Functioneringsgesprek met Sammy – Deel 2

Vorig jaar heb ik al eens een functioneringsgesprek gehad met Sammy, mijn smartphone. Ze komt uit de familie ‘Galaxy’, eerste generatie. Ik had haar als manager een beetje verwaarloosd en overvraagd. Ze probeert altijd wel gehoorzaam haar taken uit te voeren, maar dan moet ik wel óf de middelen bieden óf keuzes maken. Als ik me niet van deze verantwoordelijkheden kwijt zou ze me insuperordinatie kunnen verwijten. Dat het niet goed met haar ging bleek uit trage reacties. Bijvoorbeeld het opvragen van contactgegevens duurde meer dan een minuut, een foto maken duurde 30 seconden, de accu liep in 8 uur leeg, etc . Dus er waren maatregelen nodig!

Welke middelen kan ik bieden?

  • Voldoende stroom: voor €18 toch maar eens een reserveaccu aangeschaft. Ik merk dat ik vaak het einde van de dag niet haalde.
  • Voldoende functionaliteit: installeren van nieuwe applicaties én zorgen dat ze regelmatig een upgrade krijgen. Maar hierin ligt gelijk een valkuil….
  • Voldoende bijscholing: ze heeft zich ontwikkeld van Froyo (Android 2.2) naar Gingerbread (Android 2.3). Hiervoor waren we wel afhankelijk van een externe partner: Samsung KIES. Hierover zijn we allebei erg ontevreden. Daarin staan we niet alleen.

Hoe maak ik keuzes?

Door kritisch te kijken naar apps, niet zomaar alles te installeren en als ik ze weinig gebruik te verwijderen. Zeker als apps op de achtergrond de hele tijd aan staan. Uiteindelijk heb ik het volgende verwijderd:

  • Lookout de virusscanner: Er zijn nog zo weinig virussen of malware voor Android dat ik geen virusscanner alles laat vertragen. Als er een exploit in omloop komt, dan hoor ik dat wel via de blogs/twitter. Ik acht het risico laag, zeker omdat ik weet wat ik installeer.
  • Facebook: zowel de app zelf als de accountsynchronisatie. De laatste zorgde ervoor dat friends ook contactpersonen zijn op je smartphone en dat datums van events in je agenda komen. Leuk, maar dia kan ik missen.
  • Twitter: ook zowel de app zelf als de accountsynchronisatie.

Met de laatste twee is iets apart: de twitter- en facebookapps zijn zogenaamde html-wrappers, oftewel een schilletje om de mobiele variant van de webpagina heen. Met extra’s als notificaties en synchronisatie en zo. Als ik dat loslaat als vereiste, dan kan ik net zo goed een snelkoppeling aanleggen naar de mobiele versie van de webpagina van facebook en twitter.

Resultaat: ze loopt weer als een zonnetje!

Kritisch op Keynotes

Plenaire lezingen of presentaties, ik weet het, horen er nu eenmaal bij. Tenminste als je geen onconferentie organsieert. Je levert interactie in, doordat de werkvorm passiever is. Meestal is er weinig ruimte voor het stellen van vragen.

Wat wil ik daar voor terug? Een boeiende spreker! Met de volgende kenmerken:

  • Spreekstijl: iemand die niet monotoon opleest van papier of powerpointbullets, maar afwisselt in klemtoon, tempo en volume. Iemand die oogcontact maakt met verschillende mensen uit het publiek, die humoristisch is zonder de aandacht op zichzelf te vestigen.
  • Inhoudelijk: iemand die diepgang brengt, geen open deuren intrapt en me verbaasd. Zijn redeneringen niet uit de lucht laat vallen en argumenten niet baseert op mode-anekdotes.

