sharepoint

Een iconen bibliotheek voor SharePoint aanleggen met FontAwesome

tegelsoffice365voorbeeld

Binnen onze organisatie gebruiken we Office365 voor samenwerking in de brede betekenis. Één van de navigatiehulpmiddelen is het aanbieden van zogenaamde ‘Tegels’. Dit zijn veredelde linkjes naar bijvoorbeeld subsites, bibliotheken, lijsten, views of externe sites etc. Deze lijst met linkjes ontstaat niet heel intelligent automatisch, zoals de nieuwe portalpagina met aanbevolen sites enzo., je moet ze handmatig aanleggen.

De app hiervoor heet “Aanbevolen Koppelingen”. Deze is aantrekkelijk omdat je tegeltjes krijgt waarop je afbeeldingen kunt plaatsen. Als je muis er overheen beweegt, schuift er toelichtende tekst in beeld. Nu leidt dat al snel, zoals wel vaker in Office365, tot een diversiteit in stijlen. De tegelwerking is standaard, maar de afbeeldingen worden door iedereen overal vandaan geplukt.

Nu gaan we dat niet technisch proberen dicht te timmeren, wat overigens steeds minder vaak kan in Office365. Wel willen iets aanbieden: iedereen die een beetje consistente afbeeldingen zoekt voor linkjes, kan terecht in een centrale iconen bibliotheek.

Dat werkt als volgt op hoofdlijnen, even geen handleiding-detail-niveau nu 😉

  • Kies een logische openbare site voor je iconen, bijvoorbeeld de root-sitecollectie. Bij ons is deze gedeeld met “Medewerkers”, aangezien we deze als securitygroep hebben. Je kunt ook delen met “Iedereen” natuurlijk.
  • Maak binnen die site een afbeeldingenbibliotheek aan.
  • Zoek op internet naar rechtenvrije iconen. We gebruiken zelf FontAwesome, aangezien deze van zichzelf al een bekende consistente vormentaal kent.
  • Downloaden van FontAwesome geeft je een lettertype bestand. Deze zou je kunnen gebruiken in bijvoorbeeld PowerPoint of in andere tekensoftware om afbeeldingen te maken. Dat is redelijk omslachtig: invoegen tekstvak, invoegen symbool, uitlijnen en opslaan etc. Sneller kan het met de fa2png website. Zoek de naam van het icoon, type deze in en druk op “Generate”. PNG bestanden kennen transparante achtergronden. Dit is later belangrijk omdat de stijl van je teamsite er dan ‘doorheen’ schijnt.
  • Upload deze *.png naar je iconen-bibliotheek. Nu zijn witte iconen op een transparante achtergrond niet zo lekker zichtbaar in de Verkenner, maar in een afbeeldingenbibliotheek wel.
  • De URL van een icoon kan gebruikt worden bij een tegel als bron voor de afbeelding. Om deze te krijgen beweeg dan met je muis over een icoon en wacht tot het pop-up venster komt. Selecteer en kopieer deze.
  • Bij de instellingen van de tegel plak je deze URL als bron van “Locatie van achtergrondafbeelding”.

 

 

Office365 Lessons Learned: 15 jaar historie meenemen?

Op de laatste saMBO-ICT Conferentie gaf ik een presentatie met de titel “Office365 – Lessons Learned”. De hele presentatie is hier terug te vinden. Ik wil de afzonderlijke punten echter wel verder toelichten, aan de hand van de keus die we maakten, de reacties en gevolgen en hoe het verder moet.

