Backup

Office365 Lessons Learned: wat te doen met backup?

Op de laatste saMBO-ICT Conferentie gaf ik een presentatie met de titel “Office365 – Lessons Learned”. De hele presentatie is hier terug te vinden. Ik wil de afzonderlijke punten echter wel verder toelichten, aan de hand van de keus die we maakten, de reacties en gevolgen en hoe het verder moet.

  • Toelichting: In de standaard licentie voor onderwijs zit geen Backup/Restore. Hier zijn wel alternatieven voor bij derden. Wat kan wel:
    Gooi je iets weg dan komt het in de prullenbak van de site. 90 dagen later verhuist het naar de prullenbak van de collectie. Weer 90 dagen later is het echt weg. Let wel: dit geldt voor gewiste bestanden. Voor gewijzigde bestanden moet versiegeschiedenis aan staan wil je terug kunnen naar een vorige versie. Voor gevallen dat iets fout aangepast is en netjes wordt opgeslagen heb je niets aan prullenbak natuurlijk.
  • Keus:
    We bieden geen backup/restore.
  • Hoe:
    Bij per ongeluk verwijderen haal je het bestand uit de prullenbak.
    Bij per ongeluk aanpassen zet je vorige versie terug.
  • Reactie: Dit leidde tot nu toe nauwelijks tot reacties. We kregen wel incidentele vragen maar dat blijken dan mislukte zoekacties te zijn. Dat men vermoedt dat iets gewist was, maar het bestand stond dan gewoon ergens anders opgeslagen. We hebben wel een ransomware-incident gehad. Daar helpt geen prullenbak tegen, aangezien het bestand niet weg is.
  • Gevolg: In het geval van ransomware was de vorige versie niet terug te halen, het bestand was niet weg, maar wel ontoegankelijk geworden.
  • Hoe verder: We zijn nog aan het oriënteren of we backup echt noodzakelijk vinden en of het opweegt tegen de kosten. Er is wel een initiatief van James van den Berg hierover en hij vraagt andere Microsoft klanten om hiervoor te stemmen.

WhatsApp berichten migreren naar een nieuwe mobiel

De overstap naar mijn nieuwe Samsung Galaxy SIII is goed gegaan, maar waar ik even mee liep te klungelen was Whatsapp. Het migreren van data kan meestal op één van de volgende manieren:

  • Online synchroniseren omdat een app slechts een frontje is van een systeem elders. Voorbeelden zijn Gmail, Google Calender, Evernote en Instagram.
  • Lokaal (op mobiel zelf) exporteren en via USB/PC kopiëren naar nieuwe mobiel. Op de nieuwe mobiel deze data weer importeren. Mijn voorkeur gaat uit naar *.csv bestanden voor data omdat deze dan ook in excel te lezen is. Voorbeelden zijn data van enkele tooltjes zoals Phonalyzr (telefoongebruik), Sleepbot (slaapduur) en NetCounter (dataverkeer).

In het geval van WhatsApp moet je de volgende stappen doen of vermijden om je berichten te verplaatsen naar je nieuwe mobiel:

  • Nog NIET op je nieuwe mobiel WhatsApp installeren! Als je je huidige telefoonnummer verifieert op je nieuwe smartphone, zijn je berichten op je oude mobiel niet meer in te zien. WhatsApp start daar dan eenvoudigweg niet verder op, zonder eerst opnieuw een verificatie te doen. Dat heb ik dus wel gedaan zodat ik verder kon …
  • Start WhatsApp op je oude mobiel op. Ga in het menu naar “Instellingen”.
  • Kies voor “Meer” en dan voor “Reservekopie van gesprekken”.
  • Koppel je mobiel via USB aan je PC of laptop.
  • Open de SD-Card en zoek de map “WhatsApp”.
  • Kopieer de hele map naar je PC.
  • Kopieer deze vervolgens naar de SD-Card van je nieuwe mobiel.
  • Installeer nu wel WhatsApp.
  • Doorloop de SMS verificatie.
  • WhatsApp vindt nu je gespreksgeschiedenis en vraagt of deze herstelt moet worden vanuit de reservekopie. Klik OK.
  • Om te testen: open een dialoog, scroll naar boven, klik “Laad eerdere berichten”. Als het goed is, zijn alle berichten meegekomen.

