Architectuur

HORA en ROSA: Samenwerken in de keten mbv architectuur #samboict

HORA

Joyce Nijkamp van de UvA presenteert over de “Hoger Onderwijs Referentie Architectuur” HORA. Ik ging hier naar toe vooral vanwege mijn interesse in architectuur in het algemeen. In het hoger onderwijs wordt deze gebruikt als referentie. Zodat instellingen zelf hun eigen versie kunnen maken. Zoals het hoort bij architectuur hebben ze een hele reeks modellen. Twee voorbeelden:

  • Wat me opviel is dat ze bij het onderdeel ‘businessmodel’ het zogenaamde canvas gebruiken van Alex Osterwalder. Voor het eerst dat ik deze ook echt concreet ingevuld zie bij een onderwijsinstelling. Het interessantst is niet zozeer wat er uiteindelijk opgeschreven wordt in het canvas, maar de dialoog er omheen.
  • Voor de bedrijfsfuncties gebruiken ze een model met bouwblokken. Joyce laat concreet zien hoe zo’n model helpt bij het onderzoeken van blinde vlekken en het analyseren van behoeftes of volwassenheid van onderdelen.

Voor samenwerking in de keten is er de zogenaamde “Referentie Onderwijs Sector Architectuur” (ROSA). Daarvoor hebben ze een ketenfunctiemodel.

Hoe helpt dit mij?

  • Door bij tekenen en modelleren niet het wiel uit te vinden en te controleren of ik compleet ben.
  • Complexiteit te verminderen. Natuurlijk een algemeen doel van architectuur.

Ondersteuning examenprocessen

Ik ben vandaag te gast bij MBO Amersfoort om te kijken naar hun oplossingen voor examenprocessen en ondersteunende systemen. Op zich is dit een breed terrein, vandaag zoomen we in op het deel “Van Examenplan naar vastgestelde examens”. Dat is een deel van het rode en het gele perceel van de Procesarchitectuur Examinering.

Procesarchitectuur Examinering

Hoe ‘eenvoudig’ en overzichtelijk de architectuur ook is, voor een instelling is goed examineren geen sinecure. Het aantal kwalificaties, verschillen in cohorten, het aantal rollen/functionarissen, het scheiden van uitvoerend werk en controle erop etc. maken implementatie wel degelijk complex. Maar hé, je bent van onderwijs of niet, toch?

Praktisch laat de problematiek zich samenvatten:

  • Niet weten wie wat moet doen en wanneer.
  • Geen monitoring en waarschuwingssysteem.
  • Onvoldoende menskracht om regie op kwalititeit te realiseren.

MBO Amersfoort is op zoek gegaan naar een partner die op dit gebied een systeem kan leveren. De uitgangspunten waren:

  • Afgestemd op bovenstaande architectuur.
  • Voldoet aan wettelijke eisen.
  • Monitoring door één persoon mogelijk.
  • Afgestemd op andere systemen.
  • Kwalitatieve kenmerken als efficiënt, betrouwbaar, gebruiksvriendelijk en flexibel.

Zij denken deze partner gevonden te hebben in Nubiko. Hun product nu laat zich grofweg onderscheiden in het deel Examenconstructie en Examenlogistiek. Nubiko vervolgt daarom met een overzicht van functionaliteiten/productdemonstratie.

  • Procesinrichting: het laat voor examinering stappen, statussen en overdracht van verantwoordelijkheden inrichten.
  • Monitoring: op deadlines, statussen opvragen, verantwoordelijke personen.
  • Backward planning: deadlines worden teruggerekend vanaf het moment van afname, van het individuele examen. Alle voorliggende stappen van examenplan, constructie, inkoop, review en vaststelling worden dan als deadline ‘ingeboekt’.
  • Triggers: als iets niet loopt zoals gepland, in de voorbereidingen, dan krijgen betrokkenen signalen.