Soms geef je een spreker het voordeel van de twijfel, een spreker die goed bij het thema past, hoeft nog niet bij mij te passen. Al zou ik maar één keer verbaasd worden! En iets te overdenken hebben dat ik zelf al niet bedacht had …

En op basis van vroegere conferenties, alsjeblieft: géén trendwatchers meer. Ik heb helemaal genoeg van mensen die vertellen dat ‘het gebruik van smartphones’ toeneemt en dat ‘de huidige generatie zo goed kan multitasken’ en dit vertellen alsof het iets nieuws is. De conferenties waar ik kom, zitten over het algemeen vol met bezoekers die op de hoogte zijn van technische ontwikkelingen en in hun eigen organisatie voorop lopen. Het heeft geen zin om ze dan te vermoeien met lijstjes die illustreren: alles meer, alles sneller, alles groter tot we in de techno-hemel zijn.

Maar wat nu als ik live-blog over een keynote die me niet kan boeien of verbazen? Ik merk dat ik dan wel verslag doe, relatief neutraal, maar niet echt beschouwend schrijf. Daarnaast is het tempo bij live-bloggen ook net iets te hoog om een potje te gaan reflecteren. Ik heb wel het voornemen om in de toekomst opbouwend kritischer te schrijven.

Overigens is het vinden van een goede keynote spreker zeker niet makkelijk. Boeiende sprekers die diepgang combineren met een aangename spreekstijl hebben drukke agenda’s. Maar toch…

Proces en InformatieProduct

De vorige post vermeldde InformatieProducten op operationeel niveau. Oftewel de informatie die nodig is om je werk te kunnen doen. Wat voor werk dat precies is, laat zich beschrijven als een proces waarin stappen in serie worden uitgevoerd. Daarom zijn procesomschrijvingen altijd een waardevolle onderlegger voor de articulatie van de informatiebehoefte. Als ik wil duiden welke operationele informatie precies nodig is, dan pak ik ze er vaak bij. Dit veronderstelt overigens wel een AO die zijn topische vragen beantwoord heeft.

Visueel zijn InformatieProducten snel terug te vinden in workflow diagrammen. Het zijn de pijlen! Omdat informatie zich dan verplaatst van de ene processtap (waarin iemand met Rol A informatie creëert) en de andere processtap (waarin iemand met rol B informatie ontvangt). Het kan echter ook een technische koppeling zijn tussen 2 systemen die informatie automatisch genereren, verzenden, ontvangen en verwerken.

Vereenvoudigt weergegeven:

 

Onderwijscatalogus – Iets of niets? #samboict

Bert van Daalen en Eric Jongepier presenteren een try-out of demo van een ‘werkende’ onderwijscatalogus omgeving.

Eric schets de vaagheid van de onderwijscatalogus: het is niet echt zichtbaar, het doet wel veel op de achtergrond, het heeft geen knoppen. Dus hoe leg je het uit? Ontwikkelaars kunnen er nog niet mee aan de slag. Ze hebben daarom een demo gemaakt, zodat je een beter beeld krijgt dan alleen conceptueel. “Ons beeld van hoe een onderwijscatalogus er uit KAN zien.”

De implementatie van de Onderwijscatalogus is op veel instellingen beperkt. Zo zijn koppelingen met logistieke systemen vaak een brug te ver. Eric adviseert ‘modulariteit’.

Bert toont de clickable-demo schermen die het volgende kunnen:

Voor een aanbod-ontwikkelaar:

  • Opleidingen opbouwen uit onderdelen door blokjes te slepen of in te vullen.
  • Metadata van onderdelen aanvullen door een blokje te openen.
  • Wizards die je door het proces van arrangeren helpen.
  • Ballenbak-visualisaties geven van een arrangement.
  • Producten uit de catalogus verrijken met informatie over de logistiek ervan.

Voor een intaker:

  • Voor een deelnemer een ballenbak samen stellen op basis van een standaard-arrangement.
  • Blokjes slepen aan de hand van keuzes van een deelnemer.

Voor de begeleider:

  • De voortgang op onderdelen op vragen. Dit is gevisualiseerd door de ballen in de bak te kleuren.
  • Opnieuw klaarzetten van niet-behaalde onderdelen, door ze te slepen naar de bak die nog gedaan moet worden.

