Omgekeerde informatielast

Ik heb even een inleiding nodig om een punt te maken. Het komt nog maandelijks voor dat “een externe informatievrager” onze instelling verzoekt bepaalde informatie te leveren. Omdat we niet “op” onze eigen informatie “zitten” zijn we qua houding altijd bereid om te kijken wat iemand vraagt, waar het voor is en nog beter: de geleverde informatie op te nemen in onze informatievoorziening. Een externe vrager is vaak een “stakeholder” waar je verantwoording aan af te leggen hebt. Zoals de inspectie, accountants, gemeentes, convenant-partners, brancheorganisaties, samenwerkingsverbanden en regionale partners etc. Soms gelden wettelijke verplichtingen, soms gelden afspraken waar we ons zelf aan houden, omdat we als instelling ervoor kiezen om samen te werken.

Toch kleven er een aantal grote nadelen aan:

  • Dezelfde externe vrager kan jaarlijks zijn definities aanpassen of zijn totale informatiebehoefte herzien.
  • Elk antwoord roept nieuwe vragen op. Dat geldt zeker voor geleverde informatie. Standaard wordt de grens opgezocht van de geleverde informatie, om vervolgens weer andere vragen te stellen. Je zou kunnen redeneren dat dat is om analyses te maken. Maar het komt over alsof de geleverde informatie nooit genoeg is.
  • Verschillende partijen vragen op hetzelfde terrein net iets anders, op net andere tijdstippen. Externe partijen bundelen hun overeenkomstige vraag niet. Vanuit het perspectief “WIJ vragen, U draait…”. Voor je het weet kun je als informatie-diskjockey weer met je turntables aan de gang in Excel …
  • Het passeert volledig de koninklijke weg: er wordt vanuit gegaan dat wat gevraagd wordt ook altijd leverbaar is. Maar informatie is altijd afhankelijk van data, die op zijn beurt ook weer product moet zijn van een registratieproces. Dus niet beginnen met “Ik wil gewoon weten…

Het gevolg van dit alles is een niet-coherente informatievoorziening waarin het aandeel ad-hoc antwoorden veel te groot is. Nu zijn we natuurlijk niet de eerste die dit signaleren. Zoals Marcel Laks al eens onder woorden bracht: “Laat het MBO zich ringeloren?”. Één van de tips was toen om als ROC’s samen te werken en als eenheid naar externe partijen toe op te treden. Dat gebeurt op beperkte schaal ook al. Wij werken hier ook aan mee. Maar het zou nog een stapje verder kunnen gaan. Hoe?

Door de informatielast om te keren. Hoe ziet zo’n omgekeerde informatielast eruit? (Heb de term overigens niet zelf verzonnen, komt van een collega 😉 ) Omgekeerde informatielast gaat er vanuit dat de eigen informatievoorziening in principe voldoende is om externe vragen te kunnen beantwoorden. Bij nieuwe vragen wordt hier eerst naar verwezen. Pas als het echt niet voldoende is, kan er verder nagedacht worden. De omkering komt tot stand door op de vraag “Kunt u leveren…?” de wedervraag te stellen “Kunt u zoeken…?”.

Wat is er nodig om met deze gepaste arrogantie aan de slag te gaan?

  • Een InformatiePortfolio: een beheerd overzicht van alle informatie die we als instelling op leveren. Een portfolio bevat niet alleen de informatie zelf, maar ook alle metadata zoals definities, criteria, berekeningen, versies en documentatie.
  • Een volwassen en rijpe informatievoorziening die dit portfolio vult. Dit heeft intern heel wat voeten in aarde.
  • Toegankelijkheid en transparantie: Wil je kunnen verwijzen naar een InformatiePortfolio dan moet deze makkelijk bereikbaar en doorzoekbaar zijn.

Het is nu nog te vroeg voor een technische uitwerking hiervan in een portal. Een InformatiePortfolio kan alleen onder architectuur goed worden uitgewerkt. Maar we hebben een begin!

Wie van de drie?

Ook al breng je de keus voor een universeel Zwitsers zakmes terug tot 3, er blijft een hoop leeswerk te doen. De betrokken reviews zijn hieronder als bron terug te vinden. Eerst even de specs op een rij:

[table id=1 /]

De verschillen beïnvloeden de keus. Welke vielen mij op?

