Office365 Lessons Learned: 15 jaar historie meenemen?

Op de laatste saMBO-ICT Conferentie gaf ik een presentatie met de titel “Office365 – Lessons Learned”. De hele presentatie is hier terug te vinden. Ik wil de afzonderlijke punten echter wel verder toelichten, aan de hand van de keus die we maakten, de reacties en gevolgen en hoe het verder moet.

  • Keus: We migreren elke netwerk-directory (G:) naar een sitecollectie met bibliotheken. Wellicht was daar de achterliggende reden dat we onze complete storage en netwerkschijven naar de cloud wilden brengen. De gedachte was dat een netwerk-share gelijk is aan een teamsite. De mappen op het eerste niveau er onder, zijn dan bibliotheken binnen de site en nog dieper zijn het mappen met bestanden binnen de bibliotheken. Er zijn nog wat andere scenario’s mogelijk, zie tekening hieronder (aanklikken voor vergroting).
    Consultants vragen dan direct waarom we niet met metadata aan de slag gaan, want mappen is zo 2005. Dat had 2 redenen: metadata is vooral van toegevoegde waarde bij formele processen. +1.000.000 bestanden die organisch ontstaan zijn met terugwerkende kracht metadateren is niet te doen. Daarnaast wilden we de herkenbaarheid verhogen. Mensen die gewend waren op het netwerk een mappenstructuur tegen te komen, vonden deze op dezelfde manier terug in de teamsite.
  • Hoe: We communiceerden ruim op tijd (meer dan een half jaar), gaven mensen de kans op te schonen, we boden tooling voor de analyse aan teams. Dit leverde rapportages op over dubbele bestanden, bestanden ouder dan 5 jaar en ‘onmogelijke’ bestanden.
  • Reactie: “Het team heeft geen tijd om op te schonen en we weten niet wat weg mag/kan. We gaan later wel opschonen in SharePoint.” Vaak durfden onderwijsteams geen knoop door te hakken.
  • Gevolg: Alle bestanden gingen vrijwel ongefilterd SharePoint in, die alles indexeert. Mensen raken in de zoekfunctie de weg kwijt. Overigens raakten mensen op de netwerkschijven ook de weg kwijt, dus daar veranderde niet zoveel aan.
  • Hoe verder: Sommige teams kozen voor een ‘schone-lei-teamsite’, anderen sloten bibliotheken uit van de zoekmachine en verklaarden deze tot ‘archief’. Pas na een half jaar gewenning kwamen er steeds meer vragen om in subsites voor kleinere groepen nette structuren te verzinnen. Hier bleven we advies op geven als men ons wist te vinden.

SharePoint Teamsite versus Netwerkmap

Office365 Lessons Learned: Cloud of Sneakernet?

Op de laatste saMBO-ICT Conferentie gaf ik een presentatie met de titel “Office365 – Lessons Learned”. De hele presentatie is hier terug te vinden. Ik wil de afzonderlijke punten echter wel verder toelichten, aan de hand van de keus die we maakten, de reacties en gevolgen en hoe het verder moet. De eerste deed me denken aan Sneakernet.

  • Keus: We migreren ieders home-directory (H:) naar OneDrive voor Bedrijven. Op zich is dit voor de hand liggend, aangezien het in lijn is met de bedoelingen van Microsoft. Samenwerken aan bestanden zien we liever in teamsites en we bestemmen OneDrive voor persoonlijke bestanden, dit kunnen ook ‘eigen leesexemplaren’ zijn.
  • Hoe: We communiceerden ruim op tijd (een half jaar van te voren), we gaven mensen zo de kans op te schonen, we boden tooling voor de overdracht (een script dat bestanden fysiek verplaatst), deze kon tot de deadline aangezet worden wanneer het individu wilde en erna ging deze automatisch verhuizen.
  • Reactie: “Ik heb geen tijd om op te schonen, ik moet snel alles op USB stick zetten voor de deadline, want daarna kan ik er niet meer bij…” Medewerkers die van hun werkmappen een zooitje maakten namen deze gewoon mee de cloud in. Als je dit wilde voorkomen moest je opschonen. Waar het misverstand vandaan kwam dat je er ‘niet meer bij zou kunnen’ … ik weet het nog niet.
  • Gevolg: Veel USB sticks blijven in gebruik. en je loopt het risico dat gevoelige informatie rondslingert.
  • Hoe verder: Onze kantoorbalie stopte met de uitgifte van USB sticks, maar gezien de prijzen ervan heeft bijna iedereen ze al. Het enige dat overblijft is voorlichten op de voordelen van OneDrive (veiliger en toegankelijker op smartphone/tablet).