Bert benadrukt, in mijn ogen terecht, het belang van goede visualisaties in de user-interface. Of de metafoor van een ballenbak voor een begeleider een handige is weet ik niet. Tot nu toe kom ik meer signaal-dashboard achtige interfaces tegen. Waar ik blij mee ben is de impuls die het kan geven, aan zowel instellingen als leveranciers.

Het voornemen is nu om het functioneel ontwerp uit de encyclopedie te actualiseren. De demo komt ook beschikbaar.

Project Flexruimte – van model naar implementatie #samboict

Jan Pleizier, Jef van den Hurk en David Dekker praten ons bij over de implementatie van OLS van EduArte.

Jan opent met de conclusies:

  • Flexibiliseren is eigenlijk slim organiseren.
  • Begin eenvoudig, schaal daarna op. Het lijkt me dan wel een uitdaging om de nadelen van inktvlekwerking te voorkomen (wat voor ene team werkt, werkt voor volgende ineens niet).
  • Regel onderliggende processen goed.

De ambities van het Hoornbeeck college blijken uit de eisen:

  • Ze zijn gèèn onderwijssupermarkt, dus zo richten ze het nog niet in.
  • Maatwerk lessen moeten passen binnen een ‘normaal’ rooster.
  • Geen grote investeringen.
  • Schaalbaar/faseerbaar. Concreet betekent dit dat ze begonnen met Taal/Rekenen.

Jef vervolgt met de 80/20 regel. Als 80% van de onderdelen van een opleiding voor iedereen gelijk zijn, dan hoef je maatwerk alleen maar te regelen voor de 20% van de overige onderdelen. Eenmaal aan de slag bleek dat OLS van EduArte dit en de rest van een aantal logistieke processen kon ondersteunen.

David vertelt: de OLS module ‘dwingt’ je er toe processen af te stemmen. Onder andere door allerlei voortgangsmetrieken te rapporteren:

  • Hebben alle studenten hun keus kenbaar gemaakt?
  • Hebben alle studiebegeleiders die keuzes geaccordeerd?
  • Welke onderdelen gaan daadwerkelijk starten?

Voor mij was dit de eerste keer dat ik ervaringen over OLS hoor. Handig om dat we zelf nog moeten starten met onderwijslogistiek. Al dan niet met deze module van EduArte. Spannend lijkt me dan: flexibiliseren met niet teveel variabelen, terwijl je systeem dat later wel moet kunnen als je er aan toe bent…

Wat ik daarom goed vind is dat ze durven beginnen met ervaring op doen, zonder te wachten op de volmaaktheid van andere systemen (roosters, middelen etc.).

Inzet van docenten: planning, overzicht en kwaliteit #samboict

Peter Hollants van AbOvo en Trijntje Kraak geven een presentatie over een inzetplanning-tool.

De aanleiding om hier aandacht aan te geven waren reacties op de kwaliteit van roosters. Daarbij kwam naar voren dat kritisch kijken naar een rooster leuk is, maar het hele proces ervòòr is veel belangrijker, aldus ook de zuchtende roostermakers. Dus ga a.u.b. aan de slag met strategische/tactische personeelsplanning! En alle informatie die daar uit moet komen. Liefst niet in 100 excel bestanden. Dus ging men op zoek naar tooling.

Ze schetst de fases van het project: Analyse, Modelleren, Ontwikkelen, Testen en Implementeren. Tijdens het ontwikkelen lag daarbij de nadruk op SAMEN alles iteratief doen. Hierdoor kon angst bij eindgebruikers (opleidingsmanager) ondervangen worden. Men was bang dat het gebruiken van één systeem ook zou afdwingen dat er op één manier gepland zou worden. Door ze mee te nemen ervaren ze dat het systeem flexibel allerlei manieren van plannen ondersteunt.