Vragen uit het publiek gingen onder andere over uitzonderingen, zoals versnellers die je backward planning overhoop halen of EVC-ers die een apart proces doorlopen. Het lijkt me echter niet dat je het goed inregelen van bulkwerk kunt afhouden, omdat je nog niet weet hoe met uitzonderingen om te gaan. Oftwel: regel het voor de grote massa eerst goed, dan hou je daarna toch meer energie over voor de uitzonderingen.

Ik vroeg me af of rollen zijn in te richten, te verzinnen van grond af aan. Tot op zekere hoogte, is het antwoord. Nu zou ik ook het liefst teruggrijpen op rollen uit de referentiearchitectuur, maar in de uitvoering wil nog wel eens detailverschil zijn. Echt nieuwe rollen wordt als maatwerk gezien.

De indruk van het systeem is dat het de bovenstaande examenprocessen handig en overzichtelijk ondersteunt. Het wordt als SAAS aangeboden, is gebouwd in .NET, praat tegen Active Directory en koppelbaar middels XML. MBO Amersfoort gaat ‘live’ in oktober. Zij vragen wie er interesse heeft om mee te ontwikkelen? Op 17 oktober is daarvoor een ontwikkeldag bij Nubiko Amersfoort.

Vragen die het bij mij oproept, zijn deels dezelfde als bij elke applicatie:

  • Logisch dat we IETS moeten op dit terrein en super initiatief, maar krijgen we weer een systeem erbij dat zelf workflow, zelf monitoring en zelf een portal naar binnen rijdt? Die zou ik eerder generiek willen hebben.
  • Integraliteit met andere systemen: welke overlap in informatie zou er zijn? Waarbij dit systeem geen ‘dubbele boekhouding’ moet voeren maar gekoppeld moet worden? Te denken valt aan identiteiten van examenfunctionarissen, producten in je onderwijscatalogus en (voor zover het logistiek wordt) onderwijsactiviteiten in het rooster.
  • De vereiste cultuuromslag, vooral voor backward-planning, lijkt me groot. De tijdgeest is er wel naar. Maar hoe je ga je om met onderwijsteams die het moeilijk vinden twee jaar vooruit te kijken?
  • Eigenlijk lijkt het me één grote workflow systeem dat specifiek ingericht is voor examenprocessen. Als je al workflow doet of hebt, hoe nuttig is deze oplossing dan?
  • Wat doe je met archivering? Nubiko belooft archivering te kunnen, inclusief wettelijke bewaartermijnen. Maar hoe verhoudt zich dat tot een reeds aanwezige DMS?

Overigens gastvrij ontvangen door MBO Amersfoort!

Praktische toepassing Triple A bij impactanalyse Herziening Kwalificatiestructuur

Als ik over (informatie)architectuur praat, dan kan niet iedereen zich daarbij iets voorstellen. Terwijl het in de praktische toepassing niet eens complex hoeft te zijn of raketwetenschap. Het laatste voorbeeld hiervan vond ik in de impactanalyse Herziening Kwalificatiestructuur.

Hoe komt Triple A nu van pas? Het ondersteunt verandering (in dit geval naar een andere kwalificatiestructuur). Doordat het een overzicht biedt van de processen en dat helpt bij de aanpak van de analyse. Van elk proces uit het Triple A model, wordt bekeken wat de oorzaak en aard van de verandering is, welke oplossingsrichting er mogelijk is en de systeemimplicaties.

De voordelen zijn:

  • Minder kans op blinde vlekken: zolang de referentiearchitectuur zelf ‘alles’ afdekt, vergeet je in de analyse niets.
  • Visuele ondersteuning: doordat in het procesmodel getekend kan worden waar de veranderingen plaatsvinden. Dit helpt weer dialoog. In het procesmodel worden de veranderingen genummerd. Per verandering wordt bovenstaande analyse uitgevoerd.

