Onderwijslogistiek

De onderwijslogistieke uitdagingen m.b.t. keuzedelen en examenplanning op #samboict

Ik ben vandaag te gast bij het Zadkine voor de 37ste saMBO-ICT conferentie. In de tweede workshop ronde presenteren Jolanda Hilgen (Advitrae) en Niels Leijssenaar (Iddink) hun oplossing voor keuzedelen voor Zadkine met EduArte en Xedule. Ik vermoed dat veel instellingen hiermee worstelen gezien de volle zaal.

Grofweg zitten ze op deze plekken in de keten: keuzes accorderen en verwerken, plannen en arrangeren, roosteren, publiceren en individueel AAR. Niels stelt dat het uitgangspunt dan wel is: de student krijgt keuzes! De groep staat niet meer centraal! De uitdaging met keuzedelen is om de automatisering vanaf keus helemaal door te laten lopen tot in planning, roosteren en communicatie. Op een rij:

  • Voorbereidingen: de onderwijsbeheerder richt de keuzeregels in, die bepalen en sturen wat studenten mogen kiezen. Je kunt nu eenmaal niet alle 360 keuzedelen van Nederland aanbieden. Praktisch is wel dat een onderwijsproduct bij het Zadkine ook een roosterbaar vak is. Lijkt vanzelfsprekend maar toch.
  • Kiezen: de student heeft een tijdsvenster om te kiezen en de mentor om te accorderen. Hiervoor is wel ‘aanmoediging’ nodig ….
  • Administratieve verwerking: Het hele proces omtrent keuzedelen heeft statussen die als ‘ankers’ werken. De vastgestelde keuzes gaan automatisch naar het examineringsproces en naar Xedule voor roostering. Verder worden automatisch emails gestuurd naar de student om hem/haar op de hoogte te houden en zijn dossier aangevuld met een addendum op de onderwijsovereenkomst.

Overigens kan Niels heel levendig vertellen zonder dat dat ten koste gaat van de inhoud.

Jolanda vervolgt met Xedule met op hoofdlijnen: vraaggestuurd plannen, prognose, analyse, werkverdeling, clustering, roostering en publiceren. Er zit dus, terecht denk ik, een stap tussen keuzes en roostering, de analyse door het team of het organiseerbaar is. Het kan zijn dat je voor verrassingen komt te staan en er is dus ruimte voor bijstellen. De analyse functionaliteiten helpen inzicht geven hiervoor.

Dit werk is overigens niet belegd bij roosteraars maar bij ‘planners’. In bemensing en competenties vergt dit veel aandacht gedurende de implementatie.

Conceptueel maken ze gebruik van het ‘clustermodel’: het start met de groepssamenstelling, kijkt dan naar beschikbaarheid van student, medewerker en onderwijsproduct. Vervolgens worden studenten uit meerdere opleidingen ingedeeld bij onderwijsproducten. Behalve concept is het ook functionaliteit waarop deze zaken geregistreerd kunnen worden. Daarna kan de roostermachine starten.

Hun ervaringen tot nu toe:

  • Voordelen: Alleen gevraagde keuzes worden gepland, het helpt het budget optimaler verdelen. Er wordt klantgericht gepland en je kunt beter sturen op de expertise van medewerkers.
  • Nadelen: Inschrijvingen zijn vroeg nodig, soms is de belangstelling heel groot en je moet tijdig alle interne processen bepalen.

We krijgen nog een toetje: de combinatie EduArte en Xedule kan de afname van examens plannen en roosteren.

  • EduArte levert de voorwaarden en afhankelijkheden voor het examen. De checks of studenten op mogen voor examens.
  • Xedule gebruikt deze informatie om de afnamemomenten te plannen. Deze informatie komt weer terug in de EduArte agenda van de student en surveillant.

