;
  • wijzigingen worden conform architectuur uitgevoerd;
  • aanvragen afhandelen binnen de gestelde tijd

De conclusie: ook uit de doelstellingen blijkt dat het steeds minder gaat om techniek en meer om dienstverlening.

Triple A in de praktijk: het opbouwen van de onderwijscatalogus #sambowb

Frans Thijssen (ROC de Leijgraaf) praat ons live bij over de onderwijscatalogus en de roostermachine.

De uitgangspunten:

  • de deelnemer is de baas van zijn leerproces;
  • het onderwijsaanbod wordt geformuleerd in arrangementen en planbare leereenheden;
  • mensen en middelen moeten flexibel en breed inzetbaar zijn op grote schaal.

Vanwege deze grote schaal (ontzettend veel leereenheden, deelnemers, medewerkers, ruimtes, middelen) is er gezocht naar een geavanceerde roostermachine die dit alles aan elkaar knoopt én integreert met andere systemen. De technische keus hiervoor viel op EduFlex.
Ook het vastleggen van alle informatie (metadata) hierover is een ontzettend grote klus lijkt me. De beschrijvingen in studiewijzers moesten op zo’n manier herzien worden,  dat eenduidig allerlei kenmerken vastgelegd worden. Daarna wordt het mogelijk om leereenheden aan te bieden in opleidingen die in verschillende sectoren/branches zitten. Dus de opleidingontwerper of -beschrijver moet een soort crebo-agnostische manier van beschrijven hebben volgens mij.
Daarna volgde een demo:
In Edictis werden  selecties gemaakt, deze data word vervolgens doorgezet naar EduFlex. Kies docenten met bepaalde kenmerken en je selectie komt aan in het roosterpakket. Hetzelfde geldt voor studenteninfo, roosterbare eenheden, etc. Het algoritme in EduFlex maakt gebruik van CPSolver, de raketwetenschap of algoritmes die dynamisch een rooster uitspuugt. Dit gaat vervolgens weer retour naar Edictis. Ging live ook goed, zonder handmatige im-/export, met directe koppeling. Respect voor kwetsbare opstelling waarin je open toont hoe je onder de motorkap het geregeld hebt. Voor mij de eerste keer dat ik dit technisch gerealiseerd zie.

Naar een nieuw portaal van ROC van Twente #sambowb

Hans Schouten (ROC van Twente) en Carlo van Haren (Winvision) presenteren hoe ze vóór implementatie van een portal nagedacht hebben over visie en een roadmap.

Hun ‘oude’ (2008) portal, dat draaide op Oracle Platform, was ééndimensionaal, aanbodgericht en ‘company generated’. Er tussendoor loopt een Novell –> Microsoftmigratie. Er leefden allerlei wensen op het gebied van teamsamenwerking, documentmanagement en gedeelde opslag.

In plaats van direct iets te kiezen en te installeren, volgde men een andere weg om de langere termijnweg naar een portal te bepalen:

  1. Workshops over de vraag: wat is onze visie op een portaal? Wat wil je met teamsamenwerking en documentmanagement? Één van de punten was ook hier AnyTime/AnyWhere/AnyDevice en … AnyPerson in 1-portaal. Dus stakeholders en partners moeten ook toegang hebben tot het portaal. Dit werd geformuleerd in eisen: Wat moet het systeem al in 1 jaar kunnen? Wat in … jaar? De verdere toekomst moest ‘paperless’ voorzien in ‘Enterprise Social Software‘.
  2. Tussenbalans
  3. Platformkeuze: viel uiteindelijk op SharePoint, omdat het past op hun technische architectuur, er een kenniskring over is samen met andere ROC’s, groot marktaandeel en standaard al veel mogelijk.
  4. Presentatie en roadmap: er is juist gekozen voor overlap. Het oude portaal nog even laten bestaan, nieuwe functionaliteit in het nieuwe portaal langzaam invoeren, daarna uitbreiden in gebruikersgroepen (medewerkers/studenten/stakeholders). Het nadeel is logischerwijs tijdelijk 2 portalen. Maar beter dan een big-bang met grote kans op mislukking lijkt me. Hans legt ook de nadruk op ‘Governance’ en dán pas techniek.

Al met al een duidelijk verhaal over alles wat er bij komt kijken, vóór je aan de slag gaat. Nog even de visie van ROC Twente op beroepsonderwijs:

[youtube http://www.youtube.com/watch?v=DkDDidX8BYo]

Keynote: Nieuwe technologie en de impact door Theo Huibers #sambowb

Theo Huibers presenteert met als ondertitel ‘Media, Technologie en Educatie… Drie op een rij’. Hij doet eerst even ‘personal branding’,  waaruit blijkt dat hij een veelzijdig type is (werk voor CITO, hoogleraar Media Interactie enz.)

