Office365 Education

Office365

Ik ben vandaag bij het Office365 Education event. In het publiek dus niet alleen MBO, maar aanwezigen uit alle geledingen. In de opening wordt terecht gesteld dat technische oplossingen een laatste stap zijn, nà definiëring van het probleem of de behoefte. Het event bestond bijna geheel uit klantcases. Wat ik fijn vind. In plaats van alleen jubeljargon van een leverancier, hoor je dan op een open manier meer de ervaringen van de implementaties.

Maurits Knoppert, IT-coördinator van de O.G. Heldringschool, demonstreert hoe zijn organisatie Sharepoint gebruikt. Zijn aanleiding om zaken ‘buiten de deur’ te zetten was een verhuizing van locatie. Als je daarvoor al overstapt naar Live@Edu, dan blijft tijdens de verhuizing (van gebouw) alles bereikbaar. Omdat ze al live@edu gebruikten moest er wel gemigreerd worden naar Office365.
Hij demonstreert de portal als startpunt voor zijn collega’s, waarin een aantal praktische intranet achtige zaken staan. Het onderdeel ‘Documenten’ vindt hij het belangrijkst. “Eén startpunt waar alle zaken te vinden zijn en alles netjes bij elkaar staat.” Overigens kan dit natuurlijk ook als je je netwerkschijven en afdelingsmappen netjes ordent. Wel handig lijkt me dat alles online staat. Concreet noemt Maurits de deeltijders die ook thuis dingen willen opzoeken.

Vragen uit de zaal:

  • Hoe zet je alles over? Maurits heeft voor zijn school (35 medewerkers) in eerste instantie alles zelf overgezet en in mapjes geordend. Het lijkt me dat op grotere schaal dit binnen teams geregeld moet worden. Anders moet één persoon bibliothecaris spelen voor de hele organisatie. Daarnaast slaan leerlingen nog niets op.
  • Kun je rechten instellen? Kort antwoord: Ja. Deze zijn uit te delen en te beheren.
  • Hoe heb je collega’s gemotiveerd? Ik hoor in zijn antwoord vaak ‘moeten’, daarnaast breid het gebruik langzaam uit omdat mensen het als handig ervaren. Helemaal voorkomen dat mensen zaken lokaal opslaan op USB sticks gaat overigens niet.
  • Hoe kwam je tot de beslissing om Sharepoint te gebruiken? Dat deed hij zelf. Maurits ‘kan zich voor stellen’ dat een beslissingstraject voor instellingsbrede zaken anders lopen. 😉
  • Wat kost het: in euro’s niet veel, tot 10 GB opslag per instelling en 1 GB per medewerker is gratis. Erna kost elke GB €1,20 per jaar.
  • Hoe zit het met Office licenties? Deze blijven bestaan en nodig.
  • Kun je met meerdere mensen tegelijk samenwerken aan een document? Ja.

Rob Vos van Deltion College vervolgd met hun Office 365 implementatie:

  • Agenda, waarin hun Untis rooster ook geupload wordt.  
  • Outlook: één communicatiemiddel. Forwarden kan wel.
  • Skydrive: om opslag intern te verkleinen.
  • Lync: om in contact te blijven. Studenten gebruiken daarvan incidenteel chat.
  • Het verzorgt ook de telefonie, waarbij ze Cisco uitfaseren. Elke medewerker heeft een eigen nummer. Wat er mee bereikt wordt is verhoging van de bereikbaarheid en kostenverlaging voor telefonie. Overigens wel nog alleen van pc-naar-pc.
  • Sharepoint: het Deltion college heeft het nu nog intern staan en biedt:
    • het dashboard voor cijfers, voortgang en andere kerngegevens. De registratie ervan blijft in kernsystemen.
    • ondersteuning voor de corporate, sector en team communicatie.
    • samenwerking binnen teams.
    • webapplicaties via SSO.

