Informatiemanagement

Rik Maes op het Netwerk Informatiemanagers MBO

In 2009 kwam ik voor het eerst in aanraking met het negenvlaksmodel van Rik Maes. We probeerden dat te snel toe te passen of we liepen een beetje op de troepen vooruit, kan ook. Later in 2013 zijn we er opnieuw mee gestart en pasten we het model toe, in combinatie met de rollen van Toon Abcouwer. Ik was dus erg benieuwd naar Rik zijn verhaal en laatste inzichten en dank aan Kennisnet voor het organiseren.

Hij opent een tikkie filosofisch: met ‘informatie’ is het net als met ‘energie’ … moeilijk te definiëren maar erg nuttig. Belangrijk er om heen is daarom ‘conversatie’, en dan niet alleen presenteren en discussiëren maar dialogeren. Dat is ‘elkaar laten weten wat je niet weet’.

Maar dan even eerst de basics. Rik ziet de verschuiving van ‘informatie-tegen-IT-geplakt’ via ‘informatie-tegen-Business-geplakt’ naar ‘samensmelting’. Hij geeft een aantal grondregels:

  1. Informatiegebruik > Informatieproductie … oftwel het technologieaspect is minder belangrijk dan de toepassing.
  2. Informatie = Dienst … oftwel de ICT-afdeling heeft klanten die je een dienst kunt bewijzen, geen eindgebruikers.
  3. De kunst van het landen: hoe zorg je dat de organisatie het gebruikt?
  4. Van ‘demand/supply’ naar ‘mixed teams’. Van wij/zij gevoel naar teams die er samen voor staan.
  5. Words create Worlds: de manier waarop we de dialoog voeren is erg van belang. Start niet met complexe schema’s. Hou je eigen taal, vaktaal en de organisatie-taal in balans met een evenwicht tussen ‘tellen’ en ‘vertellen’. Tip voor de business: Als je het niet begrijpt, zeg je Nee.

Hoe ga je dan om met turbulente tijden? Hij is daarom kritisch bij de term ‘innovatie’ en de vele vormen waarin het komt. Praat niet alleen over social-media, robotics, 3D printing, Virtual Reality maar juist over duurzaamheid, traditie, veiligheid, vertrouwen, inspiratie etc.

De vraagstukken waar we steeds meer mee bezig zijn, zijn niet die van de ‘ingenieur’ maar de zogenaamde ‘wicked’ problemen, die alleen op te lossen zijn met meerdere disciplines. Deed me erg denken aan Tom Graves zijn categoriën van problemen en betekenis leggen in fenomenen.

Rik heeft een no-nonsense houding ten opzichte van beleidsplannen en ‘concern-rituelen’ die hij combineert met een bescheiden houding. Hij sloot af zoals hij begon, een tikkie filosofisch met een gedicht van Robert GravesIn Broken Images“.

Het Netwerk Informatiemanagers MBO

Op de netwerkbijeenkomst Informatiemanagement MBO deelden vandaag 3 collega’s hun ervaringen en hindernissen.

Frank van Dijk van de Onderwijsgroep Tilburg

De informatiemanagers zitten samen met de Coördinator Functioneel Beheer en de Coördinator Informatiebeveiliging in een stafdienst “SSC Onderwijs”. Deze staat met andere diensten naast die van ICT Services. Sinds kort vallen de Functioneel Beheerders ook hieronder.

De taken van de informatiemanager behelzen onder andere afstemming met de portefeuillehouder IM (CVB lid), architecten en functioneel beheerders, adviseren op het gebied van projecten(portfolio) en het aanjagen van technologische vernieuwing.
De praktijk van het negenvlaksmodel is als volgt te visualiseren:
Negenvlaksmodel
Frank noemt een aantal hindernissen om Informatiemanagement echt tot z’n recht te laten komen.

  • De zichtbaarheid en rol van IM
  • De veranderbaarheid van de organisatie
  • Beleid vooral op papier
  • Scope, diversiteit en focus

Martijn Bos van het Koning Willem I College

Bij KW1C hebben ze een aparte dienst Informatiemanagement, met 5 IM-ers en 7 functioneel beheerders en een aantal projectleiders. Hij deelt een aantal hindernissen met ons:

  • De gang naar cloud is in de praktijk meer dan zomaar ‘verplaatsen’ van data, voor integratie en toegang van data ziet hij veel uitdagingen.
  • De willekeur aan vragen (informatiebehoefte en applicaties) uit de organisatie.