  • Keus: We migreren elke netwerk-directory (G:) naar een sitecollectie met bibliotheken. Wellicht was daar de achterliggende reden dat we onze complete storage en netwerkschijven naar de cloud wilden brengen. De gedachte was dat een netwerk-share gelijk is aan een teamsite. De mappen op het eerste niveau er onder, zijn dan bibliotheken binnen de site en nog dieper zijn het mappen met bestanden binnen de bibliotheken. Er zijn nog wat andere scenario’s mogelijk, zie tekening hieronder (aanklikken voor vergroting).
    Consultants vragen dan direct waarom we niet met metadata aan de slag gaan, want mappen is zo 2005. Dat had 2 redenen: metadata is vooral van toegevoegde waarde bij formele processen. +1.000.000 bestanden die organisch ontstaan zijn met terugwerkende kracht metadateren is niet te doen. Daarnaast wilden we de herkenbaarheid verhogen. Mensen die gewend waren op het netwerk een mappenstructuur tegen te komen, vonden deze op dezelfde manier terug in de teamsite.
  • Hoe: We communiceerden ruim op tijd (meer dan een half jaar), gaven mensen de kans op te schonen, we boden tooling voor de analyse aan teams. Dit leverde rapportages op over dubbele bestanden, bestanden ouder dan 5 jaar en ‘onmogelijke’ bestanden.
  • Reactie: Het team heeft geen tijd om op te schonen en we weten niet wat weg mag/kan. We gaan later wel opschonen in SharePoint.” Vaak durfden onderwijsteams geen knoop door te hakken.
  • Gevolg: Alle bestanden gingen vrijwel ongefilterd SharePoint in, die alles indexeert. Mensen raken in de zoekfunctie de weg kwijt. Overigens raakten mensen op de netwerkschijven ook de weg kwijt, dus daar veranderde niet zoveel aan.
  • Hoe verder: Sommige teams kozen voor een ‘schone-lei-teamsite’, anderen sloten bibliotheken uit van de zoekmachine en verklaarden deze tot ‘archief’. Pas na een half jaar gewenning kwamen er steeds meer vragen om in subsites voor kleinere groepen nette structuren te verzinnen. Hier bleven we advies op geven als men ons wist te vinden.

SharePoint Teamsite versus Netwerkmap

SharePoint Sitecollecties Ontwerpen: Structuurplaat voor Kwaliteitszorg

Over het belang van ontwerp en structuur in je tenant heb ik eerder geschreven. Nu een concreet voorbeeld uit de serie voor een omgeving waar de collega’s van kwaliteitszorg samenwerken met onderwijsteams. Het blijft natuurlijk een voorbeeld ter inspiratie. De nadruk ligt nog op bestanden.

Visueel (klik voor hogere resolutie):

SC Structuurplaat Kwaliteitszorg

Wat het toont is:

  • Het platform SharePoint zelf.
  • De Sitecollectie voor alles dat met kwaliteitszorg te maken heeft. Deze bevat 3 bibliotheken, een algemene, een overlegbibliotheek voor de kwaliteitszorg medewerkers en het archief. In het archief komen bestanden uit de subsites nadat deze opgeruimd worden.
  • Voor elke school een subsite met ‘jaarbibliotheken’. Aangezien de processen van kwaliteitszorg cyclisch zijn. Daarnaast lopen er altijd onderzoeken binnen scholen. Deze verschillen inhoudelijk van focus en omvang. De betrokkenen uit de scholen kunnen steeds wisselen. Per onderzoek wordt er daarom een groepje geautoriseerd voor een ‘onderzoeksbibliotheek’. Om de resultaten van een onderzoek bredere bekendheid te geven is er een ‘publicatiebibliotheek’. Deze is te lezen door alle medewerkers van een school.
  • Als de rechten geërfd zijn, dan kunnen ‘eigenaren’ beheren (iemand binnen kwaliteitszorg die dit coördineert), ‘leden’ bewerken (het team kwaliteitszorg) en ‘bezoekers’ lezen (docenten uit een school).
  • Als de rechten niet geërfd zijn, dan is er meestal een aparte of beperkte groep die beheer/bewerking doet.

Welke samenwerking je op welk niveau doet, hangt af van je situatie. Of je de samenwerking ‘wegstopt’ in een mapje, bibliotheek of eigen subsite is een kwestie van aanvoelen.