Ook leerzaam: wat waren de succesfactoren? Tips van Trijntje:

  • Laat leden van het projectteam uit onderwijs komen.
  • Stel samen met eindgebruikers functionele eisen op. Ontwikkel en test samen.
  • Werk in de volle breedte van de organisatie: alle domeinen waren vertegenwoordigt. Om “Not invented here” syndroom te voorkomen, denk ik.
  • Implementeer pas na positieve evaluatie door eindgebruikers.

Peter vervolgt met de puzzelstukjes bij plannen: Curriculum/Docenten/Wensen/Taken/Groepen/Budget. Vervolgens toont hij de informatie die er IN moet (basisgegevens van ruimtes, personeel, etc.) en wat er UIT komt (overzichten voor o.a. roosteraars).

Ik vermoed dat de functionaliteit van de “Inzetplanningstool” op de use case (Triple A) “Tactische planning” zit en voor “Beheren middelen” (mensen ahum). Wat ik herkenbaar vond is het gebruik van excel door managers om de inzet van hun personeel te plannen. En dus per manager een eigen manier van werken met de inzet-informatie. De functionaliteit van deze inzetplanningstool zit dus precies tussen beheren van middelen en daadwerkelijke roosteren in.

Keynote: Doelmatigheid #samboict

Rob Vink van het IVA geeft de keynote “Doelmatigheid” met als ondertitel “Optimaliseren op het kruispunt van belangen”. Hij start met een rondje langs de belangenvelden: deelnemer, arbeidsmarkt, overheid en maatschappij. Het levert allerlei spagaten op die doelmatigheid compliceren. Voorbeelden van spagaten:

  • Toegankelijk beroepsonderwijs versus eisen stellen aan startende deelnemers.
  • Doelmatig zijn op de schaal van je eigen instelling versus ondoelmatig zijn in de hele regio (macrodoelmatigheid).
  • Goedkoper impliceert vaak massa, wat weer brede opleiding betekent, versus de behoeften aan specialisten op de arbeidsmarkt.

Ik had nog nooit gehoord van DEPES, een indeling waarbij je trends op 5 terreinen bekijkt: Demografisch, Economisch, Politiek, Ecologisch en Sociaal. Vervolgens teken je deze in op 4 kwadranten: door steeds 2 assen te analyseren (grote/kleine impact en grote/kleine onzekerheid).

Rob vermeld 3 trendsoorten:

  • Versnelling: toepassingen van technologie nemen toe, de waarde van nieuwe informatie neemt steeds sneller af.
  • Versnippering: maatwerk, individualisering en toenemende differentiatie.
  • Verdichting: systeem- en netwerkintegratie.

De complicerende factor voor onderwijs: Meer en beter onderwijs organiseren met minder publieke middelen.

Rob geeft tips voor informatiemanagers en ICT:

  • Breng de buitenwereld naar binnen.
  • Ent je informatie op een logistiek onderwijsmodel.
  • Zoek naar manieren waarop ICT de 3 V’s ondersteunt!

Èn vul aan met: Verbinding, Vertraging en Verwondering!

 

Keynote: Gevangen in de wolken #samboict


Fabrice Mous van Outdare geeft de keynote “Gevangen in de Wolken” over de kenmerken en uitdagingen van cloud-computing.

Het is fijn dat je infrastructuur en applicaties uit de muur komen… Maar wat als je wilt veranderen? Hij citeert “Cloud computing may become the mother of lock-in.”. Waarom?

  • Als je wilt veranderen van leverancier, kan je data dan mee?
  • Als die data gegenereerd wordt door applicaties, kunnen die dan mee?
  • Als je de data mee kan nemen, worden alle relaties dan behouden?

Op alle lagen van cloud-computing kom je vendor lock-in tegen. Zijn er voorbeelden waar het wel gewerkt heeft? Ja: telefonie.
Advies van Fabrice:

  • Beslis niet te snel.
  • Bepaal je risico’s. Vendor lock-in is een ‘duurzame’ relatie.
  • Eenmaal besloten, manage dan de gevolgen van eventuele vendor lock-in. (backup etc.)