Impactanalyse Herziening Kwalificatiestructuur

Nota bene:

Het gebruik van de term ‘architect’ en ‘architectuur’ binnen de context van informatie, systemen en processen, is voor sommigen een doorn in het oog. Vanwege de bescherming van de titel. Ik stoor me er natuurlijk niet zo aan. 😉

Venndaliseren van architectuur

Al een tijdje was ik alert op een potentiële kandidaat voor een zelfverzonnen Venn-diagram. Ik had er geen echte reden voor, anders dan dat er af en toe een leuk voorbeeld voorbijkomt. Het ‘enige’ dat je nodig hebt is drie kenmerken die in combinaties iets voorstellen. Vager kan ik het niet zeggen. Concreter wel.

Gedurende het schrijven van de “Hoe?Zo! Triple A” publicatie over informatie-architectuur, kwam ik achter de drie kenmerken van elke goede architectuur. Deze zijn al 2000 jaar geleden beschreven door Vitruvius in zijn boek De Architectura. Deze drie principes zijn: venustas (schoonheid), firmitas (stevigheid) en utilitas (bruikbaarheid).

Nu was mijn gedachte dat dit ook geldt voor systemen die onder architectuur gebouwd zijn. Als je een element mist dan heb je een probleem. Vandaar mijn Venn diagram van architectuur:

  • Schoonheid: een mooi systeem is gebruiksvriendelijk en ziet er aantrekkelijk uit.
  • Stevigheid: dat associeer ik vooral met een stabiel systeem dat foutloos werkt. Of verschillende systemen die samenwerken als bouwblokken en een stevig fundament vormen voor je werk.
  • Bruikbaarheid: dat komt tot uiting in de functionaliteit die precies juist is om een proces uit te kunnen voeren.

Op de overlap van de cirkels zie je wat je tekort komt: mis je schoonheid dan is het gebruiksonvriendelijk, mis je bruikbaarheid dan is het niet functioneel en als je stevigheid mist dan is het systeem instabiel.

Op zich zijn het ‘zomaar’ drie aspecten die hier in beeld komen, het kan echter helpen bij dialogen waarin eindgebruikers stellen dat een systeem ‘niet werkt’. Doorvragen brengt dan naar boven waar de onvrede precies vandaan komt.

saMBO-ICT regiobijeenkomst over #TripleA @ncyclopedie

Ik zat vorige week donderdag bij de presentatie over de nieuwe encylopedie. Ik had al kennisgemaakt. Nu nog nader.

De voordelen van een online variant nog een keer:

  • Deelbaar op onderdelen.
  • Makkelijker te onderhouden en actualiseren. Hier was aanleiding toe: de haalbaarheid van flexibel onderwijs en de realiteit van logistieke uitdagingen leidde tot een iets andere onderwijsvisie.
  • Minder kostbaar dan 500 encyclopedieën drukken. De mogelijkheid tot downloaden en printen blijft.
  • Samenhang door de encyclopedie heen is meer zichtbaar.

Er werden twee handige manieren om de encyclopedie te bekijken gedemonstreerd:

  • Door naar “Wat hebben we te bieden?” te gaan: Je start dan vanuit de hoofdgroepen, waarna je steeds dieper via tabbladen afdaalt van kernsysteem en proces naar Use Case. Afhankelijk van waar je nieuwsgierig naar bent.
  • Door naar “Waar ben je naar op zoek?” te gaan: Je start dan met een procesplaat. Voor de kenners: de oude bollenplaat dus. Er op klikken geeft meer info en een link naar de onderliggende Use Cases. Ook als procesplaat.

Ook handig t.o.v. de oude encyclopedie is het onderdeel “Instrumenten”. Met demo’s, filmpjes, modellen, presentaties en toetsen.

Dit zijn gebruikersvriendelijke varianten naast het rechtstreeks bekijken van de Wiki.

