Office365

Studiegids op je mobiel – #kdo365

Ik ben vandaag te gast bij Microsoft voor de Kennisdeling Office365 zoals saMBO-ICT deze organiseert. Niels Engel van Graafschap College vertelt van hun studiegids ‘op mobiel’.

‘Vroeger’ gaven ze 1x de studiegids op papier, die moest jaren meegaan. Studenten lezen het nauwelijks, onder andere vanwege wollig juridisch taalgebruik. Hun ambitie hiermee:

  • Digitale verspreiding en publicatie.
  • Persoonlijk (alleen informatie die voor hem van toepassing is).
  • Passend bij de belevingswereld van de leerling.
  • Korte, duidelijke goed leesbare, teksten.
  • Benaderbaar op elk apparaat, dus ook mobiel.
  • Beheersbaar (1 bron).
  • Voldoen aan informatieplicht.

Technisch kozen ze er voor om dit met PowerApps te bouwen. Daarmee hoef je maar één keer te ontwikkelen, er zijn geen extra kosten (zit in basisfunctionaliteit Office365) en de toegang is al geregeld. Positief is de snelheid waarmee je een app in-elkaar-klikt, het is snel te leren en te integreren met Flow en Teams. De PowerApp app moet wel op het mobieltje van de student staan! Deze was overigens erg traag in het begin.

Een PowerApp toont dus de inhoud van een SharePoint lijst in een mooiere opmaak geoptimaliseerd voor andere schermen.

De presentatie is hier te vinden.

Digitale Transformatie – Verandering door verbinding #kdo365

Ik ben vandaag te gast bij Microsoft voor de Kennisdeling Office365 zoals saMBO-ICT deze organiseert. Wiesje Schoemaker van het Graafschap College vertelt over de achtergrond van hun Office365 implementatie.

Ze opent met een beschrijving van de VUCA wereld.  VUCA staat voor Vluchtig, Onzeker, Complex en Ambigu en omschrijft de huidige wereld. Fijn voor mensen die van beheersing en controle houden lijkt me zo. De digitale transformatie versnelt die alleen maar. Het motto wordt dan “van Planning naar Preparing”. De vertaling van deze mindset naar Office365 helpt vragen beantwoorden als:

  • Welk onderdeel is het beste? Dat hangt van je zelf af …
  • Waarom ziet Office365 er steeds verschillend uit? Omdat het vernieuwd en raak niet in paniek …
  • Kan iemand mij dit komen uitleggen? Ja, je collega die naast je zit weet het waarschijnlijk al maar deel je kennis vooral met elkaar …

VUCA beschrijft eigenlijk Office365 best treffend … 😉

Een andere stelling van Wiesje is “mensen zijn wel degelijk bereid te veranderen”. Mits:

  • Duidelijkheid wordt gegeven.
  • Zekerheid wordt geboden.
  • Betrokkenheid bij de verandering is georganiseerd.
  • Enthousiasme gestimuleerd wordt.

Praktisch passen ze dit toe door niet alleen training, knoppencursus, te geven maar ook persoonlijke begeleiding en het stimuleren van verbinding. Daarnaast steken ze niet in op de hiërarchie met leiders, maar promoten ze ‘sociale innovatie’ van onderaf. Als instrument komen de kleuren van Caluwé langs voor het samenstellen van projectteams.

Inzicht van LEAP op #kdo365

Ik ben vandaag te gast bij Microsoft voor de Kennisdeling Office365 zoals saMBO-ICT deze organiseert. Roy Dussink bezocht LEAP en vertelt wat hij daar opstak. Vind het wel een afkorting met opsmuk: “Lead Enterprise Architecture Program”.

De visie die meekwam bevatte de gebruikelijke elementen:

Drie trends gaan convergeren: Big Data en IoT, Cloud rekenkracht en Kunstmatige Intelligentie. In een plaatje:

orb-details

De visie, zoals die James Whittaker die op LEAP schetste, is om bij het heroverwegen van je onderwijs rekening te houden met:

  • De ontwikkeling van mixed-reality materiaal.
  • De inzet van bots voor het personaliseren, bewaken en begeleiden van studenten.
  • Gebruik algoritmen voor groepen.
  • Scholen worden laboratoria.

Overigens is roadmapping achterhaald want de ontwikkelingen gaan toch te snel. 😉

De presentatie is hier te vinden.

