Microsoft

Met je school naar de Office365 Cloud: kan Microsoft alle bestanden voor me bewaren?

Tijdens de voorbereidingen voor SharePoint en OneDrive kwam ook de vraag naar voren: kunnen we daar ALLES opslaan? En al snel er achter aan: kunnen we al onze netwerkschijven opheffen? Daarnaast kan soms iets theoretisch wel, maar is het in de praktijk niet handig. Hieronder volgt een overzicht met toelichting van onze keus.

NIET migreren:

  • Type bestanden die zowiezo niet kunnen. Deze zijn voor de gemiddelde gebruiker redelijk obscuur.
  • Bestanden in mappen waarvan het totale pad (bestandsnaam+mapnaam) meer dan 256 karakters heeft. Deze scanden we met aparte tooling, TreeSize.
  • Access applicaties die door meerdere personen gebruikt worden of koppelingen bevatten. Het omzetten van Access bestanden naar een ‘Access-App’ vergt aparte ontwikkeling waar wij geen parate kennis van hadden. De doorlooptijd voor het omzetten werd in ons geval te groot.
  • Applicatiebestanden: sommige traditionele software moet iets in een profiel kunnen wegschrijven of op een gemeenschappelijke schijf. Die kunnen dat niet zomaar verplaatsen naar een SharePoint bibliotheek.
  • Bestanden die te groot zijn (>2GB, wordt 10GB binnenkort).
  • Bestanden die groot zijn en nog bewerkt moeten worden. Video-editing op een bestand van 1,5 GB gaat echt niet als deze in Ierland staat. Hier en daar gebruiken we daar nog lokale opslag voor. Ook sluiten we niet dogmatisch USB schijven uit.
  • Bestanden die nodig zijn voor het uitwisselen van informatie tussen systemen. Je kunt bijvoorbeeld niet rechtstreeks FTP-en vanuit een SharePoint site zonder plaatselijk tussenstation. Leuke niche-markt trouwens: een FTP client die van cloud naar FTP/SFTP rechtstreeks kan transporteren.

WEL migreren:

Eigenlijk de rest, dus behalve Office- ook PDF’s, foto- en video-bestanden.

Samenvattend:

Ja, het grootste deel van je netwerkschijven kun je opheffen.

Ja, je hebt geen “Mijn Documenten” nodig of H:\

Nee, je hebt nog wel een plek nodig voor het gebruikersprofiel, dat hoort nu eenmaal bij Windows.

Mijn vorige berichten zijn hier.

Office365 Education

Office365

Ik ben vandaag bij het Office365 Education event. In het publiek dus niet alleen MBO, maar aanwezigen uit alle geledingen. In de opening wordt terecht gesteld dat technische oplossingen een laatste stap zijn, nà definiëring van het probleem of de behoefte. Het event bestond bijna geheel uit klantcases. Wat ik fijn vind. In plaats van alleen jubeljargon van een leverancier, hoor je dan op een open manier meer de ervaringen van de implementaties.

Maurits Knoppert, IT-coördinator van de O.G. Heldringschool, demonstreert hoe zijn organisatie Sharepoint gebruikt. Zijn aanleiding om zaken ‘buiten de deur’ te zetten was een verhuizing van locatie. Als je daarvoor al overstapt naar Live@Edu, dan blijft tijdens de verhuizing (van gebouw) alles bereikbaar. Omdat ze al live@edu gebruikten moest er wel gemigreerd worden naar Office365.
Hij demonstreert de portal als startpunt voor zijn collega’s, waarin een aantal praktische intranet achtige zaken staan. Het onderdeel ‘Documenten’ vindt hij het belangrijkst. “Eén startpunt waar alle zaken te vinden zijn en alles netjes bij elkaar staat.” Overigens kan dit natuurlijk ook als je je netwerkschijven en afdelingsmappen netjes ordent. Wel handig lijkt me dat alles online staat. Concreet noemt Maurits de deeltijders die ook thuis dingen willen opzoeken.

Vragen uit de zaal:

  • Hoe zet je alles over? Maurits heeft voor zijn school (35 medewerkers) in eerste instantie alles zelf overgezet en in mapjes geordend. Het lijkt me dat op grotere schaal dit binnen teams geregeld moet worden. Anders moet één persoon bibliothecaris spelen voor de hele organisatie. Daarnaast slaan leerlingen nog niets op.
  • Kun je rechten instellen? Kort antwoord: Ja. Deze zijn uit te delen en te beheren.
  • Hoe heb je collega’s gemotiveerd? Ik hoor in zijn antwoord vaak ‘moeten’, daarnaast breid het gebruik langzaam uit omdat mensen het als handig ervaren. Helemaal voorkomen dat mensen zaken lokaal opslaan op USB sticks gaat overigens niet.
  • Hoe kwam je tot de beslissing om Sharepoint te gebruiken? Dat deed hij zelf. Maurits ‘kan zich voor stellen’ dat een beslissingstraject voor instellingsbrede zaken anders lopen. 😉
  • Wat kost het: in euro’s niet veel, tot 10 GB opslag per instelling en 1 GB per medewerker is gratis. Erna kost elke GB €1,20 per jaar.
  • Hoe zit het met Office licenties? Deze blijven bestaan en nodig.
  • Kun je met meerdere mensen tegelijk samenwerken aan een document? Ja.