 

Implementatie en adoptie van Skype voor Bedrijven op #kdo365

Ik ben vandaag bij Microsoft te gast voor de Kennisdeling Office365. Remco de Rijk en Ubel Zetstra van het Noorderpoort College delen hun ervaringen met ons. Belangrijk aspect was de regionale spreiding van Noorderpoort in de provincie. Wat de noodzaak tot virtueel vergaderen etc. verhoogd.

Ze vielen met de aanbestedingsdeur in huis, wat ik in eerste instantie een beetje vreemd vond. Want waarom zou je Skype aanbesteden als het gewoon bij je Office365 suite zit? Het werd gelijk iets duidelijker toen bleek dat het vanuit een telefonie-perspectief gedaan is. Hun telefonie was versnipperd, diverse lokale analoge centrales en geen integratie met mobiele telefonie. De gewenste situatie:

  • Nieuwe infrastructuur voor telefonie.
  • Integratie vast en mobiel.
  • Een centraal beschikbare telefoonlijst.
  • Berichtenverkeer, videogesprekken en vergaderingen.
  • Aanwezigheidsinformatie.
  • Integratie met de rest van Office365.

De marktpartijen waren redelijk kritisch op het gebruik van Skype, aangezien het behalve technische zaken juist ook veel aandacht voor gebruikers, adoptie en cultuur vereist. Ze selecteerden een partij die bovenstaande doelen kon helpen realiseren. Het werd me dan ook iets duidelijker waarom je ‘Skype’ zou aanbesteden. Je zoekt een telefonie-provider die integreert met Office365. De partij aan wie gegund werd bouwde de Skype omgeving binnen hun datacenters op. Aanbestedingstrajecten zijn droge en taaie kost, dat bleek ook een beetje uit de presentatie. 😉

Ik was zelf iets nieuwsgieriger naar de ervaringen van adoptie. Terwijl tegelijkertijd de koppeling met telefonie de adoptie afdwingt, aangezien mensen al decennia lang bellen en daar natuurlijk niet mee stoppen. Zelf stellen we Skype gewoon beschikbaar en laten het min of meer organisch groeien, naast telefonie die er los van staat. Dan gaat adoptie trager.

Gebruikerservaringen tot nu toe:

  • Conceptueel is het wennen: Je regelt je eigen beschikbaarheid en je regelt je eigen bereikbaarheid.
  • Het wifi-netwerk moet op orde zijn.
  • Door een strenge winterdag konden mensen niet verplaatsen, wat slimmer samenwerken op afstand stimuleert.

 

OneNote als mini-ELO op #kdo365

Ik ben vandaag bij Microsoft te gast voor de Kennisdeling Office365. Noemi Claes van het Summa College deelt met ons de ervaringen met OneNote for Classrooms.

Ze demonstreert een aantal directe lestoepassingen:

  • Hoe je aan een Notitieblok lesmateriaal (tekst, afbeelding en video) toevoegt en ook van studenten opdrachten kan ontvangen. Blijkt dat een student in OneNote direct spraak en video kan opnemen en dit aan de docent kan laten zien.
  • Voor dyslectici gebruikt ze de plugin “Immersive Reader” waarmee tekst vergroot getoond kan worden en middels ‘text-to-speech’ de student kan afluisteren.
  • Een student kan opdrachten openen en aan werken op zijn eigen tabblad. Je ziet vrij eenvoudig wie wat gedaan heeft en op welk moment.
  • Als je een groep studenten toevoegt aan je notitieblok, krijgen ze allemaal een eigen tabblad met specifieke lees/schrijfrechten.

