Businesscase MBO door Roy Dusink en Maarten Kuiper

Roy en Maarten geven een workshop met als titel ‘Business Case MBO’, over onderbouwd investeren in ICT.

Roy start met de ervaringen uit hun pilot. Tot voor kort was er een ‘verdeel en heers’ methode bij de verdeling van gelden over projecten. Er was niet altijd een zakelijke rechtvaardiging of toets aan strategische doelen. Een korte inventarisatie onder de aanwezigen toonde dat dit bij veel ROC’s zo is.

Besluitvorming over ICT projecten is ook complex. De volgende vragen zijn soms moeilijk te beantwoorden:

  • Hoe draagt het project bij aan doelstellingen?
  • Is de begroting realistisch?
  • Gaan we de baten wel realiseren?
  • Wat zijn de belangen van alle betrokkenen?
  • en… wat levert het op voor ONDERWIJS?

Er is dus behoefte aan een methodiek om te komen tot een ‘Business Case’. Hiervoor is samengewerkt met Kennisnet, saMBO-ICT, MBO15, Mondriaan College en ROC Aventus. Belangrijke ingrediënten:

  • Vroegtijdig betrokkenheid van stakeholders. Een kant-en-klare business case presenteren werkt meestal niet.
  • Gebruik van een batenboom. Zie hieronder voor een voorbeeld.
  • Een kwantitatief model op basis van een gestructureerde methode.
  • Een platform voor professionaliseren. Deze lijkt me goed, het maken van Business Cases blijft toch een lastige sport. Samen met ROC’s deze vaardigheid verbeteren, zou erg fijn zijn.


Aventus ziet onder andere de volgende vervolgstappen:

  • Het verband tussen Business Case en projectportfoliomanagement beter leggen.
  • Het trainen van opdrachtgevers/eigenaren.

Enkele (eigen) kanttekeningen:

  • Het maken van een goede business case is niet een garantie, wel voorwaarde, voor een geslaagd project.
  • Heb je de vaardigheid om zo’n framework zelfstandig toe te passen? Vooral de kwantitatieve kant is moeilijk.
  • Kies slim het eerste project om hiermee aan de slag te gaan. Het project dat het meest dit nodig heeft zou wel eens de meest complexe kunnen zijn.
  • Kom maar op met dat platform!

Ik ben benieuwd naar het boekje! Het is hier te krijgen.

Masterclass Informatiemanagement door Bas Vermolen

Bas Vermolen neemt ons mee in het onstaan van de masterclass, de werkwijze en mogelijke resultaten. We lopen even plat een rij vragen af:

Waar gaat het over?

De masterclass ondersteunt de informatiemanager bij zijn persoonlijke en professionele ontwikkeling tot een volwaardig gesprekspartner van bestuur en leidinggevenden in het onderwijs. Daarvoor leggen we in de masterclass de focus op het ‘bestuurlijke spel’ en hoe daarop in te spelen. 

Voor meer info, klik hier.

Hoe is het zover gekomen?

De aanleiding was onder andere de zoektocht van organisaties naar de positie en rol van de informatiemanager.

Voor meer info, zie Hoe?Zo!

Voor wie is het bedoeld?

Informatiemanagers (in spé) die voor bestuurders werken.

Wie geven de Masterclass?

Wat doen we?

  • Kijken in de wereld van de bestuurders: vermijden van nuances, je eigen werkelijkheid, belangen etc.
  • Zoeken naar de informele organisatie: waar loopt iedereen echt zelf warm voor, welke trucs gebruiken ze en wie gebruiken ze als kruiwagen? Dit leunt op “de ongeschreven regels van het spel“.
  • Intervisies met leden van College van Bestuur.
  • Werken met interventies die er toe doen. Om vertrouwen te vergroten, IT-performance te verbeteren en om mensen te verbinden.
  • Op zoek naar de waarde achter IV trends en hoe je waarde er aan kunt toevoegen.

Wat neem je mee als resultaat?

  • Al in de praktijk toegepaste kennis en ‘wijze’ lessen.
  • Veel ervaringen van collega’s met dezelfde typen vraagstukken.
  • Zelfreflectie van bestuurders.

Opzet en planning

  • Voorbereiden
  • Openingsdag eind November.
  • Drie intervisie bijeenkomsten van halve dag.
  • Tussenevaluatie eind januari.
  • Afsluitende dag begin maart.

Wat moet je zelf doen?

Inlezen, komen naar Amersfoort, voorbereiden sessies, open zijn en vertrouwelijkheid betrachten.

