ELD

Digitale handtekening voor akkoord overdracht

Voor de uitvoering van het convenant VSV loopt er bij ons een project in de regio met de titel DOD: Digitale Overdrachtsdossier. Niet één op één te verwarren met de landelijke standaard DOD, maar dat is een ander verhaal.
Voor o.a. het scharnierpunt VMBO-MBO wordt er een online ‘postkantoor’ ingericht door OnderwijsTransparant. Scholen VMBO voeren hier gegevens in van vertrekkende leerlingen en scholen MBO halen deze op om studenten goed te kunnen ontvangen. Tegelijkertijd komen leerlingen in beeld die zich nergens aanmelden en zo dreigen VSV-er te worden. Het postkantoor ondersteunt zo niet alleen de ‘warme’ overdracht van leerlingen omdat het gegevens doorsluist. Het ondersteunt ook je proces of logistiek van de overdracht.

Tot nu toe, was de overdracht van gegevens hier in de regio gebaseerd op een papieren dossier, wat de leerling zelf moest verzamelen, compleet maken en aanleveren. Met handtekening van hemzelf, eventueel ouders bij minderjarigheid, en van de decaan. Privacy bezwaren werden door dit construct omzeild, omdat de student zelf alles aanlevert.

Nu wil men dit hele proces om meerdere redenen digitaliseren. Waarbij alle partijen (leerlingen, ouders, decanen VMBO en intakers MBO) inloggen op het postkantoor. Dan zal de leerling/student of ouder nog steeds akkoord moeten gaan met de overdracht van zijn gegevens, lijkt me. Waarbij een akkoord op het scherm van dezelfde waarde moet zijn als een akkoord handtekening op papier.

De vragen waar we mee bezig zijn nu:

  • Hoe zou de tekst en communicatie van deze overeenkomst of formeel akkoord dan moeten luiden?
  • Welk eisen worden gesteld aan het proces er omheen? (Moet er gelogd worden, moet er bevestigd worden via mail of anders, moeten er controle mogelijkheden zijn?)
  • Welke eisen worden gesteld aan identificatie? (zodat je weet, of mag aannemen, dat degene die akkoord gaat daadwerkelijk degene is)

Zodra ik meer weet, kom ik er op terug. Als een jurist dit leest: we staan open voor suggestie!

Lerendoorgeven: Nieuwe site ELD

lerendoorgeven

In het kader van VSV lopen er op ons ROC 3 projecten, waarvan één gericht is op het “niet kwijtraken” van studenten op scharnierpunten (PO-VO, VO-MBO etc.) Om deze warme overdracht te ondersteunen zijn we in dit project bezig DOD’s door de keten te sturen. Op termijn echter is het de bedoeling dat het DOD als standaard opgenomen wordt in het ELD.

Mijn indruk van ELD: het loopt al jaren, maar vordert traag. Nu snap ik wel dat het moeilijk is om alle ketenpartners op een lijn te krijgen en pas de laatste jaren is de techniek ook zover dat de uitwisseling goed kan verlopen. Daarom ben ik blij met het nieuwe initiatief van LERENDOORGEVEN. Leuke woordspeling.

Twee punten vielen mij op:

  • De aandacht die de site geeft aan privacy en beveiliging.  Bij het EPD is dit ook een voortdurende beer op de weg.
  • De heldere uitleg over de logistiek van de overdracht, middels een animatie. Zie hieronder.

Al met al hoop ik dat dit nieuwe initiatief slaagt.

Sectorarchitectuur

Tijdens de ELD bijeenkomst vorige week kwam ik de volgende slide tegen met de titel “Sectorarchitectuur”:

Even googlen laat zien dat dit in november 2007 al gepresenteerd (blz 13) is door Bram Gaakeer, medeauteur van NORA (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur). Deze voorstelling van infrastructuur is overigens niet operationeel, maar als richting van ontwikkeling vindt ik het wel een interessante.

  • Het komt tegemoet aan het overheidsbeleid: de eigen informatiesystemen zijn er voor de informatiebehoefte van de overheden zelf, daarnaast zal elke sector zijn eigen informatiesysteem of infrastructuur moeten ontwikkelen. Hier voor de sector onderwijs voorgestelt door het bovenste blokje (PO, VO, BVE en HO) met als eigen ‘tonnetje’ de schooladministraties.
  • Deze architectuur schetst een verregaande portalisering met toegang voor zowel instelling als deelnemer (via DigID natuurlijk). 
  • In deze architectuur zou verticaal ruimte zijn voor andere sectoren: bijvoorbeeld de zorg met de zorginstellingen, schakelpunt en portaal.
  • Als ik het goed heb stellen de gele paden dan de platforms waarop informatie wordt uitgewisseld, voor.
  • Dit model zou het aantal “dubbele kruisverbanden” verminderen: nu lever je als onderwijsinstelling informatie aan, aan CFI, IB Groep, Inspectie, gemeentes etc. Elk op een verschillende manier in een andere vorm. Enige consolidatie op dit gebied zou fijn zijn, op zijn zachtst gezegd.

