Identiteit

Beleid voor IAA: Borging

Deze blog is de zesde in de reeks over beleid, uitgangspunten en principes voor identificatie, authenticatie en autorisatie. De vijfde is hier te vinden. Hieronder volgen onze afspraken om te zorgen dat het beleid wordt nageleefd. Het veronderstelt dat een organisatie werkt met proces-eigenaren, procesbegeleiders, een beveiligingsfunctionaris en architecten.

Omgaan met uitzonderingen

Applicatie-eigenaren moeten expliciet toestemming verlenen bij ondergenoemde autorisatie-aanvragen:

  • Toekennen van rechten die breder zijn dan behorende bij de procesrol of functiebeschrijving.
  • Toekennen van rechten die afwijken van het ontwerp van het proces of de applicatie.
  • Aanbrengen van mutaties in de autorisatiematrices, in zoverre deze niet door de leverancier aangepast worden bij nieuwe versies van de applicatie.

De functioneel beheerder:

  • contacteert de applicatie-eigenaar.
  • legt deze goed- of afkeuring vast (voor controle en verantwoording).
  • voert de autorisatie door in de applicatie (voor zover dit niet geautomatiseerd plaatsvindt).

Omgaan met verbeteringen

De balans vinden tussen strikte toegang tot gegevens en het praktisch kunnen uitvoeren van iemands rol is een uitdaging. Ontevredenheid over autorisaties ontstaat soms vanuit de beleving dat ze het dagdagelijkse werk in de weg zitten, tot onnodig vertraging leiden of anderszins de productiviteit in de weg zitten. De volgende vragen helpen de situatie analyseren:

  • Kan iemand echt zijn werk niet doen of mist de medewerker de vaardigheden of kennis?
  • Kan iemand zijn werk niet doen omdat de rol die hierbij hoort in het plaatselijke team anders wordt ingevuld dan de standaard?
  • Zijn de autorisaties niet correct ingericht of mist het systeem functionaliteit?

Om tot overeenstemming te komen worden de volgende stappen voorgesteld:

  1. De functioneel beheerder en procesbegeleider maken samen de afweging.
  2. Indien nodig wordt het proces aangepast en stelt de proces-eigenaar deze vast.
  3. Indien nodig worden de autorisaties aangepast en stelt de systeem-eigenaar deze vast.
  4. Als overeenstemming niet mogelijk is analyseert het architectenplatform het probleem en stelt de oplossingsrichting vast.

Controle

Voor applicaties met een BIV classificatie score hoger dan “Midden” op de onderdelen integriteit en vertrouwelijkheid geldt dat de applicatie-eigenaar verantwoordelijk is voor het onafhankelijk laten controleren (minimaal 2 maal per jaar) van het volgende:

  • Zijn de autorisaties juist toegekend?
  • Is er een goedkeuring van de lijnmanager voor alle accounts die voorzien zijn van risicovolle autorisaties?
  • Is er een goedkeuring van de applicatie-eigenaar voor alle accounts die afwijken van het ontwerp?
  • Zijn de autorisatie matrices juist: Is de actuele autorisatiematrix zoals overeengekomen met de applicatie-eigenaar. De applicatie-eigenaar is verplicht de autorisatieprocedure te laten toetsen door de beveiligingsfunctionaris.

Het is de verantwoordelijkheid van de locatiebeheerder om 1x jaar de rapportage van uitgegeven (digitale) sleutels en de rol gebaseerde toegang te controleren en voor te leggen aan de beveiligingsfunctionaris.

Rapportage

De controle en verantwoording van autorisaties wordt zoveel als mogelijk ondersteund door rapportages. Dit zijn praktische overzichten wie met welke rol toegang heeft tot een applicatie. Periodiek worden deze aan leidinggevenden voorgelegd ter controle.

Consolidatie

Na de controle worden autorisaties geconsolideerd. Autorisaties zonder verantwoording (verleend buiten de autorisatie matrices en zonder fiat van leidinggevende) worden ingetrokken.

Mijn volgende en laatste blog zal gaan over de kwaliteit van het beleid.

Beleid voor IAA: Principes voor Identificatie

Deze blog is de tweede in de reeks over beleid, uitgangspunten en principes voor identificatie, authenticatie en autorisatie. De eerste is hier te vinden.

We verankeren onze identiteiten.

Het uitgeven van een digitale identiteit is altijd gebaseerd op een externe autoriteit die we vertrouwen:

  • De manieren voor digitale identificatie die wij zelf bieden (account) zijn verankerd in het tonen van een identiteitsbewijs zoals deze is uitgegeven door een overheid. Dit vindt plaats vóór het aanmaken ervan.
  • De middelen voor digitale identificatie die zijn uitgegeven door andere organisaties vertrouwen we indien deze zijn aangesloten bij dezelfde federaties als wijzelf. De eisen voor toegang tot de federatie dienen als waarborg.
  • De middelen voor digitale identificatie van geautomatiseerde processen (het domein van een server) zijn verankerd in het proces van certificering. Partijen die deze certificaten uitreiken kunnen dit alleen als ze voldoen aan de Telecommunicatiewet en aan specifieke eisen. De Autoriteit Consument en Markt ziet hier op toe en vormt zo een waarborg voor ons.

