maturity

Is jouw instelling klaar voor digitaal toetsen? Maturityscan op #T2D2016

Michiel van Geloven presenteert de beta-versie van de volwassenheidsmeter op het gebied van digitaal toetsen. Over het algemeen vind ik maturity-modellen praktisch omdat ze veel aanknopingspunten bieden om geleidelijk te groeien. Als een onderwerp complex en breed is om aan te pakken, dan werkt het wel eens ontmoedigend, zo’n gevoel dat je overladen wordt. Enfin, nu eentje voor digitaal toetsen dus.

Deze raakt 5 concrete gebieden en door hier systematisch naar te kijken krijg je inzicht in de huidige situatie (0-meting) en je zou kunnen bepalen waar je over 3 jaar wilt staan. ‘Basis-op-orde’ is dan het onderste niveau. Die zou je meestal direct willen bereiken natuurlijk. De 5 gebieden met hun indicatoren (deels eigen interpretatie):

  • Beleid en Visie: Is er zichtbaar leiderschap? Is er een gedragen visie op digitaal toetsen? Is er een (digitaal)toetsbeleid? Is er een heldere business case?
  • Organisatie: Is de tentamenorganisatie op orde? Loopt de logistiek, planning en roostering soepel? Zijn de beheersprocessen van de ICT afdeling voor dit onderwerp efficiënt? Is de afstemming van onderwijs en ICT volwassen? Voer je regie over je leveranciers van toetsen en toetssoftware? Hoe goed kun je met ze partneren? Denken ze mee?
  • Deskundigheid: Op managementniveau (motiverend, proactief of alleen risicomijdend reactief), kent de portefeuillehouder voldoende zijn onderdelen? Op docentenniveau (zijn ze toetsdeskundig en bewust van de veiligheidsaspecten en gaan ze daar verantwoordelijk mee om?). Op het niveau van de tentamenorganisatie en ondersteunende diensten etc.
  • Voorzieningen: Is de toetssoftware gekozen, ingekocht, geïmplementeerd? Zijn de faciliteiten voor toetsafname passend? Is de toetsveiligheid geborgd? Voldoet de archivering?
  • Implementatiestrategie: wat zijn de doelstellingen? Wat is de stijl en vorm van aansturing? Welke vorm van projectorganisatie kies je? Hoe goed is het plan van aanpak? Welk budget is er?

Per gebied vul je de maturity-waarde in, de scores worden bepaald door gesprekken met betrokkenen of door metingen, als indicatoren te kwantificeren zijn. Een opper-maturity-scan heeft doorgaans niveaus zoals ‘Greenfield’, ‘Ad-Hoc’, ‘Managed’ en ‘Optimized’. In deze variant werkt het met percentages waarbij 100% de gewenste situatie zou zijn.

We gingen daarna er zelf mee aan de slag. Door het ‘naar eer en geweten’ in te vullen. Volwassenheid meten is overigens geen exacte wetenschap, maar de dialoog er om heen kan heel waardevol zijn. Vooral een collectief beeld krijgen helpt later bij implementaties lijkt me. Ik zie het daarom als een praktisch hulpmiddel om met stakeholders het gesprek aan te gaan. Uit de zaal kwamen nog wat suggesties, o.a. om het dieper uit te werken, het is ook niet voor niets beta. Per indicator zou er een soort ‘bewijslast’ gedefinieerd kunnen worden, waaruit concreet blijkt dat je een bepaald niveau hebt.

De scan is hier terug te vinden.

maturity

De presentatie is hier terug te vinden.

TripleA maturityscan

saMBO~ICT onderneemt op dit moment een aantal acties in het kader van de borging TripleA, want een architectuur hebben, gebruiken en onderhouden zijn allemaal verschillende dingen lijkt me. Eén van de acties is het ontwikkelen van een “Maturityscan”. Dit wordt gedaan door M&I Partners in samenwerking met MBO-instellingen. Vorige maand was ik hiervoor bij een pilotsessie.

Korte omschrijving: de Maturityscan Triple A is een instrument waarmee de volwassenheid van onderwijsprocessen in een MBO-instelling in kaart kan worden gebracht.  Door ongeveer 150 vragen in te vullen, krijg je een score op 4 niveaus in 16 categorieën. Het doel is inzicht verwerven in de volwassenheid van je processen.

