Veranderingen bij ICT afdelingen, cultuur en processen #samboict

Rosemarijn de Groot van ROC Nijmegen geeft een presentatie over veranderingen bij een IT afdeling. Ik ben vooral nieuwsgierig naar de menselijke kant van het verhaal. Ze brengt enkele prikkelende punten naar voren:

  • Durf jezelf steeds de vraag te stellen: Doen we de goede dingen? Maken we de juiste keuzes?
  • Luister naar kritiek op het groeiende aantal adviseurs.
  • Kijk kritisch naar de ratio onderwijs/ondersteuning.
  • Ze breekt een lans voor IT medewerkers die erg loyaal zijn aan onderwijs. Maar: laat IT-ers geen dingen doen waar ze niet goed in zijn! Geniet van de talenten van je medewerkers! Juist als ze autistiforme kenmerken hebben. Stop met het lastigvallen van IT-ers met cursussen communicatie.
  • Verandertrajecten leiden zelden tot permanente cultuur. Stop ermee de ‘cultuur’ bij ICT’ers bij onderwijsinstellingen te willen veranderen!
  • Deel je visie èn geef de tijd om te ‘oefenen’ met beslissingen die een verandering pogen te veroorzaken.
  • Hou je niet ALLEEN bezig met het schrijven van Business Cases, projectplannen, SLA’s … Van huwelijkse voorwaarden opzich wordt je huwelijk niet beter. Daarvoor zijn andere dingen nodig…
  • Is verzakelijking bevorderlijk voor een afrekencultuur of voor kwaliteitsverbetering?
  • Helpt ‘meten-is-weten’ bij de communicatie of het indekken tegen wijzende vingers?

Ze eindigt met “World after Midnight”:

[yframe url=’http://www.youtube.com/watch?v=Vx8RLHyH1uM’]

Het bouwen van een InformatiePortfolio

Vaak bevind ik mij tussen personen die informatie nodig hebben aan de ene kant en die het leveren aan de andere kant. Opzich ligt zo’n brugfunctie mij wel. Tot voor kort hield ik zelf overzicht over de informatiebehoefte en -levering, door lijsten aan te leggen in excel. Hierop kwamen dan de namen van de rapportages, formulieren, data-exports en monitoren. Gedurende een vorig project werd duidelijk dat dat niet meer voldoende is. Dus ben ik een database gaan aanleggen. Het geheel noemen we het InformatiePortfolio (en ja, ik vind CamelCase leuk).

Ik hanteer daarbij de volgende omschrijving:

Het geheel van InformatieProducten die gevraagd of geleverd worden waarbij telkens relaties worden gelegd met kernsystemen, leveranciers, stakeholders, kaders, rollen, definities, publicatiedatums, processen en KPI’s. Aan elk InformatieProduct worden kenmerken toegekend zoals een code, naam, omschrijving, doel, niveau, status en frequentie. 

De basis van dit portfolio is dus een lijst met InformatieProducten. Door bovengenoemde relaties te leggen kan het portfolio het volgende leveren:

  • Productkaarten: Per InformatieProduct een overzicht van alle kenmerken, definities, systemen en leverancier.
  • InformatieKalender: Wat wordt wanneer geleverd?
  • KPI-Register: Welke prestatie-indicatoren zijn er en welke InformatieProducten zijn hiervoor de onderlegger?
  • Overige rapportages: bijvoorbeeld welke afdeling is verantwoordelijk voor welke informatie of welke informatie komt uit welk systeem?

Het aantal items in het portfolio groeit erg snel. Dat vind ik niet erg, zolang ik maar overzicht kan creëren. In een later stadium kan dan weer kritisch gekeken worden welke informatie niet meer nodig is.