Jaap de Mare voor het Albeda College

Jaap omschrijft de instelling als eigenwijs, ambitieus en innovatief. In de implementatiefase echter ‘schuilt de uitdaging’. Qua positionering: IM rapporteert aan het CVB en er is een platform bedrijfsvoering voor besluitvorming. Hij omschrijft het als ‘invloed zonder macht’. Laat je invloed vanuit de kwaliteit komen. Zijn advies: probeer je tot het strategisch en tactisch niveau te beperken anders wordt je teveel afgeleid.

Zijn veranderfilosofie geeft hij ons mee:

  • niet dwingen maar verleiden
  • visie op samenhang middels architectuur
  • meer gericht op het creëren van momentum dan op het kanaliseren van veranderingen
  • concrete veranderingen realiseren

Hij noemt voorbeelden van laaghangend fruit, die maar blijven liggen, zoals: apps en portalen voor studenten en ouders, management-dashboard, identiteitenbeheer, van bestellen-tot-betalen. Het hoger hangend fruit is voor hen de Herziene Kwalificatiestructuur, onderwijslogistiek, iECK en MBO cloud, innovatie in de klas en de ICT competenties voor docenten.

Ervaringen met een Informatieplan voor een MBO

Ik ben vandaag in Utrecht bij het Netwerk Informatiemanagers MBO. Het thema is deze keer het Informatieplan. Omdat we er zelf ook mee bezig zijn, was ik benieuwd naar de aanpak en ervaringen van andere MBO Informatiemanagers.

Wat me bij alle voorbeelden opviel: de samenwerking met de projectenorganisatie om veranderingen te realiseren.

Nova College

Rob Smit vertelde dat het een hele uitdaging was om in de waan van alle dag aandacht te krijgen voor een Informatieplan. Gestart vanuit een procesmodel met daarin de waardeketen, werd geprobeerd helder te krijgen waar/welke applicatie zit. Per stuk werden dan weer knelpunten in beeld gebracht. Dat leidde zo tot 75 projectvoorstellen. Opzich waren ze best trots op hun IT infrastructuur, maar binnen de kernsystemen waren wel degelijk problemen. Om praktisch verder te komen is er voor gekozen om de Informatiemanager in dezelfde organisatorische eenheid te stoppen als de projectportfoliomanager. Verder had men in elke school een zogenaamde “Informatiespecialist Onderwijs”.

Het geheel was erg herkenbaar, wat ik alleen miste was hoe visie op Informatie naar de toekomst toe tot stand komt. Toch het startpunt voor een Informatieplan.

Zadkine

Marcel van Oorschot vertelt over het zogenaamde ontwerpboek van Zadkine. De achtergrond (2012) van het Zadkine was niet makkelijk: slechte liquiditeit, verouderde ICT omgeving, geen managementinformatie en twee aparte werelden (onderwijs en bedrijfsvoering).

Na interviews met alle betrokkenen werd vanuit de onderwijsvisie een IM visie opgesteld, samen met wetgeving en architectuurdocumenten was dit input op het ‘ontwerpboek’ zoals Marcel dit noemt. Qua vorm is deze roadmap-achtig en leunt op BiSL.

Praktische noot: bij het Zadkine is de informatiemanager ook stafdirecteur. Het helpt als je ‘directieve invloed’ hebt, aldus Marcel.

Elementen in het ontwerpboek:

  • We zijn een school: geen software-huis. Klinkt open deur, maar concreet betekende dit dat eigen ontwikkeling in applicaties omgebogen werd.
  • Gastvrijheid
  • Onderdeel van PDCA
  • Robuust
  • Simpel
  • Kosten-effectief

Marcel noemt de volgende succesfactoren:

  • Gebruik BiSL als uitgangspunt.
  • Positie in de organisatie.
  • Quickwins
  • Integrale aanpak naar Enterprise architectuur
  • Stel een competent team samen
  • Van klein naar groot: maak stappen beheersbaar.
  • Snelheid: de complete suite van EduArte bijvoorbeeld werd in anderhalf jaar geimplementeerd.

