OneDrive

Office365 Lessons Learned: synchroniseren of niet?

Op de laatste saMBO-ICT Conferentie gaf ik een presentatie met de titel “Office365 – Lessons Learned”. De hele presentatie is hier terug te vinden. Ik wil de afzonderlijke punten echter wel verder toelichten, aan de hand van de keus die we maakten, de reacties en gevolgen en hoe het verder moet.

  • Toelichting: De term OneDrive wordt op verschillende plekken binnen Office365 voor verschillende toepassingen gebruikt. Het meest voor de hand liggend is de online opslagplek voor persoonlijke bestanden. Daarnaast is het ook een applicatie voor Windows (de synchronisatie-client) en het zijn apps voor Android/iOS. De cliënt voor Windows kan lokaal je eigen OneDrive of een gekozen teamsite-bibliotheek synchroniseren. Bestanden in de cloud staan dan ook op je laptop of bureaucomputer. Toegankelijk in de Verkenner, misschien ouderwets maar wel makkelijk. Als je ze opent, wordt op de achtergrond de versie in de cloud bijgewerkt en andersom.
  • Keus:
    Op beheerde desktops bieden we geen lokale synchronisatie aan. Medewerkers of studenten die steeds inloggen op andere PC’s in lokalen, zouden anders hun bestanden uit de cloud steeds opnieuw lokaal gesynchroniseerd krijgen. Dit onderdeel van je Windows profiel laten zijn is niet te doen gezien de omvang.
  • Hoe: Je wordt geacht je bestanden te openen vanuit de browser. Maar wat nu als je ook nog andere systemen hebt en je wilt bestanden daaruit opslaan in de cloud? Of andersom? Daarvoor dient de knop “Open in Explorer” in het lint van een bibliotheek. Vervolgens kun je dit pad favorizeren in de Verkenner. Voor de techneuten, dit is een WebDav koppeling.
  • Reactie: “Ik krijg de hele tijd foutmeldingen.” Deze verbinding is niet stabiel, vooral niet bij meerdere keren in/uitloggen of rebooten PC.
  • Gevolg: Frustratie en onnodig downloaden/uploaden als men een bestandje wil bewerken.
  • Hoe verder: Er is Third-Party tooling op de markt, maar deze functionaliteit voelt zo basaal … Een andere mogelijkheid is iedereen op laptops laten werken. Aangezien op een persoonlijke laptop de sync te installeren is. Doe je niets aan synchronisatie dan loop je tegen performance problemen op bij grote (media)bestanden. Over een WebDav verbinding kun je echt geen video editen of een Excel bestand van 50 MB met draaitabellen bewerken.
    Ondertussen wachten we ‘geduldig’ af, Microsoft belooft al meer dan een jaar dat de nieuwe sync-client problemen gaat oplossen.

Office365 Lessons Learned: Cloud of Sneakernet?

Op de laatste saMBO-ICT Conferentie gaf ik een presentatie met de titel “Office365 – Lessons Learned”. De hele presentatie is hier terug te vinden. Ik wil de afzonderlijke punten echter wel verder toelichten, aan de hand van de keus die we maakten, de reacties en gevolgen en hoe het verder moet. De eerste deed me denken aan Sneakernet.

  • Keus: We migreren ieders home-directory (H:) naar OneDrive voor Bedrijven. Op zich is dit voor de hand liggend, aangezien het in lijn is met de bedoelingen van Microsoft. Samenwerken aan bestanden zien we liever in teamsites en we bestemmen OneDrive voor persoonlijke bestanden, dit kunnen ook ‘eigen leesexemplaren’ zijn.
  • Hoe: We communiceerden ruim op tijd (een half jaar van te voren), we gaven mensen zo de kans op te schonen, we boden tooling voor de overdracht (een script dat bestanden fysiek verplaatst), deze kon tot de deadline aangezet worden wanneer het individu wilde en erna ging deze automatisch verhuizen.
  • Reactie: Ik heb geen tijd om op te schonen, ik moet snel alles op USB stick zetten voor de deadline, want daarna kan ik er niet meer bij…” Medewerkers die van hun werkmappen een zooitje maakten namen deze gewoon mee de cloud in. Als je dit wilde voorkomen moest je opschonen. Waar het misverstand vandaan kwam dat je er ‘niet meer bij zou kunnen’ … ik weet het nog niet.
  • Gevolg: Veel USB sticks blijven in gebruik. en je loopt het risico dat gevoelige informatie rondslingert.
  • Hoe verder: Onze kantoorbalie stopte met de uitgifte van USB sticks, maar gezien de prijzen ervan heeft bijna iedereen ze al. Het enige dat overblijft is voorlichten op de voordelen van OneDrive (veiliger en toegankelijker op smartphone/tablet).

 

SharePoint Sitecollecties Ontwerpen: Structuurplaat voor je eigen profiel

Over het belang van ontwerp en structuur in je tenant heb ik eerder geschreven. Nu een concreet voorbeeld uit de serie voor je eigen profielsite. Het deel “Over mij” in SharePoint is technisch ‘gewoon’ een sitecollectie, waar je net als bij andere sitecollecties inhoud aan kan toevoegen. Dus apps, bibliotheken, lijsten en subsites etc.

Visueel (klik voor hoge resolutie):

SharePoint SiteCollectieOntwerp Profielsite

Wat het toont is:

  • Het platform SharePoint zelf.
  • Je eigen profielsite met de standaardbibliotheek (OneDrive). In dit ontwerp is er een extra bibliotheek toegevoegd met de naam ‘Archief’. De inhoud ervan komt niet terug in de OneDrive app. Online is alles wel te benaderen. Er zijn door jezelf nog meer bibliotheken aan te leggen op elk niveau.
  • Een subsite met als template ‘blog’.
  • Zelf ben je standaard de ‘eigenaar’ en kun je beheren. In dit ontwerp hebben collega’s leesrechten op je blogsite. Deze is rechtstreeks te benaderen zonder dat ze op het hoogste niveau je OneDrive zien.

Waarom zou je overigens meerdere bibliotheken aanleggen als je OneDrive 1 TB is?

De opslagcapaciteit voor OneDrive van 1 TB die Microsoft noemt is eigenlijk het quotum van je hele collectie. Als je niets lokaal synchroniseert, dus geen ‘OneDrive voor Bedrijven’ hebt op je laptop of bureaucomputer dan kun je alles in je OneDrive bibliotheek houden.

Als je dat wel wilt, integratie in de Verkenner is nu eenmaal makkelijk, dan loop je tegen een aantal grenzen op:

  • De synchronisatie werkt tot ongeveer 5000 bestanden. Ik merkte al foutmeldingen bij 4618. 😉
  • Je krijgt een lokale kopie van je cloudbestanden. Je harde schijf loopt dan vol tenzij die minimaal net zo groot is als je gebruikte opslag in de cloud. Dat voelt een beetje dubbel: sla je op in de cloud, heb je alles nog lokaal nodig. Maar voor grote bestanden ontkom je er niet aan. Probeer maar eens een excel-bestand van 100 MB te bewerken en op te slaan zonder synchronisatie. De prestaties lopen dan hard achteruit. Laat staan als je bijvoorbeeld video-editing wilt doen.

Mocht je deze stijl handig vinden èn willen aanpassen voor andere situaties dan is hier het originele bestand.