Samenwerken aan een model

Nu doet zich iets leuks voor: ik krijg feedback op mijn WAROM3-model! De grote lijnen blijven gelijk, echter in de onderdelen worden suggesties gedaan voor andere termen. Eigenlijk beter dan die van mezelf, maar dat haalt weer mijn afkorting (WAROM) onderuit. Ik heb de neurotische neiging om na het kiezen van een afkorting me er heel erg aan te houden. Wat weer de omgekeerde wereld is. Je past een jas aan het weer aan, niet het weer aan je jas. Dus voortaan ga ik eerst modellen verzinnen, tekenen en uitwerken zonder er een kreet aan te plakken!

Maar voordat ik me aan mijn model blijf door-irriteren wil ik even door-itereren. Dat de horizontale lagen in het model overeenkomen met de fases uit de tekst was niet in één opslag duidelijk. Daarom hieronder een kleine aanpassing.

Peepeeteetje voor de liefhebber.

WAROM3 – Een model voor verzuimmeldingen

In  een vorig project (invoering EduArte) heb ik het belang geleerd van procesontwerp, waarin rollen en stappen handig beschreven staan. Het uit elkaar trekken van rollen bevordert ook de functiescheiding die nodig is tijdens de controle op administratieve processen, zodat niet dezelfde persoon het werk uitvoert én controleert.

Komende tijd zal ik me ook meer bezighouden met projecten op het gebied van onderwijslogistiek. Eén onderdeel daarvan is aan- en afwezigheidsregistratie en de afhandeling ervan. Uit ervaring weet ik dat je dan te maken krijgt met de privacy van de deelnemer of leerling. Daar zitten ethische kanten aan.

Een oplossingsrichting zou kunnen zijn:

  • Trek rollen uit elkaar. Benoem de verschillende rollen van de betrokkenen op het gebied van verzuimmelding.
  • Trek fases van afhandeling uit elkaar.
  • Koppel verschillende rollen aan verschillende niveaus van privacy.
  • Bepaal als onderwijsinstelling wie welke rol vervult.
  • Bepaal als deelnemer welk niveau van privacy gewenst is.

Concreet uitgewerkt:

Toelichting:

  • In Fase 1 staat de vraag centraal: wat is de waarneming? Degene die observeert dat iemand afwezig is, doet de registratie. Dat is een melding in een systeem. Er worden vooralsnog alleen plaats- en tijdgegevens geadministreerd. Wie er afwezig was op welk tijdstip bij welke onderwijsactiviteit. Doordat deze waarneming door iedereen kan gebeuren, is deze rol voor veel medewerkers weggelegd.
  • In Fase 2 staat de vraag centraal: waarom is iemand afwezig? Degene die onderzoekt waarom iemand afwezig is, analyseert de reden. Deze motivatie wordt ook vastgelegd.  Het onderzoeken zelf kan plaatsvinden door een verzuimcoördinator, mentor, coach of leerlingbegeleider.
  • In Fase 3 staat de vraag centraal: wat is de waardering? Degene die oordeelt over de reden van afwezigheid geeft zijn mening. Hij/zij acht het verzuim geoorloofd of ongeoorloofd. Verder wordt hierdoor de relevantie bepaald voor anderen: voor interne begeleiders of leerplichtambtenaar.

Het origineel in powerpoint is hier.

Overigens is in dit model de observant, die de waarneming doet, ook degene die de registratie ervan doet, om het probleem van tweedehands informatie te voorkomen.

Ik kom nog terug op het verband met privacy.

O ja, en veel Wordfeud spelen helpt op de één of andere manier om dit te verzinnen.