De nieuwe TripleA Encyclopedie: freaky met wiki

Ik zat er al een tijdje op te vlassen: er zou een nieuwe versie komen van de TripleA encyclopedie en vandaag is deze live te bewonderen! Via de nieuwsbrief wordt je ook echt aangemoedigd de oude versie weg te gooien. Niet zozeer omdat van alles de houdbaarheidsdatum verstreken is, maar de online versie is krachtiger. Volgens de site zelf:

De basis van deze website is een wiki. Een van de meest bekende wiki’s is Wikipedia. In de wiki vind je alle inhoudelijke informatie van Triple A. Er is nog iets speciaals aan deze wiki. Het is een semantische wiki. Dat betekent dat er in al het materiaal dat er in is geplaatst relaties en verbanden zijn aangelegd op basis van hoe het materiaal van Triple A is opgebouwd. Dit heeft als voordeel dat de wiki in staat is om relevante suggesties te doen op basis van de keuzes die je maakt.

De voordelen voor mij:

  • De oude versie bestond uit pdf-jes per kernsysteem. Zoeken binnen PDF gaat opzich wel, maar biedt geen overzicht van zoekresultaten. Zomaar een voorbeeld: alle processen en use-cases met daarin de rol Examinator kan je nu in 1x opzoeken.
  • In de samenwerking met anderen komt het regelmatig voor dat ik moest verwijzen naar 1 of 2 use cases. Dat betekent dan steeds PDF mailen en naar bepaalde bladzijden verwijzen. Nu kan ik linken naar elke Use Case per stuk of deze tweeten, liken, sharen en plussen 😉 .
  • De hoofdpagina toont het verband en laat je navigeren tussen kernsystemen, processen, use-cases, actoren, werkopdrachten en functies.
  • Eenmaal aangekomen bij een specifieke use-case of proces, wordt aan de zijkant getoond met welke processen, kernsystemen, instrumenten er een relatie is.
  • Termen zijn gelinkt naar hun betekenis in de begrippenlijst. Kost niet eens een klik. Hooveren met muis brengt die al in beeld.

Kortom, word ik blij van!

Voor iedereen die toch gek is op papieren printjes: de boeken zijn ook nog aanwezig en de downloaden als ePub of PDF. Daarnaast kan elke pagina vanuit de printvriendelijke versie afgedrukt worden.

Tegelijk met deze lancering is er ook een twitter account gemaakt, speciaal voor de @ncyclopedie! En als je wikifreaky bent: een feed van meest recente wijzigingen.

Nu Samen Doen: De Onderwijscatalogus

Er wordt veel ondernomen om de TripleA architectuur nog meer te laten ‘landen’ op de werkvloer van MBO-instellingen. Samengevat als ‘borging TripleA‘. Één van de initiatieven van saMBO~ICT is de site “Nu Samen Doen“:

“Nu is het moment om het Triple A materiaal op te pakken. Want samen hebben we al veel werk verricht om de ondersteunende ICT-processen in het MBO-onderwijs nog beter te maken. Aan jou om te kijken hoe je het kan toepassen binnen jouw school. Wij zien veel mogelijkheden… zie jij ze ook? De komende tijd kijken we naar drie verschillende onderdelen van Triple A, telkens in een periode van vier weken.”

Het eerste onderdeel is de vernieuwde onderwijscatalogus. Eerder was al aangekondigd dat er een zogenaamde clickable demo zou komen. Dat is een niet functionerende applicatie die wel het idee toont en illustreert wat er achter schuilt.  Ik kon helaas op de presentatie ervan op CVI conferentie van vorige week er niet bij zijn, maar de demo is nu online hier.