Koning Willem I College

Paul Tjallinks omschrijft hun missie: “Het succes van de student is de reden van ons bestaan” en de visie “We zijn gewoon een goede school”. Klinkt no-nonsense. Er was door de vorige bestuurder (Coen Free) al een koersboek geschreven met veel visie op ICT. Enkele hoofdpunten hierin:

  • Onderwijs op orde: professionalisering leraren, teamvorming en samenwerking etc.
  • Onderwijslogistiek op orde: kwalificatiedossiers, van meerjarenplanning naar periodeplanning naar roostering.
  • ICT 2018 op orde: veranderende wereld, opdrachtgeverschap, leverancierschap en partnership op orde.

Men heeft toen tijdelijk een CIO aangesteld om een masterplan op te zetten en uit te voeren. Hierin ligt de nadruk op sturing (governance), BPM en Projectportfolio-management. Waarbij de volgende beleidskeuzes gemaakt werden:

  • Onderwijs is leidend (opdrachtgeverschap).
  • Techniek moet volgen (BYOD, cloud etc.).
  • Voldoen aan wet- enregelgeving (ISO27001/Wpb/Wdl).

Paul heeft op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau uitgewerkt wie waar wat doet. Als dit allemaal goed geland is geeft Paul het stokje weer terug aan de huidige bestuurder. Zijdelingse tip: gebruik ITIL/BiSL op de ISM/FSM manier.

De effecten van zijn masterplan tot nu toe:

  • Portfoliomanagement werkt.
  • Opdrachtgevers, vooral uit het onderwijs, pakken hun verantwoordelijkheid.
  • Projecten soms stoppen is juist goed.
  • Lange termijn investeringskosten dalen.
  • Samenwerking in de keten verbeterd.
  • IT minder complex.
  • Iedereen wil verandering, maar niemand wil veranderen. Onderschat cultuur niet.
  • Capaciteit en niveau zijn uit balans: van beheer naar regie vergt andere competenties.
  • Winkel open tijdens de verbouwing levert hoge werkdruk.

Het verslag is hier terug te vinden.

Succes van een informatiemanager: Hoe meet je dat?

Ik ben vandaag op de netwerkbijeenkomst Informatiemanagers MBO. Alfons ten Brummelhuis opent met de vraag waar we ons eigen succes aan afmeten? Er volgt een korte vraagronde waarin van alles voorbijkomt. Ben je succesvol:

  • Als je doelen uit een jaarplan haalt?
  • Als je advies opgevolgd wordt?
  • Als je met een goed gevoel naar huis gaat? Of persoonlijke doelen bereikt?
  • Als je vereisten van de organisatie helder krijgt en besluitvorming ondersteunt?
  • Als je bruggen kunt bouwen en tolk kunt zijn?
  • Als je opdrachtgevers tevreden zijn?

En hoe maak je deze dingen smart? Hoe meet je de effectiviteit van een informatiemanager? Kennisnet wil en kan ons daar natuurlijk bij assisteren. 😉

Al met al in dit stadium meer vragen dan antwoorden. Terecht overigens en voer voor reflectie.

Masterclass Informatiemanagement door Bas Vermolen

Bas Vermolen neemt ons mee in het onstaan van de masterclass, de werkwijze en mogelijke resultaten. We lopen even plat een rij vragen af:

Waar gaat het over?

De masterclass ondersteunt de informatiemanager bij zijn persoonlijke en professionele ontwikkeling tot een volwaardig gesprekspartner van bestuur en leidinggevenden in het onderwijs. Daarvoor leggen we in de masterclass de focus op het ‘bestuurlijke spel’ en hoe daarop in te spelen. 

Voor meer info, klik hier.

Hoe is het zover gekomen?

De aanleiding was onder andere de zoektocht van organisaties naar de positie en rol van de informatiemanager.

Voor meer info, zie Hoe?Zo!

Voor wie is het bedoeld?

Informatiemanagers (in spé) die voor bestuurders werken.