Over trendbreuken: “Als óf klanten óf technologie óf wet-regelgeving verandert heb je kans op een trendbreuk”. Gefeliciteerd! In onderwijsland veranderen ze alle drie.” Hij illustreert dit met doorlooptijden van nieuwe technologie. Van 0% KPN gebruikers die WhatsApp hebben in 2010 naar 85% in 2011. Van 0 ‘Likes’ in april 2010, naar 1 miljard nu.

“Waarom kunnen instellingen de trends niet bijhouden, terwijl je sommige ontwikkelingen van ver kunt zien aankomen? Pers, muziek, media-industrie konden toch raden waar het heenging?”

Hij geeft 6 generieke redenen aan:

  • overzicht kwijt;
  • weinig kennis van zaken;
  • nauwelijks interesse;
  • geen visie;
  • oude leidersschapsstijl;
  • oude strategie.

Deze spelen volgens Theo ook allemaal in onderwijsland. Vervolgens trekt hij de vergelijking met een televisiedebat tussen Nixon en Kennedy. De impact van media is groter dan ingeschat. Niet alleen in hoeveelheid, ook de vormen van cross-media en mobiele media zijn explosief gegroeid. Hier wordt Theo vervolgens een beetje trendwatcherig en daar ben ik ondertussen een beetje allergisch voor geworden. Geeft verder niets, wat ik er wel uithaal is dat er trends in trends zijn: meer trends, korter durend, sneller komend, complexer, etc.
Trends in Educatie:

  • docententekort: o.a. door demografische ontwikkelingen;
  • internationalisering: steeds meer studenten gaan naar het buitenland.

Hij besluit met ‘Strategie’. Vroeger had strategie te maken met één focus, in een gesloten wereld. Nu zijn er duizenden managementboeken, met elk hun eigen manier van strategie, in een open wereld. Hij pleit op strategisch niveau voor:

  • adaptief samenwerken, kies je partners als instelling en onderhoud/vernieuw deze samenwerking;
  • schaalbaarheid van alles wat je ontwikkelt;
  • leiderschap.

Keynote saMBO~ICT conferentie door Jaap Oomen #sambowb

Jaap opent de conferentie met de keynote ‘De mogelijkheden zijn ongekend’.  Technisch gezien dan. Idealiter hoeft het onderwijs er ‘alleen maar’ mee te werken… Illustratief vindt hij deze afbeelding.

Hij vervolgt met de ‘gemiddelde docent’:

  • die van relatief hoge (49) leeftijd is;
  • die een traditionele vooropleiding heeft, dat vooral klassikaal onderwijs stimuleerde;
  • die zich de gerespecteerde allesweter voelde;
  • die zijn computer niet vertrouwt;
  • die grote angst heeft voor moderne, mobiele, technologie;
  • die 3 stappen achterloopt op de leerlingen.

Zijn conclusie: we moeten niet alleen techniek vernieuwen, maar ook onderwijzers.
Jaap heeft een intense manier van presenteren, die zeker de aandacht vasthoudt. Hij sloot zelfs af met een lied. Zo’n combinatie spreker/zanger zie je niet veel. Inhoudelijk echter vond ik het verhaal summier en grotendeels bekend. Zeker voor de doelgroep. Ik heb me wel vermaakt.

Verbeterde stagematching in de klas. #sambowb

Ad Geluk en Niels Leijssenaar tonen wat ‘White Label Stagemarkt” is en doet. Kort samengevat brengt ‘t het register met leerplaatsen en de opleidingen bij elkaar en ondersteunt het de BPV matching. Verder integreert het met studentadministratiesystemen, zoals EduArte. De database bevat:

  • 230.000 erkende leerbedrijven;
  • 400.000 leerplaatsen;
  • informatie bij vacatures en leerplaatsen;
  • behoefte van bedrijfsleven.

Voorbeelden van vragen die het systeem kan beantwoorden:

  • Ik wil een leerbaan met deze-en-deze kenmerken … waar kan ik die vinden?
  • Wat zijn alle details die ik nodig heb van dit leerbedrijf om een BPV verbintenis te kunnen maken?
  • Is dit bedrijf erkend als leerbedrijf, nu en waarvoor?
  • Welke kerntaken of werkprocessen kunnen bij deze stageplaats/leerbaan uitgevoerd worden?

De datakwaliteit van stagemarkt blijft wel een uitdaging. Een aantal maatregelen moeten hierbij helpen:

  • 900 adviseurs die bedrijven bezoeken;
  • aansluiting bij NHR (Nederlands Handelsregister);
  • functionaliteit die leerbedrijven zelf hun gegevens laat onderhouden.

Een voorbeeld van functionaliteit die middels whitelabel stagemarkt geboden wordt in EduArte.