Onderwijslogistiek in het hoger onderwijs, wat kunnen we van elkaar leren? #samboict

Ik ben vandaag te gast bij het Zadkine voor de 37ste saMBO-ICT conferentie. In de eerste workshop ronde presenteren Marjon van Kuijk (Avans Hogeschool), Edith Hofstede (saMBO-ICT) en Susanne Zuurendonk (OSIRIS) hun ervaringen. Mijn vorige verslag over het traject Onderwijslogistiek van saMBO-ICT is hier te lezen. We krijgen vanuit MBO een inkijkje in het HBO.

Edith haakt eerst aan bij de achterliggende bewegingen die aandacht voor onderwijslogistiek vragen:

  • Toenemende flexibilisering en maatwerk.
  • Differentiatie naar vorm en inhoud.
  • Belang van de kleine kwaliteit en organisatorische hygiëne (mijn woorden).

Daarnaast hebben ze een referentiemodel ontwikkeld, in concept nog, met de fases: besturen, expliciteren, ontwerpen en realiseren.

Welke verschillen met hoger onderwijs ontdekten ze?

In het beroepsonderwijs:

  • is er door de bank genomen meer sprake van versnipperde standaarden, processen en afspraken.
  • start onderwijslogistiek veelal bij planning en roosteren en niet bij onderwijsontwerp.

Aan de ene kant is MBO iets complexer denk ik, vanwege het aanbieden van niveau 1 tot en met 4, in plaats van één niveau (5). Tegelijkertijd is versnippering tegengaan natuurlijk goed.

Marjon opent met een filmpje van Avans:

Concreet is het intakeproces per opleiding vastgesteld en dan start ook het digitale intakeproces. Eventuele meeloopdagen, gesprekken en bijzonderheden voor extra begeleiding zitten in deze stap. Ze hebben een PlanApp (van Osiris) waarbij de student zelf allerlei zaken kan kiezen.

Susanne demonstreert de kernregistratie van Osiris, dat gebruik maakt van het concept ‘zaakgericht’ werken. Mijn eerste indruk is natuurlijk de gedeeltelijke overeenkomst met de bekendere studentinformatiesystemen zoals we die in MBO kennen. Ook hier zag ik overigens het belang van direct registreren van gesprekken en afspraken door begeleiders. Geen tweedehands informatie vanuit papieren kladblokjes lijkt me.

Het zaakgericht werken overigens vond ik wel inspirerend. Mijn indruk is dat je processen niet tot in hoogste detail dichttimmert, maar in de zaak kan zowel de medewerker als de student mijlpalen aftikken. Dit laat ruimte over om op meer detailniveau recht te doen aan verschillen. Het versterkt in mijn ogen ook de informatiepositie van de student.

De ambitie van Avans is overigens om “docentloos” te roosteren. Daarmee bedoelt ze eerst het onderwijs plannen en roosteren met de student als uitgangspunt, om vervolgens daar docenten aan te hangen en niet andersom dus.

De presentatie [pdf ]is hier te vinden.

Onderwijslogistiek is hersengymnastiek op #samboict

Ik ben vandaag op de 36ste saMBO-ICT Conferentie te gast bij RijnIJssel, waarvoor dank.

In de tweede parallelsessie nemen Edith Hofstede (saMBO-ICT) en Leo Bakker (Kennisnet) ons mee in het programma dat er loopt. Het is daarnaast een netwerk van contactpersonen van MBO’s. Daar horen vanzelfsprekend kennisdeling en workshops bij.

Reden voor het programma is de toenemende personalisering en differentiatie naar inhoud en vorm. Tegelijkertijd worstelen veel MBO’s er mee. Ook dit blijft een actueel onderwerp dus, sinds 2010. 😉

Eerst vragen Leo en Edith wel onze input op een definitie, rekening houdend met “Doceerbaarheid”, “Studeerbaarheid” en “Organiseerbaarheid”. We kunnen lenen van het Hoger Onderwijs, maar hier mistte men de student zelf als actor. De korte vorm is:

“Met onderwijslogistiek wordt de student een begrijpelijke, passende, gepersonaliseerde route aangeboden om de door de student gekozen leerdoelen op een effectieve en voor ieder betaalbare wijze te behalen.” 