Overigens een aardig omschreven missie heeft Rob: “Ik ben Deltion en lever diensten + 1”. Wat betekent dat je bij elke opdracht of vorm van dienst iets extra’s doet. Kan klein of groot zijn, maar het is voor een interne IT dienst anders dan ik gewend ben. 😉

Niko Juist van de hogeschool Leiden presenteert daarna hun DLWO (Digitale Leer en Werkomgeving). Hij praat over Leiden als metafoor. In het midden de burcht. Daar draaien de kernsystemen. Met een slotgracht en muur er om heen. In de stad zelf wordt gewerkt, een meer open omgeving, die ook een muur heeft. Als trend ziet hij consumerization. De eindgebruikers worden dan steeds meer zelf verantwoordelijk voor het gebruik van hun systemen.

Voor mail en agenda voorzagen ze support problemen, die samenhangen met een migratie op grote schaal. Het idee was toen om support door studenten te organiseren. De normale dingen zoals handleidingen, trainingen, FAQ’s en een supportdesk regelden ze ook. Daarnaast echter organiseerden ze:

  • Ondersteuning op locatie door zogenaamde ‘runners’.Deze helpen de mensen ter plekke als er zich problemen voordoen.
  • Feedback van deze runners naar supportdesk en hun systeem voor call-afhandeling.

Ze hadden ontzettend veel problemen bij het converteren van machtigingen op agenda’s. Mailboxen 1 op 1 ging wel, maar gedeelde mappen en vergaderafspraken leverden veel fouten op. Advies daarom om niet te migreren. Waar heb ik dat eerder gehoord? 😉 Praktisch gezien heb je minder ellende als iedereen weet dat zijn mail/agenda schoon begint en het oude systeem nog een tijdje voor inzage in de lucht blijft.

Rein Kroon van PROO vervolgt met zijn ervaringen met een digitale plusklas voor hoogbegaafden. Niet onbelangrijke bijvangst is dat eenlingen op verschillende locaties met elkaar in contact komen. Rein toont een tabel met werkvormen en activiteiten, waarvan sommigen IRL en andere online plaatsvinden. Een evenwichtige mix dus. Hij gaat eerst vrij uitgebreid in op hun manier van werken met hoogbegaafden. De stap naar Sharepoint/Lync is er wel:

  • Studenten stellen elkaar vragen via Lync en werken samen. Ze zien ook wie er online is.
  • Overleg tussen locaties voor een kwartier worden steeds meer vervangen door beeld en geluid, online vergaderen.
  • Als ze elkaar iets willen uitleggen kan het bureaublad gedeeld worden. Lijkt me overigens handig voor een soort peer-to-peer support.

De ontwikkeling van CBS tabellen over de arbeidsmarktpositie van mbo-schoolverlaters

CBS Statline

Als Statline fan wilde ik graag aansluiten bij de bijeenkomst vandaag bij de MBO Raad over de pilot “Ontwikkeling CBS tabellen arbeidsmarktpositie mbo-schoolverlaters”. Deze ontwikkeling vind ik erg positief omdat we voor het doorlichten van ons opleidingsassortiment onder andere een indicator voor ‘Arbeidsmarktrelevantie‘ gebruiken. De data hiervoor kwam tot nu toe van “Kans op Werk” (waarvoor dank), maar zo’n indicator behoeft wel doorontwikkeling. Overigens is onderwijsaanbod en arbeidsmarkt niet mijn terrein van expertise. Data aan elkaar knopen (of mooier gezegd: integrale informatie creëren op basis van meerdere databronnen) natuurlijk wel.

Even wat achtergrond:

“Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) heeft als pilot, op verzoek van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (wat betreft het groen mbo mede namens het ministerie van Economische Zaken), per onderwijsinstelling in het middelbaar beroepsonderwijs (mbo) tabellen samengesteld over de resultaten van schoolverlaters op de arbeidsmarkt.

Het doel van deze tabellen is om mbo-instellingen te ondersteunen bij het afstemmen van het onderwijsaanbod op de regionale arbeidsmarkt, n.a.v. zorgplicht en het actieplan MBO ‘Focus op vakmanschap 2011-2015.”

Vandaag werden de eerste tabellen getoond. Deze tonen per BRIN en crebo/kwalificatiedossier het aantal schoolverlaters dat (g)een diploma heeft, (g)een baan of uitkering en de bedrijfstak waar de MBO-er in terecht is gekomen. Overigens zal de precieze inhoud moeten blijken uit een specificatie. Samen met definities en berekeningen zou deze documentatie dan als bijsluiter kunnen dienen. Dit kan helpen voorkomen dat conclusies te snel of te krom worden getrokken. Plaats hiervoor zou de informatie-encyclopedie zijn.

