aanwezigheid

Verzuimmelden en privacy

Zoals beloofd zou ik nog terugkomen op het verband tussen verzuimmeldingen en privacy. Toen schreef ik al:

  • Laat de leerling en/of ouder zelf bepalen wat voor privacy niveau gewenst is.
  • Laat de school bepalen wie welke rol heeft op elk niveau.

Enkele voorbeelden van redenen van verzuim bij elk niveau:

  1. Privacy-niveau Laag: het maakt de leerling niet uit als willekeurige medewerkers de reden kennen en beoordelen. Meestal redenen zoals “De bus was te laat.”, “De wekker ging niet af.”, “De brug stond open.” etc. Voor deze gevallen kan iedereen alle 3 de rollen vervullen.
  2. Privacy-niveau Middel: het maakt de leerling wel degelijk uit dat maar een beperkte groep medewerkers de reden kennen en beoordelen. Meestal redenen zoals “Ik moest naar de dokter.”, “In die les zitten leerlingen die me pesten.” etc.
  3. Privacy-niveau Hoog: de leerling wil dat de reden en beoordeling heel vertrouwelijk blijft. Redenen zoals “Ik moest naar de Psychiater.”, “Ik moet naar de dokter vanwege een vriendje en mijn ouders mogen het niet weten.”

De kunst is nu om van te voren voor elk niveau de juiste betrokkenen te bepalen. Hieronder steeds weergegeven met een gekleurde smiley. Enkele voorbeelden:

  • Groen: Bijvoorbeeld balie-, receptie-, administratief medewerker, telefonist of docent in de klas.
  • Oranje: Leerlingbegeleider, mentor, coach of verzuimcoördinator.
  • Rood: Vertrouwenspersoon

Enkele opmerkingen:

  • De redenen hierboven zijn een voorbeeld! Een discussie welke reden op welk niveau hoort is zinloos. Laat de leerling deze zelf bepalen!
  • De betrokkenen hierboven zijn een voorbeeld! Een discussie welke betrokkenen op welke rol zitten is zinvol. Bepaal deze als school. In het geval van onderzoeker en observant kunnen er dat meerdere zijn.
  • Maak de leerlingen hiermee bekend en corrigeer misbruik (Elke keer als de bus te laat is dit alleen tegen de vertrouwenspersoon willen vertellen of zo).

WAROM3 – Een model voor verzuimmeldingen

In  een vorig project (invoering EduArte) heb ik het belang geleerd van procesontwerp, waarin rollen en stappen handig beschreven staan. Het uit elkaar trekken van rollen bevordert ook de functiescheiding die nodig is tijdens de controle op administratieve processen, zodat niet dezelfde persoon het werk uitvoert én controleert.

Komende tijd zal ik me ook meer bezighouden met projecten op het gebied van onderwijslogistiek. Eén onderdeel daarvan is aan- en afwezigheidsregistratie en de afhandeling ervan. Uit ervaring weet ik dat je dan te maken krijgt met de privacy van de deelnemer of leerling. Daar zitten ethische kanten aan.

Een oplossingsrichting zou kunnen zijn:

  • Trek rollen uit elkaar. Benoem de verschillende rollen van de betrokkenen op het gebied van verzuimmelding.
  • Trek fases van afhandeling uit elkaar.
  • Koppel verschillende rollen aan verschillende niveaus van privacy.
  • Bepaal als onderwijsinstelling wie welke rol vervult.
  • Bepaal als deelnemer welk niveau van privacy gewenst is.

Concreet uitgewerkt:

Toelichting:

  • In Fase 1 staat de vraag centraal: wat is de waarneming? Degene die observeert dat iemand afwezig is, doet de registratie. Dat is een melding in een systeem. Er worden vooralsnog alleen plaats- en tijdgegevens geadministreerd. Wie er afwezig was op welk tijdstip bij welke onderwijsactiviteit. Doordat deze waarneming door iedereen kan gebeuren, is deze rol voor veel medewerkers weggelegd.
  • In Fase 2 staat de vraag centraal: waarom is iemand afwezig? Degene die onderzoekt waarom iemand afwezig is, analyseert de reden. Deze motivatie wordt ook vastgelegd.  Het onderzoeken zelf kan plaatsvinden door een verzuimcoördinator, mentor, coach of leerlingbegeleider.
  • In Fase 3 staat de vraag centraal: wat is de waardering? Degene die oordeelt over de reden van afwezigheid geeft zijn mening. Hij/zij acht het verzuim geoorloofd of ongeoorloofd. Verder wordt hierdoor de relevantie bepaald voor anderen: voor interne begeleiders of leerplichtambtenaar.

Het origineel in powerpoint is hier.

Overigens is in dit model de observant, die de waarneming doet, ook degene die de registratie ervan doet, om het probleem van tweedehands informatie te voorkomen.

Ik kom nog terug op het verband met privacy.

O ja, en veel Wordfeud spelen helpt op de één of andere manier om dit te verzinnen.

Participatie Experience

participatie

Ik ben vandaag bij Stoas in Wageningen, voor een productdemonstratie van de Participatie module. Versie 1.12 om precies te zijn. Deze module stekkert op het oude nOISe en straks op de nieuwe KRD (KernRegistratie Deelnemers). Het is Educus antwoord op de functionaliteitsbehoefte wat betreft aan/afwezigheidsregistratie.

De gekozen werkvorm was met recht een “Experience”: om het te ervaren, kregen we een werkende pas (Nedap), die bij betreden van de ruimtes getoond moest worden. Dus alsof we studenten waren, werden we tijdens de experience gevolgd, bij het hoorcollege en inloopcollege. De eerste was plenair geroosterd. De tweede parallel, waar we ons m.b.v. de participatie module voor moesten inschrijven.

Bij het openen van de module staan er geroosterde afspraken klaar (koppeling met Untis), ad-hoc afspraken met anderen en die van mezelf. Door kleuren onderscheiden van elkaar, in een Outlook achtige interface. Dus ook onze plenaire “Experience” afspraak stond er netjes in. Inclusief aanwezigen en afgemelden. We hadden ook een ‘telaatkomer’, die alsnog op aanwezig werd gezet.

Enkele indrukken:

  • Bij alle deelnemers kan een waarneming geplaatst worden. Standaard kan deze op “Aanwezig” staan, maar behalve “Afwezig” zijn ook andere mogelijk, zoals “Uitgestuurd” etc. Bij inrichting van het systeem moeten deze soorten bepaald worden.
  • Alles is een “afspraak”: participanten die een activiteit uitvoeren op een bepaald tijdstip in een bepaalde ruimte. Onder afspraken vallen de geroosterde lessen èn alles wat je daarnaast zelf in de planning zet. Een participant kan zowelstudent als medewerker zijn.
  • Er werd een afspraak (voortgangsgesprek) gedemonstreerd door een mentor deze laten plannen. De deelnemer die ervoor werd uitgenodigd, ziet deze vervolgens in haar gmail.
  • Onze eigen ROC gebruikt GroupWise, voor mail èn agenda. Als de participatie module gebruikt zou worden, dan zou of het huidige agendasysteem gekoppeld moeten worden of we moeten daar mee stoppen.
  • Er is sprake van een “Self-Service-module”, voor accepteren afspraken en het inschrijven voor inloop-colleges of workshops etc. Een voorbeeld van niet-geroosterde afspraken, waarvoor ingeschreven moet worden op initiatief van de student zelf.
  • Waarnemingen kunnen automatisch tot maatregelen leiden. Dat hangt af van de keuzes van een instelling. De eenvoudigste maatregel is een signaal om bijvoorbeeld de mentor op de hoogte te brengen. Ingewikkelder kan ook: dat na een bepaalde hoeveelheid verzuim iemand een signaal krijgt voor begeleiding of aandacht. Deze persoon krijgt dat signaal dan weer op zijn dashboard.
  • Door de signalen kunnen er workflows gebouwd worden.
  • Wil de registratie niet een administratieve handeling worden, die er nog eens bij komt, dan is het van belang om de registratie heel toegankelijk te maken. In de praktijk worden “waarnemingen” zoals afwezigheid nog al eens op papier genoteerd. De echte registratie in het systeem vindt dan later plaats achter een pc. Dat leidt tot extra administratieve bewerkingen. Beter zou zijn om de registratie vast te leggen op de plaats waar de informatie ontstaat. Daar heb je dan wel overal pc’s. laptops of PDA’s nodig.
  • Er zijn alle rapporteringen mogelijk: o.a. weekoverzichten per individu, openstaande “rode” verzuim momenten waar nog een waardering voor moet komen (geoorloofd of ongeoorloofd), jaaroverzichten met “blokjes” die visueel duidelijk maken hoe iemands absentie is, qua patroon, afwezigheid per vak of onderwijsactiviteit etc.
  • Voor de telling van IIVO (In Instelling Verzorgt Onderwijs) zijn alle afspraken in beeld te brengen die daar onder vallen.
  • De module bevat een zogenaamde “kolommenkiezer” waarmee flexibel overzichten te maken zijn. Deze zijn te exporteren naar excel.
  • Het zorgvierkant van een individu, uit het DBS (DeelnemersBegeleidingSysteem), bevat een kwadrant “Gedrag”. Hier komen de presentie-resultaten. Signalen (Kees is 4x te laat!) vanuit de participatie-module worden dus beschouwd als onderdeel van de totale begeleiding.
  • Leerplicht: Het systeem toont bijvoorbeeld voor VO “Wie is er meer dan 12,5% afwezig gedurende de laatste 4 weken of 3 achtereenvolgende dagen gedurende de laatste 7 dagen, met leeftijd onder de 16?” Voor MBO is er iets soortgelijks.

(Disclaimer: deze blog is natuurlijk geen commerciële productdemonstratie, ik heb geen band verder met Educus, Topicus, Stoas of Eduarte 😉 )

Markt van leveranciers presentie/absentie

bve

Ik ben vandaag in Wageningen in het congrescentrum WICC, alwaar verschillende leveranciers zich presenteren op het gebied van aan- en afwezigheidsregistratie. Een terrein met veel voetangels en klemmen, gezien de discussies over onderwijstijd (zowel het qua aangebod als consumptie ervan). Deze dag is georganiseerd door het BVE-Platform en een vervolg op de “dag van aanwezigheid” van vorig jaar. Duidelijk is dat er in een jaar tijd toch veel gebeurd is. Kort samengevat:

  • De leveranciers van de grotere systemen komen allemaal tegemoet aan de eisen omtrent flexibiliteit. Vooral niet roosterbare, ad-hoc afspraken zijn nu veel beter vast te leggen, te registreren en te rapporteren.
  • Voor het terugdringen van VSV zijn de landelijke ontwikkelingen een stuk verder. Dusdanig dat het vraagtekens zet bij een aantal maatregelen uit ons convenant in de regio.

(meer…)