  • Android versie. Waarom blijft Sony achter? Waarschijnlijk omdat ze hun eigen user interface nog niet hebben kunnen bijwerken. Overigens doen bijna alle leveranciers dat: over het kale OS een eigen interface-sausje gooien. Dat ontloop ik bij alle drie de toestellen niet. Maar voor mij had het kaal Android mogen zijn. Pak ik het van daar wel op. Sony beloofd updates naar 2.2 te pushen in het najaar. Dan zou ik nu al wel een Sony kunnen nemen, maar toch minpuntje voor Sony.
  • Scherm: wie eenmaal Amoled heeft gebruikt schijnt niet terug te willen naar TFT. Dikke plus voor Samsung Galaxy S.
  • Toetsenbord: het onscreen toetsenbord schijnt bij allen goed te zijn, mits je er even tijd in steekt om aan te wennen.
  • Multi-Touch: minpuntje voor Sony. Heeft o.a. te maken met de Android versie.
  • Accu: de tijd waarmee je zonder opladen toe kan, hangt van meer zaken af. Maar ik verwacht nu al dat ik met geen enkel toestel de dag rond kom. Een reserve-accu moet helpen. Geen grote verschillen hier.
  • Geheugen: HTC en Samsung ontlopen elkaar niet veel.
  • Chipset: in het begin las ik er overheen omdat je overal Qualcomm ziet, maar de chipset vergelijking in de bron hieronder toont wat interessante zaken over “Hummingbird”. Ook de grafische capaciteiten schijnen ongeëvenaard te zijn. Plus voor Samsung.
  • Camera: hier springt Sony er uit qua resolutie. Mijn vorige camera was 2.0 MP En Samsung: geen flits????
  • Filmen: plus voor Samsung.
  • Film kijken: aparte vermelding voor Samsung die XVid kan spelen. Niet heel relevant, maar toch.

Samengevat: Sony valt voor mij af vanwege Android versie en scherm. HTC en Samsung ontlopen elkaar weinig. En toen bleek de levertijd van HTC Desire bij T-Mobile 4 weken te zijn… Het wordt dus een Samsung Galaxy S!

Komende tijd even de uitpak-party afwachten en verdere ervaringen…. wordt vervolgd.

Bronnen:

Nieuwe mobiel: weten wat je wilt

Ik was dus toe aan een nieuwe mobiel, niet zozeer alleen het apparaat maar ook het platform en applicaties er omheen. Wie zei ook alweer dat meer keuzevrijheid niet automatisch tot geluk leidt? Bij mobiele communicatie neemt het aantal variabelen erg toe en ontploft het aantal mogelijke keuzes dus. Leverancier, platform, apparaat, abo etc. En dan die drang… Om een “geïnformeerde keus” te willen kunnen maken. Want anders hang je 2 jaar aan een abo waar je je dagelijks aan irriteert…

Maar zoals altijd, niet instrumenteel denken, niet direct de oplossing zoeken in het apparaat, niet direct gaan voor de bling-bling. Eerst even nadenken. Wat hieronder volgt is persoonlijk, anderen zullen hele andere afwegingen hebben!

Vraag 1 Wat voor mobiele communiceerder ben ik eigenlijk?

Als ik mijn mobiele gedrag bekijk, dan kan ik mezelf het beste omschrijven als een news-junkie en multimediale lifestreamer die een beetje belt. Oftwel consumeren, produceren en broadcasten. Het liefst in de context van een sociaal netwerk dat me in verbinding brengt met anderen. Verder heb ik niet snel last van informatie-stress. Ik zie mijn mobiel als verlengstuk van mijn zintuigen, niet van mijn ego. Hij moet handiger zijn dan mooi. Mooi is niet verkeerd, maar functioneel is beter. Form follows function dus. Heb ik niet met alles in mijn leven hoor 😉 .

Vraag 2 Welke media consumeer, produceer en broadcast ik zoal?