Rob Vos van Deltion College vervolgd met hun Office 365 implementatie:

  • Agenda, waarin hun Untis rooster ook geupload wordt.  
  • Outlook: één communicatiemiddel. Forwarden kan wel.
  • Skydrive: om opslag intern te verkleinen.
  • Lync: om in contact te blijven. Studenten gebruiken daarvan incidenteel chat.
  • Het verzorgt ook de telefonie, waarbij ze Cisco uitfaseren. Elke medewerker heeft een eigen nummer. Wat er mee bereikt wordt is verhoging van de bereikbaarheid en kostenverlaging voor telefonie. Overigens wel nog alleen van pc-naar-pc.
  • Sharepoint: het Deltion college heeft het nu nog intern staan en biedt:
    • het dashboard voor cijfers, voortgang en andere kerngegevens. De registratie ervan blijft in kernsystemen.
    • ondersteuning voor de corporate, sector en team communicatie.
    • samenwerking binnen teams.
    • webapplicaties via SSO.

Overigens een aardig omschreven missie heeft Rob: “Ik ben Deltion en lever diensten + 1”. Wat betekent dat je bij elke opdracht of vorm van dienst iets extra’s doet. Kan klein of groot zijn, maar het is voor een interne IT dienst anders dan ik gewend ben. 😉

Niko Juist van de hogeschool Leiden presenteert daarna hun DLWO (Digitale Leer en Werkomgeving). Hij praat over Leiden als metafoor. In het midden de burcht. Daar draaien de kernsystemen. Met een slotgracht en muur er om heen. In de stad zelf wordt gewerkt, een meer open omgeving, die ook een muur heeft. Als trend ziet hij consumerization. De eindgebruikers worden dan steeds meer zelf verantwoordelijk voor het gebruik van hun systemen.

Voor mail en agenda voorzagen ze support problemen, die samenhangen met een migratie op grote schaal. Het idee was toen om support door studenten te organiseren. De normale dingen zoals handleidingen, trainingen, FAQ’s en een supportdesk regelden ze ook. Daarnaast echter organiseerden ze:

  • Ondersteuning op locatie door zogenaamde ‘runners’.Deze helpen de mensen ter plekke als er zich problemen voordoen.
  • Feedback van deze runners naar supportdesk en hun systeem voor call-afhandeling.

Ze hadden ontzettend veel problemen bij het converteren van machtigingen op agenda’s. Mailboxen 1 op 1 ging wel, maar gedeelde mappen en vergaderafspraken leverden veel fouten op. Advies daarom om niet te migreren. Waar heb ik dat eerder gehoord? 😉 Praktisch gezien heb je minder ellende als iedereen weet dat zijn mail/agenda schoon begint en het oude systeem nog een tijdje voor inzage in de lucht blijft.

Rein Kroon van PROO vervolgt met zijn ervaringen met een digitale plusklas voor hoogbegaafden. Niet onbelangrijke bijvangst is dat eenlingen op verschillende locaties met elkaar in contact komen. Rein toont een tabel met werkvormen en activiteiten, waarvan sommigen IRL en andere online plaatsvinden. Een evenwichtige mix dus. Hij gaat eerst vrij uitgebreid in op hun manier van werken met hoogbegaafden. De stap naar Sharepoint/Lync is er wel:

  • Studenten stellen elkaar vragen via Lync en werken samen. Ze zien ook wie er online is.
  • Overleg tussen locaties voor een kwartier worden steeds meer vervangen door beeld en geluid, online vergaderen.
  • Als ze elkaar iets willen uitleggen kan het bureaublad gedeeld worden. Lijkt me overigens handig voor een soort peer-to-peer support.

Ik wil gewoon … een datamodel kunnen tekenen in Access

Wat doe ik?

Ik ben bezig om een informatieportfolio te bouwen. Dat is kort samengevat: een database van alle informatieproducten van een instelling, waarin relaties gelegd worden met interne leveranciers, doelgroepen, processen in waardeketen, kernsystemen, publicatiedata, definities en KPI‘s. Ik gebruik hiervoor Microsoft Access. Om het datamodel te ‘tekenen’, kunnen tabellen worden getoond met lijnen ertussen die de relaties voorstellen.

DataModel InformatiePortfolio

Wat kan ik?

Tabellen in beeld brengen, de lijnen ertussen, alles verschuiven (zodat het er een beetje spinneweb-achtig uitziet) en er een afdruk van maken over 8 pagina’s.

Wat wil ik?

  • Als ik een tabel schuif tot aan de rand van het scherm, dat mijn papier mee schuift!
  • In en uit kunnen zoomen!
  • Meerdere tabellen tegelijk kunnen selecteren/slepen!
  • Dat het scrollwiel van de muis gebruikt kan worden, net zoals de scrollbalk. Draaien aan het wiel doet nu niets.
  • Als je over de relaties een rapport genereert, dan lijkt het wel te kunnen. Echter elk lijntje wordt als los object gezien. Schuif je een tabel in het model, dan komen de verbindingslijnen niet mee…. Schuif je bij de relaties een tabel, dan verandert het rapport niet mee. Bummer…

Eigenlijk wil ik dus dat objecten net zo behandeld worden als in een tekenpakket…

Wat vind ik?

Ik vind dit heel gewoon, omdat het broertje Excel en zusje PowerPoint dit ‘gewoon’ al jaren kunnen! Objecten selecteren, slepen, in/uitzoomen. Allemaal zo 1995.