Xedule

Adoptie van onderwijslogistieke vernieuwing op #samboict

Ik ben vandaag te gast bij Lentiz voor de 40ste saMBO-ICT Conferentie. In de tweede ronde nemen Erik Blokland (Avans) en Peter Verdaasdonk (Advitrae) ons mee in de sessie “Adoptie van onderwijslogistieke vernieuwing – gamification als middel om onderwijslogistieke vernieuwing te stimuleren”. Meer achtergrond hier.

Omdat we vlak voor de implementatie staan van Xedule was ik nieuwsgierig. Vanuit de hoop dat het aanknopingspunten kan geven om na te denken over modernere manieren van plannen en roosteren. In mijn ogen is “alleen even een roosterapplicatie vervangen” de meest arme vorm van implementatie. Althans, ik zie meer toegevoegde waarde in flexibilisering en persoonlijke leertrajecten mogelijk maken. Moeilijker, maar dat is met alles wat waardevol is.

Avans wilde kennismaken met “Docentloos Roosteren” of ‘Zelf Roosteren” (de laatste klinkt wat sympathieker). Daarin krijgt een student het beste rooster voor hem, aangezien die centraal staat. Een docent kan hier vervolgens op intekenen. Het poogt te doorbreken dat men wel zegt dat de student centraal staat maar dat dit alleen blijkt uit ‘weinig tussenuren’ etc. Terwijl het rooster overgeleverd is aan de genade van de beschikbaarheid van de docent.

Niet voor elk team geschikt, maar voor teams die hier aan toe zijn zeker het onderzoeken waard. Het kantelt ook het proces van werkverdeling-per-team naar plan-van-inzet naar rooster. Je start met het rooster en daarna wordt het plan van inzet etc opgebouwd.

AdVitrae heeft toen een game (Maetch) ontwikkelt om teams te laten ervaren hoe “Zelf Roosteren” werkt. Als start vult de game zich met alle lessen die verdeeld moeten worden. Het werkt het beste als ook de docenten en hun benoemingen echt zijn. Tijdens het intekenen bouwt je eigen rooster zich op. Een team kan afspreken dat iedereen dit tegelijk doet of één voor één en in rondes. De game kan ook weggegooid en overnieuw gespeeld worden. Het neemt doorgaans een uur of 3 in beslag. AdVitrae kan game-leiders leveren, maar beter is nog dat teams dit zelf kunnen. Instellingen die roosteren met Xedule kunnen over Maetch beschikken.

Wat ik goed vindt aan docentloos roosteren is dat het de dialoog verplaatst. In plaats van dat een docent steeds communiceert met de roostermaker, vindt nu de dialoog plaats in het team. Dit leidt natuurlijk tot allerlei discussie en sociale dynamiek maar de game ondersteunt dit visueel door knelpunten in beeld te krijgen. De docent kan ook zijn tevredenheid over het rooster opgeven. Als de game klaar is krijgt iedereen een badge afhankelijk van z’n snelheid etc.

Al met al een mooie werkvorm om het team bewust te maken, gezamenlijk tot besluiten te komen en te helpen om zelfsturend te worden.

 

De onderwijslogistieke uitdagingen m.b.t. keuzedelen en examenplanning op #samboict

Ik ben vandaag te gast bij het Zadkine voor de 37ste saMBO-ICT conferentie. In de tweede workshop ronde presenteren Jolanda Hilgen (Advitrae) en Niels Leijssenaar (Iddink) hun oplossing voor keuzedelen voor Zadkine met EduArte en Xedule. Ik vermoed dat veel instellingen hiermee worstelen gezien de volle zaal.

Grofweg zitten ze op deze plekken in de keten: keuzes accorderen en verwerken, plannen en arrangeren, roosteren, publiceren en individueel AAR. Niels stelt dat het uitgangspunt dan wel is: de student krijgt keuzes! De groep staat niet meer centraal! De uitdaging met keuzedelen is om de automatisering vanaf keus helemaal door te laten lopen tot in planning, roosteren en communicatie. Op een rij:

  • Voorbereidingen: de onderwijsbeheerder richt de keuzeregels in, die bepalen en sturen wat studenten mogen kiezen. Je kunt nu eenmaal niet alle 360 keuzedelen van Nederland aanbieden. Praktisch is wel dat een onderwijsproduct bij het Zadkine ook een roosterbaar vak is. Lijkt vanzelfsprekend maar toch.
  • Kiezen: de student heeft een tijdsvenster om te kiezen en de mentor om te accorderen. Hiervoor is wel ‘aanmoediging’ nodig ….
  • Administratieve verwerking: Het hele proces omtrent keuzedelen heeft statussen die als ‘ankers’ werken. De vastgestelde keuzes gaan automatisch naar het examineringsproces en naar Xedule voor roostering. Verder worden automatisch emails gestuurd naar de student om hem/haar op de hoogte te houden en zijn dossier aangevuld met een addendum op de onderwijsovereenkomst.

Overigens kan Niels heel levendig vertellen zonder dat dat ten koste gaat van de inhoud.

Jolanda vervolgt met Xedule met op hoofdlijnen: vraaggestuurd plannen, prognose, analyse, werkverdeling, clustering, roostering en publiceren. Er zit dus, terecht denk ik, een stap tussen keuzes en roostering, de analyse door het team of het organiseerbaar is. Het kan zijn dat je voor verrassingen komt te staan en er is dus ruimte voor bijstellen. De analyse functionaliteiten helpen inzicht geven hiervoor.

Dit werk is overigens niet belegd bij roosteraars maar bij ‘planners’. In bemensing en competenties vergt dit veel aandacht gedurende de implementatie.

Conceptueel maken ze gebruik van het ‘clustermodel’: het start met de groepssamenstelling, kijkt dan naar beschikbaarheid van student, medewerker en onderwijsproduct. Vervolgens worden studenten uit meerdere opleidingen ingedeeld bij onderwijsproducten. Behalve concept is het ook functionaliteit waarop deze zaken geregistreerd kunnen worden. Daarna kan de roostermachine starten.

Hun ervaringen tot nu toe:

  • Voordelen: Alleen gevraagde keuzes worden gepland, het helpt het budget optimaler verdelen. Er wordt klantgericht gepland en je kunt beter sturen op de expertise van medewerkers.
  • Nadelen: Inschrijvingen zijn vroeg nodig, soms is de belangstelling heel groot en je moet tijdig alle interne processen bepalen.

We krijgen nog een toetje: de combinatie EduArte en Xedule kan de afname van examens plannen en roosteren.

  • EduArte levert de voorwaarden en afhankelijkheden voor het examen. De checks of studenten op mogen voor examens.
  • Xedule gebruikt deze informatie om de afnamemomenten te plannen. Deze informatie komt weer terug in de EduArte agenda van de student en surveillant.