Aanpassen van een mengkraan: Google Reader


Eerst iets over twitter: Ik gebruik twitter voor mijn werk nog steeds, echter mondjesmaat. Door meerdere accounts te gebruiken vermoei ik de rest van de wereld niet met triviale tweets (“Ik heb een nieuw paar bergschoenen.”) en mijn familie bijvoorbeeld wel (En ja, wij hebben veel wandelaars in de familie). Ik onderschrijf wel het idee dat je het als instrument voor professionalisering kunt gebruiken, maar ik blijf steeds terug komen bij Google Reader. Waarom? Twitter is voor mij de brandkraan die onbeperkt open staat. Google Reader is meer de mengkraan die ik kan afstellen.

De voordelen voor mij:

  • Door selectief te zijn in het kiezen van blogs die ik volg heb ik minder last van de attention crash. Oftwel: als ik alles wil volgen dat mijn intellect begeert wordt ik gek. Hiervoor heb ik wel het aantal bronnen (feeds) terug moeten brengen. Het waren er meer dan 500, nu ‘slechts’ zo’n 250.
  • Door ‘tags’ toe te kennen aan elke bron, worden de toch nog 100 berichten per dag overzichtelijker ingedeeld. Ik gebruik voor elke bron 3 soorten tags, afhankelijk van wat ik in beeld wil hebben of filteren.
  • Hierdoor kan ik het berichten verkeer ‘mengen’. Iets minder techniek? Iets meer fotografie? Iets minder humor? Iets meer design? etc.

De soorten tags helpen de volgende dwarsdoorsnedes te maken:

  • Context-tags: @Home en @Work halen de twee belangrijkste contexten uit elkaar.
  • Tijd-tags: #Dagelijks bekijk ik dagelijks èn zet ik op ‘gelezen’. #Maandelijks hetzelfde. #Someday wil ik nooit missen. Er zijn onderwerpen die ik 1 keer per maand aan wil snijden. In die tijd staat er genoeg klaar. Daarna gaat alles met de tag #Maandelijks op ‘Gelezen’.
  • Onderwerp-tags: Op welk terrein een blog zich (grotendeels) begeeft. Bijvoorbeeld techniek, architectuur, onderwijs etc.

Vanaf nu: 1 bron erbij, 1 eraf! Het totale aantal berichten is toch meer dan ik kan lezen. Ik heb geen zero-inbox doel net als bij mail.

Verzuimmelden en privacy

Zoals beloofd zou ik nog terugkomen op het verband tussen verzuimmeldingen en privacy. Toen schreef ik al:

  • Laat de leerling en/of ouder zelf bepalen wat voor privacy niveau gewenst is.
  • Laat de school bepalen wie welke rol heeft op elk niveau.

Enkele voorbeelden van redenen van verzuim bij elk niveau:

  1. Privacy-niveau Laag: het maakt de leerling niet uit als willekeurige medewerkers de reden kennen en beoordelen. Meestal redenen zoals “De bus was te laat.”, “De wekker ging niet af.”, “De brug stond open.” etc. Voor deze gevallen kan iedereen alle 3 de rollen vervullen.
  2. Privacy-niveau Middel: het maakt de leerling wel degelijk uit dat maar een beperkte groep medewerkers de reden kennen en beoordelen. Meestal redenen zoals “Ik moest naar de dokter.”, “In die les zitten leerlingen die me pesten.” etc.
  3. Privacy-niveau Hoog: de leerling wil dat de reden en beoordeling heel vertrouwelijk blijft. Redenen zoals “Ik moest naar de Psychiater.”, “Ik moet naar de dokter vanwege een vriendje en mijn ouders mogen het niet weten.”

De kunst is nu om van te voren voor elk niveau de juiste betrokkenen te bepalen. Hieronder steeds weergegeven met een gekleurde smiley. Enkele voorbeelden:

  • Groen: Bijvoorbeeld balie-, receptie-, administratief medewerker, telefonist of docent in de klas.
  • Oranje: Leerlingbegeleider, mentor, coach of verzuimcoördinator.
  • Rood: Vertrouwenspersoon

Enkele opmerkingen:

  • De redenen hierboven zijn een voorbeeld! Een discussie welke reden op welk niveau hoort is zinloos. Laat de leerling deze zelf bepalen!
  • De betrokkenen hierboven zijn een voorbeeld! Een discussie welke betrokkenen op welke rol zitten is zinvol. Bepaal deze als school. In het geval van onderzoeker en observant kunnen er dat meerdere zijn.
  • Maak de leerlingen hiermee bekend en corrigeer misbruik (Elke keer als de bus te laat is dit alleen tegen de vertrouwenspersoon willen vertellen of zo).

