eduarte

De onderwijslogistieke uitdagingen m.b.t. keuzedelen en examenplanning op #samboict

Ik ben vandaag te gast bij het Zadkine voor de 37ste saMBO-ICT conferentie. In de tweede workshop ronde presenteren Jolanda Hilgen (Advitrae) en Niels Leijssenaar (Iddink) hun oplossing voor keuzedelen voor Zadkine met EduArte en Xedule. Ik vermoed dat veel instellingen hiermee worstelen gezien de volle zaal.

Grofweg zitten ze op deze plekken in de keten: keuzes accorderen en verwerken, plannen en arrangeren, roosteren, publiceren en individueel AAR. Niels stelt dat het uitgangspunt dan wel is: de student krijgt keuzes! De groep staat niet meer centraal! De uitdaging met keuzedelen is om de automatisering vanaf keus helemaal door te laten lopen tot in planning, roosteren en communicatie. Op een rij:

  • Voorbereidingen: de onderwijsbeheerder richt de keuzeregels in, die bepalen en sturen wat studenten mogen kiezen. Je kunt nu eenmaal niet alle 360 keuzedelen van Nederland aanbieden. Praktisch is wel dat een onderwijsproduct bij het Zadkine ook een roosterbaar vak is. Lijkt vanzelfsprekend maar toch.
  • Kiezen: de student heeft een tijdsvenster om te kiezen en de mentor om te accorderen. Hiervoor is wel ‘aanmoediging’ nodig ….
  • Administratieve verwerking: Het hele proces omtrent keuzedelen heeft statussen die als ‘ankers’ werken. De vastgestelde keuzes gaan automatisch naar het examineringsproces en naar Xedule voor roostering. Verder worden automatisch emails gestuurd naar de student om hem/haar op de hoogte te houden en zijn dossier aangevuld met een addendum op de onderwijsovereenkomst.

Overigens kan Niels heel levendig vertellen zonder dat dat ten koste gaat van de inhoud.

Jolanda vervolgt met Xedule met op hoofdlijnen: vraaggestuurd plannen, prognose, analyse, werkverdeling, clustering, roostering en publiceren. Er zit dus, terecht denk ik, een stap tussen keuzes en roostering, de analyse door het team of het organiseerbaar is. Het kan zijn dat je voor verrassingen komt te staan en er is dus ruimte voor bijstellen. De analyse functionaliteiten helpen inzicht geven hiervoor.

Dit werk is overigens niet belegd bij roosteraars maar bij ‘planners’. In bemensing en competenties vergt dit veel aandacht gedurende de implementatie.

Conceptueel maken ze gebruik van het ‘clustermodel’: het start met de groepssamenstelling, kijkt dan naar beschikbaarheid van student, medewerker en onderwijsproduct. Vervolgens worden studenten uit meerdere opleidingen ingedeeld bij onderwijsproducten. Behalve concept is het ook functionaliteit waarop deze zaken geregistreerd kunnen worden. Daarna kan de roostermachine starten.

Hun ervaringen tot nu toe:

  • Voordelen: Alleen gevraagde keuzes worden gepland, het helpt het budget optimaler verdelen. Er wordt klantgericht gepland en je kunt beter sturen op de expertise van medewerkers.
  • Nadelen: Inschrijvingen zijn vroeg nodig, soms is de belangstelling heel groot en je moet tijdig alle interne processen bepalen.

We krijgen nog een toetje: de combinatie EduArte en Xedule kan de afname van examens plannen en roosteren.

  • EduArte levert de voorwaarden en afhankelijkheden voor het examen. De checks of studenten op mogen voor examens.
  • Xedule gebruikt deze informatie om de afnamemomenten te plannen. Deze informatie komt weer terug in de EduArte agenda van de student en surveillant.

Implementatie EduArte Suite op #samboict

Harm Deiman en Roland Baks praten ons op de 32ste saMBO-ICT conferentie bij over de implementatie van de EduArte Suite bij het Summa College.

De moeilijkste binnen de suite om te implementeren: deelnemerbegeleidingssysteem en onderwijscatalogus. Ze vertrokken vanuit:

  • Een maatwerk applicatie voor volgsysteem.
  • Verschillende en complexe inrichtingen.
  • Per cluster eigen processen voor examinering.

Om dit aan te pakken werd college-breed een uniforme inrichting afgesproken in samenspraak met het onderwijs en de ondersteunende diensten. Vervolgens werd er een migratie-traject ingezet. Dan komt er altijd viezigheid bovendrijven, desnoods werd er via Excel als tussenstap nog data overgezet.