Generiek Procesmodel Leermateriaal

De rapportage “Generiek Procesmodel Leermateriaal” is beschikbaar gekomen in nieuwsbrief 14 van saMBO~ICT. Leuke afkorting! Ik weet niet of het een backronym is, maar ik ga er even van uit dat het materiaal herbruikbaar is. In het verleden schreef ik al eens over het gemis van (digitaal) leermateriaal in de TripleA architectuur. Die was wel vermeld, maar dan slechts als een blokje “kernregistratie Educatieve Content”. Daarvan is nu een verdere uitwerking gemaakt:

De opdracht was om een generiek procesmodel op te stellen, waarin de processen m.b.t. aanschaf, distributie, betaling, levering en gebruik van (digitaal) leermateriaal zijn uitgewerkt.

De publicatie volgt ongeveer de opzet van de overige katernen: een algemeen gedeelte met een plaat van hoofdprocessen, uitgewerkt in processtappen en  een technisch deel met Use Cases.  De vier hoofdprocessen zijn:

  • Ontwikkelen van onderwijs: vaststellen van de behoefte aan leermateriaal en het zoeken, selecteren en voorbereiden ervan.
  • Ontwikkelen van leermateriaal: zoeken van ontwikkelaar en de ontwikkeling van de content zelf.
  • Bestellen en betalen: contracteren, bestellen en leveren. Dit is vooral een logistiek proces.
  • Ontvangen en gebruiken: voorbereiden, gebruik door student en medewerker, beschikbaar stellen leer- en toetsresultaten. Dit is vooral een primair proces.

De beschrijving van elk hoofdproces bevat uitgangspunten en keuzes. Deze zijn concreet en kun je als referentie gebruiken bij de formulering van eigen standpunten. En zoals altijd: procesplaten helpen complexe zaken duidelijk maken en ondersteunen de communicatie erover.

Ik wil gewoon …

In het verleden heb ik wel vaker geschreven over informatiebehoefte en functionaliteitswensen en de manier waarop een gesprek hierover start. Deze begint altijd met “Ik wil gewoon…”. Het impliceert eigenlijk dat:
– het vast niet moeilijk is om te leveren;
– het een wens is die logisch voortvloeit uit iemands werk;
– en dat je als leverancier van informatie of functionaliteit direct begrijpt waar het om gaat.

Soms is dat ook allemaal zo, maar vaker niet. Meer dan eens heb ik meegemaakt dat na articulatie van zo’n ‘nieuwe’ vraag iemand prima uit de voeten kon met de bestaande rapportages of functionaliteit.

Toch knaagt het een beetje… Ergens moeten mensen blijven vragen, de grenzen van functionaliteit blijven opzoeken. Het kan ontwikkeling enorm stimuleren als iemand zich niet neerlegt bij bestaande onmogelijkheden.

Daarmee kom ik in mijn zoektocht naar een format voor mijn blogs op een mogelijke vorm: de ik-wil-gewoon-serie. Aangezien ik me toch meer betrokken voel met de ‘vraagkant’, de wereld van gebruikersgroepen en functioneel ontwerpen en minder met applicatiebouwers en harde IT. De ‘ik-wil-gewoon’ houding kan drammerig overkomen, wat ik zal proberen te vermijden.

De opbouw is als volgt:
– Wat doe ik? Een korte omschrijving van een situatie waarin ik functionaliteit te kort kom.
– Wat kan ik? Om te benadrukken wat al wél mogelijk is.
– Wat wil ik? Om te zeggen wat ik mis.
– Wat vind ik? Als ik toch de behoefte heb te drammen…

Kijken of het iets wordt…

Schrijf en blijf

Het is een beetje rustig hier op mijn weblog. Niet omdat ik last heb van writer’s block, integendeel, af en toe barst mijn hoofd (juist?) van de ideeën, maar ‘het komt er gewoon niet van’.
Wat wel lukt is het live-bloggen op conferenties. Het gebeurt ter plekke en het kost later geen tijd. Daarnaast merk ik dat je tijdens een presentatie of workshop in een soort staat van hyperfocus komt. Dat vind ik gewoon lekker. Wellicht komen er stofjes vrij of zo die dat veroorzaken.