De eerste indruk is positief. Eerst waren deze cijfers er niet, nu wel. Toch blijkt het moeilijk te zijn om een integraal beeld van deelnemers, hun opleiding, latere beroep, werkgever en branche te maken. Liefst per regio. Hier spelen een paar zaken een rol:

  • Het koppelen van data is moeilijk, niet zozeer technisch als wel qua gegevens. De koppelbaarheid van 2 bronnen vereist minstens één gegeven dat zich in beide bronnen bevindt en deze moet dan nog zinvol zijn. Voorbeelden:
    • Het CBS heeft de cijfers van de bedrijfstak waar iemand werkt. DUO heeft de gegevens van de opleiding van datzelfde individu. Zo kun je op BRIN en Crebo de uitstroom naar bedrijfstak bepalen. De gebruikte classificatie is het ‘SBI’ oftwel de Standaard Bedrijfsindeling. Das handig, als de opleiding slager leidt tot het beroep slager in een slagersbedrijf. Maar een secretaresse met secretaresse-opleiding die bij een bouwbedrijf werkt, een beveiliger in een ziekenhuis, een student van de opleiding receptionist van een hotelschool die baliemedewerker wordt bij een financiële instelling omdat ze zo klantvriendelijk zijn, tja ….
    • Het ROA gebruikt een beroepenclassificatie in plaats van een bedrijfsindeling. Opzich handiger, maar de gegevens per individu worden middels enquete uitgevraagd. De koppelbaarheid met Crebo verdwijnt dan, er is niets meer te rapporteren per school en het leidt tot handmatige analyses, geen geautomatiseerde rapportages.
  • Belangen van aanspraakmakers, meetbaarheid en privacy: Er moet langs de ‘klippen van de privacy-wet’ gevaren worden. Let wel: om je er aan te houden dus. De enige manier om geautomatiseerd een integraal beeld te krijgen van opleidingen, is door per individu zowel de schoolloopbaan als zijn beroepsloopbaan te registreren. Ten eerste is er geen instituut dat alle benodigde velden registreert, ten tweede is het koppelen daarvan per individu alleen mogelijk als instituten deze gegevens uitwisselen. Bijvoorbeeld, als DUO de schoolloopbaan levert, de Belastingdienst het inkomen en werkgever vertelt, ROA/CBS of iemand anders het beroep geeft en de gemeente de woonplaats levert dan kun je weten welke opleiding:
    • voor welke bedrijfstak opleidt.
    • voor werkeloosheid opleidt.
    • voor welk beroep opleidt.
    • voor welke (europese) functie- of inkomens-schalen opleidt.
    • een regionaal karakter heeft.

Samengevat: ik ben wel blij met de ontwikkeling van deze tabellen. Het helpt adviseurs binnen MBO’s om een beeld te krijgen van de relevantie van hun opleidingen. Echter: voorlopig blijft het zo dat je handmatig verschillende invalshoeken langs elkaar moet leggen om zelf een beeld te krijgen. Dit is een tijdrovende klus, waarvan de automatisering nog op zich laat wachten lijkt me.

D.O.E.L. 2013 – 01

Wat deed ik?

  • Ik heb samengewerkt met een collega aan de vormgeving van Informatiemanagement binnen onze instelling. Hierbij vertaalden we rollen naar interne functionarissen.
  • Ik heb een overzicht gemaakt van regionale afkomst van studenten.
  • Ik maakte een visualisatie met uitleg over “Virtuele Desktops”.
  • Ik bezocht de 27ste saMBO-ICT conferentie en blogde er live mee.
  • Ik gaf een presentatie over onze registratie/rapportage van begeleiding en zorg en schreef er een handleiding voor.
  • Ik ben begonnen met het opstarten van de informatieproducten voor het jaarverslag van de instelling. Net als voorgaande jaren.
  • Ik heb samengewerkt met Functioneel Beheer voor de vormgeving van wijzigingenbeheer op het InformatiePortfolio.
  • Ik heb een visualisatie gemaakt over de juridische relaties in de context van (cloud)leveranciers.
  • Ik heb deelgenomen aan sessies waarin directeuren, hoofden van diensten en architecten afstemmen voor ‘IT Alignment’.