  • Een stagecoördinator kan een aantal details of criteria vastleggen voor een stage (opleiding, plaatsen/afstand, werkprocessen, kerntaken etc.). Vervolgens zoekt het systeem via stagemarkt welke actuele leerplaatsen aan deze criteria voldoen. Alles vanuit je eigen administratieve systeem.
  • De datakwaliteit aan de kant van de instelling kan verbeteren, doordat de koppeling gegevens kan nagaan bij stagemarkt. Vervolgens kun je je eigen gegevens synchroniseren.

Laptops in het MBO, een update. #sambowb

Maaike Stam en Mieke van Keulen praten bij over laptops in onderwijs, met als motto ‘Bring your own device’.

We starten met een enquête onder de aanwezigen:

  • Hoeveel studenten gebruiken op uw instelling een laptop? 50% bijna niemand, 50% ongeveer de helft….
  • Hoeveel docenten maken op uw instelling gebruik van een laptop? 38% bijna niemand, 46% ongeveer de helft, 15% bijna allemaal ….
  • Hoe zou u het ambitieniveau van uw instelling willen aanduiden? 40% hoog, 33% gemiddeld, 27% laag …
  • Bij ons is er speciale aandacht voor e-didactiek. 29% Ja, 29% Nee, 43% Soms
  • Zijn er maatregelen genomen in het kader van de arbowet? 31% Ja, voor medewerkers, 0% Ja, voor studenten, 0% Ja, voor beiden, 69% Nee
  • Wordt er binnen uw instelling gebruik gemaakt van uitleenlaptops? 25% Ja, als backup, 25% Ja, voor groepen studenten, 25% Ja, voor docenten, 25% Nee
  • Wordt er gebruik gemaakt van ‘Bring Your Own Device’ (als beleid/in de praktijk)? 8% Ja, voor medewerkers, 33% Ja, voor studenten, 8% Voor beiden, 50% Nee.
  • Wie krijgt er ondersteuning bij het gebruik van laptops? 0% Studenten, 36% Medewerkers, 36% Beide, 27% Geen ondersteuning
  • Welke financiële consequentie heeft de invoering van laptops? 33% Kosten stijgen, 17% Kosten dalen, 50% Kosten blijven gelijk.
  • Hoe wordt het betaalbaar gehouden voor studenten? 27% Minder boeken nodig, 0% Studenten krijgen vergoeding, 73% Niets doen, 0% Anders
  • Invoering van laptops zorgt voor een verbetering van het onderwijs? 29% Waar, 71% Onwaar

Statistisch natuurlijk niet zo accuraat en gebaseerd op onderbuikgevoel van 30 aanwezigen, maar toch.
Reacties uit de zaal:

  • BYOD hoeft niet per se kostenbesparend te zijn.
  • Telefonie (apparaat/abo) overlaten aan de medewerkers zelf leidde tot veel grotere tevredenheid. Dus i.p.v. mobieltjes en abo’s beheren als instelling, de medewerker dit zelf laten kiezen en regelen en een vaste vergoeding geven. Als serviceafdeling doe je het ‘namelijk toch nooit goed’.
  • Vraag 5 over ARBO leidde tot erg veel reacties, vooral i.c.m. thuiswerkplekken.
  • Idee: richt een studentenservicedesk in voor en door studenten.
  • Praktijk laat zien dat 50% van de studenten gebruikt maak van financiëringsmanieren (gespreid afbetalen van laptop)

Datacenters, duurzaam en economisch verantwoord? – samboict

Peter Reinders en Rob Zwart (Rabo Nederland) presenteren hun ervaringen met het duurzaam maken van datacenters.

[yframe url=’http://www.youtube.com/watch?v=YOVkon_Gqbg’]

Rob schetst de situatie in 2005: 2500 lokale servers, 50 datacenters, alles verspreid. Het besef ontstond dat banken eigenlijk een marmeren portaal zijn met een PC erachter. Er komt veel kijken bij het ontwerpen van een datacenter: locatie, beveiliging, infrastructuur, duurzaam etc. Daarnaast wilde men boven zeeniveau zitten… Wat ook hielp was dat hun bouwdirecteur een kleine generaal was…

Na de opsomming van alle getallen in vierkante meters en kilowatts vroeg ik me af: leuk, zo’n datacenter bouwen, nodig als bank, maar als onderwijsinstelling? Onze IT infrastructuur is grofweg 50x zo klein, dus als MBO instelling ga je nooit een datacenter zelf bouwen toch? Of zou het rendabel zijn om met meerdere ROC’s één groot datacenter te bouwen en exploiteren? Met alle voordelen van schaalvergroting èn nadelen van uniforme standaardisering … 😉 Wat ik er ook uit meeneem: kijk kritisch naar de datacenter ‘foodprint‘ van je eigen instelling!

Nieuw begrip geleerd: “Trias Energetica“. Over de 3 stappen om klimaat-neutraal te worden.