Kosten?

€2500 ex BTW.

Leren samenwerken tussen organisaties – Keynote van Edwin Kaats

Edwin Kaats van Twynstra Gudde geeft de openingskeynote van de 26ste saMBO-ICT conferentie, met als ondertitel ‘Condities voor kansrijke samenwerking’.

Hij opent met de definitie van samenwerking: gezamenlijk werken aan een gemeenschappelijk doel, waarbij je je eigen autonomie behoudt. Het is dus niet fuseren of overnemen. Samenwerking heeft volgens Edwin de volgende kenmerken:

  • Onduidelijk machtscentrum
  • Interdependentie
  • Nieuwe werkelijkheid: samenwerking bouw je vaak van de grond op.
  • Heterogeniteit: je hebt iets aan elkaar toe te voegen, terwijl je jezelf tegelijkertijd herkent in de ander.
  • Context: iedere partij heeft zijn eigen achterban. Dus in de alliantie kan een oplossing best werken, maar per stuk in de eigen organisatie toch mislukken.

Hij introduceert een model, de zogenaamde ‘Samenwerking Schijf van vijf’. Centraal hierin staat ambitie. Alle 5 op een rij.

[table id=8 /]

Handig als referentie bij het ontwerpen van toekomstige samenwerking!

Doorstroom van MBO naar HBO per instelling

Cijfers van je eigen instelling zijn leuk, maar dan heb je nog niet direct ‘gevoel’ bij getallen. Voor de doorstroom van MBO niveau 4 gekwalificeerden naar HBO heb ik de gegevens van de HBO Raad op een rij gezet. Verticaal alle MBO instellingen, horizontaal de jaren 2005 tot en met 2010. Kun je gelijk zien hoe de conculega’s het doen. En krijg je meer gevoel erbij. Wat is veel, wat is weinig etc.

De data is openbaar te verkrijgen, maar ik dacht dat het handig zou zijn om de voorgekookte draaitabel te delen. Bij deze:

Doorstroom MBO HBO 2005 2010 Instellingen Relatief

Doorstroom MBO HBO 2005 2010 Instellingen Absoluut

O ja, zelf spelen als sankey-diagram kan ook hierzo.

Startende Facebookers met reserves

Ik mocht gisteren een workshop Facebook verzorgen aan een team opleiders. De start van hun schooljaar had als thema “Social Media” met een opening door John Hanswijk. Vervolgens hadden we workshops over o.a. Twitter, LinkedIn en Facebook.

In eerste instantie zou het een hands-on workshop worden. Toch was ik eigenlijk meer nieuwsgierig naar de samenstelling van mijn groep. Om dat te peilen vroeg ik eerst aan de deelnemers wat hen het beste omschreef. Ik weet het, indelen in hokjes is natuurlijk fout, maar toch:

  • Ik ben nog niet bezig met Facebook, maar wil er graag praktisch mee aan de slag.
  • Ik wil niet op Facebook, maar ben wel nieuwsgierig  naar de leefwereld van de student.
  • Ik werk al met Facebook en nu wil ik wat toepassingen in het onderwijs zien.
  • Ik wil best Facebook leren kennen, maar heb eerst wat vragen over privacy, de scheiding van werk/privé, het nut en de gevaren.

De overgrote meerderheid bleek tot de laatste groep te behoren. Dus na enige afstemming besloot ik niet iedereen direct aan de pc te zetten. Want “ik wil eerst weten waaraan ik begin …” was de stemming. Nu kan een discussie allerlei kanten opschieten, vandaar dat ik eerst een korte inventarisatie deed. Om te peilen wat er leeft. Gevolgd door gesprekken over elk topic. Enkele indrukken in willekeurige volgorde:

  • Het posten van allerlei informatie over jezelf wordt als exhibitionistisch ervaren. Het kijken ernaar als voyeuristisch. Voor enkelen was het een geruststelling dat je Facebook ook ‘passief’ kunt gebruiken. Door wel met een account bij te lezen over anderen, maar er zelf niet veel op te zetten.
  • Er wordt steeds meer onprettige druk ervaren om op Facebook te gaan.  “Als ik foto’s van vakantie wil zien van mijn familie, dan moet ik op Facebook. Anders weten anderen dat wel en ik voel me buitengesloten.” Mijn reactie was dat ik niet ontken dat maatschappelijke veranderingen als ‘dwingend’ ervaren kunnen worden. Ik heb er wel bij verteld dat 15 jaar geleden ik exact dezelfde vragen kreeg, maar dan bij internet in het algemeen. Toen was het: “Overal zie je www, ik wil geen internet maar ik moet wel.” Beetje deja-vu nu met Facebook dus. Overigens vindt ik het wel een verschil uitmaken dat straks ‘de hele wereldbevolking’ in één systeem van één bedrijf zit.
  • Bij velen leeft de zorg dat het gebruik van Facebook ten koste gaat van ‘echte’ relaties met kennissen, vrienden en familie. Ik vertelde dat je evenwicht hierin zelf moet uitvinden. Als tijd voor Facebook ten koste gaat van bijvoorbeeld productiviteit en ten kosten van kwaliteitstijd met je gezin, vrienden of familie dan moet je afremmen. Dat is met TV zappen natuurlijk ook. Zelf voel ik een verrijking omdat ik van een groter aantal mensen weet wat er in hun leven gebeurt. Tijdens ontmoetingen merk ik dat de dialoog verder gaat op basis van wat ik op Facebook heb gelezen.
  • Er zijn er meer die zich zorgen maken over privacy tussen eindgebruikers onderling dan tussen eindgebruiker en Facebook als bedrijf.
  • Er is veel nieuwsgierigheid naar het gebruik van gesloten groepen of open pagina’s om je privé zaken gescheiden te houden van werk of hobbyclubs. Vooral het lid kunnen zijn van een groep, zonder met andere leden direct bevriend te zijn op Facebook, wordt als positief ervaren. Toepassingen zoals “met mijn mentorgroep een afgesloten ruimte hebben, zonder dat ik bevriend ben” worden gezien.
  • Er is wat zorg over hacken. Mijn nadruk lag vooral op menselijke fouten, zoals per ongeluk informatie openbaar maken in plaats van voor een selecte groep. Technisch hacken komt relatief weinig voor. Makkelijk te raden passworden des te vaker.

Voor mij was het een eye-opener om te zien welke reservers er zoal zijn, bij een systeem dat jezelf al vanzelfsprekend acht.
 

Social Media door John Hanswijk

Op één van onze opleidingen wordt het schooljaar geopend met workshops over social media. Ik mag er zelf een sessie verzorgen over Facebook. John Hanswijk opent met een lezing. Hij stelt dat sinds Jan Steen sociale contacten eigenlijk niet zo verandert zijn. Wel de techniek, reikwijdte en snelheid. Met wat getallen om te illustreren:

[yframe url=’http://www.youtube.com/watch?v=eejYHRIhgko’]

Meer getallen in het MBO zijn te vinden in een onderzoek van ROC Westbrabant over social media.

En nog meer in de Gary’s social media count.

In het onderwijs

Hij begint met de WAAROM? vraag en komt met de volgende antwoorden:

  • Omdat het bij de leefwereld van je kind/student hoort.
  • Voor je bedrijfsvoering: Het ondersteunt bij communicatie (rooster, vakanties, storingen, opleidinginformatie, vragen, etc.)
  • Voor je onderwijs: overhoren, verslagen via blogs, lessen op youtube, links, artikelen en stellingen op Facebook.

Gebruik je gezond verstand

Er zijn veel voorbeelden van carrière slopende tweets. Daarom benadrukt John de noodzaak van media-vaardigheid en het gebruik van protocollen. Hij noemt die van V&VN.

Praktijkvoorbeeld stagebegeleiding

In de BPV kent iedereen wel de knelpunten en voorbeelden van gebrekkige communicatie. Men is daarom gaan experimenteren met social media. Nimeto onderzocht de methodiek met de volgende resultaten:

  • Er was vaker contact tussen bedrijf, deelnemer en begeleider.
  • Meer zelfreflectie voor studenten.
  • Het kost, zeker de eerste keer, tijd.
  • Als het veilig en afgeschermd moet dan moet je extra opletten.
  • Bloggers scoren hoger op werkhouding.
  • De tevredenheid van studenten neemt opzich niet toe.

John besluit met:

[yframe url=’http://www.youtube.com/watch?v=8O4BOUHjuCI’]

Je assortiment opleidingen kritisch onder de loep

Macrodoelmatigheid

De tijd dat je als Mbo-instelling  even een opleiding in de markt zette zijn voorbij. Sterker nog: je huidige assortiment aan opleidingen heeft niet automatisch bestaansrecht omdat je nu eenmaal gewend was deze aan te bieden. De roep om macrodoelmatigheid klinkt steeds luider. Nu kun je als instelling wachten tot er aanvullende maatregelen komen, in de vorm van een licentiesysteem, maar zelf eens kritisch kijken kan geen kwaad.