Ziet het er ingewikkeld uit? Ik vind natuurlijk van niet. Elke plaat die je tekent van samenwerkingsverbanden binnen grotere organisaties kent veel elementen. Het aantal subsites en bibliotheken wordt best groot. Tegelijkertijd is het voor een individu toch overzichtelijk: hij ziet namelijk alleen datgene waar hij/zij rechten op heeft.

Mocht je deze stijl handig vinden èn willen aanpassen voor andere situaties dan is hier het originele bestand.

SharePoint Sitecollecties Ontwerpen: Structuurplaat voor een publicatiesite

Over het belang van ontwerp en structuur in je tenant heb ik eerder geschreven. Nu een concreet voorbeeld uit de serie voor een omgeving waar een team iets publiceert voor anderen, een soort intranet dus.

Visueel (klik voor hoge resolutie):

SharePoint SiteCollectieOntwerp Publicatiesite

Wat het toont is:

  • Het platform SharePoint zelf.
  • De Sitecollectie voor deze publicatiesite. Deze bevat behalve een bibliotheek ook andere apps.
  • Als de rechten geërfd zijn, dan kunnen ‘eigenaren’ beheren, ‘leden’ bewerken en ‘bezoekers’ lezen. Wij hebben zelf een (security)groep gemaakt die alle medewerkers bevat. Deze is makkelijk toe te voegen aan de (SharePoint)groep “Bezoekers”.

Mocht je deze stijl handig vinden èn willen aanpassen voor andere situaties dan is hier het originele bestand.

SharePoint Sitecollecties Ontwerpen: Structuurplaat voor je eigen profiel

Over het belang van ontwerp en structuur in je tenant heb ik eerder geschreven. Nu een concreet voorbeeld uit de serie voor je eigen profielsite. Het deel “Over mij” in SharePoint is technisch ‘gewoon’ een sitecollectie, waar je net als bij andere sitecollecties inhoud aan kan toevoegen. Dus apps, bibliotheken, lijsten en subsites etc.

Visueel (klik voor hoge resolutie):

SharePoint SiteCollectieOntwerp Profielsite

Wat het toont is:

  • Het platform SharePoint zelf.
  • Je eigen profielsite met de standaardbibliotheek (OneDrive). In dit ontwerp is er een extra bibliotheek toegevoegd met de naam ‘Archief’. De inhoud ervan komt niet terug in de OneDrive app. Online is alles wel te benaderen. Er zijn door jezelf nog meer bibliotheken aan te leggen op elk niveau.
  • Een subsite met als template ‘blog’.
  • Zelf ben je standaard de ‘eigenaar’ en kun je beheren. In dit ontwerp hebben collega’s leesrechten op je blogsite. Deze is rechtstreeks te benaderen zonder dat ze op het hoogste niveau je OneDrive zien.

Waarom zou je overigens meerdere bibliotheken aanleggen als je OneDrive 1 TB is?

De opslagcapaciteit voor OneDrive van 1 TB die Microsoft noemt is eigenlijk het quotum van je hele collectie. Als je niets lokaal synchroniseert, dus geen ‘OneDrive voor Bedrijven’ hebt op je laptop of bureaucomputer dan kun je alles in je OneDrive bibliotheek houden.

Als je dat wel wilt, integratie in de Verkenner is nu eenmaal makkelijk, dan loop je tegen een aantal grenzen op:

  • De synchronisatie werkt tot ongeveer 5000 bestanden. Ik merkte al foutmeldingen bij 4618. 😉
  • Je krijgt een lokale kopie van je cloudbestanden. Je harde schijf loopt dan vol tenzij die minimaal net zo groot is als je gebruikte opslag in de cloud. Dat voelt een beetje dubbel: sla je op in de cloud, heb je alles nog lokaal nodig. Maar voor grote bestanden ontkom je er niet aan. Probeer maar eens een excel-bestand van 100 MB te bewerken en op te slaan zonder synchronisatie. De prestaties lopen dan hard achteruit. Laat staan als je bijvoorbeeld video-editing wilt doen.