Nu zijn er 2 dingen die ik als belemmering zie:
– Gebrek aan tijd. Ik schrijf niet heel snel, van gedachte naar woorden duurt even. En ik ervaar het teveel als ‘erbij’ i.p.v. onderdeel van mijn werkzaamheden.
– Gebrek aan focus. Ik blijk alles wel interessant te vinden, maar ik kan niet alles willen volgen. Laat staan er over schrijven.

Voor het eerste heb ik het volgende bedacht:
Er moeten geen technische belemmeringen zijn die ook nog vertragend werken. Hiervoor heb ik een plug-in geïnstalleerd die mij met een snelkoppeling direct een venster biedt om te schrijven, waarmee ik niet naar de site hoef, in te loggen, 3 muisklikken moet doen, etc.
Daarnaast kan ik beter 3 kortere berichten wel schrijven dan 1 lange niet. Oftewel, als ik een onderwerp te breed pak, waarbij alles schijnbaar met alles te maken heeft, dan zie ik van te voren op tegen het schrijfwerk. Het lijkt van te voren te omvangrijk dan.

Wat het tweede betreft:
Ik ben gaan nadenken over welke onderwerpen ik wil schrijven en in welke vorm. Mijn meeste kennis heeft te maken met architectuur en informatie- of functionaliteitsbehoefte. Laat ik me dan daar maar op richten. Qua vorm werd ik geïnspireerd door het blog onderwijsgrafiek. Hierin komt in steeds dezelfde vorm een hele serie berichten. Het zou saai kunnen lijken, maar ik vind het krachtig.
Ik heb 2 vormen in gedachten…
Wordt vervolgd….

Keynote: Verandermanagement door Ernst-Jan Pfauth #sambowb

Ernst vertelt dat hij eigenlijk een omhoog gevallen blogger is die toevallig Balkenende en Witteman filmde. Hij werd bij NRC Next aangenomen met een leuke opdracht: maak een krant digitaal en verzin er een verdienmodel bij. Hij noemt ‘State of Play’ als voorbeeld waarin reporters samenwerken, met in dit geval een detective. De koppeling van een nerd aan een oude rot in het vak.

In eerste instantie waren de reacties op de vernieuwde site van NRC negatief. Wat wel liep:

  • Live-blogging. En de hoeveelheid nieuws van afgelopen jaar hielp daarbij. Toen de Arabische lente begon, deden ze verslag van alles wat via Al-Jazeera kwam. Ze combineerden dit met eigen experts (oude rot in ‘t vak) en de uitgebreidere artikelen kwamen in de papieren krant. De oude rot is dan niet degene die gaat live-bloggen, maar die wel gevraagd wordt naar commentaar.
  • Ze vragen actief om tips. Als je dus als lezer iets interessants hebt, dan bekijken ze dat, schrijven er direct over en verwijzen terug naar die lezer als bron, vooral via twitter.
  • Huur een nerd in, maak hem/haar interne PR-medewerker en vertaal de kennis van een oude rot naar het web.

Technisch: ze hebben wel dure contentsystemen de deur uit gedaan. Geheel overgeschakeld op WordPress.
Aangekondigd was dat Ernst niet het verband zou leggen met onderwijs, want dat moeten we zelf doen. Dus…. zouden oudere rotten in het vak binnen onderwijs actief geholpen moeten worden door nerds? Ernst geeft in ieder geval aan dat angst voor nieuwe media altijd verkeerd uitpakt. Ik zie echter wel mogelijkheden in de combi nerd en oude rot binnen onderwijs ….

Meten is weten: hoe bestuurt het ROC van Twente haar IV- en ICT-organisatie? #sambowb

Rick Ruumpol en Frans van Eekelen presenteren hoe ROC Twente zijn IV ingericht heeft.

Frans onderscheidt 3 lagen: technisch beheer, applicatiebeheer en functioneel beheer. Functioneel Beheer vertegenwoordigt het eigenaarschap van een applicatie en is verantwoordelijk voor een stukje van de informatievoorziening. Algemene uitgangspunten van de IV: betaalbaar, beschikbaar, compleet, tijdig.