Samenwerken aan een model

Nu doet zich iets leuks voor: ik krijg feedback op mijn WAROM3-model! De grote lijnen blijven gelijk, echter in de onderdelen worden suggesties gedaan voor andere termen. Eigenlijk beter dan die van mezelf, maar dat haalt weer mijn afkorting (WAROM) onderuit. Ik heb de neurotische neiging om na het kiezen van een afkorting me er heel erg aan te houden. Wat weer de omgekeerde wereld is. Je past een jas aan het weer aan, niet het weer aan je jas. Dus voortaan ga ik eerst modellen verzinnen, tekenen en uitwerken zonder er een kreet aan te plakken!

Maar voordat ik me aan mijn model blijf door-irriteren wil ik even door-itereren. Dat de horizontale lagen in het model overeenkomen met de fases uit de tekst was niet in één opslag duidelijk. Daarom hieronder een kleine aanpassing.

Peepeeteetje voor de liefhebber.

WAROM3 – Een model voor verzuimmeldingen

In  een vorig project (invoering EduArte) heb ik het belang geleerd van procesontwerp, waarin rollen en stappen handig beschreven staan. Het uit elkaar trekken van rollen bevordert ook de functiescheiding die nodig is tijdens de controle op administratieve processen, zodat niet dezelfde persoon het werk uitvoert én controleert.

Komende tijd zal ik me ook meer bezighouden met projecten op het gebied van onderwijslogistiek. Eén onderdeel daarvan is aan- en afwezigheidsregistratie en de afhandeling ervan. Uit ervaring weet ik dat je dan te maken krijgt met de privacy van de deelnemer of leerling. Daar zitten ethische kanten aan.

Een oplossingsrichting zou kunnen zijn:

  • Trek rollen uit elkaar. Benoem de verschillende rollen van de betrokkenen op het gebied van verzuimmelding.
  • Trek fases van afhandeling uit elkaar.
  • Koppel verschillende rollen aan verschillende niveaus van privacy.
  • Bepaal als onderwijsinstelling wie welke rol vervult.
  • Bepaal als deelnemer welk niveau van privacy gewenst is.

Concreet uitgewerkt:

Toelichting:

  • In Fase 1 staat de vraag centraal: wat is de waarneming? Degene die observeert dat iemand afwezig is, doet de registratie. Dat is een melding in een systeem. Er worden vooralsnog alleen plaats- en tijdgegevens geadministreerd. Wie er afwezig was op welk tijdstip bij welke onderwijsactiviteit. Doordat deze waarneming door iedereen kan gebeuren, is deze rol voor veel medewerkers weggelegd.
  • In Fase 2 staat de vraag centraal: waarom is iemand afwezig? Degene die onderzoekt waarom iemand afwezig is, analyseert de reden. Deze motivatie wordt ook vastgelegd.  Het onderzoeken zelf kan plaatsvinden door een verzuimcoördinator, mentor, coach of leerlingbegeleider.
  • In Fase 3 staat de vraag centraal: wat is de waardering? Degene die oordeelt over de reden van afwezigheid geeft zijn mening. Hij/zij acht het verzuim geoorloofd of ongeoorloofd. Verder wordt hierdoor de relevantie bepaald voor anderen: voor interne begeleiders of leerplichtambtenaar.

Het origineel in powerpoint is hier.

Overigens is in dit model de observant, die de waarneming doet, ook degene die de registratie ervan doet, om het probleem van tweedehands informatie te voorkomen.