Wie geven de Masterclass?

Wat doen we?

  • Kijken in de wereld van de bestuurders: vermijden van nuances, je eigen werkelijkheid, belangen etc.
  • Zoeken naar de informele organisatie: waar loopt iedereen echt zelf warm voor, welke trucs gebruiken ze en wie gebruiken ze als kruiwagen? Dit leunt op “de ongeschreven regels van het spel“.
  • Intervisies met leden van College van Bestuur.
  • Werken met interventies die er toe doen. Om vertrouwen te vergroten, IT-performance te verbeteren en om mensen te verbinden.
  • Op zoek naar de waarde achter IV trends en hoe je waarde er aan kunt toevoegen.

Wat neem je mee als resultaat?

  • Al in de praktijk toegepaste kennis en ‘wijze’ lessen.
  • Veel ervaringen van collega’s met dezelfde typen vraagstukken.
  • Zelfreflectie van bestuurders.

Opzet en planning

  • Voorbereiden
  • Openingsdag eind November.
  • Drie intervisie bijeenkomsten van halve dag.
  • Tussenevaluatie eind januari.
  • Afsluitende dag begin maart.

Wat moet je zelf doen?

Inlezen, komen naar Amersfoort, voorbereiden sessies, open zijn en vertrouwelijkheid betrachten.

Kosten?

€2500 ex BTW.

Omgekeerde informatielast

Ik heb even een inleiding nodig om een punt te maken. Het komt nog maandelijks voor dat “een externe informatievrager” onze instelling verzoekt bepaalde informatie te leveren. Omdat we niet “op” onze eigen informatie “zitten” zijn we qua houding altijd bereid om te kijken wat iemand vraagt, waar het voor is en nog beter: de geleverde informatie op te nemen in onze informatievoorziening. Een externe vrager is vaak een “stakeholder” waar je verantwoording aan af te leggen hebt. Zoals de inspectie, accountants, gemeentes, convenant-partners, brancheorganisaties, samenwerkingsverbanden en regionale partners etc. Soms gelden wettelijke verplichtingen, soms gelden afspraken waar we ons zelf aan houden, omdat we als instelling ervoor kiezen om samen te werken.

Toch kleven er een aantal grote nadelen aan:

  • Dezelfde externe vrager kan jaarlijks zijn definities aanpassen of zijn totale informatiebehoefte herzien.
  • Elk antwoord roept nieuwe vragen op. Dat geldt zeker voor geleverde informatie. Standaard wordt de grens opgezocht van de geleverde informatie, om vervolgens weer andere vragen te stellen. Je zou kunnen redeneren dat dat is om analyses te maken. Maar het komt over alsof de geleverde informatie nooit genoeg is.
  • Verschillende partijen vragen op hetzelfde terrein net iets anders, op net andere tijdstippen. Externe partijen bundelen hun overeenkomstige vraag niet. Vanuit het perspectief “WIJ vragen, U draait…”. Voor je het weet kun je als informatie-diskjockey weer met je turntables aan de gang in Excel …
  • Het passeert volledig de koninklijke weg: er wordt vanuit gegaan dat wat gevraagd wordt ook altijd leverbaar is. Maar informatie is altijd afhankelijk van data, die op zijn beurt ook weer product moet zijn van een registratieproces. Dus niet beginnen met “Ik wil gewoon weten…

Het gevolg van dit alles is een niet-coherente informatievoorziening waarin het aandeel ad-hoc antwoorden veel te groot is. Nu zijn we natuurlijk niet de eerste die dit signaleren. Zoals Marcel Laks al eens onder woorden bracht: “Laat het MBO zich ringeloren?”. Één van de tips was toen om als ROC’s samen te werken en als eenheid naar externe partijen toe op te treden. Dat gebeurt op beperkte schaal ook al. Wij werken hier ook aan mee. Maar het zou nog een stapje verder kunnen gaan. Hoe?