Ik was toch onder de indruk hoe OneNote gegroeid is van grote notitiebak tot mini-ELO.

Tutorials en Stagevoortgang met Sway #kdo365

Ik ben vandaag bij Microsoft te gast voor de Kennisdeling Office365. Esther van der Hei van Nimeto. Hun landschap in een notedop, wellicht logisch maar voor het overzicht toch handig:

  • OneDrive = Persoonlijke opslag
  • Groups = Samenwerkingsplaats
  • Sites = Intranet en Lesmateriaal
  • Yammer = Informele communicatie
  • e-mail = Besluitvorming en extern
  • Skype = Korte discussies en Stagegesprekken
  • Video = Instructies

En dan Sway, wat is het (niet): Vergeet sheets, denk webpagina’s met rijke content. Ze zijn een creatieve school dus  ‘moet het gewoon smoelen’. Ze gebruiken Sway voor 2 dingen:

  • Tutorials: in de vorm van een interactieve lesbrief. Het maken van goed uitziend lesmateriaal is laagdrempelig.
  • Als stagevoortgangmeter: de studenten delen in een Sway hun ervaringen, middels stukjes tekst maar vooral ook beeld.

Lessons Learned:

  • De inhoud van Sway is wat anders dan een stageverslag. Waar de één ophoudt en de ander begint is een kwestie van wennen.
  • Het delen van bedrijfsspecifieke gegevens of contactgegevens van praktijkopleiders versus privacy is punt van aandacht. Niet elk bedrijf is even happig op een kijkje in de keuken.

Het leren vastleggen met een stageblog #kdo365

Ik ben vandaag bij Microsoft te gast voor de Kennisdeling Office365. Mirza van Eck, informatiespecialist voor het Nova College vertelt over hun ervaringen met studenten die een stageblog bijhouden. Er waren een aantal redenen om voor een blog te kiezen:

  • Studenten kunnen delen wat ze doen op hun stage en wat ze toepassen van hun opleiding. Het geleerde in de praktijk dus.
  • Delen is normaal geworden nu. Een initiatief van een paar jaar geleden liep niet, blijkbaar is de tijd voor delen gewoon rijper.
  • De specifieke opleiding, het CIOS, heeft veel stageplekken op grote afstand en buitenland.

Het proces werkt het als volgt:

  • De student vraagt BPV contract aan: hij krijgt een landingspagina en blog. De SLB-er krijgt toegang en de praktijkopleider een mailtje.
  • De student werkt in de BPV: De praktijkopleider krijgt een inlog, kan meekijken en feedback geven.
  • De student is klaar met de BPV: De praktijkopleider kan er niet meer bij en bij de SLB-er verdwijnt de link. Na 2 maanden verdwijnt de blog.

De student kan in de portal zijn opdrachten, de beoordelingsformulieren BPV en zijn stage-uren registreren. De voordelen zien ze nu:

  • Verslag met meer dan tekst, ook video, audio en foto.
  • 24/7 toegang voor student, docent en praktijkopleider.
  • De praktijkopleider kan makkelijk zien wat er van de student verwacht wordt.
  • Bijvangst: de stage wordt sneller geregeld.

Uitdagingen zijn er ook: er is overal internet nodig. niet iedereen is even vaardig en alles dat nieuw is kost tijd.

Vragen die ik zelf had:

  • De blogs zitten niet in het profiel van de student: door het proces te automatiseren in een separate sitecollectie kan er beter gestuurd worden op daadwerkelijk gebruik.
  • Wordt het blog aan het einde wel bewaard of geëxporteerd? Dit wordt aan de student overgelaten, bijvoorbeeld dat hij alles opslaat als PDF.
  • Verantwoording: de uren en het verslag worden separaat beoordeelt. Het blog is slechts een hulpmiddel.