Een toelichting aan de hand van deze demo is op Youtube te vinden:

[yframe url=’http://www.youtube.com/watch?v=Ygi9IevVk2U’%5D

Wat kan het praktische nut zijn van zo’n demo? Als je op zoek bent naar een systeem dat de functionaliteit van de onderwijscatalogus biedt dan helpt het:

  • Intern: het eens te worden over wat je nodig hebt. Bij de onderwijscatalogus zijn meerdere soorten medewerkers betrokken: opleidingontwerpers, curriculumschrijvers, trajectbegeleiders etc. De demo laat bepaalde mogelijkheden zien en het gezamenlijk bekijken ervan helpt heel erg een gelijk beeld te ontwikkelen.
  • Extern: om te omschrijven en te articuleren wat je nodig hebt. Functionaliteit die je in de demo terugziet zou je op kunnen nemen in een Programma van Eisen.

Ik ben benieuwd naar het tweede thema! Getipt via MBO Raad Nieuws.

TripleA maturityscan

saMBO~ICT onderneemt op dit moment een aantal acties in het kader van de borging TripleA, want een architectuur hebben, gebruiken en onderhouden zijn allemaal verschillende dingen lijkt me. Eén van de acties is het ontwikkelen van een “Maturityscan”. Dit wordt gedaan door M&I Partners in samenwerking met MBO-instellingen. Vorige maand was ik hiervoor bij een pilotsessie.

Korte omschrijving: de Maturityscan Triple A is een instrument waarmee de volwassenheid van onderwijsprocessen in een MBO-instelling in kaart kan worden gebracht.  Door ongeveer 150 vragen in te vullen, krijg je een score op 4 niveaus in 16 categorieën. Het doel is inzicht verwerven in de volwassenheid van je processen.

Omdat een volwassenheid-scan ook kan tonen hoe ONvolwassen (auw!) je op onderdelen bent, kan zo’n instrument veroordelend overkomen. Dus:

De makers hebben slechts de intentie om een onderwijsinstelling inzicht te geven in de huidige stand van zaken en waar mogelijk suggesties te doen voor het verbeteren van onderwijsprocessen. 

Met dit instrument wordt in kaart gebracht in hoeverre onderwijsprocessen samenhangend zijn ingericht in relatie tot de informatievoorzieningen in het algemeen en de onderwijscatalogus in het bijzonder. Daarbij wordt naar resultaat gekeken door de ogen van een student: hoe ervaart die het onderwijs en de onderwijsorganisatie?

Wat ik vooral handig vind als de scan zijn uitkomst toont, naast natuurlijk een grafiek, is een eigen versie van het verhaal van Thijs.

In dit boekje wordt vanuit het perspectief van Triple A een scenario voor de loopbaan van Thijs geschetst. Alles wat Thijs meemaakt in dit boekje kan worden ondersteund door de ontwerpen van Triple A. Dit is echter niet het enige denkbare scenario. De functionele ontwerpen van Triple A bieden ook de mogelijkheid voor het ondersteunen van andere keuzes, bijvoorbeeld in de mate van flexibiliteit.

De scan maakt nu een combinatie. Uit de vragen van de scan blijkt namelijk welke keuzes voor flexibilisering gemaakt zijn. Aan de hand van deze keuzes worden in detail díe onderdelen uit het boekje van Thijs gehaald die van toepassing zijn op je eigen instelling. Dit levert dan achter elkaar je eigen scenario op. Dus hoe Thijs het hele onderwijsproces doorloopt in jouw specifieke geval, maar dan in ‘gewone-mensen-taal’ verwoord.

De scan is of komt beschikbaar onder CC BY-NC-SA licentie. Het wachten is nog even op de definitieve versie.

Generiek Procesmodel Leermateriaal

De rapportage “Generiek Procesmodel Leermateriaal” is beschikbaar gekomen in nieuwsbrief 14 van saMBO~ICT. Leuke afkorting! Ik weet niet of het een backronym is, maar ik ga er even van uit dat het materiaal herbruikbaar is. In het verleden schreef ik al eens over het gemis van (digitaal) leermateriaal in de TripleA architectuur. Die was wel vermeld, maar dan slechts als een blokje “kernregistratie Educatieve Content”. Daarvan is nu een verdere uitwerking gemaakt:

De opdracht was om een generiek procesmodel op te stellen, waarin de processen m.b.t. aanschaf, distributie, betaling, levering en gebruik van (digitaal) leermateriaal zijn uitgewerkt.

De publicatie volgt ongeveer de opzet van de overige katernen: een algemeen gedeelte met een plaat van hoofdprocessen, uitgewerkt in processtappen en  een technisch deel met Use Cases.  De vier hoofdprocessen zijn:

  • Ontwikkelen van onderwijs: vaststellen van de behoefte aan leermateriaal en het zoeken, selecteren en voorbereiden ervan.
  • Ontwikkelen van leermateriaal: zoeken van ontwikkelaar en de ontwikkeling van de content zelf.
  • Bestellen en betalen: contracteren, bestellen en leveren. Dit is vooral een logistiek proces.
  • Ontvangen en gebruiken: voorbereiden, gebruik door student en medewerker, beschikbaar stellen leer- en toetsresultaten. Dit is vooral een primair proces.

De beschrijving van elk hoofdproces bevat uitgangspunten en keuzes. Deze zijn concreet en kun je als referentie gebruiken bij de formulering van eigen standpunten. En zoals altijd: procesplaten helpen complexe zaken duidelijk maken en ondersteunen de communicatie erover.

Strategisch veranderen met behulp van architectuur – samboict

Renee Musch (ROC Midden Nederland) en Joop Jansen (Sogeti) presenteren het nut van architectuur en de resultaten ervan. De noodzaak van werken onder architectuur ontstond door een verscheidenheid aan processen en systemen. Daarnaast nam het marktaandeel af en daalde de kwaliteit van het onderwijs. Om dit te keren werden enkele strategische ontwikkelingen ingezet:

  • Focus: het expliciet vastleggen van doelen en prestaties en deze meten.
  • Organieke wijzigingen: van 4 sectoren naar 12 colleges. Deze zitten dichter bij de branche.
  • Integrale benadering van onderwijs en bedrijfsvoering, uniforme processen.

De architectuur was van toegevoegde waarde door samenhang en structuur te bieden en een applicatielandschap af te stemmen op de processen. Ook merk je in projecten het nut: de scope en afbakening van verschillende onderwerpen zijn duidelijker.

Joop vervolgt met het gekozen architectuurraamwerk (3x de woordwaarde):

Vervolgens is er, geïnspireerd op de TripleA architectuur, een procesmodel en informatiearchitectuur ontwikkelt. Gedeeltelijk herken ik wel de elementen zoals die in TripleA bekend zijn, de rangschikking is echter anders. Niet helemaal duidelijk wordt waarom er gekozen is voor een afwijkende blauwdruk. Niet dat afwijken erg is, maar ik was juist nieuwsgierig naar het waarom van de gemaakte keuzes. Ik herken wel degelijk het nut van architectuur in projecten. Het bieden van standaarden, kaders en afbakening is goud waard tijdens het schijven van projectplannen. Verder biedt een referentie-architectuur vaak een schets van een gewenste situatie. Het helpt dus ook je roadmap te bepalen.

Dit kun je concreet maken en visualiseren door op een procesplaat een laag te tekenen waarin je aangeeft welke applicatie elk respectieve proces ondersteunt. Je ziet dan ook ‘gaten’ en ‘overlap’ in geboden functionaliteit. Al met al was de presentatie heel herkenbaar, omdat binnen de instelling waar ik zelf werk architectuur zich op dezelfde manier bewezen heeft.

Er kwamen ook nog hiaten in de TriplA architectuur naar voren. Omdat van ‘acquisitie’ of werving van studenten, ‘aanmelden’ en ‘alumnibeleid uitvoeren’ er geen use cases zijn omschreven in de encyclopedie. Ik hoop dat de ervaring van ROC Midden Nederland op dit gebied uiteindelijk bijdraagt aan een uitbreiding van de encyclopedie!