  • Nieuws: als ik zelf iets nieuws te melden heb moet ik kunnen bloggen op het moment dat het in me opkomt. Delen moet via WordPress kunnen. Als ik op mijn vakgebied of interesses iets wil weten, dan moet ik andere blogs kunnen volgen middels Google Reader.
  • Foto’s: ik ben geen pro-amateur en heb de laatste 4 jaar alles gedaan met mijn mobiel. Dat betekent dat de kwaliteit niet zo hoog is. Het gebruik is echter wel heel laagdrempelig. Er zijn vrij veel alledaagse activiteiten die ik vastleg. Ik hoef daar niet mee de WorldPress-Photo te winnen. Handiger vind ik dat dierbare herinneringen soms opgeroepen worden door naar de relatief doorsnee gebeurtenissen te kijken. Van te voren weet je niet wanneer een herinnering een prettige wordt, daarom maar zoveel mogelijk vastgelegd. Dus: makkelijk en snel fotograferen is belangrijker. Delen moet snel via Flickr kunnen.
  • Video: hiervoor geldt hetzelfde als bij foto’s. Ik wil wel een hogere resolutie dan de 480×320 van mijn Blackberry. Delen moet snel via Youtube kunnen.
  • Locatie: ik wil voortdurend mijn locatie, tracks en bezochte plaatsen bijhouden. Waarom: omdat het kan en omdat ik self-tracker ben. Verder wil ik onderscheiden wat elders wel eens door elkaar gebruikt wordt: Locatie zie ik als een GPS-coördinaat. Deze moet voortdurend naar Google Latitude. Een track is een reeks GPS-coördinaten tussen 2 plaatsen. Deze moet als GPX bestand opgeslagen kunnen worden en naar diensten als MapMyTracks kunnen gaan. Een plaats is fysiek object, waarbinnen GPS-coördinaten er niet toe doen. Dat kan zijn een gebouw of bijvoorbeeld een park. Plaatsen hebben namen en je kunt er op inchecken. Deze moeten naar FoursQuare.
  • Status-updates: triviale zaken die binnen 140 karakters omschreven kunnen worden moeten naar verschillende Twitter accounts en Facebook. Koppelingen regel ik elders. Van andere wil ik ze kunnen lezen.
  • Entertainment: films kijken deed ik tot nu toe niet mobiel. Muziek luisteren wel tijdens het sporten en in OV. Als het maar mp3 kan spelen is het mij best.
  • Mail, kalender en contactpersonen moeten allemaal via Google kunnen verlopen.

Vraag 3 Wat verwacht ik van een apparaat?

  • Openheid: Ik verwacht dat ik er zelf onder eigen regie alles kan installeren wat ik even wil uitproberen. Ik ‘geloof’ in open platforms als enabler van innovatie. En ik ben niet de enige die daar in gelooft, zeker voor de langere termijn. Ik hoef dus geen gelikte consumenten-ervaring waarin alles “gewoon werkt”. Het mag best wel eens niet werken, dat hoort bij experimenteren. Om aan vraag 2 te kunnen voldoen moet ik dus veel applicaties kunnen gebruiken en uitproberen.
  • Scherm: Surfen en webapplicaties werken bij hogere resoluties beter. Zo rond de 800×480.
  • Accuduur: als ik alles tegelijk doe dan trekt geen enkele accu dit meer dan 10 uur. Accepteer ik ook. Ik ga wel op zoek naar een reserve-accu.
  • Toetsenbord: ik moet er, na gewenning, toch redelijke lappen tekst op kunnen typen. Het fysieke toetsenbord van een Blackberry is erg goed, maar ik sta open voor touchscreen toetsenborden.

Vraag 3 Wat verwacht ik van een provider?

Mijn belgedrag zal niet tot hoge kosten leiden, het dataverkeer des te meer. Ik moet dus een provider hebben die veel data per maand toestaat. Daarnaast wil ik kunnen tetheren. Ik vind dan geen of hoge datalimiet nog belangrijker dan een hele hoge snelheid.

Toen ik dit overdacht, werd het eenvoudiger. Haast niet voor te stellen, maar toch.

  • Platform: moet Android worden. Omdat er verschrikkelijk veel voor ontwikkelt word. Waardoor er altijd applicaties te vinden zijn die vraag 2 beantwoorden. Omdat het open is.
  • Provider: T-Mobile is de enige die dataverkeer tot 2 GB per maand aanbiedt. De rest gaat op de FUP toer waarbij je 10x het gemiddelde mag verstoken. Nou, daar kom ik niet mee toe. (Komt neer op 10×25 MB)
  • Apparaat: ik ga verder uitdiepen de Samsung Galaxy S, de Sony-Ericsson XPeria X10 en de HTC Desire.