Door de informatielast om te keren. Hoe ziet zo’n omgekeerde informatielast eruit? (Heb de term overigens niet zelf verzonnen, komt van een collega 😉 ) Omgekeerde informatielast gaat er vanuit dat de eigen informatievoorziening in principe voldoende is om externe vragen te kunnen beantwoorden. Bij nieuwe vragen wordt hier eerst naar verwezen. Pas als het echt niet voldoende is, kan er verder nagedacht worden. De omkering komt tot stand door op de vraag “Kunt u leveren…?” de wedervraag te stellen “Kunt u zoeken…?”.

Wat is er nodig om met deze gepaste arrogantie aan de slag te gaan?

  • Een InformatiePortfolio: een beheerd overzicht van alle informatie die we als instelling op leveren. Een portfolio bevat niet alleen de informatie zelf, maar ook alle metadata zoals definities, criteria, berekeningen, versies en documentatie.
  • Een volwassen en rijpe informatievoorziening die dit portfolio vult. Dit heeft intern heel wat voeten in aarde.
  • Toegankelijkheid en transparantie: Wil je kunnen verwijzen naar een InformatiePortfolio dan moet deze makkelijk bereikbaar en doorzoekbaar zijn.

Het is nu nog te vroeg voor een technische uitwerking hiervan in een portal. Een InformatiePortfolio kan alleen onder architectuur goed worden uitgewerkt. Maar we hebben een begin!

Een verzoek om functionaliteit is een verzoek om informatie

Dit ligt het meest voor de hand met database gebaseerde applicaties. Maar generieker klopt het ook. Het viel me op aan hoe de vraag gesteld wordt, vòòr articulatie dan.

Een willekeurig persoon vraagt: “Ik wil gewoon in pakket X … kunnen”. Waarbij … de gewenste functionaliteit voorstelt.

Een andere willekeurig persoon vraagt: “Ik wil gewoon weten hoeveel … “. Waarbij … de gewenste informatie voorstelt.

Als iemand zegt, dat hij in Paint een foto zo willen kunnen spiegelen, wat natuurlijk kan, dan is dat een verzoek om functionaliteit. Tegelijk is het een verzoek om informatie: geef me de kleurwaardes op coördinaat x,y en wissel vervolgens de waarde van x en y om. In dit voorbeeld een beetje gechargeerd, maar het geldt nog meer voor informatie opgesloten in administratieve systemen en sociale sites.

Dit is voor mij de reden dat het logisch is om in een organisatie Functioneel Beheer onder Informatiemangement te plaatsen. Naast alle redenen die frameworks als ITIL en BiSL bepleiten.

Overigens is er nog iets tricky aan bovenstaande vragen: Ze beginnen allemaal met “gewoon”. De vraagsteller kan dit zo noemen om allerlei redenen. Hij/zij vindt zijn vraag een logisch verzoek of een makkelijk verzoek.

Na articulatie blijkt vaak dat zijn vraag niet logisch is, als het probleem dat het moet oplossen er niet mee opgelost kan worden. Of je krijgt inzicht (van data naar kennis) in iets, maar je kunt het niet gebruiken voor je eigen probleem. Of het lijkt makkelijk, maar het blijkt eisen te stellen aan het registratieproces van de data.

Doet me denken aan de Office-functionaliteit: “Waarom is Office zo groot? Ik gebruik maar 20% van de functionaliteit.” Klopt! Maar ieder individu gebruikt een verschillende 20%…

Zo is het met informatiebehoefte ook. Een nieuw element binnen de informatievoorziening zal altijd maar voor een beperkte groep zinvol zijn. Een “gewone” vraag voor de een is een “exotische” vraag voor de ander.

Is dit te tackelen? Jazeker, veel BI wordt opgehangen aan Balanced Score Carding. Zodat je elementen uit de bestuurlijke agenda (wat willen we?), koppelt aan succesfactoren (welke succesen dragen bij aan onze doelen?) en prestatie-indicatoren (waaraan zie je dat je succes hebt?). Deze laatsten zouden kunnen worden opgelevert vanuit de systemen.

Vooralsnog kanaliseer je hier informatiebehoefte mee op strategisch/tactisch niveau. Op operationeel niveau zou het ook mogelijk moeten zijn om informatiebehoeften te hangen aan bovenstaande hiërarchie. Echter: strategisch en operationeel niveau zijn nog al eens 2 compleet verschillende werelden…