Nu komt een kritische kijk niet uit de lucht vallen, maar heeft een basis nodig. Dat kan in de vorm van een onderlegger die alle opleidingen in kaart brengt. Niet zozeer een analyse, maar een overzicht. Zeker geen eindpunt, maar start voor een dialoog die uiteindelijk antwoord zou kunnen geven op de volgende vragen: Welke opleidingen moeten we continueren? En welke moeten we afbouwen?

We hebben bij het maken van dit assortimentsoverzicht nagedacht over 2 dingen:

  • Welke perspectieven komen er in? Welke kenmerken van een opleiding willen we belichten?
  • Wat voor vormgeving maakt de grote hoeveelheid gegevens overzichtelijk en leesbaar?

Kenmerken van opleidingen

Per opleiding willen we niet alleen kijken naar het financiële perspectief, daarom gebruiken we de volgende gegevens:

  • Het aantal studenten, gebaseerd op BRON terugmeldingsoverzichten. De makkelijkste om in beeld te brengen en relevant vanwege de long-tail.
  • Het rendement van een opleiding, gebaseerd op het JaarResultaat van de onderwijsinspectie.
  • De arbeidsmarktrelevantie, gebaseerd op “Kans op Werk” data van S-BB, de nieuwe COLO.
  • Doorstroom HBO, gebaseerd op gegevens van DUO die de HBO Raad verspreid.
  • De prijsfactor, gebaseerd op Crebolijsten van MBO15. Dit is de enige financiële indicator hier, omdat deze landelijk verandert naar 1,2. Dan is het relevant of je veel opleidingen hebt met factor 1,4 of juist 1,1. Het is moeilijk om exploitatiegegevens te herleiden naar opleidingen, anders zou dat beter zijn.

Vormgeving
Om alles overzichtelijk bij elkaar in beeld te brengen hebben we een tabel gemaakt in de stijl van de bekende consumententest. De gegevens zijn opgedeeld in bandbreedtes die vallen in 5 categorieën. Van heel erg negatief tot heel erg positief. Hieronder een voorbeeld, maar dan zonder data. 😉

Ervaringen tijdens het maken 

  • De beschikbaarheid van data neemt toe, wat een hoop zoekwerk scheelt. S-BB bijvoorbeeld mailde een excel export van hun data en HBO Raad biedt deze aan ter download. Ik ben daarom blij met initiatieven als OpenOnderwijsData.
  • Crebo’s veranderen in de loop der jaren, van naam en/of nummer. Als je data hebt die over verschillende jaren en crebo’s gaat is het een heel gepuzzel wat bij de opleiding hoort, waarvan je de marketing naam hebt. Wellicht heb je de kans op werk van een instroomcrebo en het rendement van de uitstroomcrebo etc.

Nogmaals, een overzicht als deze geeft geen antwoorden, maar is wel een start voor dialoog.

Spelen met HBO Doorstroom in Fineo

Eenmaal alle data geüpload naar Fineo (zie ook mijn vorige posts) kun je er super mee spelen. Bijvoorbeeld door bovenin steeds een ander paar velden te kiezen. Hieronder volgt een overzicht van voorbeelden: respectievelijk van MBO naar HBO domein, opleiding en instelling.

Bij voorbaat excuus voor de infoporn, excusez-le-mot, maar ja, omdat het kan is het leuk. Overigens pakt Fineo van elk veld de 10 meest voorkomende. De percentages worden berekent over die 10. Als een opleiding buiten die top 10 valt en onzichtbaar is dan telt deze hier niet mee. Pak je de oorspronkelijke data en draaitabellen erbij met alle data dan krijg je iets afwijkende cijfers. Meestal wijkt het geen hele procent af. Je komt immers al snel in de long-tail van data terecht.

Van MBO en naar HBO op domein:

   

   

Van MBO en naar HBO op opleiding:

  

  

  

  

Van MBO en naar HBO op instelling:

  

  

  

  

Zelf spelen? Kan hier!

Vond trouwens tussendoor een handige tool voor screenshots in serie te maken. Voor de Chrome gebruikers onder ons.