Office 365 ontwikkelingen in en om de klas #kdo365

Ik ben vandaag bij Microsoft te gast voor de Kennisdeling Office365. Alixe van Ogtrop en Erwin Theunissen nemen ons mee in de mogelijkheden van Office365 in het onderwijs. Zoals altijd beginnen we met een feel-good-movie 😉

Alex opent met een intro over het veranderde karakter van Microsoft. Behalve dat Microsoft geen monopolist meer is, is de wereld zelf ook snel verandert. Microsofts adagio ‘Mobile-First, Cloud-First’ probeert hier bij aan te sluiten. Deze uitdaging is er ook voor de docent: Hoe digi vaardig is de leraar? Kan hij/zij digitaal connectie maken met de leerling?

Vervolgens komen er wat tools voorbij die de moderne docent kunnen ondersteunen:

  • Office Mix: Een gratis plugin voor PowerPoint waarmee je rijker lesmateriaal kunt maken, vergeleken met een normale PowerPoint althans. De docent kan toelichting inspreken, achteraf de opname bewerken en dit delen met zijn studenten. Ook kunnen interactieve quizzes gemaakt worden om studenten te laten oefenen met vragen. Aan het einde kun je het publiceren als video in het cloud gedeelte van Mix. Blijkbaar kan de docent later bekijken hoe lang een student bezig was met een slide.
    Bekijken kan op elk platform in gangbare browsers. Mixes bouwen is nog wel even niet voor de Mac-ers onder ons. Of je moet Bootcamp en Parallels hebben draaien. 😉
  • Office Groups: Alixe presenteert hoe je als studenten onderling kunt samenwerken in Groups. Eigenlijk een soort WhatsApp groepen, maar dan eentje waar je documenten, notities, taken en agenda’s kunt delen. Ik heb er hier al meer over geschreven. Laagdrempelig in gebruik en beheer.

Rik Maes op het Netwerk Informatiemanagers MBO

In 2009 kwam ik voor het eerst in aanraking met het negenvlaksmodel van Rik Maes. We probeerden dat te snel toe te passen of we liepen een beetje op de troepen vooruit, kan ook. Later in 2013 zijn we er opnieuw mee gestart en pasten we het model toe, in combinatie met de rollen van Toon Abcouwer. Ik was dus erg benieuwd naar Rik zijn verhaal en laatste inzichten en dank aan Kennisnet voor het organiseren.

Hij opent een tikkie filosofisch: met ‘informatie’ is het net als met ‘energie’ … moeilijk te definiëren maar erg nuttig. Belangrijk er om heen is daarom ‘conversatie’, en dan niet alleen presenteren en discussiëren maar dialogeren. Dat is ‘elkaar laten weten wat je niet weet’.

Maar dan even eerst de basics. Rik ziet de verschuiving van ‘informatie-tegen-IT-geplakt’ via ‘informatie-tegen-Business-geplakt’ naar ‘samensmelting’. Hij geeft een aantal grondregels:

  1. Informatiegebruik > Informatieproductie … oftwel het technologieaspect is minder belangrijk dan de toepassing.
  2. Informatie = Dienst … oftwel de ICT-afdeling heeft klanten die je een dienst kunt bewijzen, geen eindgebruikers.
  3. De kunst van het landen: hoe zorg je dat de organisatie het gebruikt?
  4. Van ‘demand/supply’ naar ‘mixed teams’. Van wij/zij gevoel naar teams die er samen voor staan.
  5. Words create Worlds: de manier waarop we de dialoog voeren is erg van belang. Start niet met complexe schema’s. Hou je eigen taal, vaktaal en de organisatie-taal in balans met een evenwicht tussen ‘tellen’ en ‘vertellen’. Tip voor de business: Als je het niet begrijpt, zeg je Nee.