Is dit eng in termen van privacy? Weet ‘men’ dan niet alles over ‘je’? ‘Men’ is hier een heel conglomeraat van belanghebbenden die op bepaalde gedeeltes van de infrastructuur informatie leveren en opvragen. Het wil niet zeggen dat ‘alles’ voor ‘iedereen’ beschikbaar komt. Er zal altijd informatie zijn die binnen een instelling blijft en zich laat tonen aan de deelnemer via de portal. Of informatie die binnen een sector blijft etc. Het wil niet zeggen dat alles zijn weg vindt naar andere schakelpunten.

Pluspunt: je hoort wel eens getallen over het aantal databases waarin je geregistreerd staat. Cijfers lopen uiteen maar spreken meestal over honderden. Dat zou zo i.i.g. minder kunnen worden.

Elektronisch LeerDossier

Ik ben vandaag bij de MBO Raad in de Bilt voor een bijeenkomst “Elektronisch LeerDossier”. Helaas miste ik de opening en schoof direct aan bij een werkgroep die vragen formuleerden over de besturing van ELD.

De vragen en risico’s t.a.v. ELD, die uit de werkgroepen kwamen:

  • Wat kun je er mee? Wat is de waarde van informatie? Zijn het vooral de harde gegevens? Die bij een warme overdracht minder belangrijk zijn? Stimuleert ELD een koude overdracht?
  • Is de privacy goed geregeld? Wie is eigenaar van de gegevens, student of instelling? Hoe lang blijft het dossier in het schakelpunt? Kan de informatie gebruikt worden voor andere doeleinden dan bedoelt?
  • Biedt ELD alleen overdrachtsdossiers of ook tussentijdse leerdossiers?
  • Veel begeleidingsinformatie is niet digitaal.
  • Hoe luidt de business-case voor het MBO? Oftwel: levert het geld op of administratieve lastenverlichting? Waarom zouden we dit doen? Leidt het niet tot dubbele registratie van gegevens?

ELD gaf hier een reactie op:

Administratieve lastenverlichting was niet de motivatie voor het formuleren van het ELD, maar is wel een bijkomstigheid. Vervolgens wordt het verschil tussen Bron, e-portfolio en ELD geschetst:

  • Bron: Voorziet primair in de informatiebehoefte van de overheid. Beleid van de overheid is gericht op gescheiden infrastructuren (voor zichzelf en die van de sectoren).  Bron hanteert een eigen semantiek. Als instellingen onderling informatie moeten uitwisselen, dan heeft de onderwijs-sector een eigen infrastructuur nodig. De overheid gaat die niet leveren. Oftwel: BRON kan niet gebruikt worden voor ELD.
  • E-Portfolio:  de leerling is eigenaar, soms gebruikt een school  het als informatiesysteem, de semantiek is IMS gebaseerd.
  • ELD: ondersteunt de overdracht, is beschikbaar voor instellingen het gehele jaar door, semantiek is ook IMS gebaseerd.

Technisch: De zendende school stuurt het dossier op naar het ‘postkantoor’, deze bewaart het tijdelijk. De ontvangende school kan het dossier ophalen. In de tussentijd kan een ouder/verzorger bezwaar maken tegen levering. Vanuit de zaal kwamen hierop wel reacties op het gebied van privacy/eigenaarschap. Nu wordt er uitgegaan van een periode van enkele weken, waarin bezwaar gemaakt kan worden, zodat het dossier niet vrijgegeven wordt.

Benadrukt wordt dat er geen ‘database’ wordt opgebouwd van dossiers. Het postkantoor wisselt uit, houdt wel logboeken bij, maar de inhoud verdwijnt na verloop van tijd (18 maanden…). 

Van iemand die zich op meerdere opleidingen aanmeld, kan door meerdere scholen het dossier ingekeken worden.

Omdat enkele instellingen de behoefte hadden aan het meesturen van allerlei verklaringen als bijlagen, wordt hier in de toekomstige architectuur rekening meegehouden. Ook vermeld wordt de NORA architectuur zoals de overheid die hanteert. 

