Office365 Lessons Learned: ook voor vergadertijgers?

Op de laatste saMBO-ICT Conferentie gaf ik een presentatie met de titel “Office365 – Lessons Learned”. De hele presentatie is hier terug te vinden. Ik wil de afzonderlijke punten echter wel verder toelichten, aan de hand van de keus die we maakten, de reacties en gevolgen en hoe het verder moet.

  • Toelichting: de oude belofte van papierloos vergaderen zou met Anytime/Anywhere/Anydevice informatie realiteit kunnen zijn.
  • Keus: De bijlagen voor een vergadering worden in aparte vergaderbibliotheken verzamelt.
  • Hoe: Per overlegsoort een bibliotheek met een map per overleg waarin alle stukken zich bevinden. Deze bestaan doorgaans uit dag-mappen. Bijvoorbeeld een teamsite met vergaderbibliotheek voor het management-overleg. Daar komen mappen in met datumnamen zoals ‘20160521″, zodat alfabetisch sorteren ook op tijdsvolgorde is.
  • Reactie: “Veel te traag, een agendapunt met 5 stukken in 5 minuten, eer dat je een bijlage open hebt is het agendapunt gepasseerd. En je ziet elkaars aantekeningen.” De titel zei het al: vergadertijgers. Op een tablet of smartphone tijdens je vergadering jongleren tussen +10 bestanden is niet werkbaar.
  • Gevolg: Vergaderbibliotheken leiden tot dubbele bestanden, 1x in de vergadermap en 1x in de map op onderwerp elders. Los daarvan is ons College van Bestuur samen met het management overgestapt op iBabs, de rest van de organisatie gebruikt wel veel OneNote of taken/besluiten-lijsten.
  • Hoe verder: OneNote laten we organisch verder groeien. Met iBabs rollen we beheerst verder uit.

Office365 Lessons Learned: Office365 is niet je complete applicatielandschap

Op de laatste saMBO-ICT Conferentie gaf ik een presentatie met de titel “Office365 – Lessons Learned”. De hele presentatie is hier terug te vinden. Ik wil de afzonderlijke punten echter wel verder toelichten, aan de hand van de keus die we maakten, de reacties en gevolgen en hoe het verder moet.

  • Toelichting: Office365 is slechts één van de kernsystemen. Waarschijnlijk heb je nog kernsystemen voor financiën, HR, studentzaken en facility etc. Deze maken soms Office bestanden aan die je in de cloud wilt opslaan. Andersom kan ook, dat Office ‘bijlagen’ in andere systemen gehangen moeten worden.
    Zonder lokale synchronisatie als tussenstation kun je dit niet rechtstreeks doen. Dus van de ene cloud (Office365) naar de andere (SAAS systemen).
  • Keus:
    Als je met Office werkt dan sla je bestanden op in een daarvoor aangewezen teamsite. Formele processen lopen in andere kernsystemen.
  • Hoe: Als er geen synchronisatie is, zul je bestanden moeten Down/Uploaden naar een tijdelijke tussenplek. Of je opent de bibliotheek in de teamsite middels de knop “Openen in Explorer”, wat de Verkenner is. Deze dien je op je PC te favorizeren zodat de Verkenner dit plekje van je cloud ziet.
  • Reactie: “Ik krijg de hele tijd foutmeldingen.” Zie vorig bericht over instabiel WebDav.
  • Gevolg: Frustratie en omslachtig downloaden/uploaden als men een bestandje wil bewerken. Twee plekken bevatten het ‘origineel’: de site en het kernsysteem.
  • Hoe verder: Integratie aan leveranciers vragen? Of wel aan de slag gaan met lokale synchronisatie?

Daarnaast speelt er vaak nog een breder vraagstuk over de samenhang met de rest van je applicatielandschap. SharePoint als platform kan alles en niets tegelijk. In principe zou je vrijwel alle functionaliteit van andere systemen kunnen ‘bouwen’ met lijsten, content-types, (centrale) metadata en workflows. Maar dat het kan als je er (veel) tijd in steekt wil niet zeggen dat het handig is. Waar je deze grens legt is elke keer weer opnieuw een afweging. Een paar voorbeelden:

  • In ons HR systeem zit een self-service module voor het indienen van reisdeclaraties. Dit doen we niet in Sharepoint omdat de rest van de benodigde informatie in het HR systeem beter gewaarborgd is. De medewerker-kenmerken, het afwikkelen van de declaratie met instemming van je leidinggevende en de daadwerkelijke toekenning via je salaris etc, zijn daar ‘ingebakken’, na enige inrichting natuurlijk. Dit gaan we in Sharepoint niet met workflows nabouwen.
  • Voor cijfers en AAR vragen scholen toegang tot de informatie voor ouders. Voor minderjarigen is dit een valide functionaliteitsbehoefte. In ons studentensysteem zitten deze gegevens al (ouder-kenmerken, resultaten en AAR observaties). Daarom gaan we voor deze toegang niet nog een keer allerlei externe accounts beheren en handmatig toegang geven tot informatie op SharePoint.

Daarom is ons standpunt in het algemeen dat we voor workflows zoveel mogelijk de aangewezen kernsystemen gebruiken en niet alle workflows van de organisatie verplaatsen naar Office365. Overigens blijven er dan nog steeds zat leuke use-cases over voor workflows in Office365.

 

Office365 Lessons Learned: synchroniseren of niet?

Op de laatste saMBO-ICT Conferentie gaf ik een presentatie met de titel “Office365 – Lessons Learned”. De hele presentatie is hier terug te vinden. Ik wil de afzonderlijke punten echter wel verder toelichten, aan de hand van de keus die we maakten, de reacties en gevolgen en hoe het verder moet.

  • Toelichting: De term OneDrive wordt op verschillende plekken binnen Office365 voor verschillende toepassingen gebruikt. Het meest voor de hand liggend is de online opslagplek voor persoonlijke bestanden. Daarnaast is het ook een applicatie voor Windows (de synchronisatie-client) en het zijn apps voor Android/iOS. De cliënt voor Windows kan lokaal je eigen OneDrive of een gekozen teamsite-bibliotheek synchroniseren. Bestanden in de cloud staan dan ook op je laptop of bureaucomputer. Toegankelijk in de Verkenner, misschien ouderwets maar wel makkelijk. Als je ze opent, wordt op de achtergrond de versie in de cloud bijgewerkt en andersom.
  • Keus:
    Op beheerde desktops bieden we geen lokale synchronisatie aan. Medewerkers of studenten die steeds inloggen op andere PC’s in lokalen, zouden anders hun bestanden uit de cloud steeds opnieuw lokaal gesynchroniseerd krijgen. Dit onderdeel van je Windows profiel laten zijn is niet te doen gezien de omvang.
  • Hoe: Je wordt geacht je bestanden te openen vanuit de browser. Maar wat nu als je ook nog andere systemen hebt en je wilt bestanden daaruit opslaan in de cloud? Of andersom? Daarvoor dient de knop “Open in Explorer” in het lint van een bibliotheek. Vervolgens kun je dit pad favorizeren in de Verkenner. Voor de techneuten, dit is een WebDav koppeling.
  • Reactie: “Ik krijg de hele tijd foutmeldingen.” Deze verbinding is niet stabiel, vooral niet bij meerdere keren in/uitloggen of rebooten PC.
  • Gevolg: Frustratie en onnodig downloaden/uploaden als men een bestandje wil bewerken.
  • Hoe verder: Er is Third-Party tooling op de markt, maar deze functionaliteit voelt zo basaal … Een andere mogelijkheid is iedereen op laptops laten werken. Aangezien op een persoonlijke laptop de sync te installeren is. Doe je niets aan synchronisatie dan loop je tegen performance problemen op bij grote (media)bestanden. Over een WebDav verbinding kun je echt geen video editen of een Excel bestand van 50 MB met draaitabellen bewerken.
    Ondertussen wachten we ‘geduldig’ af, Microsoft belooft al meer dan een jaar dat de nieuwe sync-client problemen gaat oplossen.

OFFICE365 LESSONS LEARNED: één of meerdere sitecollecties?

Op de laatste saMBO-ICT Conferentie gaf ik een presentatie met de titel “Office365 – Lessons Learned”. De hele presentatie is hier terug te vinden. Ik wil de afzonderlijke punten echter wel verder toelichten, aan de hand van de keus die we maakten, de reacties en gevolgen en hoe het verder moet.

  • Toelichting: Deze vergt wat toelichting. Je organisatie krijgt in de Office365 cloud een eigen plek, de zogenaamde ‘tenant’. Je pacht als het ware je eigen stukje land. Binnen een tenant zijn er sitecollecties. Op het hoogste niveau is een sitecollectie ook een teamsite, maar er onder kunnen weer subsites hangen. Dan krijg je de ‘apps’ (bibliotheken of lijsten) en ‘items’ (bestanden of lijst-items). Zie tekening hieronder met de school voor VAVO als voorbeeld.
    Er is ook één start-collectie, de ‘root’. Eigen sitecollecties staan hier naast.
  • Keus:
    Wij: Elke school, dienst, entiteit of samenwerking krijgt een eigen collectie met daarbinnen alle vrijheid. De rootcollectie is voor portal/intranet use-cases.
    Microsoft: De Office apps, zowel voor desktop als voor Android/iOS browsen standaard naar de tenant-root.
  • Hoe: Ons Functioneel Beheer maakte +100 sitecollecties. We hadden voor de migratie een was-word lijst van deze 100 collecties met in totaal 700 bibliotheken. +1.000.000 bestanden moeten tenslotte ergens blijven.
  • Reactie: “Ik kan in Word met ‘Bestand Openen’ niet bij mijn bestanden.”
  • Gevolg: In elke dialoogvenster (Bestand Openen, Opslaan, Opslaan Als) is er frustratie en gaat men onnodig downloaden/uploaden als men een bestandje wil bewerken. Dit speelt niet als je in SharePoint start en daarna opent in Word. Start je echter in Word/Excel/Powerpoint en je wilt na een tijd opslaan, dan ‘zie’ je niet je teamsites. Althans niet standaard.
  • Hoe verder: Op de smartphone wordt je geacht het URL pad te copy/pasten en op de desktop wordt veel de knop “Openen in Explorer” gebruikt. Sinds Office2013 kan je veelgebruikte mappen ‘pinnen’, dus na eenmalig starten vanuit de browser, kun je vanaf dan starten in de desktop-applicaties van Word/Excel etc. Althans voor die gepinde map. Ik werk zelf echter regelmatig in + 30 mappen …

TenantStructuur

Office365 Lessons Learned: 15 jaar historie meenemen?