Wat onderzocht ik?

Waarmee experimenteerde ik?

  • Met een SQLLite connector voor Excel om data van een Android app te ontsluiten. Het komt van RSS Bus.
  • Met een ASUS Transformer tablet, het draait Android 4.1. 
  • Met Google Drive en Microsoft Skydrive, zodat ik met collega’s bestanden kan delen en deze ook offline in te zien zijn. Vooral de synchronisatie tussen PC’s, tablets en smartphones is handig.
  • Met Polaris Office voor Android. Moeilijk blijft wel het bewerken van office bestanden op de tablet èn deze dan terug opslaan in de ‘cloud’. Inzien werkt wel goed.
  • Met de archief functie van twitter. Het levert na download een handig off-line te browsen en doorzoekbaar archief op, te navigeren op jaar en maand. Alle tweets zijn per maand ook in excel te openen.

Wat las ik?

Ik heb overigens nog een heel leeslijstje klaarstaan merk ik ….

Aanspraakmakers bij Cloud-contracten in onderwijs

De keynote door Jan van Noord van de laatste saMBO-ICT conferentie zette mij aan het denken. Waarschijnlijk omdat ik weinig weet van de juridische aspecten van cloud-contracten. Ik denk dat het voor een doorsnee jurist ook geen gesneden koek is. Jan toonde daar een model van mogelijke relaties en moedigde aan deze te beproeven op hun juridische context. Omdat zijn presentatie niet online staat heb ik dit model in mijn eigen stijl nagetekend. Kudos naar Jan dus. Ik heb alleen één aanpassing gedaan, namelijk in de middenkolom is het blok “Medewerker” toegevoegd. Er is natuurlijk wel een relatie tussen “Medewerker” en “Student” in hun rollen bij het onderwijsproces, maar er is geen formele relatie in de context van ICT, dacht ik.

De Cloud-relatie Kaart

 

Op een rij stellen de verbindingen de volgende relaties voor:

  • Als je eigen IT afdeling diensten aanbiedt (De ‘oude’ situatie zeg maar):
    • Student met de school (instelling): Ik vraag me af of documenten met ICT regels de vorm zouden kunnen hebben van een schoolreglement of een social-media beleid etc. Het formele document zou bij MBO de OOK zijn. Zou hierin ook de rechten en plichten van de ICT context verwoord moeten worden?
    • Medewerker met de school (instelling): De relatie wordt natuurlijk geformaliseerd in het arbeidscontract, althans voor de meesten. Voor vrijwilligers en anderen zou apart aandacht nodig zijn. Ook hier de vraag: hoe zouden IT diensten hier aanbod moeten komen?
  • Als je samenwerkt met andere scholen om gemeenschappelijke IT diensten aan te bieden:
    • Instelling met de “Cloud community”: als een MBO Cloud werkelijkheid zou worden dan zou de eventuele samenwerking of partnerschap allerlei formalisaties kennen verwacht ik.
    • Cloud community met leverancier: Jan verwacht dat je onderhandelingspositie sterker is, als je als branche je verenigd en een soort gemeenschappelijke inkooptrajecten doet. Waarbij je minder in het keurslijf moet van leveranciersvoorwaarden en zelf voorwaarden kunt stellen.
    • Student met Cloud community.
  • Als je rechtstreeks gebruikt maakt van IT diensten van een externe leverancier:
    • Instelling met de cloud-leverancier: beproef je SLA’s op beschikbaarheid van data, de toegankelijkheid voor gemandateerde derden, de technische en organisatorische garanties etc!
    • Deelnemer met de cloud-leverancier: het kan zijn dat de student zelf IT voorzieningen inkoopt, bijvoorbeeld in de vorm van digitale leermiddelen.

Gezien mijn beperkte kennis op dit terrein: zijn er nog aspecten die geheel ontbreken? En hoe zouden deze relaties verder uitgewerkt kunnen worden?

Overigens benadrukte Jan wel dat je als school regie moet voeren over de hele keten. Hierdoor blijft de school ook probleem-eigenaar. Als een school een cloud-dienst organiseert, deze ter beschikking stelt aan een student en er ontstaat een probleem dan kun je als school niet ‘doorverwijzen’ naar je leverancier. Wellicht kun je daar verhaal halen, maar voor de student blijft de school aanspreekpunt.