Omdat een volwassenheid-scan ook kan tonen hoe ONvolwassen (auw!) je op onderdelen bent, kan zo’n instrument veroordelend overkomen. Dus:

De makers hebben slechts de intentie om een onderwijsinstelling inzicht te geven in de huidige stand van zaken en waar mogelijk suggesties te doen voor het verbeteren van onderwijsprocessen. 

Met dit instrument wordt in kaart gebracht in hoeverre onderwijsprocessen samenhangend zijn ingericht in relatie tot de informatievoorzieningen in het algemeen en de onderwijscatalogus in het bijzonder. Daarbij wordt naar resultaat gekeken door de ogen van een student: hoe ervaart die het onderwijs en de onderwijsorganisatie?

Wat ik vooral handig vind als de scan zijn uitkomst toont, naast natuurlijk een grafiek, is een eigen versie van het verhaal van Thijs.

In dit boekje wordt vanuit het perspectief van Triple A een scenario voor de loopbaan van Thijs geschetst. Alles wat Thijs meemaakt in dit boekje kan worden ondersteund door de ontwerpen van Triple A. Dit is echter niet het enige denkbare scenario. De functionele ontwerpen van Triple A bieden ook de mogelijkheid voor het ondersteunen van andere keuzes, bijvoorbeeld in de mate van flexibiliteit.

De scan maakt nu een combinatie. Uit de vragen van de scan blijkt namelijk welke keuzes voor flexibilisering gemaakt zijn. Aan de hand van deze keuzes worden in detail díe onderdelen uit het boekje van Thijs gehaald die van toepassing zijn op je eigen instelling. Dit levert dan achter elkaar je eigen scenario op. Dus hoe Thijs het hele onderwijsproces doorloopt in jouw specifieke geval, maar dan in ‘gewone-mensen-taal’ verwoord.

De scan is of komt beschikbaar onder CC BY-NC-SA licentie. Het wachten is nog even op de definitieve versie.

IT Governance en Informatiemangement #samboict

“Informatiemangement is een vakgebied in de pubertijd” stelt Jan-Kees Meindersma uitdagend tijdens de presentatie “IT Governance en Informatiemangement”, die hij samen gaf met Jan Bartling. Daar ben ik het wel mee eens. Eerst licht hij het volwassenheid model (vrij naar Luftman) toe.

De 3 terreinen van deze bijeenkomst waren opleiding in informatiemanagement, de positie ervan en sturing op kosten en risico’s.

  • Is er binnen de BVE sector behoefte aan verdere opleiding IM? Op deze vraag kwamen allerlei reacties.
    – Het werkterrein IM wordt erg verschillend ingevuld. Harde infrastructuur loopt er soms dwars doorheen.
    – Voorlopen op de rest van de organisatie helpt niet altijd. Modellen en processen loslaten op een organisatie terwijl de “vraagkant” niet georganiseerd wordt werkt niet goed.
    – Sommige instellingen zetten IM bij het ICT domein i.p.v. het onderwijsdomein.
  • Positionering IM. Ook hier zijn grote verschillen:
    – Binnen een stafdienst ICT.
    – Als eigen centrale dienst.
    – Binnen een onderwijsafdeling
  • Het maken van een Business Case binnen onderwijsinstellingen blijft nog moeilijk. Alternatieve methodieken zouden kunnen zijn de “Benefits case” of “Multi-criteria methode” (Parker en Benson).

Onderzoek in andere branches schetsen ook een beeld:

  • IM is vaak een apart taakveld en functie, maar geen aparte zelfstandige eenheid.
  • De rapportagelijn bepaalt vaak de focus van de informatiemanager. Rapporteert hij aan CVB of IT-Manager.
  • IM vaak te operationeel en te weinig strategisch.
  • De toegevoegde waarde is voor besturen niet altijd duidelijk.
  • Vaak is IM gesplitst van Functioneel Beheer.

Al met al een workshop die meer vragen oproept dan beantwoord. Wel geruststellend om te zien dat pijnpunten elders ook leven 😉 Er komt wel een vervolg…