Veilig samenwerken: Office365 en security #kdo365

Ik ben vandaag te gast bij Microsoft voor de Kennisdeling Office365 zoals saMBO-ICT deze organiseert. De derde sessie ging over beveiliging. Op zich belangrijk omdat aan de ene kant de risico’s toenemen en je aan de andere kant met Office365 veel vrijheid krijgt om gegevens uit te wisselen.

Vanwege de uitdagingen zoals cyberaanvallen, phising mails, wachtwoorden verliezen, delen van bestanden met gevoelige informatie etc. geeft Remco Ploeg ons tips voor het veilig gebruik van Office365. Beveiliging vergt naast technische aspecten vooral aandacht voor bewustwording, gedrag en cultuur. De rol van de IT afdeling verandert ook wel: meer monitoring en sneller doorvoeren van patches bijvoorbeeld.

Op een rij de mogelijkheden:

  • Regel backup, ook als deze niet standaard in Office365 zit.
    Eigen opmerking: Microsoft maakt wel backup’s voor zichzelf maar dat is doorgaans niet om van één gebruiker zijn bestanden terug te zetten. In de standaard overeenkomst tussen een school en Microsoft is hier geen dienstverlening voor. Moet je apart regelen als je het nodig acht.
  • Beheer van mobiele devices, zodat je kunt bepalen wat er op mag gebeuren.
  • Beperk de mogelijkheden van delen met externen.
    Eigen opmerking: zelf hebben we extern delen alleen aanstaan voor specifieke sitecollecties zoals projectsites. Voor de rest stond het dicht. Echter met de introductie van Groups kwam er een manier om te delen met externen die niet eens uitgezet kan worden. In mijn ogen maakt dat de moeite van dichtzetten op centraal niveau een beetje een loze actie. Of je moet heel Office365 Groups dichtzetten en jezelf buitensluiten van allerlei nieuwe features.
  • Er is een “Alert Dashboard” voor admins die aangeeft als er ongebruikelijke activiteit is.
  • Data Loss Prevention: Als documenten of mail bepaalde informatie bevat zoals IBAN nr of BSN dan voorkomt het systeem het delen ervan.
  • Kleine tip: In Outlook kun je de “Do Not Forward” optie aanzetten voor mail die niet verder verspreid mag worden.

De presentatie is hier terug te vinden.

Expert Educator op #kdo365

Ik ben vandaag te gast bij Microsoft voor de Kennisdeling Office365 zoals saMBO-ICT deze organiseert. Peter Heldens en Noëmi Claes vertellen wat een Expert Educator is, doet en kan.

Hij opent met een filmpje dat hem inspireerde:

Zijn punt er mee is dat leerlingen experimenteren met programmeren en de aansturing van apparaten zonder dat ze ook maar een boek er over hebben gelezen. Snel verder met “Microsoft Innovative Educator Experts”:

Het Microsoft Innovatieve Educator programma verbindt docenten die hun Microsoft producten innovatief willen inzetten om het onderwijs aantrekkelijker te maken. De community is hier te vinden. Ze wisselen bijvoorbeeld ervaringen uit over het gebruik van OneNote, Sway, Skype, Minecraft en andere onderdelen en hoe je deze specifiek inzet voor je onderwijs.

Deelname en de mate van tijdsinvestering is vrijblijvend. Zoals bij elke community is ‘halen’ en ‘brengen’ balans cruciaal lijkt me. Als je actief deelneemt of cursussen doet kun je punten scoren en badges verdienen. Het materiaal is gratis en Microsoft volgt de community actief, dus bij vragen zijn er korte lijntjes.

Kick Off van #kdo365

Ik ben vandaag te gast bij Microsoft voor de Kennisdeling Office365 zoals saMBO-ICT deze organiseert. Hans Bos is Microsoft ambassadeur voor Nederland en opent met een verhaal over de technologische ontwikkelingen en maatschappelijke gevolgen.

Zijn definitie van technologie is “Alles dat is uitgevonden nadat je bent geboren.”, aangezien de rest je als vanzelfsprekend aanneemt. Als voorbeeld noemt hij assistenten zoals Siri en Cortana. Zelf denkt hij “hoe werkt dat, hoe weet het dit van me, hoe kan dat etc.” … zijn dochters nemen gewoon aan dat het werkt en eindigen het gesprek met de virtuele assistent met “Dank je wel …”

Vervolgens vraagt Hans zich net als Charlie Chaplin af of technologie wel de mensheid ten goede komt. Racen we met of tegen de machine? Hij verwijst naar onderzoek hierover [pdf] met de conclusie:

  • Technologie vernietigt inderdaad beroepen, terwijl het netto effect op werk positief is.
  • De verdwijning van beroepen wordt gecompenseerd door de toegenomen vraag naar producten en diensten.
  • De beroepen die verdwijnen zitten juist op het middenkader niveau, wat niet intuïtief lijkt. Lager niveau beroepen lijken nu eenmaal makkelijker te automatiseren.