Hoe ga je dan om met turbulente tijden? Hij is daarom kritisch bij de term ‘innovatie’ en de vele vormen waarin het komt. Praat niet alleen over social-media, robotics, 3D printing, Virtual Reality maar juist over duurzaamheid, traditie, veiligheid, vertrouwen, inspiratie etc.

De vraagstukken waar we steeds meer mee bezig zijn, zijn niet die van de ‘ingenieur’ maar de zogenaamde ‘wicked’ problemen, die alleen op te lossen zijn met meerdere disciplines. Deed me erg denken aan Tom Graves zijn categoriën van problemen en betekenis leggen in fenomenen.

Rik heeft een no-nonsense houding ten opzichte van beleidsplannen en ‘concern-rituelen’ die hij combineert met een bescheiden houding. Hij sloot af zoals hij begon, een tikkie filosofisch met een gedicht van Robert Graves “In Broken Images“.

Het Netwerk Informatiemanagers MBO

Op de netwerkbijeenkomst Informatiemanagement MBO deelden vandaag 3 collega’s hun ervaringen en hindernissen.

Frank van Dijk van de Onderwijsgroep Tilburg

De informatiemanagers zitten samen met de Coördinator Functioneel Beheer en de Coördinator Informatiebeveiliging in een stafdienst “SSC Onderwijs”. Deze staat met andere diensten naast die van ICT Services. Sinds kort vallen de Functioneel Beheerders ook hieronder.

De taken van de informatiemanager behelzen onder andere afstemming met de portefeuillehouder IM (CVB lid), architecten en functioneel beheerders, adviseren op het gebied van projecten(portfolio) en het aanjagen van technologische vernieuwing.
De praktijk van het negenvlaksmodel is als volgt te visualiseren:
Negenvlaksmodel
Frank noemt een aantal hindernissen om Informatiemanagement echt tot z’n recht te laten komen.

  • De zichtbaarheid en rol van IM
  • De veranderbaarheid van de organisatie
  • Beleid vooral op papier
  • Scope, diversiteit en focus

Martijn Bos van het Koning Willem I College

Bij KW1C hebben ze een aparte dienst Informatiemanagement, met 5 IM-ers en 7 functioneel beheerders en een aantal projectleiders. Hij deelt een aantal hindernissen met ons:

  • De gang naar cloud is in de praktijk meer dan zomaar ‘verplaatsen’ van data, voor integratie en toegang van data ziet hij veel uitdagingen.
  • De willekeur aan vragen (informatiebehoefte en applicaties) uit de organisatie.

Jaap de Mare voor het Albeda College

Jaap omschrijft de instelling als eigenwijs, ambitieus en innovatief. In de implementatiefase echter ‘schuilt de uitdaging’. Qua positionering: IM rapporteert aan het CVB en er is een platform bedrijfsvoering voor besluitvorming. Hij omschrijft het als ‘invloed zonder macht’. Laat je invloed vanuit de kwaliteit komen. Zijn advies: probeer je tot het strategisch en tactisch niveau te beperken anders wordt je teveel afgeleid.

Zijn veranderfilosofie geeft hij ons mee:

  • niet dwingen maar verleiden
  • visie op samenhang middels architectuur
  • meer gericht op het creëren van momentum dan op het kanaliseren van veranderingen
  • concrete veranderingen realiseren

Hij noemt voorbeelden van laaghangend fruit, die maar blijven liggen, zoals: apps en portalen voor studenten en ouders, management-dashboard, identiteitenbeheer, van bestellen-tot-betalen. Het hoger hangend fruit is voor hen de Herziene Kwalificatiestructuur, onderwijslogistiek, iECK en MBO cloud, innovatie in de klas en de ICT competenties voor docenten.

Bloggen op #cviov

Vandaag bezocht ik de 2de dag van de CVI Conferentie in Groningen. De blogs zijn terug te vinden op het conferentieblog: