Op de laatste saMBO-ICT Conferentie gaf ik een presentatie met de titel “Office365 – Lessons Learned”. De hele presentatie is hier terug te vinden. Ik wil de afzonderlijke punten echter wel verder toelichten, aan de hand van de keus die we maakten, de reacties en gevolgen en hoe het verder moet. De eerste deed me denken aan Sneakernet.
- Keus: We migreren ieders home-directory (H:) naar OneDrive voor Bedrijven. Op zich is dit voor de hand liggend, aangezien het in lijn is met de bedoelingen van Microsoft. Samenwerken aan bestanden zien we liever in teamsites en we bestemmen OneDrive voor persoonlijke bestanden, dit kunnen ook ‘eigen leesexemplaren’ zijn.
- Hoe: We communiceerden ruim op tijd (een half jaar van te voren), we gaven mensen zo de kans op te schonen, we boden tooling voor de overdracht (een script dat bestanden fysiek verplaatst), deze kon tot de deadline aangezet worden wanneer het individu wilde en erna ging deze automatisch verhuizen.
- Reactie: “Ik heb geen tijd om op te schonen, ik moet snel alles op USB stick zetten voor de deadline, want daarna kan ik er niet meer bij…” Medewerkers die van hun werkmappen een zooitje maakten namen deze gewoon mee de cloud in. Als je dit wilde voorkomen moest je opschonen. Waar het misverstand vandaan kwam dat je er ‘niet meer bij zou kunnen’ … ik weet het nog niet.
- Gevolg: Veel USB sticks blijven in gebruik. en je loopt het risico dat gevoelige informatie rondslingert.
- Hoe verder: Onze kantoorbalie stopte met de uitgifte van USB sticks, maar gezien de prijzen ervan heeft bijna iedereen ze al. Het enige dat overblijft is voorlichten op de voordelen van OneDrive (veiliger en toegankelijker op smartphone/tablet).