Wordt vervolgd…

Exit gesprek met een Blackberry

Aan alles komt een einde, dus ook aan mijn gebruik van Blackberry (Bold 9000). Samengevat: stevig toestel, robuust, stabiel en fijn toetsenbord. Maar ik ben op ‘het platform’ wel een beetje uitgekeken. Als ik nu iets minder was van de ‘ik-wil-alles-uitproberen-en-testen-club’ had ik er nog jaren mee door kunnen gaan. Dus hieronder de stappen die ik ondernomen heb, voor als je ook een keer je blackberry weg doet. Sommige spreken voor zich.

  1. Alle achtergebleven foto’s en video van de microSD kaart afhalen en kopiëren naar PC.
  2. Via de PC een format uitgevoerd op de microSD kaart.
  3. Met de desktop manager van Blackberry zelf een backup bestand maken van alle gegevens.
  4. Met MagicBerry het gemaakte backup bestand controleren: alle soorten gegevens (contactpersonen, agenda, sms etc) kunnen bekeken worden en geëxporteerd naar csv bestand.
  5. Nog een laatste keer een Google Sync uitgevoerd op mijn contactpersonen. Alle contactgegevens zijn dan bij Google Contacts ook bekend.
  6. Een cleansweep uitvoeren: bij de instellingen kunnen alle persoonlijke gegevens gewist worden. Na rebooten gaat de machine terug naar de stand zoals deze was vanuit de leverancier.

Nu weer verder met die 100 reviews over Android machines… to be continued.

Overdrachtsconferentie TripleA

Ik ben vandaag bij de “Overdrachtsconferentie” TripleA, in het ADO stadion. Onze instelling heeft van het gedachtegoed van TripleA en de encyclopedie dankbaar gebruik gemaakt, ook tijdens onze aanbesteding. Alle ontwerpen zijn voor ons onmisbaar gebleken tijdens het proces dat we intern hebben doorgemaakt. Vandaar dat ik een beetje bezorgd was toen ik hoorde dat TripleA ging stoppen, als organisatie. Dat bleek voor niets te zijn: het gedachtegoed wordt overgedragen aan saMBO~ICT. Gelukkig maar, want wij hebben nog veel te doen op de rest van ‘de plaat‘.
John van der Meulen opende de conferentie met een stukje geschiedenis en Ben Geerdink van saMBO nam de bal over. Deze zal gekoesterd worden, volgens Ben. De overdracht zelf is niet alleen die van het ‘product’, maar nog belangrijker, ook die van de werkstijl en ‘community’. Ik ben daar blij mee omdat de verdere ontwikkeling dan geborgd is. De architectuur die is ontworpen is, hoe waardevol ook, altijd een momentopname. Aangezien het product een CC licentie kent, staat niets verdere ontwikkeling in de weg.
De community kenmerkt zich door snelle samenwerking, korte doorlooptijden, ontwikkeling in relatief kleine groepen, brede beschikbaarheid van de producten. Ben vermeld wel dat de ambities verder reiken dan het beschikbare geld op dit moment. Vooralsnog gaat saMBO “toch hard aan de slag ermee”.

Bas Kruiswijk gaat verder met de stand van zaken TripleA. Er zijn 2 addendum’s verschenen:

  • Functioneel Ontwerp bij het deel Kernregistratie Deelnemers. Het addendum bevat de uitwerking voor domeindeskundigen en een aanvulling van het technische gedeelte.
  • Prototype Roosteren: een aanvullend onderzoek naar complexiteit en haalbaarheid van de roostermachine. Het vermeld o.a. 2 oplosstrategieën (wiskundig). Daarna is een werkend prototype gemaakt: CourseTT. Het kan veel, wiskundig, maar het is nog geen direct implementeerbare oplossing. Het is wel mogelijk dat er laboratoriumexperimenten meer gedaan worden of dat het wordt aangeboden aan een leverancier. CourseTT is open source.

Tot slot werd de gouden encyclopedie uitgereikt aan Paul Meltzer als grootste supporter!

Jan Bartling volgde met een schets van hoe saMBO~ICT verder gaat met de encyclopedie. De echte werkelijkheid is namelijk dat binnen de implementatie van het hele ontwerp de nadruk nog steeds ligt op KRD. Alle overige terreinen (Onderwijslogistiek, Ondersteuning Primair Proces, etc.) dienen komende tijd meer in beeld te komen. Jan gaf ook een kort overzicht van de stand van Onderwijslogistiek. En verder naar de toekomst kijkend: zijn onze applicaties ook in de toekomst afbreekbaar? Want in de levenscyclus van alle software komt na ‘volwassenheid’ toch echt de afbreek-fase. En die vergt een eigen aanpak. Veel hangt samen met het beleidsplan van saMBO~ICT.