Tweetarchief van #samboict

Gisteren bezocht ik met veel plezier de 27ste saMBO-ICT conferentie bij Nova College. Het thema was: “Cloudcomputing en social media”. Hieronder volgt een archief van alle tweets met de hashtag #samboict. Ik ben zo vrij geweest de retweets van onze gastheer er uit te filteren. Het lijkt erop dat ik er verder geen gemist heb, maar geen garantie. 😉

Ze zijn als volgt gemaakt:

  • Downloaden van Archivist.
  • Zoeken op hashtag #samboict.
  • Exporteren naar text (tab gescheiden bestand) of naar xml. XML werkt vaak beter, als iemand in zijn tweet een “Enter” heeft zitten. Importeren als platte tekst levert dan een nieuwe regel op in de tabel.
  • Importeren in Excel.

Ik had overigens, getipt door Willem Karssenberg, een alternatief in Google Spreadsheets deze keer. Kun je hier zien, zonder inlog. De dashboard-functionaliteit vond ik wel handig.

Hier als taart om te patsen:

#samboict

Hieronder al mijn eigen tweets! Als je alle tweets van iedereen wilt downloaden in excel, dan kan dat hier.

[table id=14 /]

 

ICT en Cloud

De sluitende keynote wordt verzorgd door Jan van Noord. Hij opent:

“Vroeger zat je op je kluis, waarin je belangrijke dingen opsloeg. Daarna op je computer en server, straks zitten we op de contracten en SLA’s. Op het moment dat je in een keten zit in een wolk neem je verantwoordelijkheden op je.” Tussen de regels door vraagt hij zich af of je daar als organisatie klaar voor bent. Jan legt de nadruk op contracten en juridische situaties die werken in de cloud met zich meebrengt. “Anders kun je wachten op dagvaardingen.”

Jan trekt de vergelijking met geld en stelt dat deze ‘allang in de cloud’ zit. Je regelt met je bank dat ze je geld opslaan, maar dat kan ook de hele wereld over gaan. Zo zal het met ICT ook gaan. Hij prikkelt verder: tegen de tijd dat je het contract met je dienstverlener moet gaan lezen ben je al te laat. Contracten voorkomen wel een aantal problemen, maar lossen deze niet zomaar op.

Voor ROC’s zijn er drie mogelijkheden:

  • Private Cloud: Leverancier vanuit de eigen ICT dienst.
  • Co-sourcing: Leverancier vanuit een samenwerkingsverband.
  • Public Cloud: Leverancier via marktpartijen.

Al deze varianten hebben een eigen juridische context en soorten contractuele relaties:

  • Student met de instelling.
  • Student met het samenwerkingsverband.
  • Student met de leverancier.
  • Instelling met de leverancier.
  • Instelling met samenwerkingsverband.
  • Samenwerkingsverband met de leverancier.

Per relatie moet je privacy, beveiliging, voorwaarden, beschikbaarheid, continuïteit (bij exit/faillissement) en aansprakelijkheid aandacht geven.

De inhoud van een cloudcontract moet daarom afspraken vastleggen over o.a. de beschikbaarheid van data, de toegankelijkheid voor gemandateerde derden, de technische en organisatorische garanties etc. De praktijk is namelijk dat grote providers uit gaan van hun eigen standaardvoorwaarden. Kleinere providers zullen de grotere nodig hebben. Dus in feite ontbreekt het aan alternatieven. Samenwerkingsverbanden hebben iets meer onderhandelingsruimte. Als je keuzes maakt, evalueer dan de juridische relaties die er mee samenhangen.

Jan wijst op een paar belangrijke bronnen:

Geen Jip en Janneke leesvoer hoor! 😉

Overigens heb ik wel eens geschreven over wat ik van keynote-sprekers verwacht. In dit geval was het niet zo inspirerend of bevlogen, maar voor mij wel inhoudelijk erg sterk. Omdat Jan mogelijkheden schetste zonder de risico’s ervan te verdoezelen. Hij wijst naar onvermijdelijke ontwikkelingen die veel mogelijk maken, maar ook verantwoording met zich meebrengen.