Doorstroom van studenten visualiseren met Sankey diagrammen

Voor mijn rapportage over HBO Doorstroom was ik op zoek naar manieren van visualisatie. Met excel kun je natuurlijk saaie tabellen en kolomgrafiekjes maken, met hele mooie kleuren in de huisstijl, maar ik wilde iets meer. Nu is ‘stroom’ conceptueel voor te stellen door zogenaamde Sankey diagrammen. Traditioneel gebruikt om energie- of vloeistofstromen letterlijk te visualiseren. Maar studenten stromen ook.

Dus dat wil ik wel eens testen, met Fineo van Density Design. Links zie je het totaal van de grootste MBO’s. Rechts als je er eentje bekijkt.

   

Zelf testen? Dit diagram staat hier.

Praktisch:

  • Download de data van HBO Doorstroom en sla deze op als tab-gescheiden bestand.
  • Niet alles is te uploaden, gezien de hoeveelheid. Fineo accepteert alleen platte tekst. Het bestand wordt dan zo’n 30 MB. Ik heb daarom gefilterd op alleen de recentste data (2010).
  • Fineo verslikt zich in opleidingnamen met een komma. Zoek en vervangen in excel door spatie dus.
  • Uploaden naar Fineo.
  • Kies linker en rechterkant voor de grafiek. Bijvoorbeeld van “MBO Instelling” naar “HBO Instelling”.
  • Beweeg met de muis over de knooppunten.

Had ik al gezegd dat je het hier zelf kunt doen? 😉
Tool gevonden via FlowingData.

Van MBO naar HBO

Al een aantal jaar probeerde ik meer inzicht te krijgen in de doorstroom van onze studenten naar het HBO. Dat had 2 redenen:

  • Punt 2 van onze bestuurlijke agenda vermeldt: “Er is sprake van een systematisch doorstroming vmbo > mbo  en mbo > hbo”. Als  er “sprake van is” dan zou het ook meetbaar moeten zijn. Eenmaal meetbaar/rapporteerbaar zou informatie hierover dus helpen besturen.
  • Één van de vier perspectieven om naar ons assortiment opleidingen te kijken is “Arbeidsmarktrelevantie”. Er zijn echter enkele opleidingen met een lage kans op werk (na MBO) maar die vooral bedoelt zijn als springplank naar HBO. Als je dus naar ‘kans op werk‘ alleen kijkt dan zou je deze onterecht kritisch bekijken. Mits er wel sprake is van doorstroom natuurlijk.

Dat het jaren duurde eer het lukte had te maken met beschikbaarheid van data:

  • Eigen uitstroomdata: een student gaat lang niet altijd naar de HBO opleiding die hij ons vertelt. Daarnaast zouden we onze administratie van de ‘uittake’  moeten aanscherpen.
  • HBO instroomdata: eenmaal goed afgestemd zijn HBO’s meestal wel bereid data van hun instroom aan te leveren. Zonder ‘man-in-the-middle’ is het erg arbeidsintensief om gegevens te leveren. Alle mogelijke HBO’s zouden dan zelf naar al hun toeleverende MBO’s dit moeten aanleveren. Elk MBO zou op zijn eigen manier deze informatie gestructureerd willen hebben en elk HBO zou deze weer op zijn eigen manier aanleveren. Zolang er geen standaard zou zijn.

Toch is er al een tijd een ‘man-in-the-middle’: DUO. Deze verzamelt over de instellingen heen natuurlijk al alles. Ik was daarom blij dat de HBO Raad deze data kan leveren.

Praktisch en kort:

  • Downloaden op bovenstaande link.
  • De draaitabel gebruiken om eigen ROC/AOC te kiezen en te kijken waar iedereen naar uitstroomde. Of je kiest je concurrent, kan ook.
  • De draaitabel is lekker te tweaken, zodat je data kan presenteren op MBO kwalificatie, crebo, domein, sector, leerweg of HBO instelling.
  • De ruwere data is niet op een apart tabblad terug te vinden. Deze kan je ‘reverse engineeren’ door op één van de totalen dubbel te klikken. Excel hoest dan alle mogelijke velden voor alle mogelijke rijen op.
  • Ik heb deze gefilterd op de eigen instelling.
  • Om intern te kunnen rapporteren naar onze organieke eenheden (teams) heb ik een koppeltabel gemaakt. Deze vertelt van elke crebo door welk team deze aangeboden wordt.
  • Vervolgens kun je bijvoorbeeld draaitabellen maken per team, per kwalificatie, per jaar en het percentage HBO doorstroom.

Voor mij erg handig deze transparantie. Dus DUO: laat maar komen die data!