We onderhouden één Identiteit.

Een natuurlijke persoon heeft één identiteit. Het HR systeem (medewerker) of de deelnemersregistratie (cursisten, studenten en leerlingen) geldt als bronsysteem. Uitzonderingen kunnen gemaakt worden voor personen die zowel student als medewerker zijn.

Het aangewezen bronsysteem van een identiteit geldt als bron voor de levenscyclus. Zodra de persoon niet meer actief is bij de onderwijsinstelling wordt zijn/haar identiteit gedeactiveerd (incl. alle autorisaties). De bewaartermijn van (gedeactiveerde) identiteiten, accounts en autorisaties wordt bepaald door de applicatie-eigenaar in samenwerking met de proces-eigenaar. Wetgeving is hierin altijd leidend.

We onderhouden één account.

Een identiteit beschikt over één account voor onze ICT infrastructuur. Een uitzondering wordt gemaakt voor test-, beheer- en service-accounts, die echter wel te herleiden zijn naar een natuurlijk persoon of specifiek systeem.

Accounts voor applicaties worden geautomatiseerd aangemaakt en verwijderd. Voor risicovolle applicaties worden accounts direct gedeactiveerd. Indien dit niet geautomatiseerd kan, dan wordt dit conform een procedure handmatig ingeregeld.
Er worden geen ‘algemene’ accounts gebruikt, die niet gekoppeld zijn aan een persoon.

Context bepaalt autorisatie

De context van een identiteit bepaalt in eerste instantie de autorisatie. Voorbeelden zijn iemands functie en organisatieonderdeel, op basis waarvan basale autorisaties (account uitgifte en autorisaties binnen applicaties) worden toegekend. Naarmate er meer eigenschappen bekend worden (voor strikt organisatorische doeleinden), wordt het verlenen en muteren van autorisaties verder verfijnd en geautomatiseerd.

We gebruiken pseudoniemen in de educatieve contentketen

Om de persoonsgegevens van onze deelnemers te beschermen, als zij gebruik maken van digitaal lesmateriaal of digitale examens bij externe leveranciers, werken we op basis van pseudoniemen. Wij weten bij welke natuurlijke persoon het pseudoniem hoort, de leverancier echter niet.

Mijn volgende blog zal gaan over de principes voor Authenticatie.

 

Beleid voor IAA: Zeker weten wie wat mag

Afgelopen tijd heb ik samengewerkt met onze Functionaris Gegevensbescherming aan het IAA-beleid. Deze formuleert uitgangspunten en principes voor identificatie, authenticatie en autorisatie. Het bleek dat we best nauwkeurig mensen rechten geven binnen applicaties, maar zonder een onderlegger voor onze functioneel beheerders en zonder breed afgesproken standpunten. Komende blogs ga ik hier op in en deze is dus de eerste in de reeks.

Wat verstaan we onder IAA?

Identificatie, Authenticatie en Autorisatie zijn stappen in het proces voor toegangscontrole. Dit is het proces om toegang te krijgen tot ons netwerk, onze applicaties en functionaliteiten daarbinnen. Het ziet er op toe dat de juiste personen toegang hebben tot gegevens.

Identificatie

Identificatie is het kenbaar maken van de identiteit van een persoon of een systeem. Om de identiteit op een zinvolle manier te kunnen gebruiken, is het noodzakelijk dat elke toegepaste identiteit uniek is. In de regel gebeurt dat door aan iedere gebruiker van onze ICT-omgeving en aan elk geautomatiseerd proces een unieke gebruikersnaam toe te kennen.

Authenticatie

Authenticatie is het vaststellen van de juistheid van de opgegeven identiteit. Dat kan een persoon of systeem aannemelijk maken met:

  • Iets wat alleen jij kent (een wachtwoord).
  • Iets wat alleen jij hebt (een certificaat, een sleutel, een mobiel of token voor extra code, een pasje met een chip).
  • Iets wat alleen jij bent (biometrische kenmerken zoals vingerafdruk of iris).

Als een combinatie van bovenstaande manieren gebruikt wordt, dan spreekt men van sterke of meervoudige authenticatie. Idealiter wordt hier pas om gevraagd als er binnen een applicatie gevoelige gegevens opgeroepen worden of waardevolle transacties gedaan worden.

Bijvoorbeeld: het bekijken van een rooster van een student kan al na inloggen met alleen een wachtwoord, maar voor het bekijken van zijn begeleidingsdossier zou een extra code gevraagd worden. Dit wordt ‘step-up’ authenticatie genoemd.