Harm noemt de volgende succesfactoren:

  • Werken met een uniforme inrichting maakt transparant wat de status is van de school.
  • Op het niveau van directie was er een ambassadeur.
  • Eigenaarschap werd bij onderwijsteams gelegd.
  • Continue communicatie over de voortgang.
  • Een aparte verandermanager met een expertteam voor ondersteuning.
  • Getrapte implementatie: data en procedures binnen onderwijs op orde, training en go-live.

Er kwam een zijdelingse opmerking dat ongeveer 25% van de gebruikers basisvaardigheden mist om te werken met de browser en de PC. Dat herken ik echt wel, dat tijdens de implementatie van een systeem collega’s ‘het digitale rijbewijs uit 1995’ nog niet hebben.

Invoering Participatie module bij AOC Friesland

Op de gebruikersdag EduArte werd door Gerus Cornelissen (AOC Friesland) kort geschetst hoe bij hen de invoering van het aan/afwezigheidregistratiesysteem verloopt. Enkele impressies:

  • Ze hebben voor elke locatie  een week de tijd genomen om te testen. Mijn indruk van de ervaringen is dat je dan niet alleen het systeem test, maar ook de organisatie die het gebruikt … en dat is zeker zo belangrijk.
  • De administratieve last wordt wisselend belegd: in sommige lokalen bevinden zich pc’s en voert de docent zelf in, elders worden briefjes verzameld en door één persoon verwerkt. 
  • De koppeling naar het rooster is een handmatige: csv bestanden uit Untis worden geïmporteerd in EduArte. Dit wordt door roosteraars zo vaak als nodig is gedaan en wordt niet als lastig ervaren.
  • Niet alleen de planning, maar ook de realisatie van het rooster komt in EduArte terecht, doordat na roosterwijzigingen (ook achteraf) de import opnieuw wordt uitgevoerd.
  • De ‘waardering’ van afwezigheid hangt sterk af van de specifieke schoolafspraken. Een instelling moet dus wel helder definiëren wat men verstaat onder ‘ongeoorloofd’ etc.

Eduarte gebruikersdag

eduarte_logo

Ik was vandaag bij de gebruikersdag EduArte, dat door het BVE-platform georganiseerd wordt.

Als eerste een presentatie van de nieuwe release (EduArte 1.13):

  • De kleurstelling en opmaak is rustiger, met nieuwe blauwtinten.
  • Een aantal menu-items zijn nu gegroepeerd onder tabbladen.
  • Het dialoogvenster “kolomkiezer” is vernieuwd: gewenste gegevens zijn er makkelijk bij te slepen.
  • Bij foutieve invoer van gegevens komen op die plek waarschuwingen in beeld.
  • Kan al langer, maar weten weinigen: met allerlei sneltoetsen zijn handelingen uit te voeren waarvoor niet gemuisd hoeft te worden.
  • Aan bepaalde mutaties kunnen templates gekoppeld worden: deze zorgen automatisch voor trajecten die voor specifieke deelnemers doorlopen moeten worden.  
  • Naast IE 7.0 wordt ook 8.0 ondersteunt. In de SLA’s overigens 6.0 ook nog…

Overigens zal in de toekomst niet vaak een ingrijpende wijziging in interface plaatsvinden. Anders is het maken van handleidingen etc voor iedereen te bewerkelijk. Daarnaast wordt er in dit ontwikkelstadium nog niet gekeken naar optimaliseren voor browsen op mobiele toestellen. 

De uitlevering van de kernregistratie-module is met 1 a 2 maanden uitgesteld. De leverancier geeft aan dat er alsnog bepaalde ‘groepsfunctionaliteit’ in gebouwd moet worden, die extra tijd vergt. Het individuele karakter wordt daarmee ietwat verlaten.

Stand van zaken Kernregistratie

  • Omdat nOISe bedrijfskritisch is (het vormt de basisregistratie voor je bekostiging), is het vervangen ervan door de kernregistratie EduArte cruciaal. Om minder risico te lopen moet deze overgang, inclusief modules er om heen, soepel verlopen. Financieel denkt men erover om met een vast bedrag beide applicaties naast elkaar te laten bestaan bij de instellingen. Zodat je niet 2 jaar met dubbele lasten zit èn je eigen geschikte moment kunt kiezen. Dat is het premature idee althans. 
  • 1 Juni wordt er gestart met 2 proeftuinen.
  • Binnenkort wordt gestart met de module ‘Resultatenbeheer’. Dus de nieuwe module, die niet aan nOISe gekoppeld is.
  • Een aparte module “Facturering” gaat ontwikkeld worden.