Bij mijzelf drong zich de overeenkomst op met bijvoorbeeld het Elektronisch KindDossier. Het blijkt dat de zorgsector inderdaad ook een schakelpunt heeft en vergelijkbare architectuur ontworpen heeft. Op mijn vraag of er niet gebruik gemaakt kan worden van de ervaringen daar, wordt dit bevestigd. De zorg schijn veel verder te zijn in de acceptatie van dossieroverdracht.

Eindconclusie en indruk: ELD gaat er links/rechtsom komen, wat de inhoud en werkwijze is blijft nog gedeeltelijk open… ELD en roc-i-partners nemen initiatief tot een vervolgsessie. Ik ben voor het eerst aangeschoven bij dit onderwerp, maar als ik goed ingelezen ben loopt ELD al jaren. Het verbaasde me daarom dat er vragen werden gesteld die eigenlijk het hele onderwerp en nut van ELD opnieuw ter tafel brachten. “Wat is de toegevoegde waarde? Wat heb ik er als organisatie aan? Wie is eigenlijk de eigenaar van de informatie?” En je kon er op wachten: ook privacy wordt weer van stal gehaald als beer op de weg. Wellicht denk ik er te makkelijk over, maar als een legertje juristen er naar gekeken heeft, wie ben ik dan om er nog aan te twijfelen? Ik kan me niet voorstellen dat deze vragen afgelopen 4 jaar al niet gesteld zijn. Op deze manier verloopt dit als een typische discussie waar we in het onderwijs het beste in zijn: eerder gevonden oplossingen vrolijk weer opnieuw ter discussie stellen. Het ligt misschien ook aan de gekozen werkvorm waarin gevraagd werd om vragen, risico’s en aandachtspunten te formuleren. Dan krijg je die ook.
De vragen over “koude” versus “warme” overdracht vond ik zelf belangrijker. Digitale dossiers die nà een warme overdracht komen, kunnen moeilijk deze warme overdracht ondersteunen.

Warme student overdracht

Op allerlei scharnierpunten in het onderwijs raken we leerlingen en studenten kwijt. Dat leidt weer tot uitval en verminderde doorstroom. Vanuit gemeentes wordt er ondertussen flink aan getrokken om dit tegen te gaan, dus ook in “onze” regio Midden Brabant en o.a. voor het scharnierpunt po-vo en vo-vo.

Gevraagd wordt of de scholen/stichtingen willen deelnemen aan een werkwijze die leidt tot de zogenaamde “warme overdracht” van leerlingen en hun informatie. Alle basisscholen en vo scholen uit de regio wil men hierbij betrekken. Daarnaast nemen allerlei andere stichtingen en de gemeente deel. Alhoewel de methodiek veel overeenkomst vertoont met de werkwijze omtrent VSV richt het zich dus vooral op primair onderwijs en voortgezet onderwijs.

Achtergrond

WSNS in de regio Eindhoven is hier al mee gestart en had de volgende doelstellingen:
– Tijdig zorgleerlingen in beeld krijgen
– Alle leerlingen tijdig voor de zomervakantie plaatsen
– Dubbeltoetsen voorkomen
– Warmere overdracht
– Betere communicatie po-vo
– Gebruik maken van standaarden op het gebied van informatieuitwisseling.

Om deze doelstellingen te bereiken is er in samenwerking met partners een webportal ontwikkelt: “Real Time Overdracht” (RTO). Deze biedt een platform om dossiers uit te wisselen. De gehanteerde standaard is het zogenaamde DOD (Digitaal Overdrachts Dossier). Later is dit samen gegaan met ELD (Elektronisch Leerling Dossier).

Werking systeem
De PO scholen zetten het DOD van leerlingen uit groep 8 in het systeem. Ontvangende VO scholen zoeken aan de hand van het BSN dit dossier op en importeren dit in hun leerling-administratiesysteem.

Ervaringen
De ervaringen in de regio Eindhoven zijn ronduit positief. Het gebruik van het systeem leidt tot minder fouten, snellere administratieve afhandeling en een betere terugkoppeling. Het is niet nodig hele dossiers te kopiëren en handmatig in te voeren.
De vraag is nu of we dit ook gaan gebruiken voor onze VMBO tak. Eerst moet er nog een principiële uitspraak volgen voor onze deelname. Vervolgens moet gekeken worden of ons leerlingadministratiesysteem, Magister, DOD kan importeren. Wordt vervolgd….