Rick vervolgt met de stelling: Informatievoorziening en ICT zijn één ‘dienst’? Mijn mening: NEE!! Waarom? Informatievoorziening ligt in de uitvoering dichtbij functioneel beheer, die voor informatiesystemen gebruik maakt van kernsystemen die in allerlei afdelingen liggen. Dat staat los van ‘harde’ IT. Op architectuur of regieniveau zijn wel mensen nodig die overzicht hebben over het geheel.

Na een relatief lange inleiding komt het ‘meten=weten’ thema naar voren. Samengevat: Balanced Scorecard. Dat wekte toch een aantal interessante vragen op, want prestatie-indicatoren voor een dienstverlenende/ondersteunende dienst, wie bepaalt die? Is dat de klant, of zijn het je eigen doelen? En wanneer is goed, goed? Enkele voorbeelden:

  • klanttevredenheid over de communicatie;
  • centraal in de informatiedienstverlening staat het onderwijsproces en de deelnemer;
  • wijzigingen worden conform architectuur uitgevoerd;
  • aanvragen afhandelen binnen de gestelde tijd

De conclusie: ook uit de doelstellingen blijkt dat het steeds minder gaat om techniek en meer om dienstverlening.

Triple A in de praktijk: het opbouwen van de onderwijscatalogus #sambowb

Frans Thijssen (ROC de Leijgraaf) praat ons live bij over de onderwijscatalogus en de roostermachine.

De uitgangspunten:

  • de deelnemer is de baas van zijn leerproces;
  • het onderwijsaanbod wordt geformuleerd in arrangementen en planbare leereenheden;
  • mensen en middelen moeten flexibel en breed inzetbaar zijn op grote schaal.

Vanwege deze grote schaal (ontzettend veel leereenheden, deelnemers, medewerkers, ruimtes, middelen) is er gezocht naar een geavanceerde roostermachine die dit alles aan elkaar knoopt én integreert met andere systemen. De technische keus hiervoor viel op EduFlex.
Ook het vastleggen van alle informatie (metadata) hierover is een ontzettend grote klus lijkt me. De beschrijvingen in studiewijzers moesten op zo’n manier herzien worden,  dat eenduidig allerlei kenmerken vastgelegd worden. Daarna wordt het mogelijk om leereenheden aan te bieden in opleidingen die in verschillende sectoren/branches zitten. Dus de opleidingontwerper of -beschrijver moet een soort crebo-agnostische manier van beschrijven hebben volgens mij.
Daarna volgde een demo:
In Edictis werden  selecties gemaakt, deze data word vervolgens doorgezet naar EduFlex. Kies docenten met bepaalde kenmerken en je selectie komt aan in het roosterpakket. Hetzelfde geldt voor studenteninfo, roosterbare eenheden, etc. Het algoritme in EduFlex maakt gebruik van CPSolver, de raketwetenschap of algoritmes die dynamisch een rooster uitspuugt. Dit gaat vervolgens weer retour naar Edictis. Ging live ook goed, zonder handmatige im-/export, met directe koppeling. Respect voor kwetsbare opstelling waarin je open toont hoe je onder de motorkap het geregeld hebt. Voor mij de eerste keer dat ik dit technisch gerealiseerd zie.

Naar een nieuw portaal van ROC van Twente #sambowb

Hans Schouten (ROC van Twente) en Carlo van Haren (Winvision) presenteren hoe ze vóór implementatie van een portal nagedacht hebben over visie en een roadmap.

Hun ‘oude’ (2008) portal, dat draaide op Oracle Platform, was ééndimensionaal, aanbodgericht en ‘company generated’. Er tussendoor loopt een Novell –> Microsoftmigratie. Er leefden allerlei wensen op het gebied van teamsamenwerking, documentmanagement en gedeelde opslag.