Ik kom nog terug op het verband met privacy.

O ja, en veel Wordfeud spelen helpt op de één of andere manier om dit te verzinnen.

Generiek Procesmodel Leermateriaal

De rapportage “Generiek Procesmodel Leermateriaal” is beschikbaar gekomen in nieuwsbrief 14 van saMBO~ICT. Leuke afkorting! Ik weet niet of het een backronym is, maar ik ga er even van uit dat het materiaal herbruikbaar is. In het verleden schreef ik al eens over het gemis van (digitaal) leermateriaal in de TripleA architectuur. Die was wel vermeld, maar dan slechts als een blokje “kernregistratie Educatieve Content”. Daarvan is nu een verdere uitwerking gemaakt:

De opdracht was om een generiek procesmodel op te stellen, waarin de processen m.b.t. aanschaf, distributie, betaling, levering en gebruik van (digitaal) leermateriaal zijn uitgewerkt.

De publicatie volgt ongeveer de opzet van de overige katernen: een algemeen gedeelte met een plaat van hoofdprocessen, uitgewerkt in processtappen en  een technisch deel met Use Cases.  De vier hoofdprocessen zijn:

  • Ontwikkelen van onderwijs: vaststellen van de behoefte aan leermateriaal en het zoeken, selecteren en voorbereiden ervan.
  • Ontwikkelen van leermateriaal: zoeken van ontwikkelaar en de ontwikkeling van de content zelf.
  • Bestellen en betalen: contracteren, bestellen en leveren. Dit is vooral een logistiek proces.
  • Ontvangen en gebruiken: voorbereiden, gebruik door student en medewerker, beschikbaar stellen leer- en toetsresultaten. Dit is vooral een primair proces.

De beschrijving van elk hoofdproces bevat uitgangspunten en keuzes. Deze zijn concreet en kun je als referentie gebruiken bij de formulering van eigen standpunten. En zoals altijd: procesplaten helpen complexe zaken duidelijk maken en ondersteunen de communicatie erover.

Ik wil gewoon …

In het verleden heb ik wel vaker geschreven over informatiebehoefte en functionaliteitswensen en de manier waarop een gesprek hierover start. Deze begint altijd met “Ik wil gewoon…”. Het impliceert eigenlijk dat:
– het vast niet moeilijk is om te leveren;
– het een wens is die logisch voortvloeit uit iemands werk;
– en dat je als leverancier van informatie of functionaliteit direct begrijpt waar het om gaat.

Soms is dat ook allemaal zo, maar vaker niet. Meer dan eens heb ik meegemaakt dat na articulatie van zo’n ‘nieuwe’ vraag iemand prima uit de voeten kon met de bestaande rapportages of functionaliteit.

Toch knaagt het een beetje… Ergens moeten mensen blijven vragen, de grenzen van functionaliteit blijven opzoeken. Het kan ontwikkeling enorm stimuleren als iemand zich niet neerlegt bij bestaande onmogelijkheden.

Daarmee kom ik in mijn zoektocht naar een format voor mijn blogs op een mogelijke vorm: de ik-wil-gewoon-serie. Aangezien ik me toch meer betrokken voel met de ‘vraagkant’, de wereld van gebruikersgroepen en functioneel ontwerpen en minder met applicatiebouwers en harde IT. De ‘ik-wil-gewoon’ houding kan drammerig overkomen, wat ik zal proberen te vermijden.

De opbouw is als volgt:
– Wat doe ik? Een korte omschrijving van een situatie waarin ik functionaliteit te kort kom.
– Wat kan ik? Om te benadrukken wat al wél mogelijk is.
– Wat wil ik? Om te zeggen wat ik mis.
– Wat vind ik? Als ik toch de behoefte heb te drammen…

Kijken of het iets wordt…

Schrijf en blijf

Het is een beetje rustig hier op mijn weblog. Niet omdat ik last heb van writer’s block, integendeel, af en toe barst mijn hoofd (juist?) van de ideeën, maar ‘het komt er gewoon niet van’.
Wat wel lukt is het live-bloggen op conferenties. Het gebeurt ter plekke en het kost later geen tijd. Daarnaast merk ik dat je tijdens een presentatie of workshop in een soort staat van hyperfocus komt. Dat vind ik gewoon lekker. Wellicht komen er stofjes vrij of zo die dat veroorzaken.