Groepsreis door het landschap

Ik was afgelopen dinsdag ingegaan op de uitnodiging van het BVE-Platform om aan te schuiven bij de EduArte Gebruikersgroep. Alhoewel mijn ROC dit ‘pakket’ niet heeft aangeschaft is zo’n dag een bron van ‘authentieke’ informatie die ons helpt bij de oriëntatie op de opvolger nOISe.

Nu zou ik een hele waslijst van functionaliteiten kunnen noemen die er onlangs bij zijn gekomen in het pakket. Maar dan zit ik op ‘knopjes’-niveau van een pakket dat nog in ontwikkeling is. Dat bespaar ik jullie. Er zijn me wel een aantal punten heel erg opgevallen.

‘Vroeger’ toen alles nog onverzichtelijk was, zat de wereld eenvoudiger in elkaar: 1 applicatie, 1 leverancier en 1 gebruikersorganisatie. De laatste is zo’n typische ITIL/BiSl term die eigenlijk staat voor een vertegenwoordiging van alle klanten of eindgebruikers. Deze groep dient als klankbord voor de leverancier en tevens kunnen klanten onderling ervaringen uitwisselen over implementatie-trajecten.

Maar nu is er sprake van een ‘applicatielandschap’ waarop verschillende leveranciers functionaliteit kunnen bieden op, gedeeltelijk, overlappende onderdelen. Voor het gemak pak ik even de bollenplaat erbij van TripleA.

bollenplaat

TripleA heeft de aanbesteding gedaan voor de Kernregistratie. De gunning is gegaan naar Educus, een samenwerking van Topicus en Stoas. Zij bouwen, respectievelijk vermarkten Eduarte. Volgt u het nog? Maar EduArte levert ook een onderdeel Participatie, Competentiemeter en Deelnemersbegeleidingssysteem, volgens deze releasekalender. 

TripleA zit ondertussen niet stil, want de rest van het applicatielandschap moet ook ingevuld worden. Dan moet je “eerst weten wat je wilt”. Die omschrijving noemen we “Functioneel Ontwerp” en zijn na enig zoekwerk hier terug te vinden. Ook deze andere onderdelen gaan aanbesteed worden. Daar kunnen ook andere ROC’s weer aan mee doen. Daar kunnen ook andere leveranciers weer op gaan reageren. 

Om tot mijn punt te komen: hoe organiseer je in de toekomst gebruikersgroepen van onderdelen van het applicatielandschap dusdanig, dat de functionaliteitsbehoefte en informatievoorziening geborgd blijft? Op elk blok van het model kunnen meerdere leveranciers zitten. Andersom: gaan ROC’s elkaar in wisselende samenstelling ontmoeten op onderdelen van dit model? Zodat de samenwerking vruchten afwerpt?

Wat ik erg positief vindt: de functionele ontwerpen zijn met subsidiegeld gemaakt en worden daarom vrij ter beschikking gesteld. Of je nu samen aanbesteed of niet. Daar maken ook wij dankbaar gebruikt van.

Daarnaast heeft TripleA het voor elkaar gekregen dat zowel de onderwijscatalogus als de kernregistratie open-source worden. Dit vind ik een grote stap, omdat het in de toekomst de mogelijkheid biedt van leverancier te wisselen zonder last te hebben van de klassieke vendor lock-in. Tevens biedt het andere leveranciers de mogelijkheid om in de SOA architectuur aan te sluiten en hun functionaliteit geïntegreerd aan te bieden.

Markt van leveranciers presentie/absentie

bve

Ik ben vandaag in Wageningen in het congrescentrum WICC, alwaar verschillende leveranciers zich presenteren op het gebied van aan- en afwezigheidsregistratie. Een terrein met veel voetangels en klemmen, gezien de discussies over onderwijstijd (zowel het qua aangebod als consumptie ervan). Deze dag is georganiseerd door het BVE-Platform en een vervolg op de “dag van aanwezigheid” van vorig jaar. Duidelijk is dat er in een jaar tijd toch veel gebeurd is. Kort samengevat:

  • De leveranciers van de grotere systemen komen allemaal tegemoet aan de eisen omtrent flexibiliteit. Vooral niet roosterbare, ad-hoc afspraken zijn nu veel beter vast te leggen, te registreren en te rapporteren.
  • Voor het terugdringen van VSV zijn de landelijke ontwikkelingen een stuk verder. Dusdanig dat het vraagtekens zet bij een aantal maatregelen uit ons convenant in de regio.

(meer…)