In plaats van direct iets te kiezen en te installeren, volgde men een andere weg om de langere termijnweg naar een portal te bepalen:

  1. Workshops over de vraag: wat is onze visie op een portaal? Wat wil je met teamsamenwerking en documentmanagement? Één van de punten was ook hier AnyTime/AnyWhere/AnyDevice en … AnyPerson in 1-portaal. Dus stakeholders en partners moeten ook toegang hebben tot het portaal. Dit werd geformuleerd in eisen: Wat moet het systeem al in 1 jaar kunnen? Wat in … jaar? De verdere toekomst moest ‘paperless’ voorzien in ‘Enterprise Social Software‘.
  2. Tussenbalans
  3. Platformkeuze: viel uiteindelijk op SharePoint, omdat het past op hun technische architectuur, er een kenniskring over is samen met andere ROC’s, groot marktaandeel en standaard al veel mogelijk.
  4. Presentatie en roadmap: er is juist gekozen voor overlap. Het oude portaal nog even laten bestaan, nieuwe functionaliteit in het nieuwe portaal langzaam invoeren, daarna uitbreiden in gebruikersgroepen (medewerkers/studenten/stakeholders). Het nadeel is logischerwijs tijdelijk 2 portalen. Maar beter dan een big-bang met grote kans op mislukking lijkt me. Hans legt ook de nadruk op ‘Governance’ en dán pas techniek.

Al met al een duidelijk verhaal over alles wat er bij komt kijken, vóór je aan de slag gaat. Nog even de visie van ROC Twente op beroepsonderwijs:

[youtube http://www.youtube.com/watch?v=DkDDidX8BYo]

Keynote: Nieuwe technologie en de impact door Theo Huibers #sambowb

Theo Huibers presenteert met als ondertitel ‘Media, Technologie en Educatie… Drie op een rij’. Hij doet eerst even ‘personal branding’,  waaruit blijkt dat hij een veelzijdig type is (werk voor CITO, hoogleraar Media Interactie enz.)

Over trendbreuken: “Als óf klanten óf technologie óf wet-regelgeving verandert heb je kans op een trendbreuk”. Gefeliciteerd! In onderwijsland veranderen ze alle drie.” Hij illustreert dit met doorlooptijden van nieuwe technologie. Van 0% KPN gebruikers die WhatsApp hebben in 2010 naar 85% in 2011. Van 0 ‘Likes’ in april 2010, naar 1 miljard nu.

“Waarom kunnen instellingen de trends niet bijhouden, terwijl je sommige ontwikkelingen van ver kunt zien aankomen? Pers, muziek, media-industrie konden toch raden waar het heenging?”

Hij geeft 6 generieke redenen aan:

  • overzicht kwijt;
  • weinig kennis van zaken;
  • nauwelijks interesse;
  • geen visie;
  • oude leidersschapsstijl;
  • oude strategie.

Deze spelen volgens Theo ook allemaal in onderwijsland. Vervolgens trekt hij de vergelijking met een televisiedebat tussen Nixon en Kennedy. De impact van media is groter dan ingeschat. Niet alleen in hoeveelheid, ook de vormen van cross-media en mobiele media zijn explosief gegroeid. Hier wordt Theo vervolgens een beetje trendwatcherig en daar ben ik ondertussen een beetje allergisch voor geworden. Geeft verder niets, wat ik er wel uithaal is dat er trends in trends zijn: meer trends, korter durend, sneller komend, complexer, etc.
Trends in Educatie:

  • docententekort: o.a. door demografische ontwikkelingen;
  • internationalisering: steeds meer studenten gaan naar het buitenland.

Hij besluit met ‘Strategie’. Vroeger had strategie te maken met één focus, in een gesloten wereld. Nu zijn er duizenden managementboeken, met elk hun eigen manier van strategie, in een open wereld. Hij pleit op strategisch niveau voor:

  • adaptief samenwerken, kies je partners als instelling en onderhoud/vernieuw deze samenwerking;
  • schaalbaarheid van alles wat je ontwikkelt;
  • leiderschap.