Hans sluit af met het motto van Microsoft “Empower every person to achieve more …” en verbindt deze handig met het doel van economische groei: de kwaliteit van het leven verhogen en ecologische duurzaamheid. 😉

Een iconen bibliotheek voor SharePoint aanleggen met FontAwesome

tegelsoffice365voorbeeld

Binnen onze organisatie gebruiken we Office365 voor samenwerking in de brede betekenis. Één van de navigatiehulpmiddelen is het aanbieden van zogenaamde ‘Tegels’. Dit zijn veredelde linkjes naar bijvoorbeeld subsites, bibliotheken, lijsten, views of externe sites etc. Deze lijst met linkjes ontstaat niet heel intelligent automatisch, zoals de nieuwe portalpagina met aanbevolen sites enzo., je moet ze handmatig aanleggen.

De app hiervoor heet “Aanbevolen Koppelingen”. Deze is aantrekkelijk omdat je tegeltjes krijgt waarop je afbeeldingen kunt plaatsen. Als je muis er overheen beweegt, schuift er toelichtende tekst in beeld. Nu leidt dat al snel, zoals wel vaker in Office365, tot een diversiteit in stijlen. De tegelwerking is standaard, maar de afbeeldingen worden door iedereen overal vandaan geplukt.

Nu gaan we dat niet technisch proberen dicht te timmeren, wat overigens steeds minder vaak kan in Office365. Wel willen iets aanbieden: iedereen die een beetje consistente afbeeldingen zoekt voor linkjes, kan terecht in een centrale iconen bibliotheek.

Dat werkt als volgt op hoofdlijnen, even geen handleiding-detail-niveau nu 😉

  • Kies een logische openbare site voor je iconen, bijvoorbeeld de root-sitecollectie. Bij ons is deze gedeeld met “Medewerkers”, aangezien we deze als securitygroep hebben. Je kunt ook delen met “Iedereen” natuurlijk.
  • Maak binnen die site een afbeeldingenbibliotheek aan.
  • Zoek op internet naar rechtenvrije iconen. We gebruiken zelf FontAwesome, aangezien deze van zichzelf al een bekende consistente vormentaal kent.
  • Downloaden van FontAwesome geeft je een lettertype bestand. Deze zou je kunnen gebruiken in bijvoorbeeld PowerPoint of in andere tekensoftware om afbeeldingen te maken. Dat is redelijk omslachtig: invoegen tekstvak, invoegen symbool, uitlijnen en opslaan etc. Sneller kan het met de fa2png website. Zoek de naam van het icoon, type deze in en druk op “Generate”. PNG bestanden kennen transparante achtergronden. Dit is later belangrijk omdat de stijl van je teamsite er dan ‘doorheen’ schijnt.
  • Upload deze *.png naar je iconen-bibliotheek. Nu zijn witte iconen op een transparante achtergrond niet zo lekker zichtbaar in de Verkenner, maar in een afbeeldingenbibliotheek wel.
  • De URL van een icoon kan gebruikt worden bij een tegel als bron voor de afbeelding. Om deze te krijgen beweeg dan met je muis over een icoon en wacht tot het pop-up venster komt. Selecteer en kopieer deze.
  • Bij de instellingen van de tegel plak je deze URL als bron van “Locatie van achtergrondafbeelding”.

 

 

Office 365: Samenwerken met 17000 personen op één platform #samboict

In de vierde workshopronde van de 34ste saMBO-ICT conferentie nemen Monica van Heerde, Henri Burger en Kelvin Wolf (Noorderpoort) ons mee in hun Office365 implementatie. Ook zij hadden legio systemen voor communicatie en intranet. De veranderingen met Office365 werden niet gezien als IT project, maar hingen onder Marketing en Communicatie. De focus lag op gebruikersadoptie. Ik was nieuwsgierig wat dat concreet betekende. Daarnaast zijn we zelf twee jaar bezig dus ….

Ze gaven het vorm door te werken met ‘personas’. Daarin verplaats je je in de wereld van de eindgebruiker en bekijk je wat deze allemaal nodig heeft. Ze vertrokken dus niet vanuit een geschreven beheersdocument!

