GAP Analyse

GAP Analyses visualiseren?

In mijn vorige post noemde ik een GAP analyse aan de hand van een referentiearchitectuur. Nu merkte ik gaandeweg, dat het resultaat een lange tabel is met veel “vinkjes in hokjes”. Visueel niet zo aantrekkelijk dus, alhoewel ik het inhoudelijk wel juist vind. Zo’n lange tabel kan wel weer worden samengevat tot een leesbare alinea, maar toch….

Als je gap-analyse voorbeelden zoekt, dan krijg je slechts een paar visuele concepten:

  • Matrix: Op de ene as de omschrijvingen of elementen uit de standaard of referentie, ten opzichte waarvan je het verschil wilt onderzoeken. Op de andere as de daadwerkelijke situatie.
  • Grafieken: als de referentie uit te drukken is in aantallen, dan kan een lijngrafiek de standaard tonen of het vereiste niveau. Een tweede lijn van de daadwerkelijke situatie, in dezelfde grafiek, toont snel waar de verschillen zitten en hoe groot dat deze zijn. Je ziet het ook wel met spindiagrammen uitgevoerd.
  • Schema’s die workflow achtig zijn of modellen die tonen waartussen de “gap” dan precies zit. Deze tonen niet zozeer het resultaat van de analyse als wel wàt er nou geanalyseerd wordt.

Enkele voorbeelden (klik voor vergroting):

Ik koos zelf voor de matrix variant, maar er zou toch iets mooiers mogelijk moeten zijn? De TripleA Encyclopedie staat vol mooie platen. Geïnspireerd daarop zou ik van de proces-platen kunnen tonen in welke use cases wel of niet voorzien wordt door een systeem. Door bijvoorbeeld van de ontbrekende alleen de omlijning te laten staan, maar de kleur weg te laten. Daar gaat wel veel tijd inzitten… Is er iemand die ideeën heeft hoe je hier een mooie infographic van kunt maken?

Wellicht idee voor de pilots onderwijslogistiek saMBO? Omdat daar instellingen samenwerken met leveranciers om zo een systeem te beproeven? Opzich is dia 4 en 5 van de presentatie hierover ook een visualisatie van een gap!

Overigens kan er op veel terreinen een gap analyse gemaakt worden. Alleen al in het bedrijfsdomein onderscheid TOGAF er 7.

GAP Analyse met TripleA als referentiearchitectuur

Het nut van referentiearchitectuur in de praktijk wordt concreter voor mij. Daarom hieronder enkele ervaringen tot nu toe.

Eerst even een situatieschets: voor een deel van onze organisatie hebben we een vrij groot flankerend systeem voor het registreren van studenteninformatie. Om allerlei redenen is de functionaliteit in de loop van de tijd toegenomen. Echter, het kan niet het leidende systeem zijn zoals ons KRD (nu nOISe, straks EduArte), omdat er o.a geen koppeling met DUO plaatsvindt.

Het nadeel van deze situatie: twee systemen met op onderdelen dezelfde functionaliteit. Twee keer onderhoud, twee keer licentiekosten, twee keer ontwikkeling en zelfs hier en daar dubbele administratieve handelingen.

Het is niet mogelijk om zómaar het ene systeem in te ruilen voor het andere. Om überhaupt iets zinnigs te kunnen zeggen, is een gap-analyse nodig die de verschillen én overeenkomsten toont. Dit maakt het mogelijk om op onderdelen een strategie te bedenken.

Aanpak voor de analyse op functionaliteit:

  • Verzamel overzichten van alle functionaliteit van het te analyseren systeem. Soms zijn deze geordend als use cases, soms als modules met onderdelen. Of overleg met applicatiebeheerders.
  • Maak een tabel met daarin alle use cases, zoals die uit de TripleA encyclopedie komen, gegroepeerd naar katern.
  • Zoek van elke use case op of dit proces ondersteund wordt door de functionaliteit van het systeem.
  • Vink deze aan, eventueel met aanvullende opmerkingen.
  • Verder maakten we onderscheid of functionaliteit nú aanwezig is, of deze ook daadwerkelijk geïmplementeerd is, of dat het op de roadmap voor volgende versies staat.

Aanpak voor de analyse op architectuur:

  • Verzamel documentatie over het te analyseren systeem of overleg met applicatiebeheerders.
  • Maak een tabel met daarin de eisen vanuit de Business, Informatie en Technische Arcitectuur.
  • Analyseer in hoeverre het systeem voldoet aan deze eisen en vink deze aan, eventueel met kanttekeningen.

Randvoorwaarde is wel dat er van te voren een referentiearchitectuur gekozen is! Uiteindelijk leidde deze lijst tot een advies waarin enkele scenario’s genoemd worden voor de toekomst.