Edith pleit er voor om hiervan een vertaling te maken naar je eigen context en cultuur. Er ontstaat best een zaaldiscussie over de elementen in de definitie. Vooralsnog is het model erachter nog in ontwikkeling. Centraal komt in ieder geval de reis van de student te staan.

Om nou niet te blijven freewheelen werkt de Universiteit van Groningen mee aan onderzoek naar onderwijslogistiek. Dat is er nog weinig. Tip: zoek knelpunten en frustraties bewust op. Bouw onderzoek op door stages en afstudeerders.

De tweede netwerkbijeenkomst is 16 november van 14:00 tot 20:00 uur in de Jaarbeurs Utrecht. Deze bijeenkomsten zijn er 4 per jaar. Oh .. en er zijn nog plekken in de leergang.

Project Flexruimte – van model naar implementatie #samboict

Jan Pleizier, Jef van den Hurk en David Dekker praten ons bij over de implementatie van OLS van EduArte.

Jan opent met de conclusies:

  • Flexibiliseren is eigenlijk slim organiseren.
  • Begin eenvoudig, schaal daarna op. Het lijkt me dan wel een uitdaging om de nadelen van inktvlekwerking te voorkomen (wat voor ene team werkt, werkt voor volgende ineens niet).
  • Regel onderliggende processen goed.

De ambities van het Hoornbeeck college blijken uit de eisen:

  • Ze zijn gèèn onderwijssupermarkt, dus zo richten ze het nog niet in.
  • Maatwerk lessen moeten passen binnen een ‘normaal’ rooster.
  • Geen grote investeringen.
  • Schaalbaar/faseerbaar. Concreet betekent dit dat ze begonnen met Taal/Rekenen.

Jef vervolgt met de 80/20 regel. Als 80% van de onderdelen van een opleiding voor iedereen gelijk zijn, dan hoef je maatwerk alleen maar te regelen voor de 20% van de overige onderdelen. Eenmaal aan de slag bleek dat OLS van EduArte dit en de rest van een aantal logistieke processen kon ondersteunen.

David vertelt: de OLS module ‘dwingt’ je er toe processen af te stemmen. Onder andere door allerlei voortgangsmetrieken te rapporteren:

  • Hebben alle studenten hun keus kenbaar gemaakt?
  • Hebben alle studiebegeleiders die keuzes geaccordeerd?
  • Welke onderdelen gaan daadwerkelijk starten?

Voor mij was dit de eerste keer dat ik ervaringen over OLS hoor. Handig om dat we zelf nog moeten starten met onderwijslogistiek. Al dan niet met deze module van EduArte. Spannend lijkt me dan: flexibiliseren met niet teveel variabelen, terwijl je systeem dat later wel moet kunnen als je er aan toe bent…

Wat ik daarom goed vind is dat ze durven beginnen met ervaring op doen, zonder te wachten op de volmaaktheid van andere systemen (roosters, middelen etc.).

Onderwijslogistiek – van plan naar realiteit op samboict

Binnen saMBO~ICT zijn al scenario’s ontwikkeld op het gebied van onderwijslogistiek. Dit maakt de vertaling van het conceptuele model uit de TripleA encyclopedie naar 4 mogelijke scenario’s. Zie mijn eerdere berichten.

Bert van Daalen en Eric Jongepier geven een overzicht van de volgende stap. Er worden 10 pilots gestart. In deze pilots werken steeds een onderwijsinstelling samen met een leverancier, volgens een protocol (set spelregels). De resultaten worden dan weer breder beschikbaar gemaakt. Het is dus geen aanbesteding of leveranciersselectie. De ene heeft de ‘uitdaging’ en de andere de ‘oplossing’. De combinatie kan heel waardevol zijn.

Praktisch:

  • 5 a 7 werkdagen investering.
  • Uiterlijk 1 februari 2011 starten.
  • Commitment door een protocol, kennisdelingsessies en een beoordelingskader.
  • De pilot mag geen onderdeel zijn van een aanbesteding.
  • Onderdelen: Arrangeertool, roostermachine, middelencatalogus, onderwijscatalogus. De middelencatalogus gaat over alle faciliterende zaken die nodig zijn voor onderwijs. Ruimtes, materialen èn bemensing.