Mocht je deze stijl handig vinden èn willen aanpassen voor andere situaties dan is hier het originele bestand.

SharePoint Sitecollecties Ontwerpen: Structuurplaat voor een projectenorganisatie

Over het belang van ontwerp en structuur in je tenant heb ik eerder geschreven. Nu een concreet voorbeeld uit de serie voor een omgeving waar de collega’s binnen projecten samenwerken. Het bestaat uit twee delen:

  • Een teamsite voor elk project, voor de opslag van projectdocumenten.
  • Sites voor ondersteunende diensten vanuit een projectbureau.

Visueel (klik voor een hogere resolutie):

SharePoint SiteCollectieOntwerp ProjectenOrganisatie

Wat het toont is:

  • Het platform SharePoint zelf.
  • De Sitecollectie voor ALLE projecten. Deze bevat een bibliotheek met sjablonen (voor het schrijven van projectplannen etc.) en een lijst van alle projecten, hun status en enkele kenmerken. Het projectbureau is eigenaar van de gehele collectie. De inhoud op dit niveau is leesbaar voor elke medewerker.
  • Een subsite per project waar de werkgroepen elk een bibliotheek hebben. De projectleider is eigenaar van zijn projectsite.
  • Een subsite voor ondersteunende diensten en sturing op projecten. In onze methodiek heten die o.a. regiegroep  en toetsgroep.
  • Als de rechten geërfd zijn, dan kunnen ‘eigenaren’ beheren, ‘leden’ bewerken en ‘bezoekers’ lezen.
  • Als de rechten niet geërfd zijn, dan is er meestal een aparte of beperkte groep die beheer/bewerking doet.

Als een project inclusief nazorg klaar is, dan wordt de bijbehorende site gearchiveerd. De bestanden worden overgezet in een archief en de teamsite zelf wordt verwijdert.

Mocht je deze stijl handig vinden èn willen aanpassen voor andere situaties dan is hier het originele bestand.

SharePoint Sitecollecties Ontwerpen: Structuurplaat voor medewerkers en studenten van een school

Over het belang van ontwerp en structuur in je tenant heb ik eerder geschreven. Nu een concreet voorbeeld uit de serie voor een omgeving waar de collega’s van een school communiceren met studenten. De nadruk ligt nog op bestanden. Andere vormen van communicatie komt ik binnenkort op terug. Visueel:

SharePoint SiteCollectieOntwerp Medewerkers en Studenten School

Wat het toont is:

  • Het platform SharePoint zelf.
  • De Sitecollectie voor deze school. Deze bevat 2 bibliotheken, een algemene en het fotoarchief.
  • Een subsite waar de opleidingen elk een bibliotheek hebben.
  • Een subsite voor een excursie met daarin een bibliotheek met opdrachten en een algemene.
  • Als de rechten geërfd zijn, dan kunnen ‘eigenaren’ beheren, ‘leden’ bewerken (docenten) en ‘bezoekers’ lezen (studenten).
  • Als de rechten niet geërfd zijn, dan is er meestal een aparte of beperkte groep die beheer/bewerking doet.

Welke samenwerking je op welk niveau doet, hangt af van je situatie. Voor grotere scholen zijn subsites per opleiding vaak beter. Daarnaast zijn er vaak nog andere onderwerpen dan een excursie te bedenken. Of je de samenwerking ‘wegstopt’ in een mapje, bibliotheek of eigen subsite is een kwestie van aanvoelen. Zelf zijn we niet te bang om subsites te creëeren. Als het ergens een rommeltje wordt dan stoort het de andere vormen van samenwerking niet.

Mocht je deze stijl handig vinden èn willen aanpassen voor andere situaties dan is hier het originele bestand.

SharePoint Sitecollecties Ontwerpen: Structuurplaat voor medewerkers van een school

Over het belang van ontwerp en structuur in je tenant heb ik eerder geschreven. Nu een concreet voorbeeld voor een omgeving waar de collega’s van een school samenwerken. Visueel:

SharePoint Voorbeeld Structuurplaat voor medewerkers van een school

Wat het toont is:

  • Het platform SharePoint zelf.
  • De Sitecollectie voor deze school. Deze bevat 2 bibliotheken, een algemene en het fotoarchief.
  • Een subsite waar de vakgroepen elk een bibliotheek hebben.
  • Een subsite voor het secretariaat met daarin een bibliotheek per schooljaar.
  • Als de rechten geërfd zijn, dan kunnen ‘eigenaren’ beheren, ‘leden’ bewerken en ‘bezoekers’ lezen.
  • Als de rechten niet geërfd zijn, dan is er meestal een aparte of beperkte groep die beheer/bewerking doet.

Welke samenwerking je op welk niveau doet, hangt af van je situatie. Voor grotere scholen zijn subsites per vakgroep of opleiding vaak beter. Daarnaast zijn er vaak nog andere onderwerpen zoals het roosteren, BPV, begeleiden etc. Of je hun samenwerking ‘wegstopt’ in een mapje, bibliotheek of eigen subsite is een kwestie van aanvoelen. Zelf zijn we niet te bang om subsites te creëeren. Als het ergens een rommeltje wordt dan stoort het de andere vormen van samenwerking niet.

Mocht je deze stijl handig vinden èn willen aanpassen voor andere situaties dan is hier het originele bestand.

Met je school naar de Office365 Cloud: kan Microsoft alle bestanden voor me bewaren?

Tijdens de voorbereidingen voor SharePoint en OneDrive kwam ook de vraag naar voren: kunnen we daar ALLES opslaan? En al snel er achter aan: kunnen we al onze netwerkschijven opheffen? Daarnaast kan soms iets theoretisch wel, maar is het in de praktijk niet handig. Hieronder volgt een overzicht met toelichting van onze keus.

NIET migreren:

  • Type bestanden die zowiezo niet kunnen. Deze zijn voor de gemiddelde gebruiker redelijk obscuur.
  • Bestanden in mappen waarvan het totale pad (bestandsnaam+mapnaam) meer dan 256 karakters heeft. Deze scanden we met aparte tooling, TreeSize.
  • Access applicaties die door meerdere personen gebruikt worden of koppelingen bevatten. Het omzetten van Access bestanden naar een ‘Access-App’ vergt aparte ontwikkeling waar wij geen parate kennis van hadden. De doorlooptijd voor het omzetten werd in ons geval te groot.
  • Applicatiebestanden: sommige traditionele software moet iets in een profiel kunnen wegschrijven of op een gemeenschappelijke schijf. Die kunnen dat niet zomaar verplaatsen naar een SharePoint bibliotheek.
  • Bestanden die te groot zijn (>2GB, wordt 10GB binnenkort).
  • Bestanden die groot zijn en nog bewerkt moeten worden. Video-editing op een bestand van 1,5 GB gaat echt niet als deze in Ierland staat. Hier en daar gebruiken we daar nog lokale opslag voor. Ook sluiten we niet dogmatisch USB schijven uit.
  • Bestanden die nodig zijn voor het uitwisselen van informatie tussen systemen. Je kunt bijvoorbeeld niet rechtstreeks FTP-en vanuit een SharePoint site zonder plaatselijk tussenstation. Leuke niche-markt trouwens: een FTP client die van cloud naar FTP/SFTP rechtstreeks kan transporteren.

WEL migreren:

Eigenlijk de rest, dus behalve Office- ook PDF’s, foto- en video-bestanden.

Samenvattend:

Ja, het grootste deel van je netwerkschijven kun je opheffen.

Ja, je hebt geen “Mijn Documenten” nodig of H:\

Nee, je hebt nog wel een plek nodig voor het gebruikersprofiel, dat hoort nu eenmaal bij Windows.

Mijn vorige berichten zijn hier.