Het doel was: een digitaal vertrekpunt van waaruit de student zijn opleiding volgt en de medewerker zijn werk doet. Vanuit teams kwam de roep: Geef ons kaders en structuur met ruimte voor autonomie en vrijheid. Herkenbaar maar de balans is spannend lijkt me.

Hun inrichting is als volgt:

  • Een portal met organisatiebreed nieuws, een Yammer feed en wat tegels naar apps.
  • Recente documenten waar je zelf aan werkt en die van collega’s worden getoond. Als je er recht op hebt natuurlijk.
  • Voor studenten komt het rooster in beeld.
  • Widgets voor veel gebruikte externe sites zoals buienradar en ov9292 etc. Deze zijn naar keus aan/uit te zetten.
  • Een widget met de groepen waar een individu aan deelneemt.
  • Er zijn allerlei formulieren om self-service zaken te starten.
  • Ze geven veel vrijheid op de nieuwe Office365 Groups en zetten daar erg op in, in plaats van teamsites.
  • De motor om veel data te tonen, hebben ze overigens separaat op Azure draaien. Opvallend dat ze er met de standaard functionaliteit van SharePoint niet kwamen.

Ik merk overigens keer op keer dat het vertrek vanuit intranet naar Office365 andere resultaten oplevert dan een verandering die vertrekt vanuit netwerkschijven migreren naar de cloud.

Office365 Lessons Learned: Alles op een rij

Mocht je de afgelopen berichten over Office365 op een rij willen hebben, dan hier op een rij:

Office365 Lessons Learned: Er is geen IK in TEAM

iInTeam

Op de laatste saMBO-ICT Conferentie gaf ik een presentatie met de titel “Office365 – Lessons Learned”. De hele presentatie is hier terug te vinden. Ondertussen komt er nog wel een ander besef dingetje bij. Open deur wellicht, maar je merkt het keer op keer: op SharePoint staat het team centraal en niet het individu.

  • Toelichting: Op één plek je informatie vinden die voor jou van toepassing is, waarbij het individu wél centraal staat is een veelgehoorde belofte. Dat geldt dan wellicht voor je OneDrive, aangezien je deze zelf vult, of voor een intranet-site die gepersonaliseerd is, maar voor bibliotheken in teamsites geldt het niet. De structuur van een site-collectie, subsites en bibliotheken is een team-aangelegenheid.
  • Keus: We zetten de samenwerking op een onderwerp centraal, niet het organogram. Alhoewel een eenheid in het organogram (een school, een team, een dienst) het eerste logische samenwerkingsverband is, ordenen we veel sites op onderwerp. Het is aan teams zelf om een voorkeur uit te spreken voor ordening daar binnen.
  • Hoe: Onderwerpen die voor een groot aantal mensen gelden worden ondergebracht op het hoogste niveau van sitecollecties. Bijvoorbeeld van een hele school of dienst. Groepen die samenwerken op één onderwerp, bijvoorbeeld BPV, Exameninering, Begeleiding krijgen eigen subsites.
  • Reactie:Wat is handiger, ordenen op schooljaar en dan op onderwerp of andersom?” “Mensen slaan bestanden voor BPV op zowel bij de site voor BPV, als bij de map van hun klas, op leerjaar.
  • Gevolg: Wildgroei aan mappen met dezelfde naam en inconsequent gebruik van de opslag.
  • Hoe nu verder: Eigenlijk zouden we meer moeten doen met metadata, site-kolommen, content-types etc. Om vervolgens af te stappen van het gebruik van meerdere bibliotheken en mappen. Tegelijkertijd komen er dan bestanden bij elkaar te staan waarop je verschillende autorisaties voor verschillende groepen wilt uitdelen. Deze zijn juist weer makkelijk in te richten als je separate bibliotheken gebruikt …
    Het alternatief is terugvallen op duidelijke afspraken. Waarbij er evenwicht gezocht wordt tussen het belang van het individu en die van het team. Bijvoorbeeld: ben je op een school BPV-Coördinator dan wil jij voor jou eigenlijk alles dat met BPV te maken heeft op één plek. Ben je mentor van een klas dan wil je voor jouw klas alles bij elkaar, ook dat wat over de BPV gaat. Hier is voor alle types/soorten informatie geen eenduidige keus in te maken. Belangrijker is dat er binnen het team IETS gekozen wordt en dan iedereen zich daar aan houdt en een collega aanspreekt als hij eigen structuurtjes gaat verzinnen.