Ik wens saMBO~ICT veel succes!

ExamenTester 2.8

Paul Schuitman is namens het College van Examens betrokken bij de ICT aspecten van examinering. Samen met Nick Harmsen van Cito gaven zij de workshop ICT op de werkconferentie Examinering Taal en Rekenen.

Eerst kwamen de stappen van de implementatie:

  • De IT manager en examensecretaris bezoeken regiobijeenkomsten over installatie en inrichting van ExamenTester.
  • De cdroms met examensoftware worden geïnstalleerd en er wordt een systeemcheck en “Functionaliteiten Test Examens” uitgevoerd.
  • De instelling krijgt een fiat voor het maximaal aantal tegelijk in te zetten computers tijdens afname. Dit is op basis van de resultaten van de systeemcheck.
  • De instelling ontvangt packages met examens en wachtwoorden voor de installatie ervan. Deze packages worden geïnstalleerd.
  • Het examenbureau voert kandidaten in en koppelt deze aan toets en afnamemomenten.
  • Het examenbureau voert een corrector in voor de open vragen. Deze wordt gekoppelt aan toets en kandidaat.
  • De toets en correctie worden gedaan en het examenbureau voert een ‘dataretour’ uit van gegevens naar Cito.

Infrastructuur:

  • Het betreft een client/server applicatie. De client bevat een module TestCenter voor de uitvoering van het examen, een module Testmanager (voor functioneel beheer) en een module CorrectionManager. De eerste 2 synchroniseren data met de lokale server. Deze synchroniseert op zijn beurt met de “GlobalServer” van Cito.
  • Het is niet perse nodig dat er tijdens afname internet verbinding is. Zolang er maar verbinding is met de lokale server.
  • De correctionmanager communiceert rechtstreeks met Cito.
  • Technische bottle-neck: als een examen opgestart wordt, wordt de content ervan (tekst, audio, video) naar de lokale pc gekopieerd. Op zich logisch, omdat de afspeler het dan zonder haperingen weergeeft. De omvang kan 100 of 200 MB zijn. Als 50 studenten dan tegelijk dit examen opstarten, dan moet er vrij veel data verplaatst worden op het lokale netwerk. Dit kan lang duren. Vandaar de systeemcheck waaruit blijkt hoeveel keer een examen simultaan opgestart mag worden.

Verdere ICT vragen kunnen hier gesteld worden: coeprogrammatuur@cve.nl

Werkconferentie “Examineren taal en rekenen”

Ik ben vandaag op de werkconferentie “Examineren taal en rekenen”. De aanleiding voor deze conferentie was de ontwikkelingen voor centrale examinering en de implicaties naar ICT. De organisatie (Herontwerp MBO) beloofde praktische handreikingen inhoudelijk, logistiek en technisch. Echter geen blauwdrukken, “want elke organisatie is verschillend”. Dacht ik toch dat blauwdrukken een generiek karakter konder hebben 😉 .

Achtergrond door Akke Vos:
De wettelijke achtergrond is de recent aangenomen wet “Referenteniveaus Nederlandse taal en rekenen”. Hieruit volgde een gelijknamig “Besluit” en een wijziging in WEB. Omdat het onderwerp Examinering buiten mijn expertise valt kan ik er weinig overzeggen. Alleen een indruk: de kaders, inrichting en regels omtrent examinering zijn erg complex en roepen zelfs voor ingewijden veel vragen op. Generieke eisen, beroepsspecifieke eisen, worden afhankelijk van niveau en het onderzoeksjaar tijdens pilot anders behandeld. Er zijn ook weer allerlei onderverdelingen naar “Instellingsexamen” en “Centrale examen”, met per stuk weer eigen regels. Die dan weer “dwingend” zijn of als “handreiking” dienen. Daarnaast is verdere invulling van sommige onderdelen afhankelijk van politieke beslissingstrajecten. Voor mij teveel variabelen om het duidelijk te krijgen met alleen maar bullet-lijstjes. Ik wens alle examenbureau’s binnen MBO veel succes met het snappen hiervan en nog meer met de uitvoering.
Dus, mijn subjectieve indruk als leek: het polder-resultaat van inzoomen op een relatief klein terrein is een explosie van complexe regels.