Autorisatie

Autorisatie is het uitdelen van een recht op functionaliteit om met een set gegevens iets te doen: toegang om ze te lezen, te wijzigen of te beheren (het recht om rechten uit te delen). Bij dit proces hoort ook het muteren of intrekken van zo’n recht. In de praktijk worden deze rechten gekoppeld aan rollen en krijgt een individu een rol met de daarbij behorende rechten toegewezen.

Zie onderstaand model aan de hand van het motto: “Je identiteit kenbaar maken, aantonen en gebruiken.”

20181111IAAPosterLageResolutie

In hoge resolutie hier te downloaden.

Wat verwachten we van IAA nu en straks?

We verwachten nu al:

  • Dat IAA de vertrouwelijkheid van de informatie kan borgen en ervoor moet zorgen dat alleen de personen voor wie de informatie bedoeld is er toegang toe hebben. Hiermee wordt tevens het vertrouwen in de ICT-omgeving vergroot en in het geval van persoonsgegevens helpt het privacy realiseren.
  • Dat IAA beleid en de afgeleide richtlijnen gecontroleerde toegang tot applicaties en gegevens daarbinnen waarborgt. Soms impliceert dit ook toegangscontrole tot fysieke locaties (bijvoorbeeld het datacenter, ruimtes met netwerkcomponenten en stroomvoorziening, examenlokalen of de kantoren waar examens opgeslagen zijn).
  • Dat IAA hoge eisen stelt aan de houding en gedrag van onze medewerker.

We verwachten dat in de toekomst:

  • Het gebruik van pseudoniemen voor onze deelnemers toe zal nemen. Dit zijn lange reeksen karakters die uniek zijn per deelnemer en inschrijving. Als school weten wij welk pseudoniem bij welke deelnemer hoort. Externe partijen echter werken alleen met het pseudoniem zonder dat ze weten welke ‘persoon’ er achter zit. Tegelijkertijd hebben ze wel de zekerheid dat het een deelnemer van ons is. Deelnemers kunnen zo digitaal lesmateriaal gebruiken of examens maken zonder dat de leverancier ervan teveel persoonsgegevens krijgt.
  • We steeds strikter toezien op de naleving van het IAA-beleid. De bewustwording dat het onbeperkt gegevens verzamelen en koppelen negatieve gevolgen kan hebben voor een individu en dus de maatschappij, motiveert steeds meer om formeel om te gaan met IAA.
  • Dat we in breder verband meer diensten zullen leveren aan personen met een digitale identiteit van een andere organisatie. Nu doen we dat al voor externe studenten door ze te voorzien van wifi, middels Eduroam of ze in de regio op weg te helpen, middels Route35. Een ander voorbeeld is toegang tot onze publieke taken voor andere EU burgers.
  • Dat sterke authenticatie de standaard inlogmethode zal worden voor netwerktoegang en voor applicaties die geen ‘step-up’ authenticatie ondersteunen.

Scope van IAA

Dit beleid is van toepassing op alle toegang tot informatie. Doorgaans wordt informatie digitaal opgeslagen, maar dit beleid is ook van toepassing op papieren (analoge) informatie. De scope is daarom:

  • Alle applicaties en systemen van de onderwijsinstelling of diensten die informatie bevatten of transporteren. De applicatielijst zoals deze bij ons in TopDesk beheerd wordt middels de softwarekaarten geldt in deze als bron.
  • Alle ruimtes waar informatie bewaard wordt, aangezien soms fysieke toegang tot een ruimte impliciet toegang geeft tot (analoge) informatie.

Mijn volgende blog zal gaan over de principes voor Identificatie.

De strijd om de identiteiten

Vandaag was ik bij de Netwerkbijeenkomst MBO InformatiemanagersJan Bartling doet deel 2. Deel 1 is hier te vinden. Hij opent met 5 problemen … en nou niet opperen dat ’t uitdagingen zijn ja. 😉

  • De sleutelbos: je bent bekend in verschillende domeinen: school, sociaal, werk, overheid, etc. Moet dat allemaal ontsloten worden met één sleutel?
  • Natuurlijke personen: systemen gaan er vanuit dat je een natuurlijk persoon bent. Wellicht heb je een rol, maar het is niet de rol die inlogt. Zodat je ‘namens’ een bedrijf of organisatie iets uitvoert zonder dat het uitmaakt wie dat was. Voor de ontvanger van de dienst althans.
  • Sterke authenticatie: gebruiken we dat bij alle processen, wanneer hoge of lage ‘mate van vertrouwen’? Wat worden de kosten als we ‘per tik’ gaan afrekenen?
  • Meenemen tussen organisaties: een leerling die verandert van opleiding A bij school X naar opleiding B bij school Y. Wat gaat er mee? Of juist niet en het ‘recht om vergeten te worden’?
  • Internationaal: Hoe kunnen we omgaan met buitenlandse studenten, vluchtelingen, BPV in het buitenland en docent uitwisseling?

Vervolgens hebben we in groepen gekeken wat we op deze terreinen al doen, de knelpunten die we zien en wat er aan gedaan zou moeten worden.