DOD

Digitale handtekening voor akkoord overdracht

Voor de uitvoering van het convenant VSV loopt er bij ons een project in de regio met de titel DOD: Digitale Overdrachtsdossier. Niet één op één te verwarren met de landelijke standaard DOD, maar dat is een ander verhaal.
Voor o.a. het scharnierpunt VMBO-MBO wordt er een online ‘postkantoor’ ingericht door OnderwijsTransparant. Scholen VMBO voeren hier gegevens in van vertrekkende leerlingen en scholen MBO halen deze op om studenten goed te kunnen ontvangen. Tegelijkertijd komen leerlingen in beeld die zich nergens aanmelden en zo dreigen VSV-er te worden. Het postkantoor ondersteunt zo niet alleen de ‘warme’ overdracht van leerlingen omdat het gegevens doorsluist. Het ondersteunt ook je proces of logistiek van de overdracht.

Tot nu toe, was de overdracht van gegevens hier in de regio gebaseerd op een papieren dossier, wat de leerling zelf moest verzamelen, compleet maken en aanleveren. Met handtekening van hemzelf, eventueel ouders bij minderjarigheid, en van de decaan. Privacy bezwaren werden door dit construct omzeild, omdat de student zelf alles aanlevert.

Nu wil men dit hele proces om meerdere redenen digitaliseren. Waarbij alle partijen (leerlingen, ouders, decanen VMBO en intakers MBO) inloggen op het postkantoor. Dan zal de leerling/student of ouder nog steeds akkoord moeten gaan met de overdracht van zijn gegevens, lijkt me. Waarbij een akkoord op het scherm van dezelfde waarde moet zijn als een akkoord handtekening op papier.

De vragen waar we mee bezig zijn nu:

  • Hoe zou de tekst en communicatie van deze overeenkomst of formeel akkoord dan moeten luiden?
  • Welk eisen worden gesteld aan het proces er omheen? (Moet er gelogd worden, moet er bevestigd worden via mail of anders, moeten er controle mogelijkheden zijn?)
  • Welke eisen worden gesteld aan identificatie? (zodat je weet, of mag aannemen, dat degene die akkoord gaat daadwerkelijk degene is)

Zodra ik meer weet, kom ik er op terug. Als een jurist dit leest: we staan open voor suggestie!

Lerendoorgeven: Nieuwe site ELD

lerendoorgeven

In het kader van VSV lopen er op ons ROC 3 projecten, waarvan één gericht is op het “niet kwijtraken” van studenten op scharnierpunten (PO-VO, VO-MBO etc.) Om deze warme overdracht te ondersteunen zijn we in dit project bezig DOD’s door de keten te sturen. Op termijn echter is het de bedoeling dat het DOD als standaard opgenomen wordt in het ELD.

Mijn indruk van ELD: het loopt al jaren, maar vordert traag. Nu snap ik wel dat het moeilijk is om alle ketenpartners op een lijn te krijgen en pas de laatste jaren is de techniek ook zover dat de uitwisseling goed kan verlopen. Daarom ben ik blij met het nieuwe initiatief van LERENDOORGEVEN. Leuke woordspeling.

Twee punten vielen mij op:

  • De aandacht die de site geeft aan privacy en beveiliging.  Bij het EPD is dit ook een voortdurende beer op de weg.
  • De heldere uitleg over de logistiek van de overdracht, middels een animatie. Zie hieronder.

Al met al hoop ik dat dit nieuwe initiatief slaagt.

Warme student overdracht

Op allerlei scharnierpunten in het onderwijs raken we leerlingen en studenten kwijt. Dat leidt weer tot uitval en verminderde doorstroom. Vanuit gemeentes wordt er ondertussen flink aan getrokken om dit tegen te gaan, dus ook in “onze” regio Midden Brabant en o.a. voor het scharnierpunt po-vo en vo-vo.

Gevraagd wordt of de scholen/stichtingen willen deelnemen aan een werkwijze die leidt tot de zogenaamde “warme overdracht” van leerlingen en hun informatie. Alle basisscholen en vo scholen uit de regio wil men hierbij betrekken. Daarnaast nemen allerlei andere stichtingen en de gemeente deel. Alhoewel de methodiek veel overeenkomst vertoont met de werkwijze omtrent VSV richt het zich dus vooral op primair onderwijs en voortgezet onderwijs.

Achtergrond

WSNS in de regio Eindhoven is hier al mee gestart en had de volgende doelstellingen:
– Tijdig zorgleerlingen in beeld krijgen
– Alle leerlingen tijdig voor de zomervakantie plaatsen
– Dubbeltoetsen voorkomen
– Warmere overdracht
– Betere communicatie po-vo
– Gebruik maken van standaarden op het gebied van informatieuitwisseling.

Om deze doelstellingen te bereiken is er in samenwerking met partners een webportal ontwikkelt: “Real Time Overdracht” (RTO). Deze biedt een platform om dossiers uit te wisselen. De gehanteerde standaard is het zogenaamde DOD (Digitaal Overdrachts Dossier). Later is dit samen gegaan met ELD (Elektronisch Leerling Dossier).

Werking systeem
De PO scholen zetten het DOD van leerlingen uit groep 8 in het systeem. Ontvangende VO scholen zoeken aan de hand van het BSN dit dossier op en importeren dit in hun leerling-administratiesysteem.

Ervaringen
De ervaringen in de regio Eindhoven zijn ronduit positief. Het gebruik van het systeem leidt tot minder fouten, snellere administratieve afhandeling en een betere terugkoppeling. Het is niet nodig hele dossiers te kopiëren en handmatig in te voeren.
De vraag is nu of we dit ook gaan gebruiken voor onze VMBO tak. Eerst moet er nog een principiële uitspraak volgen voor onze deelname. Vervolgens moet gekeken worden of ons leerlingadministratiesysteem, Magister, DOD kan importeren. Wordt vervolgd….