Jan Paul de Vries volgde met een toelichting op de implementatie. De “technische partner” is Cito, als leverancier van de software voor het afnemen van examens. Voor 2012-2012 voor niveau 4 wordt gestreefd naar 3 periodes van 2 weken waarin de examens moeten plaatsvinden. Een instelling krijgt een set van equivalente examens en kan zelf een rooster voor afname maken. Per periode kan een student 1x examen afleggen. Een herkansing komt dan automatisch in de volgende periode. De programmatuur heet ExamenTester en Jan vindt deze “bewezen stabiel”.

Wat komt er bij implementatie kijken?

  • Inhoudelijk: goede toetsen en cesuur.
  • Logistiek: ICT infrastructuur en organisatorische maatregelen.
  • Procedures: regels over afnamen, protocollen, tijdvakken, beoordeling en normering.

Examentester is nu een lokaal geïnstalleerd pakket, met koppelingen naar het netwerk van Cito. De examens zelf moeten daarna geïnstalleerd worden en gebruikers moeten toegang verleend worden. In de toekomst hoeft dit niet zo te blijven en er komt een aanbestedingstraject voor examenprogrammatuur.

Fasering:

  • Februari 2011: In een pre-pilot wordt bij een gecontroleerde groep een digitaal examen als steekproef afgenomen.
  • Februari 2012: Alle instellingen kunnen meedoen aan de pilot, met 1 locatie, gedurende 2 periodes.
  • 2012 – 2013: Alle instellingen kunnen meedoen voor alle deelnemers.

Gedurende deze fases wil men langzaam opschalen, evalueren en bijstellen. Vanaf maart 2011 kunnen alle onderwijsinstellingen een voorbeeldexamen installeren en naar eigen wens afnemen. Dit kan gebruikt worden om ervaring op te doen, met alle aspecten hiervan. Opgave voor pre-pilot verloopt via Cito.

Op de hoogte blijven? Steunpunt!

Kansen en valkuilen bij ESS

Ik heb me iets verder verdiept in ESS, sinds mijn laatste bericht daarover. Ik ben enkele valkuilen en kansen tegengekomen. Dus bij deze in random volgorde.

Kansen:

  • Directere communicatie tussen werknemer en werkgever.
  • Minder tijdrovende administratieve handelingen.
  • Toegang voor de professional tot de eigen operationele informatie.
  • Hogere kwaliteit van data en daardoor betere sturingsinformatie.
  • Beter, beleefde, service.
  • Controle op mensen in plaats van systemen. Als gegevens niet kloppen, dan is dat niet te wijten aan ‘het systeem’. Overigens geldt ook hier: “Het systeem begint bij jezelf…” 😉
  • Meer gelegenheid voor focus op bijvoorbeeld HRM dan personeelsbeheer.

Valkuilen:

  • Bij eerste implementatie een piek aan mutaties omdat vrij snel ineens onjuiste gegevens boven tafel komen en deze gewijzigd worden.
  • Weerstand overwinnen: een gedeelte van de administratieve mutaties wordt uit handen gegeven. Niet iedereen kan dat loslaten.
  • Verkeerde keuze van welke informatie wel/niet middels ESS bekeken of gemuteerd kan worden.
  • + Alle valkuilen die elke implementatie met zich meebrengt…

Zelfbediening tegen stroperigheid

Onze instelling kenmerkt zich, net als zoveel andere organisaties, door schaalvergroting, SSC vorming en centralisatie. Veel critici hebben opmerkingen over de cultuur van grote instellingen en verlies van de menselijke maat, maar dat is even niet waar ik hier op in wil gaan. Er is namelijk ook informatorisch veel over te zeggen. Vandaar even een klein aanloopje naar de titel.

Met SSC’s worden gemeenschappelijke diensten niet meer diffuus verspreid door de organisatie uitgevoerd, maar centraal. Terwijl ze echter wel overal tot in de haarvaten van de organisatie moeten worden aangeboden. Hoe kun je als dienst nu “op afstand dichtbij” zijn? Alleen door een naadloze uitwisseling van informatie.