De resulaten van de pilots zijn (helaas maar wel logisch) niet publiek. Het protocol, de resultaten van de kennisdelingssessies en het aangepast Functioneel Ontwerp is wel publieke informatie. Het beoordelingskader is een doorvertaling van het functioneel ontwerp om een product te toetsen.

Een praktisch voorbeeld komt van Wellantcollege. Zij combineren voor hun pilot ‘Roostermachine‘ met Paralax en Trajectplanner. Er is nog ruimte voor pilots…..

Leren goed geregeld – samboict

Jan Lammerink (ROC van Twente) en Dolf Reith (KPC) geven een presentatie met bovenstaand thema. Ik heb in het verleden al eens meer geschreven over HBPO projecten met het motto “Excellent Leren Excellent Organiseren”. Deze presentatie vertelt de ervaringen van ROC Twente hiermee.

Er was een redelijk lange wensenlijst op het gebied van flexibilisering ontstaan. O.a. meerdere in- en uitstroommomenten en differentiatie naar niveau. Om dit grijpbaar te maken werkte men met 4 thema’s:

  • Curriculum ontwikkeling
  • Koppeling van onderwijs en leerbedrijf
  • Digitale begeleidingsprogramma en leermiddelen
  • Integrale locatieorganisatie, onderwijs volgt student

De doorbraken die men wilde bereiken waren o.a. goed lopende maatwerkprojecten en duidelijke grenzen van flexibiliteit in aanbod. Ook hier komt snel naar voren ‘Standaardiseren om te kunnen flexibiliseren’.

De resultaten bij de enkele afdelingen:

  • Van 4 naar 12 keuzemogelijkheden op het gebied van specialisaties. Dit is bereikt met behulp van digitaliseren van lesmateriaal.
  • Ondersteunende lessen voor individualisering.
  • Flexibele in- en uitstroom.

Jan benadrukt het belang van hun interne ‘procesplaat’. Oftwel, heb je in beeld welke processen er zijn en wie er eigenaar van is. Van de elementen hierin wordt bijgehouden welke gestandaardiseerd zijn of nog moeten worden.

Dolf vervolgt en schetst hun KPC aanpak:

  • De aanpak is geworteld in “Business Proces Redesign’. Oftwel ‘herontwerp’ van de manier waarop je zaken aanpakt.
  • Bepaal wat de meest basale transactie in het onderwijs is, je primaire proces.
  • Middels een model brengt men inkomsten, kosten en opbrengsten in beeld. Hiervoor trekt Dolf de vergelijking met het bedrijfsleven en de waardeketen van Porter.

Echter, waar hij verder in gaat, is niet de basale onderdelen in de waardeketen zoals die bekend zijn op het gebied van onderwijsbedrijfsvoering en financiën. Hij legt duidelijk een link tussen de toeleverende kant (kenmerken student en soorten cognitie) en ons eigen proces. Vervolgens door te decomponeren wordt een catalogus samengesteld dat hierbij past. Daarna wordt in beeld gebracht wat voor techniek, bemensing en andere middelen hiervoor nodig zijn.

Al met al een voorbeeld van Activity Based Costing in onderwijs. Om dat het met plaatjes toch beter te volgen is, hieronder de presentatie:

Overdrachtsconferentie TripleA

Ik ben vandaag bij de “Overdrachtsconferentie” TripleA, in het ADO stadion. Onze instelling heeft van het gedachtegoed van TripleA en de encyclopedie dankbaar gebruik gemaakt, ook tijdens onze aanbesteding. Alle ontwerpen zijn voor ons onmisbaar gebleken tijdens het proces dat we intern hebben doorgemaakt. Vandaar dat ik een beetje bezorgd was toen ik hoorde dat TripleA ging stoppen, als organisatie. Dat bleek voor niets te zijn: het gedachtegoed wordt overgedragen aan saMBO~ICT. Gelukkig maar, want wij hebben nog veel te doen op de rest van ‘de plaat‘.
John van der Meulen opende de conferentie met een stukje geschiedenis en Ben Geerdink van saMBO nam de bal over. Deze zal gekoesterd worden, volgens Ben. De overdracht zelf is niet alleen die van het ‘product’, maar nog belangrijker, ook die van de werkstijl en ‘community’. Ik ben daar blij mee omdat de verdere ontwikkeling dan geborgd is. De architectuur die is ontworpen is, hoe waardevol ook, altijd een momentopname. Aangezien het product een CC licentie kent, staat niets verdere ontwikkeling in de weg.
De community kenmerkt zich door snelle samenwerking, korte doorlooptijden, ontwikkeling in relatief kleine groepen, brede beschikbaarheid van de producten. Ben vermeld wel dat de ambities verder reiken dan het beschikbare geld op dit moment. Vooralsnog gaat saMBO “toch hard aan de slag ermee”.

Bas Kruiswijk gaat verder met de stand van zaken TripleA. Er zijn 2 addendum’s verschenen:

  • Functioneel Ontwerp bij het deel Kernregistratie Deelnemers. Het addendum bevat de uitwerking voor domeindeskundigen en een aanvulling van het technische gedeelte.
  • Prototype Roosteren: een aanvullend onderzoek naar complexiteit en haalbaarheid van de roostermachine. Het vermeld o.a. 2 oplosstrategieën (wiskundig). Daarna is een werkend prototype gemaakt: CourseTT. Het kan veel, wiskundig, maar het is nog geen direct implementeerbare oplossing. Het is wel mogelijk dat er laboratoriumexperimenten meer gedaan worden of dat het wordt aangeboden aan een leverancier. CourseTT is open source.

Tot slot werd de gouden encyclopedie uitgereikt aan Paul Meltzer als grootste supporter!

Jan Bartling volgde met een schets van hoe saMBO~ICT verder gaat met de encyclopedie. De echte werkelijkheid is namelijk dat binnen de implementatie van het hele ontwerp de nadruk nog steeds ligt op KRD. Alle overige terreinen (Onderwijslogistiek, Ondersteuning Primair Proces, etc.) dienen komende tijd meer in beeld te komen. Jan gaf ook een kort overzicht van de stand van Onderwijslogistiek. En verder naar de toekomst kijkend: zijn onze applicaties ook in de toekomst afbreekbaar? Want in de levenscyclus van alle software komt na ‘volwassenheid’ toch echt de afbreek-fase. En die vergt een eigen aanpak. Veel hangt samen met het beleidsplan van saMBO~ICT.

Ik wens saMBO~ICT veel succes!

Van onderwijslogistiek naar onderwijsbeleid

Paul Oomens van Ministerie OCW sluit het Congres Onderwijslogistiek en CGO af. Paul refereert even aan de actualiteit i.v.m. de klachten die door studenten geuit worden. Hij stelt dat er wel degelijk iets aan de hand is! Zonder elke klacht op het bureau van de staatssecretaris te gooien, wat is dan de rol van het ministerie? Soms zegt de kamer: “U zult flexibel zijn, u zult maatwerk leveren.” Maar hoever reikt de polsstok van het MBO? Of verzwaren we het MBO dusdanig met van alles en nog wat, zodat er niet meer mee te zeilen valt. (Illustratie hiernaast kwam van Paul 😉 )

Deze vragen roept Paul op, als aanloopje naar de noodzaak van een verband tussen onderwijsbeleid en logistiek. Er komen enkele tips voorbij:

Kijk uit met heel hard werken aan oplossingen voor problemen, die door een andere oplossing zijn ontstaan….

Als voorbeeld wordt de roostergenerator genoemd, uit mijn vorige blogpost.

Zoek elkaar op en al helemaal in tijden van schaarste…

Bijvoorbeeld door gemeenschappelijke SSC vorming, door samen te werken aan functionele ontwerpen.

