Studiegids op je mobiel – #kdo365

Ik ben vandaag te gast bij Microsoft voor de Kennisdeling Office365 zoals saMBO-ICT deze organiseert. Niels Engel van Graafschap College vertelt van hun studiegids ‘op mobiel’.

‘Vroeger’ gaven ze 1x de studiegids op papier, die moest jaren meegaan. Studenten lezen het nauwelijks, onder andere vanwege wollig juridisch taalgebruik. Hun ambitie hiermee:

  • Digitale verspreiding en publicatie.
  • Persoonlijk (alleen informatie die voor hem van toepassing is).
  • Passend bij de belevingswereld van de leerling.
  • Korte, duidelijke goed leesbare, teksten.
  • Benaderbaar op elk apparaat, dus ook mobiel.
  • Beheersbaar (1 bron).
  • Voldoen aan informatieplicht.

Technisch kozen ze er voor om dit met PowerApps te bouwen. Daarmee hoef je maar één keer te ontwikkelen, er zijn geen extra kosten (zit in basisfunctionaliteit Office365) en de toegang is al geregeld. Positief is de snelheid waarmee je een app in-elkaar-klikt, het is snel te leren en te integreren met Flow en Teams. De PowerApp app moet wel op het mobieltje van de student staan! Deze was overigens erg traag in het begin.

Een PowerApp toont dus de inhoud van een SharePoint lijst in een mooiere opmaak geoptimaliseerd voor andere schermen.

De presentatie is hier te vinden.

Big Bang Office365 op #kdo365

Ik ben vandaag te gast bij Microsoft voor de Kennisdeling Office365 zoals saMBO-ICT deze organiseert. Linda van Bakkum van het Nova College vertelt over hun invoer in 1x.

Het Nova College kent meer dan 10.000 deelnemers en meer dan 1.000 medewerkers. Office365 invoeren in bulk kent zo z’n uitdagingen dus. In de eerste fase migreerden ze mail. Daarna gingen alle apps aan.

Om het gebruik te stimuleren konden docenten zich aanmelden voor een “Vroege Vogels” traject. Er was een vroege-vogel-groep per app. De aanmelding was vrijwillig en men kreeg een beetje tijd ervoor. Die groep onderzocht zelf de mogelijkheden om hun app in te zetten voor onderwijs. Zij leverden als groep dan praktisch trainingsmateriaal op.

Waar liep men tegenop?

  • Weinig beschikbare tijd in het rooster en geen onderzoekende houding (“Zeg maar hoe het werkt.”).
  • Overlap in functionaliteit van tools en grote hoeveelheid.
  • Groot verschil in digitale vaardigheden en weinig nieuwsgierigheid.

Om uit deze impasse te komen ging het projectteam aan “Story Telling” doen, waarbij een soort mini use-cases boven kwamen drijven. Hiermee kon men een functioneel ontwerp voor een portal maken. Dit bood structuur en overzicht denk ik.
In de uiteindelijke uitrol werden de H: schijven gemigreerd naar OneDrive en netwerkschijven gingen op ‘alleen-lezen’. Na de live-gang werkten studenten mee als floor-walker voor ondersteuning.

Lessons Learned:

  • Hou vast aan het communicatieplan.
  • Beeldvorming van Office365 is moeilijk als mensen er niet mee kunnen spelen. Die vroege-vogels -groep moest dus na live-gang en niet er voor georganiseerd worden.
  • Creëer quick wins.
  • Zorg voor ondersteuning op locatie.

De presentatie is hier te vinden.

Digitale Transformatie – Verandering door verbinding #kdo365

Ik ben vandaag te gast bij Microsoft voor de Kennisdeling Office365 zoals saMBO-ICT deze organiseert. Wiesje Schoemaker van het Graafschap College vertelt over de achtergrond van hun Office365 implementatie.

Ze opent met een beschrijving van de VUCA wereld.  VUCA staat voor Vluchtig, Onzeker, Complex en Ambigu en omschrijft de huidige wereld. Fijn voor mensen die van beheersing en controle houden lijkt me zo. De digitale transformatie versnelt die alleen maar. Het motto wordt dan “van Planning naar Preparing”. De vertaling van deze mindset naar Office365 helpt vragen beantwoorden als:

  • Welk onderdeel is het beste? Dat hangt van je zelf af …
  • Waarom ziet Office365 er steeds verschillend uit? Omdat het vernieuwd en raak niet in paniek …
  • Kan iemand mij dit komen uitleggen? Ja, je collega die naast je zit weet het waarschijnlijk al maar deel je kennis vooral met elkaar …

VUCA beschrijft eigenlijk Office365 best treffend … 😉

Een andere stelling van Wiesje is “mensen zijn wel degelijk bereid te veranderen”. Mits:

  • Duidelijkheid wordt gegeven.
  • Zekerheid wordt geboden.
  • Betrokkenheid bij de verandering is georganiseerd.
  • Enthousiasme gestimuleerd wordt.

Praktisch passen ze dit toe door niet alleen training, knoppencursus, te geven maar ook persoonlijke begeleiding en het stimuleren van verbinding. Daarnaast steken ze niet in op de hiërarchie met leiders, maar promoten ze ‘sociale innovatie’ van onderaf. Als instrument komen de kleuren van Caluwé langs voor het samenstellen van projectteams.

Inzicht van LEAP op #kdo365

Ik ben vandaag te gast bij Microsoft voor de Kennisdeling Office365 zoals saMBO-ICT deze organiseert. Roy Dussink bezocht LEAP en vertelt wat hij daar opstak. Vind het wel een afkorting met opsmuk: “Lead Enterprise Architecture Program”.

De visie die meekwam bevatte de gebruikelijke elementen:

Drie trends gaan convergeren: Big Data en IoT, Cloud rekenkracht en Kunstmatige Intelligentie. In een plaatje:

orb-details

De visie, zoals die James Whittaker die op LEAP schetste, is om bij het heroverwegen van je onderwijs rekening te houden met:

  • De ontwikkeling van mixed-reality materiaal.
  • De inzet van bots voor het personaliseren, bewaken en begeleiden van studenten.
  • Gebruik algoritmen voor groepen.
  • Scholen worden laboratoria.

Overigens is roadmapping achterhaald want de ontwikkelingen gaan toch te snel. 😉

De presentatie is hier te vinden.

Veilig samenwerken: Office365 en security #kdo365

Ik ben vandaag te gast bij Microsoft voor de Kennisdeling Office365 zoals saMBO-ICT deze organiseert. De derde sessie ging over beveiliging. Op zich belangrijk omdat aan de ene kant de risico’s toenemen en je aan de andere kant met Office365 veel vrijheid krijgt om gegevens uit te wisselen.

Vanwege de uitdagingen zoals cyberaanvallen, phising mails, wachtwoorden verliezen, delen van bestanden met gevoelige informatie etc. geeft Remco Ploeg ons tips voor het veilig gebruik van Office365. Beveiliging vergt naast technische aspecten vooral aandacht voor bewustwording, gedrag en cultuur. De rol van de IT afdeling verandert ook wel: meer monitoring en sneller doorvoeren van patches bijvoorbeeld.

Op een rij de mogelijkheden:

  • Regel backup, ook als deze niet standaard in Office365 zit.
    Eigen opmerking: Microsoft maakt wel backup’s voor zichzelf maar dat is doorgaans niet om van één gebruiker zijn bestanden terug te zetten. In de standaard overeenkomst tussen een school en Microsoft is hier geen dienstverlening voor. Moet je apart regelen als je het nodig acht.
  • Beheer van mobiele devices, zodat je kunt bepalen wat er op mag gebeuren.
  • Beperk de mogelijkheden van delen met externen.
    Eigen opmerking: zelf hebben we extern delen alleen aanstaan voor specifieke sitecollecties zoals projectsites. Voor de rest stond het dicht. Echter met de introductie van Groups kwam er een manier om te delen met externen die niet eens uitgezet kan worden. In mijn ogen maakt dat de moeite van dichtzetten op centraal niveau een beetje een loze actie. Of je moet heel Office365 Groups dichtzetten en jezelf buitensluiten van allerlei nieuwe features.
  • Er is een “Alert Dashboard” voor admins die aangeeft als er ongebruikelijke activiteit is.
  • Data Loss Prevention: Als documenten of mail bepaalde informatie bevat zoals IBAN nr of BSN dan voorkomt het systeem het delen ervan.
  • Kleine tip: In Outlook kun je de “Do Not Forward” optie aanzetten voor mail die niet verder verspreid mag worden.

De presentatie is hier terug te vinden.

Expert Educator op #kdo365

Ik ben vandaag te gast bij Microsoft voor de Kennisdeling Office365 zoals saMBO-ICT deze organiseert. Peter Heldens en Noëmi Claes vertellen wat een Expert Educator is, doet en kan.

Hij opent met een filmpje dat hem inspireerde:

Zijn punt er mee is dat leerlingen experimenteren met programmeren en de aansturing van apparaten zonder dat ze ook maar een boek er over hebben gelezen. Snel verder met “Microsoft Innovative Educator Experts”:

Het Microsoft Innovatieve Educator programma verbindt docenten die hun Microsoft producten innovatief willen inzetten om het onderwijs aantrekkelijker te maken. De community is hier te vinden. Ze wisselen bijvoorbeeld ervaringen uit over het gebruik van OneNote, Sway, Skype, Minecraft en andere onderdelen en hoe je deze specifiek inzet voor je onderwijs.

Deelname en de mate van tijdsinvestering is vrijblijvend. Zoals bij elke community is ‘halen’ en ‘brengen’ balans cruciaal lijkt me. Als je actief deelneemt of cursussen doet kun je punten scoren en badges verdienen. Het materiaal is gratis en Microsoft volgt de community actief, dus bij vragen zijn er korte lijntjes.

Kick Off van #kdo365

Ik ben vandaag te gast bij Microsoft voor de Kennisdeling Office365 zoals saMBO-ICT deze organiseert. Hans Bos is Microsoft ambassadeur voor Nederland en opent met een verhaal over de technologische ontwikkelingen en maatschappelijke gevolgen.

Zijn definitie van technologie is “Alles dat is uitgevonden nadat je bent geboren.”, aangezien de rest je als vanzelfsprekend aanneemt. Als voorbeeld noemt hij assistenten zoals Siri en Cortana. Zelf denkt hij “hoe werkt dat, hoe weet het dit van me, hoe kan dat etc.” … zijn dochters nemen gewoon aan dat het werkt en eindigen het gesprek met de virtuele assistent met “Dank je wel …”

Vervolgens vraagt Hans zich net als Charlie Chaplin af of technologie wel de mensheid ten goede komt. Racen we met of tegen de machine? Hij verwijst naar onderzoek hierover [pdf] met de conclusie:

  • Technologie vernietigt inderdaad beroepen, terwijl het netto effect op werk positief is.
  • De verdwijning van beroepen wordt gecompenseerd door de toegenomen vraag naar producten en diensten.
  • De beroepen die verdwijnen zitten juist op het middenkader niveau, wat niet intuïtief lijkt. Lager niveau beroepen lijken nu eenmaal makkelijker te automatiseren.

Hans sluit af met het motto van Microsoft “Empower every person to achieve more …” en verbindt deze handig met het doel van economische groei: de kwaliteit van het leven verhogen en ecologische duurzaamheid. 😉

De strijd om de identiteiten

Vandaag was ik bij de Netwerkbijeenkomst MBO Informatiemanagers. Jan Bartling doet deel 2. Deel 1 is hier te vinden. Hij opent met 5 problemen … en nou niet opperen dat ‘t uitdagingen zijn ja. 😉

  • De sleutelbos: je bent bekend in verschillende domeinen: school, sociaal, werk, overheid, etc. Moet dat allemaal ontsloten worden met één sleutel?
  • Natuurlijke personen: systemen gaan er vanuit dat je een natuurlijk persoon bent. Wellicht heb je een rol, maar het is niet de rol die inlogt. Zodat je ‘namens’ een bedrijf of organisatie iets uitvoert zonder dat het uitmaakt wie dat was. Voor de ontvanger van de dienst althans.
  • Sterke authenticatie: gebruiken we dat bij alle processen, wanneer hoge of lage ‘mate van vertrouwen’? Wat worden de kosten als we ‘per tik’ gaan afrekenen?
  • Meenemen tussen organisaties: een leerling die verandert van opleiding A bij school X naar opleiding B bij school Y. Wat gaat er mee? Of juist niet en het ‘recht om vergeten te worden’?
  • Internationaal: Hoe kunnen we omgaan met buitenlandse studenten, vluchtelingen, BPV in het buitenland en docent uitwisseling?

Vervolgens hebben we in groepen gekeken wat we op deze terreinen al doen, de knelpunten die we zien en wat er aan gedaan zou moeten worden.

 

 

IAA: Strijd om de identiteit

Vandaag was ik bij de Netwerkbijeenkomst MBO Informatiemanagers. Het thema is “Identiteiten en IAA”. Om even op gang te komen de definities:

  • Identificatie – Wie je bent – “Ik ben Henk de Boer”.
  • Authenticatie – Aantonen dat je bent wie je zegt – Kan ik aantonen met m’n rijbewijs.
  • Autorisatie – Toegang tot datgene waar je recht op hebt – Dus kan ik een auto huren.

IAA

Roel Rexwinkel opent met de vraag “De Digitale Sleutelbos” en hoe houden we deze zo klein mogelijk? Technisch kan dit door de zogenaamde “Federatie” waarmee anderen aansluiten op één systeem met je accountgegevens. De complexiteit wordt hoger als je rekening moet houden met privacy en extra authenticatie naast wachtwoord, zoals SMS etc. Voorbeelden:

  • DigiD: Tussen overheid/DUO en studielink voor HO/WO. Dit wordt gebruikt in het proces van inschrijven, bekostigen en diplomeren.
  • SurfConext: inloggen op ELO, digitaal lesmateriaal en andere diensten (nu zo’n 140 identiteiten-providers en 450 service-providers).
  • Entree: de Kennisnet-federatie, meer in gebruik bij VO/MBO.

Ondertussen is het IAA veld sterk in beweging:

  • DigiD (werkt vanuit een natuurlijk persoon) versus het ID van de instelling/KVK (eHerkenning) of van de banken (iDIN).
  • Wetgeving zoals GDI, AVG en eIDAS.

H.P. Köhler vervolgt met het onderdeel “Leermiddelen”, in dit verband logisch omdat het goed koppelen van identiteiten van studenten randvoorwaardelijk is voor makkelijke toegang tot lesmateriaal. Privacy en beveiliging zijn hier hot natuurlijk, helemaal als je wilt differentiëren tussen leerlingen. Daarnaast moet alles ‘het gewoon doen’ op ontelbare netwerken, devices en instellingen. Er zijn 2 belangrijke ketens:

  • Leermiddelen maken, verkopen, distribueren en uitleveren. Grotendeels commerciële wereld dus.
  • Leermiddelen samenstellen, plannen, gebruiken en verwerken. Grotendeels de wereld van het onderwijs zelf dus.

Om nou niet ongebreideld alles uit de onderwijs-wereld warm over te dragen aan de commerciële wereld (mijn woorden) is er een zogenaamde nummervoorziening bedacht. Zodat niet alles van de leerling overgedragen wordt maar een minimale set gegevens. Overigens best complex als meerdere leveranciers (uitgeverijen) samen één uitlevering verzorgen aan een leerling.

Aanvullend op wetgeving:

  • eIDAS: een europese verordering met als doel meer vertrouwen in elektronische transacties, een gemeenschappelijk kader en toezicht erop. Praktische toepassing is bijvoorbeeld die van het ‘zetten’ van digitale handtekeningen.
  • GDI: de Nederlandse invulling van eIDAS, waarvoor een internetconsultatie loopt. Het wordt in beginsel verplicht voor alle bestuursorganen, waarbij eerst het BSN domein aangehaakt wordt en die waarbij de burger te maken heeft met publieke diensten.

Overigens zijn de initiatieven, afspraken, wetten, regels en systemen voor publieke diensten, private diensten, werken vanuit bedrijven en vanuit de burger weer verschillend. Vandaar dat we met z’n allen veel expertise uitwisselen 😉

Digitale Toegankelijkheid

Soms kun je dingen verbinden die niets met elkaar te maken hebben maar in mijn eigen nieuwsgierigheid toevallig simultaan lopen.
Een collega van Marcom vroeg me of ik de Europese norm [PDF] voor Digitale Toegankelijkheid ken. Was dus niet, maar bleek een goeie tip. In Jip/Janneke taal formuleert deze eisen waaraan informatie of de weergave ervan moet voldoen om toegankelijk te zijn voor mensen met een beperking. Een voorbeeld is dat je bij afbeeldingen beschrijvende tekst plaatst, dat je met een toetsenbord kunt navigeren op een logische manier of dat het contrast helder is. Veel van deze eisen zijn dus ook handig voor de rest van de bevolking. Daarnaast maakt het de indexering door zoekmachines beter wat weer de vindbaarheid ten goede komt.

Deze norm is van verdrag/convenant/norm op weg naar wet. Zo te zien moeten we deze dus standaard gaan opnemen in de eisen bij toekomstige inkooptrajecten. Het Forum voor Standaardisatie plaats de norm bij de categorie “pas toe, of leg uit”.
Daarnaast assisteer ik binnenkort bij een sessie over professionalisering waarin we alle lopende initiatieven verzamelen en er over brainstormen. Veelgebruikte instrumenten daarbij zijn de zogenaamde “MindMaps“.
Aangezien de laatste keer dat ik software voor een Mindmap gebruikte al lang geleden is, heb ik me weer eens georiënteerd. Doorgaans wil ik niet software die online weer een account vraagt maar iets dat ‘lokaal’ op mijn laptop werkt. Na wat zoeken vond ik EDraw. Als je het lint van Office gewend bent, kun je snel aan de slag met het programma en het kent een lage leercurve. De gratis variant brengt geen troep met zich mee of reclame. Je mindmap kan geëxporteerd worden naar afbeeldingen, Word, PowerPoint en PDF etc.

Hieronder volgt dus EN mijn oriëntatie op Digitale Toegankelijkheid EN de weerslag ervan in een mindmap.

PDF: MindMap Digitale Toegankelijkheid

JPG: MindMap Digitale Toegankelijkheid