Op alle drie de terreinen toont Rob welke maatregelen ze hebben genomen. Ze hebben daardoor ook een award gekregen.

Ronde-tafel over de beleidsagenda van ICT in het onderwijs – samboict

Ludo Cuijpers (Leeuwenborgh) en Jaap de Mare begeleiden een ronde tafel (ook letterlijk). Ludo opent met de vraagstukken waar Leeuwenborgh voor staat (leren op maat, studenten volgen, BPV, etc.) Enkele veranderingen:

  • Veel techneuten moeten worden omgeschoold naar (interne) consultants.
  • Een ICT-er mag in principe geen NEE zeggen… en hoeft niet mee te discussieren over ‘is het wel nodig…’
  • Er heerste een cultuur waarbij met te krappe budgetten ICT toch oplossingen moest en wilde bieden. Nu is er een meer volwassen afstemming van behoefte en dienst.

Dan komt Ludo ter zake: er is een allereerste aanzet tot een beleidsplan 2011-2012 gemaakt. De methodiek wordt gepresenteerd door Jaap. Ze hanteerden de volgende topics en indeling:

  • In de klas: games, video, content, social media, e-didactiek, elo, any time, place, device, mobile etc.
  • Leren op Maat: latere instroom, eerder examineren, loopbaanplanning, keuze in vrije ruimte, IT maatwerk voor velen, etc.
  • Studentvolg: zorgdossier, resultaten, voortgang, begeleidingsactiviteiten, transparantie, privacy, etc.
  • BPV: werven van plaatsen, CRM, matching, BPVO, digitale handtekening, BPV-begeleider als collega, begeleiding op afstand, etc.

De term e-didactiek leverde een aardige ronde-tafel-discussie op. Zou de bekwaamheid op dit gebied en IT vaardigheden door HR opgenomen kunnen worden in de functioneringsgesprekken? Zodat aandacht hiervoor automatisch een plek krijgt?

Al met al een duidelijk overzicht en indeling van de topics die een rol spelen binnen de beleidsagenda. Tegelijkertijd wel heel erg opsommend… die als input dient voor de vervolgstap: komen tot een gezamenlijk gedragen “ICT in onderwijs” visie.

Strategisch veranderen met behulp van architectuur – samboict

Renee Musch (ROC Midden Nederland) en Joop Jansen (Sogeti) presenteren het nut van architectuur en de resultaten ervan. De noodzaak van werken onder architectuur ontstond door een verscheidenheid aan processen en systemen. Daarnaast nam het marktaandeel af en daalde de kwaliteit van het onderwijs. Om dit te keren werden enkele strategische ontwikkelingen ingezet:

  • Focus: het expliciet vastleggen van doelen en prestaties en deze meten.
  • Organieke wijzigingen: van 4 sectoren naar 12 colleges. Deze zitten dichter bij de branche.
  • Integrale benadering van onderwijs en bedrijfsvoering, uniforme processen.

De architectuur was van toegevoegde waarde door samenhang en structuur te bieden en een applicatielandschap af te stemmen op de processen. Ook merk je in projecten het nut: de scope en afbakening van verschillende onderwerpen zijn duidelijker.

Joop vervolgt met het gekozen architectuurraamwerk (3x de woordwaarde):

Vervolgens is er, geïnspireerd op de TripleA architectuur, een procesmodel en informatiearchitectuur ontwikkelt. Gedeeltelijk herken ik wel de elementen zoals die in TripleA bekend zijn, de rangschikking is echter anders. Niet helemaal duidelijk wordt waarom er gekozen is voor een afwijkende blauwdruk. Niet dat afwijken erg is, maar ik was juist nieuwsgierig naar het waarom van de gemaakte keuzes. Ik herken wel degelijk het nut van architectuur in projecten. Het bieden van standaarden, kaders en afbakening is goud waard tijdens het schijven van projectplannen. Verder biedt een referentie-architectuur vaak een schets van een gewenste situatie. Het helpt dus ook je roadmap te bepalen.

Dit kun je concreet maken en visualiseren door op een procesplaat een laag te tekenen waarin je aangeeft welke applicatie elk respectieve proces ondersteunt. Je ziet dan ook ‘gaten’ en ‘overlap’ in geboden functionaliteit. Al met al was de presentatie heel herkenbaar, omdat binnen de instelling waar ik zelf werk architectuur zich op dezelfde manier bewezen heeft.

Er kwamen ook nog hiaten in de TriplA architectuur naar voren. Omdat van ‘acquisitie’ of werving van studenten, ‘aanmelden’ en ‘alumnibeleid uitvoeren’ er geen use cases zijn omschreven in de encyclopedie. Ik hoop dat de ervaring van ROC Midden Nederland op dit gebied uiteindelijk bijdraagt aan een uitbreiding van de encyclopedie!