Denk verder èn heb ook het hier en nu op orde…

Haal niet je schouders op als er slechts 64 zwakke opleidingen zijn, terwijl er nog veel meer niet op orde is. Communiceer met je studenten.

Hoe helpt Ministerie OCW? Door VSV regelingen, gegevensuitwisseling door DUO, domeinvorming binnen MBO.

Vraag aan de zaal: is domeinvorming iets van het onderwijs of iets van de administratieve organisatie? Leidde tot redelijke discussie. Waarbij ik vermoed dat Paul bedoelt dat reductie van administratieve lasten niet het enige motief moet zijn om aan domeinvorming te beginnen.

Overigens gebruikte Paul veel Dilbert filmpjes om zijn punten op een ‘onderkoelde’ manier te illustreren. Pakte goed uit 😉

Op weg naar de realisatie van de onderwijslogistieke principes van Triple A

Ik heb in het verleden al vaker geschreven over Triple A en onderwijslogistiek. Vandaag een update op de stand van zaken. Willem-Jan van Rooijen en Frans Thijssen praten ons bij.

In de encyclopedie is een deel uitgewerkt voor onderwijslogistiek. Het is nu tijd voor een verdere concretisering, door een brede betrokkenheid te zoeken en samen te werken met saMBO~ICT. Het resultaat moet zijn: een functioneel ontwerp van ondersteunende systemen en organisatorische eisen. De einddatum voor dit alles is 15-06-2010.

Om te illustreren hoe generiek de modellen van TripleA zijn, vertelden ze hoe 3 ROC’s met een verschillende insteek toch tot hetzelfde logistieke model kwamen. Elk ROC kende zijn eigen metafoor:

  • Het Innovatiecafé: de student kiest de volgorde van het lesprogramma.
  • Selfmade: legt de nadruk op het leren maken van individuele keuzes.
  • Ballenbak: competenties staan centraal.

Hieruit werd een rode draad gedestilleerd:

  • De leervraag komt centraler te staan.
  • Er is behoefte aan meer flexibel onderwijs.
  • Mensen en middelen moeten breed inzetbaar zijn.
  • Integratie van systemen moet!

In het verleden werd een geavanceerde, wiskundige, ‘roostermachine’ genoemd, daarom vroeg ik hiernaar. Het blijkt dat er onderzoek gedaan is, met als positief resultaat dat het mogelijk is om zo’n machine te bouwen. Die kan, wat men beoogt in bovenstaande model, in principe leveren. Het onderzoek wordt binnenkort afgerond en beschikbaar gesteld.

Onderwijscatalogus als basis voor onderwijslogistiek

Ellen Stuurop en Hans Hurenkamp vertelden hoe het Drenthe College hun onderwijsaanbod beheert met Educator.  Jef heeft er ook al eens over geschreven. Hun term is “DOE” oftewel “Didactische variant van een Onderwijs Eenheid”.

Als een DOE gemaakt wordt kan die, na goedkeuring, doorgezet worden naar de catalogus. Vanuit de student gezien (en vaak ook vanuit de docent) komen deze terug in zijn PAP (Persoonlijk Activiteiten Plan). Uiteindelijk kan dit leiden tot een individueel activiteitenplan. Zover zijn ze echter nog niet. Als een student een bewijsstuk wil aanleveren om aan te tonen dat hij aan de eisen voldoet, levert hij deze ook in, via het systeem.

Hans opent met te benadrukken dat je concreet aan de slag moet, alvorens te ontdekken wat je wilt en waarheen je wilt ontwikkelen. Een beetje “organisch”, waarbij een blauwdruk achteraf ontstaat en niet altijd goed is aan de voorkant. Soms moet je door ervaring wijzer ‘terugsaneren’. Klinkt als een lerende organisatie!

Waar Hans dus indirect op wijst is een manier van implementeren. Mijn omschrijving: niet alles tot op detail van te voren bepalen, om dan vervolgens je doelen tocht niet te halen. Maar juist door aan de slag te gaan, ontdekken wat je nodig hebt.

Zijn deel van de presentatie is hier te zien: