sharepoint

Met je school naar de Office365 Cloud: wie moet er in het projectteam?

Techneuten hebben wel eens de neiging om SharePoint te minimaliseren tot ‘een Verkenner in de browser’ of ‘gewoon een andere plek om je spullen op te slaan’. Conceptueel klopt dat misschien wel maar een gemiddelde docent of student heeft toch iets meer nodig. We hebben daarom in ons projectteam de volgende expertises gestopt:

  • Twee functioneel beheerders met als focus Exhange/Outlook en SharePoint/Sitecollecties.
  • Een coördinator van ons trainingscentrum voor het opzetten van workshops en het maken van handleidingen/FAQ/Wiki.
  • Een informatie-architect voor het bieden van overzicht en het opzetten van een structuur.
  • Een technisch architect voor de integratie met ons identiteitensysteem (Red Spider). Hierdoor heeft elke medewerker in ons HR-systeem en deelnemer in onze studentadministratie automatisch toegang.
  • Een coördinator informatiebeveiliging of ‘security-officer’.

Daarnaast hebben we ons voordeel gedaan met twee heel andere ontwikkelingen:

  • Een methodiek voor het beheer van ons projectportfolio. Dit hielp ons overzicht te houden over meerdere projecten die met elkaar samenhingen.
  • Een uitwerking van het negenvlaksmodel van Rik Maes. Dit hielp ons veel zaken af te stemmen met belanghebbenden uit de hele organisatie.

Mijn vorige bericht hierover is hier.

Met je school naar de Office365 Cloud: wat doe je het eerst?

Afgelopen twee jaar hebben we onze migratie naar SharePoint voorbereid en uitgevoerd. Nu is Sharepoint nogal een uitgebreide gereedschapskist, waarvan de inhoud ook nog eens maandelijks wordt vernieuwd, dus dat leidt al snel tot de vraag: waar begin ik mee? Dat hangt er van af waar op dit moment je grootste probleem of prioriteit ligt èn je veranderstrategie.

Op hoofdlijnen heb je de keus uit de volgende onderdelen:

  • Eigen werk opslaan in OneDrive voor Business.
  • Mail sturen en ontvangen of agenda beheren met Outlook.
  • Werk binnen een team opslaan in sites en bibliotheken.
  • Intranet vormgeven binnen teamsites.
  • Social media met Yammer.
  • Digitaal vergaderen met Lync.
  • Lijsten beheren en workflows uitvoeren met Lists.

Wij kozen ervoor om eerst onze mail, onze homedirectory (H:\) en netwerkschijven (G:\) te migreren. Onder het mom: ‘dezelfde dingen doen met nieuwe instrumenten’. Het nadeel is dat je de toegevoegde waarde van SharePoint in het begin maar beperkt gebruikt. SharePoint consultants lopen er niet zo warm voor. Mailen en samenwerken aan bestandjes is zo 1995. 😉

Het voordeel is dat de herkenbaarheid voor mensen groot is. Mits je de structuur van je netwerkschijven overneemt in je teamsites. Ze krijgen dan de tijd om te wennen aan een nieuwe look-and-feel, terwijl je niet hun samenwerking grof overhoop haalt.

Je kunt er ook voor kiezen om innovatief ‘nieuwe dingen te doen met nieuwe instrumenten’. Wellicht voor teams die daar zelf ook gemotiveerd voor zijn.

Overigens krijg je van Microsoft technisch gesproken ‘alles’ wat er binnen de licentie E2 voor studenten en E3 voor medewerkers valt. Er is echter nogal een verschil tussen het krijgen van Microsoft en het aanzetten van deze functionaliteiten binnen je eigen omgeving .

Studentportaal en Onderwijscatalogus met Office 365 #samboict

Frans Noordman en Bert Klop van het ID-College vertellen over hun Office365 gebruik voor deelnemers.

Frans opent met de doelen: een student inzicht geven in zijn leertraject, keuzes laten maken binnen zijn studie en digitale ondersteuning bieden. Tegelijk liepen er al ontwikkelingen op intranet, een samenwerkingsomgeving, een studentportaal (Office365) en de ‘Onderwijscatalogus’. Deze laatste hebben ze op een eigen omgeving, met SharePoint 2010.

Ik was erg nieuwsgierig hoe ze dat gebouwd hebben en wat de samenhang is met hun andere kernsystemen.

Functioneel gezien ontwikkelen, beheren en ontsluiten ze informatie over domeinen, opleidingsgroepen, crebotrajecten, leereenheden en onderwijsproducten. De contentcatalogus staat er los van. De student kan zijn keuzes maken en het traject inzien. De opleidingontwerper kan trajecten aanmaken en aanbieden ter vaststelling.

Wat mij opviel:

  • Ze hebben eigenlijk meerdere separate omgevingen. Dat lijkt me beheersmatig onhandig. Het geeft je wel de mogelijkheid specifieke functionaliteiten aan te wenden, die de cloud niet heeft. Moet je willen, maar ik snap wel dat het historisch zo groeit.
  • Technisch is de ‘repository’ maatwerk op SharePoint 2010. Maatwerk kent voordelen maar vergt ook lange termijn commitment van een school. ik bespeur geen echte integratie met bijvoorbeeld EduArte.

Het studentenportaal ontsluit met Office 365 veel algemene informatie, links naar roosters en mededelingen. Een soort “studenten-intranet”. Daarnaast worden de omgevingen gebruikt voor het ontsluiten van lesmateriaal, opdrachten en bronnen.

D.O.E.L. 2014 – 01

Wat deed ik?

Wat onderzocht ik?

  • Hoe de waardeketen van Porter en een variant hierop voor onderwijs, helpt bij het modelleren van een procesplaat.
  • De globale functionaliteiten van SharePoint op het gebied van taxonomieën, metadata, folders voor bestandsopslag en teamsites.
  • Hoe Simon Wardley de zogenaamde ‘mapping‘ methodiek toepast om keuzes te maken. Als instrument gebruikt het onderdelen uit de waardeketen om strategische keuzes te ondersteunen, doordat het van elk onderdeel de volwassenheid in beeld brengt.
  • De varianten van BYOD, de consequenties en mogelijke afwegingen.

Waarmee experimenteerde ik?

Wat las ik?

Workshop op #samsam13 “Samen leren werken met SharePoint”

Ellen Spuijbroek en Aart Quivooij van het Willem van Oranjecollege delen hun ervaringen met SharePoint, op SamSam2013. Ellen stelt:

“Zomaar alles in SharePoint kwakken heeft geen zin, zorg ook dat er meer eenduidigheid komt in manieren van bestanden opslaan. Uiteindelijk is dit efficiënter.”

Hun implementatieplan bestond uit de volgende fases:

  • Initiatie: voorlichting, interviews en voorstel voor technisch ontwerp.
  • Inrichting bepalen: het vertalen van het organisatiemodel zodat er een navigatiestructuur en rechtenstructuur ontstaat.
  • Inrichting uitvoeren: de concrete inrichting van nieuwsvoorziening, metadata, onderwijspleinen en formulieren.
  • Training

Randvoorwaardelijk hoor ik hier en ook bij de andere sessies: een goed ingerichte Active Directory is vereist, zowel voor SharePoint als Office365. Dan kan namelijk later iedereen de voor hem relevante informatie zien. Pagina’s in de portal passen zich aan het individu aan. Mits goed ingericht natuurlijk.

We krijgen ook tips mee:

  • Metadata: sta verschillende invalshoeken toe, maar wijs een knopenhakker aan! De meta-data is essentieel voor het later terugvinden van documenten.
  • Betrek secretariaten, directies en docenten: terugval in oude patronen veroorzaakt veel ruis! Als stukken ook nog gemaild blijven worden dan wordt de portal niet of slecht gebruikt.
  • Pas voortdurend aan: schaaf de portal bij n.a.v. reacties.
  • Blijf ondersteuning bieden.
  • Maak eigen personeel vaardig.
  • Benoem aanspreekpunten voor de acceptatie van de omgeving.

Een zijdelingse opmerking vond ik prikkelend: De beste nieuwsomgevingen zitten in organisaties die iedereen nieuws laten maken. Oftwel: als je het vullen van de portal inperkt tot een paar aangewezen personen, dan zal de vulling achterblijven.

Eentje voor de verwachtingen: vanuit een Android of iOs device iets uit je sharepoint openen is geen probleem. Wijzigen en terug opslaan echter …

Best Practice op #samsam13: Social SharePoint

Gertjan Flinterman vertelt over hun implementatie van SharePoint bij het Windesheim.

Ik was nieuwsgierig naar hun implementatie van SharePoint als “sociaal intranet”. Onze eigen zoektocht naar nieuwe systemen bevat namelijk heel wat eisen op het gebied van ‘social media features”. Hiermee bedoel ik niet zozeer het professionele gebruik van Facebook, Twitter of andere externe platforms, maar een instellings-eigen social media platform.

Gertjan vertelt dat je een verschuiving in behoefte ziet, doordat het traditionele intranet maar beperkt gebruikt wordt. Mensen zoeken elkaar elders op. Met als nadeel een versnippering lijkt me. Als de ene collega op een LinkedIn groep zit en de andere op yammer of zo. Niet dat dat verboden is, maar ik zie het als gemis als je als instelling voor intern gebruik niet een integrale aanpak daarvoor biedt.

Hij toont de basic sociale mogelijkheden:

  • Content creëren en delen.
  • Volgen van anderen.
  • Het bekijken van berichten in een stream.
  • Zoeken door de hele instelling heen.

Wat ik opvallend vond in zijn ervaringen na twee jaar: Het ongemodereerd met 20.000 gebruikers op één platform zitten èn iedereen de vrije hand geven gaat niet mis. Hij vermoedt dat dat komt omdat het posten op het intranet niet anoniem is. Wellicht scheelt het ook dat hij met een oudere doelgroep werkt dan pubers, denk ik. Gertjan maakt zich geen illusie: als iemand wil cyberpesten of online wil schelden doen ze dat toch wel op Facebook of Twitter. Maar op hun intranet komt het bijna niet voor.