MBO Cloud – Allemaal in de wolken

Willem Karssenberg en Maaike Stam presenteren “MBO Cloud – Allemaal in de wolken”. Ze slaan gelukkig een aantal zaken ‘over’ die iedereen bekend veronderstelt. MBO Cloud is een vorm van samenwerking in een ‘community-cloud’.

Maaike leidde een discussie aan de hand van stellingen.

  1. Over 5 jaar wordt 80% van leermiddelen in cloud aangeboden.
  2. Software en digitale leermiddelen moeten device-onafhankelijk worden aangeboden.
  3. We moeten ons voorbereiden op een veranderde rol van ICT binnen instellingen.
  4. Werken in een MBO Cloud wordt efficiënter als MBO’s gezamelijke afspraken maken.
  5. Na BYOD komt BYO Software.
  6. Autorisatie wordt binnen de cloud-applicatie geregeld.

Overal het algemeen was men het wel eens, terwijl er wel veel vragen en opmerkingen loskwamen. Moeilijk om verslag te doen van een ad-hoc discussie trouwens. 😉

Het programma MBO Cloud poogt de samenwerking op gang te brengen. Zodat MBO instellingen niet het wiel hoeven uit te vinden. Binnenkort volgt er meer in de saMBO nieuwsbrief.

 

liMBO – het vervolg

Vorig jaar vertelde Willem-Jan al over zijn project “leermiddelen in het MBO” of afgekort liMBO. Het project is nu voorbij en hij vertelt wat er geleerd is en wat er nu ‘staat’. De pilots waren succesvol omdat:

  • Het lukt om in de keten samen te werken met uitgevers, distributeurs, elo/portaal leveranciers, student-administraties en andere belanghebbenden binnen de onderwijsinstellingen.
  • Het lukt om de benodigde technieken te realiseren.

Het pakket van eisen is hier terug te vinden.

Verder deelt Willem-Jan een aantal verkenningen:

  • Een juridische verkenning: er gaan nogal wat misverstanden over leermiddelen (wetten en regels) rond. Onder andere over vaste boekenprijzen en aanbestedingen. Deze verkenning zet dat op een rij en verschijnt binnenkort.
  • Een kostenonderzoek: De omvang van de markt van verplichte leermaterialen is ongeveer 180 miljoen euro. Tussen opleidingen, leerwegen en niveau’s verschillen de kosten echter enorm. Er wordt weinig onderhandeld over de prijs, terwijl dat wel kan.
  • Technologie en Markt trends: Ze hebben een technologie en markt scan gedaan. Door kenmerken van trends te combineren kunnen er vier scenario’s worden verzonnen. (De student aan zet. De instelling regelt alles. Leermateriaal digitaal. Of: Onbeperkt digitaal materiaal.) De scan levert modellen hiervoor aan. Dit helpt weer de dialoog binnen de instelling om te bepalen welke richting men op wil.

Het vervolg van liMBO ligt in de ontwikkeling van de “Educatieve Content Keten Standaard” en heet dan “Implementatie ECK2”. Het doel hiervan is een beheerste implementatie ECK-standaard distributie en toegang in VO en MBO. Je kunt hierbij aansluiten.

Hoe?Zo! Sturen op ICT projecten

HoeZo Sturing op ICT projecten 1 Voorkant

Ik mocht bij de lancering van het nieuwe Hoe?Zo! boekje zijn, met de titel “Sturen op ICT projecten”. Het is geschreven door Linda van Rens. Het doel (sturing) stond centraal en niet het middel (project portfolio management). Doelgroep is daarom ook bestuurders en managers in onderwijs. Zoals bij de andere boekjes zijn er eerst sessies geweest, om de pijnpunten te inventariseren.

De vragen die voorbijkomen:

  • Waarom zijn IT projecten relevant voor het management? Dat is toch iets voor het hoofd ICT?
  • Hoe betrek je je management bij IT projecten en het nemen van besluiten erover?
  • Hoe zorg je voor de aansluiting tussen strategie en IT investeringen?
  • Welke invloed heb je op een succesvol verloop van projecten?

De publicatie wordt ondersteund door een site waar ervaringen en templates gedeeld worden.

Het boekje is hier te downloaden.

Zie hier voor de andere Hoe?Zo! boekjes.