Overigens ontdekte ik al zoekende nog een andere optie voor als je gericht WhatsApp gesprekken wilt bewaren:

  • Open Whatsapp
  • Open het gesprek dat je wilt bewaren.
  • Tik het menu aan.
  • Tik “Meer” en dan “E-Mail dit gesprek”.
  • Vervolgens e-mail ik het naar mezelf.
  • In je mailbox ontvang je een mailtje met het complete gesprek als *.txt bijlage. Bij mij ging dat tot meer dan een jaar terug.

Omdat gmail ook door txt bijlagen kan zoeken, komen de WhatsApp berichten nu ook terug in de zoekresultaten. Mits ze dat zoekwoord bevatten natuurlijk. Handig!

Backup en nu een keertje goed – Deel 2

Zo’n vier jaar geleden startte ik echt met back-uppen. De oplossing die ik toen koos (Amazon S3 en JungleDisk) heeft ongeveer 3 jaar naar tevredenheid zijn werk gedaan. Alleen werd het toch prijzig. $0,14 per GB per maand voor opslag en $0,12 per GB per maand voor dataverkeer lijkt weinig, maar als je 200 GB wilt opslaan….

Totdat ik dus Crashplan ontdekte. Net als bij Amazon kun je je back-up bij hun opslaan. Wat interessanter is: je kunt binnen je familie-, vrienden- of vage kennissenkring opslag aanbieden. Het programma zelf, dat voor het back-uppen zorgt, is gratis.

Hoe werkt het?

  • Maak een account aan bij Crashplan.
  • Download en installeer Crashplan op de computer waar de back-up moet komen of vandaan komt.
  • Wijs mappen/bestanden aan die in de back-up moeten.
  • Wijs bestemmingen aan waar de back-up naartoe moet. Dit kunnen computers van jezelf zijn maar ook die van vrienden!
  • Als je iemand anders opslag wilt bieden, stuur hem dan de code die Crasplan hiervoor biedt.
  • Stel eventueel in wanneer er gescand moet worden op nieuwe of gewijzigde bestanden en met welke snelheid die geüpload moeten worden.
  • Back-ups kunnen door anderen niet bekeken worden. Degene die opslag aanbiedt ziet één groot bestand. Daarin zitten al je eigen bestanden versleuteld.

Een voorbeeld van hoe ik het implementeerde:

  • Binnen de familie zijn 2 computers aangewezen die niet uit worden gezet.
  • Beiden bevatten een 2TB schijf.
  • Onderling wisselen we de vriendencodes uit die Crasplan genereert.
Dat werkt nu alweer een jaartje naar tevredenheid.

Is 2 back-ups niet een beetje overdreven?

Dat lijkt zo, totdat een PC crasht van een vriend en in de week die nodig was om een nieuwe aan te schaffen zijn externe schijf met back-up van tafel valt. Zeker voor onzekere…

 

SMS Backup voor Android

Mijn indruk dat er altijd wel iemand op de wereld is, met hetzelfde probleem als ik èn het vermogen om er een app bij te programmeren wordt weer eens bevestigd. Ik zocht een manier om ontvangen en verstuurde SMSjes op mijn Android mobiel te ontvangen/backuppen via mail.

Ik heb twee Use-Cases:

  • Situaties die soms iets formeler worden, wellicht later, leunen wel eens op wat er ooit gecommuniceerd is via SMS. Om dan nog terug te halen wat er ook alweer gecommuniceerd is, is backup erg handig. Bijvoorbeeld afspraken die voortvloeien uit een ouderschapsplan. 😉
  • SMS-jes die gewoon leuk zijn om te bewaren omdat de inhoud grappig of “interessant” is. SMS-jes vormen soms ketting-dialogen die ik wil bewaren.

Dat kan dus met SMS Backup. Na installatie, vertel je je gebruikersnaam en wachtwoord van Google. (Alleen de app op je mobiel gebruikt dit.) Toen ik het de eerste keer aanzette, werden in 4 batches al mijn reeds ontvangen SMS doorgemaild. Bij de “Advanced Settings” stel je een label in voor GMail en eventueel of ze automatisch als gemarkeerd worden gelezen. Daardoor blijft het in je mailbox overzichtelijk. Anders spam je jezelf in één keer met per smsje een mailtje…. dat waren er over de 400 in mijn geval. 😉 En dat in 10 minuten.

Wat ik erg handig vind is dat in GMail alles geordend wordt per persoon. Stel je stuurt een SMS naar “Jan Janssen” en je ontvangt er ook weer 2, dan komt er in GMail een “conversatie” met de titel “SMS with Jan Janssen”. Daarin staan ze dan alle 3 onder elkaar. Dus overzichtelijk en doorzoekbaar.