Nu zijn er 2 dingen die ik als belemmering zie:
– Gebrek aan tijd. Ik schrijf niet heel snel, van gedachte naar woorden duurt even. En ik ervaar het teveel als ‘erbij’ i.p.v. onderdeel van mijn werkzaamheden.
– Gebrek aan focus. Ik blijk alles wel interessant te vinden, maar ik kan niet alles willen volgen. Laat staan er over schrijven.

Voor het eerste heb ik het volgende bedacht:
Er moeten geen technische belemmeringen zijn die ook nog vertragend werken. Hiervoor heb ik een plug-in geïnstalleerd die mij met een snelkoppeling direct een venster biedt om te schrijven, waarmee ik niet naar de site hoef, in te loggen, 3 muisklikken moet doen, etc.
Daarnaast kan ik beter 3 kortere berichten wel schrijven dan 1 lange niet. Oftewel, als ik een onderwerp te breed pak, waarbij alles schijnbaar met alles te maken heeft, dan zie ik van te voren op tegen het schrijfwerk. Het lijkt van te voren te omvangrijk dan.

Wat het tweede betreft:
Ik ben gaan nadenken over welke onderwerpen ik wil schrijven en in welke vorm. Mijn meeste kennis heeft te maken met architectuur en informatie- of functionaliteitsbehoefte. Laat ik me dan daar maar op richten. Qua vorm werd ik geïnspireerd door het blog onderwijsgrafiek. Hierin komt in steeds dezelfde vorm een hele serie berichten. Het zou saai kunnen lijken, maar ik vind het krachtig.
Ik heb 2 vormen in gedachten…
Wordt vervolgd….

Keynote: Verandermanagement door Ernst-Jan Pfauth #sambowb

Ernst vertelt dat hij eigenlijk een omhoog gevallen blogger is die toevallig Balkenende en Witteman filmde. Hij werd bij NRC Next aangenomen met een leuke opdracht: maak een krant digitaal en verzin er een verdienmodel bij. Hij noemt ‘State of Play’ als voorbeeld waarin reporters samenwerken, met in dit geval een detective. De koppeling van een nerd aan een oude rot in het vak.

In eerste instantie waren de reacties op de vernieuwde site van NRC negatief. Wat wel liep:

  • Live-blogging. En de hoeveelheid nieuws van afgelopen jaar hielp daarbij. Toen de Arabische lente begon, deden ze verslag van alles wat via Al-Jazeera kwam. Ze combineerden dit met eigen experts (oude rot in ‘t vak) en de uitgebreidere artikelen kwamen in de papieren krant. De oude rot is dan niet degene die gaat live-bloggen, maar die wel gevraagd wordt naar commentaar.
  • Ze vragen actief om tips. Als je dus als lezer iets interessants hebt, dan bekijken ze dat, schrijven er direct over en verwijzen terug naar die lezer als bron, vooral via twitter.
  • Huur een nerd in, maak hem/haar interne PR-medewerker en vertaal de kennis van een oude rot naar het web.

Technisch: ze hebben wel dure contentsystemen de deur uit gedaan. Geheel overgeschakeld op WordPress.
Aangekondigd was dat Ernst niet het verband zou leggen met onderwijs, want dat moeten we zelf doen. Dus…. zouden oudere rotten in het vak binnen onderwijs actief geholpen moeten worden door nerds? Ernst geeft in ieder geval aan dat angst voor nieuwe media altijd verkeerd uitpakt. Ik zie echter wel mogelijkheden in de combi nerd en oude rot binnen onderwijs ….