We zijn nu zo’n half jaar over naar Office365 en met ‘over’ bedoel ik: we hebben onze gedeelde netwerkschijven bijna één op één over gezet. Niet de elegantste manier en menig consultant lijkt dit te flauw. Tegelijkertijd verhoogt het wel de herkenbaarheid. Want onze storage is nu de ‘tenant’, elke hoofdmap is een sitecollectie en elke submap is een bibliotheek. Elk mapje daarin zijn gewoon weer mapjes. Eenmaal een half jaar later komen nu min of meer organisch leukere use-cases vanuit de eindgebruiker, over meta-data, lijsten en workflows.
Één ding was wel duidelijk: in een sitecollectie hebben we ‘eigenaren’ die beheren, ‘leden’ die bewerken en ‘bezoekers’ die kunnen lezen. Althans zo is het een beetje standaard. Een site kan vervolgens behalve bibliotheken ook notitieblokken en agenda’s etc. hebben. Als de groepen te grof zijn, maak je gewoon een subsite met een deel van de leden van de sitecollectie. Zodat die daar hun werk kunnen doen en anderen leesrechten kunnen geven of misschien zelfs dat niet eens.
Ik had daarom een beetje gemengde gevoelens bij Office365 Groups. Waarom weer een mogelijkheid erbij en naast? Weer een keus extra, waarbij voor de afweging je moet weten wat wel en niet handig is binnen de context van een eindgebruiker. Zucht … tempo van innovatie is leuk bij Microsoft, maar ik had liever een goede OneDrive sync client die niet je hele cloud ook lokaal opslaat om maar een voorbeeld te noemen. Enfin, voor mij gaat irritatie boven innovatie denk ik.
In de roadmap van Office365 en het messagecenter (voor admins) komt groups echter wel steeds terug. Dus na een tijdje krijg je het gevoel dat Office Groups een blijvertje is. Helemaal als je de visie er achter een beetje volgt.
Hier is daarom een overzichtje wat ik er van snap:
- Als je groepen maar ver genoeg opdeelt (in het dagelijks leven) dan kom je altijd tot een clubje dat onderling gelijkwaardig is. Althans wat rechten betreft. In Office365 Groups is er daarom geen verdere machtiging dan ‘iedereen kan lezen/schrijven’. Net als in een WhatsApp groep.
- Technisch zijn het ‘gewoon’ sitecollecties, alleen surf je er niet naar toe via je eigen sites. De interface ervoor lijkt te ontbreken. Is ook logisch anders had je wel een gewone site kunnen maken.
- Groups ‘leeft’ vooral in Outlook, liefst uit Office2016.
- De maker van de groep heeft niet het gevoel een dikke site-beheerder te moeten zijn, met machtigingen etc. Hij nodigt mensen uit of ze melden zich aan. Dat is natuurlijk op de achtergrond autoriseren. Zelf kan iedereen zich weer afmelden. Geen beheerder die je rechten hoeft te ontnemen dus.
- Elke groep krijgt een mailadres. Dat is voor ons een beetje lastig omdat we mailadressen beheert uitgeven. De standaard instelling is: iedereen kan er eentje maken, ook studenten. Met het verzinnen van de groepsnaam claim je gelijk een mailadres. Daarom hebben we het direct uit gezet in deze fase. Middenweg zou zijn is dat we medewerkers zelf dit laten aanmaken. Eens kijken wie er binnen een instelling met 20 scholen het eerst ‘vakgroepnederlands’ claimt. 😉
- Groups is er dus voor relatief kleine teams waarvan de leden allemaal dezelfde rechten nodig hebben. Het lijkt er op dat ze organische samenwerking erg faciliteren, in een soort mini-teamsites.
- Mail voelt aan als chat of forum.
- Een groep heeft nu een agenda en bestanden.
- De bestanden komen terug onder een apart kopje in je OneDrive (in de browser). Dat is alleen om er naartoe te navigeren. De bestanden zelf bevinden zicht technisch gesproken in de sitecollectie (siteassets bibliotheek) van de groep. Gelukkig maar, even geen opslag in je persoonlijke bibliotheek.
- Het kwartje viel bij mij pas echt bij het volgende idee: groepen nu krijgen als eerste opslag, mail en kalender. Later krijgen ze ook Skype, Yammer en Planner etc. En dat vindt ik super, anders repliceren we overal groepen: een groep in een teamsite, een Skype-groep, een Yammer-groep etc. Waarbij je per stuk weer ledenbeheer zou moeten doen. Straks zijn dit gewoon één en dezelfde groep die bij alle diensten terug komt.
- Behalve in Outlook 2016 en Web is er een aparte app die Outlook Groups heet.
Wil je meer weten en heb je tijd? Jasper Oosterveld spreekt er uitgebreid over, in NL.