Voorbeeld: een medewerker personeelsbeheer zat vroeger fysiek op locatie, dichtbij een team, in een kamer op dezelfde gang als andere administratieve medewerkers. Plaatselijke lijnmanager en de docenten vlakbij om de hoek. De grootste hoeveelheid informatie werd informeel uitgewisseld: hoofd om de hoek, even roepen of yellow-note op bureau. Desnoods een formuliertje. De administratieve medewerker kende de plaatselijke situatie zo goed, dat bij onduidelijk ingevulde formulieren eigen interpretatie voldoende was om te snappen wat nodig is. En anders vroeg je even verder “om de hoek”.

Nu plaats je deze medewerker, samen met zijn gelijken die werkten voor andere teams, op een centrale plaats, fysiek ver van de teams. Ineens is de informatie-keten gebroken! Veranderingen op de werkvloer bereiken de administratie niet meer. Veranderingen die vaak een formele weerslag dienen te hebben. Generieke oplossing: we maken formulieren!

Wat zijn nu een paar nadelen van informatiestromen laten verlopen via formulieren? Het leidt tot bureaucratische rompslomp en daarnaast is het gebruik van formulieren als een pleister: het is hoogstens een lapmiddel om informatie niet op dezelfde plek te hoeven  registreren als waar die ontstaat. Tweedehands-informatie. Dit heeft in gedrag allerlei consequenties:

  • Medewerkers voelen zich na invullen niet meer eigenaar van de informatie. Omdat het systeem waarin het wordt vastgelegd van een “andere” afdeling is. Foute informatie wordt minder snel gecorrigeerd. De datakwaliteit vermindert. Rapportages die aansturing ondersteunen zeggen dan weinig.
  • Om zelf over de actuele informatie te kunnen beschikken, gaan medewerkers zelf lijstjes aanleggen. Vaak oprecht gemotiveerd om hun werk goed te kunnen doen. En wat is de ideale lijstjesproduceerder? Enter Excel-hell.

Verder heeft centralisatie geen efficiency voordelen, als de tijd die nodig is voor het invullen van een formulier (door de medewerker uit het primaire proces) groter is dan de tijd die nodig is om het zelf te registreren in de juiste applicatie. Je kunt echter niet verwachten dat elke medewerker op de juiste manier een backoffice registratie pakket kan gebruiken. Onderwijsprofessionals roepen dan terecht “ik ben toch geen administratief medewerker?” (Overigens blijft er voor het volgen, begeleiden en coachen van studenten nog genoeg administratie over voor onderwijsprofessionals, maar dat is een ander verhaal.)

Dus: we willen af van die papieren rompslomp èn tegelijkertijd moet de registratie van bedrijfskritische gegevens bij een administratief medewerker blijven. Zoals altijd is hiervoor allang een term verzonnen, met 2 smaken: Self-Service

  • ESS: Employee Self Service. Oftwel zelfbediening door de medewerker.
  • CSS: Customer Self Service. Oftwel zelfbediening door de student.

Met Self-Service beheert iemand een deel van zijn eigen gegevens. Hierdoor blijft hij/zij zich eigenaar voelen van de data. Technisch wordt dit meestal ondersteunt door òf alle formulieren te digitaliseren òf door self-service modules aan te bieden die van administratieve systemen een inkijk bieden in de eigen informatie. Waarbij met juiste autorisatie sommige velden zelf gewijzigd kunnen worden.

Komende tijd wil ik me hier meer op oriënteren. Er zijn vast allerlei valkuilen en kansen enzo….

Gravatar: Avatar beheer vanuit 1 plek

Ik ben niet iemand die zijn profielfoto om de dag verandert èn wil deze overal hetzelfde houden. De kans op “social-media-schizophrenia” is toch al groot. Ik ben na een paar jaar wel toe aan verandering, maar heb een beetje een drempel om bij 100 sites mijn profiel langs te lopen. Tis maar een foto, zou je zeggen, maar het werkt op de een of andere manier sterk identificerend. Enter Gravatar.

Gravatar, oftwel Globally Recognized Avatar is een service van de makers van WordPress. Hier kun je profielfoto’s uploaden en deze verbinden met de grotere sociale netwerken (Twitter, Facebook, WordPress, Blogger, Flickr, Foursquare, Youtube). Deze koppelingen worden, als de bestemmings-site dat gebruikt, netjes afgehandeld middels OAuth.

Ze beloven dat bij het veranderen van je profielfoto, deze automatisch verschijnt bij alle gekoppelde services. Alles bij elkaar niet een heel groot perceel van functionaliteit (profielpagina, gekoppelde identiteiten en synchronisatie van je foto), maar wel handig.