Op de laatste saMBO-ICT Conferentie gaf ik een presentatie met de titel “Office365 – Lessons Learned”. De hele presentatie is hier terug te vinden. Ik wil de afzonderlijke punten echter wel verder toelichten, aan de hand van de keus die we maakten, de reacties en gevolgen en hoe het verder moet.

  • Keus: We migreren elke netwerk-directory (G:) naar een sitecollectie met bibliotheken. Wellicht was daar de achterliggende reden dat we onze complete storage en netwerkschijven naar de cloud wilden brengen. De gedachte was dat een netwerk-share gelijk is aan een teamsite. De mappen op het eerste niveau er onder, zijn dan bibliotheken binnen de site en nog dieper zijn het mappen met bestanden binnen de bibliotheken. Er zijn nog wat andere scenario’s mogelijk, zie tekening hieronder (aanklikken voor vergroting).
    Consultants vragen dan direct waarom we niet met metadata aan de slag gaan, want mappen is zo 2005. Dat had 2 redenen: metadata is vooral van toegevoegde waarde bij formele processen. +1.000.000 bestanden die organisch ontstaan zijn met terugwerkende kracht metadateren is niet te doen. Daarnaast wilden we de herkenbaarheid verhogen. Mensen die gewend waren op het netwerk een mappenstructuur tegen te komen, vonden deze op dezelfde manier terug in de teamsite.
  • Hoe: We communiceerden ruim op tijd (meer dan een half jaar), gaven mensen de kans op te schonen, we boden tooling voor de analyse aan teams. Dit leverde rapportages op over dubbele bestanden, bestanden ouder dan 5 jaar en ‘onmogelijke’ bestanden.
  • Reactie: Het team heeft geen tijd om op te schonen en we weten niet wat weg mag/kan. We gaan later wel opschonen in SharePoint.” Vaak durfden onderwijsteams geen knoop door te hakken.
  • Gevolg: Alle bestanden gingen vrijwel ongefilterd SharePoint in, die alles indexeert. Mensen raken in de zoekfunctie de weg kwijt. Overigens raakten mensen op de netwerkschijven ook de weg kwijt, dus daar veranderde niet zoveel aan.
  • Hoe verder: Sommige teams kozen voor een ‘schone-lei-teamsite’, anderen sloten bibliotheken uit van de zoekmachine en verklaarden deze tot ‘archief’. Pas na een half jaar gewenning kwamen er steeds meer vragen om in subsites voor kleinere groepen nette structuren te verzinnen. Hier bleven we advies op geven als men ons wist te vinden.

SharePoint Teamsite versus Netwerkmap

Office365 Lessons Learned: Cloud of Sneakernet?

Op de laatste saMBO-ICT Conferentie gaf ik een presentatie met de titel “Office365 – Lessons Learned”. De hele presentatie is hier terug te vinden. Ik wil de afzonderlijke punten echter wel verder toelichten, aan de hand van de keus die we maakten, de reacties en gevolgen en hoe het verder moet. De eerste deed me denken aan Sneakernet.

  • Keus: We migreren ieders home-directory (H:) naar OneDrive voor Bedrijven. Op zich is dit voor de hand liggend, aangezien het in lijn is met de bedoelingen van Microsoft. Samenwerken aan bestanden zien we liever in teamsites en we bestemmen OneDrive voor persoonlijke bestanden, dit kunnen ook ‘eigen leesexemplaren’ zijn.
  • Hoe: We communiceerden ruim op tijd (een half jaar van te voren), we gaven mensen zo de kans op te schonen, we boden tooling voor de overdracht (een script dat bestanden fysiek verplaatst), deze kon tot de deadline aangezet worden wanneer het individu wilde en erna ging deze automatisch verhuizen.
  • Reactie: Ik heb geen tijd om op te schonen, ik moet snel alles op USB stick zetten voor de deadline, want daarna kan ik er niet meer bij…” Medewerkers die van hun werkmappen een zooitje maakten namen deze gewoon mee de cloud in. Als je dit wilde voorkomen moest je opschonen. Waar het misverstand vandaan kwam dat je er ‘niet meer bij zou kunnen’ … ik weet het nog niet.
  • Gevolg: Veel USB sticks blijven in gebruik. en je loopt het risico dat gevoelige informatie rondslingert.
  • Hoe verder: Onze kantoorbalie stopte met de uitgifte van USB sticks, maar gezien de prijzen ervan heeft bijna iedereen ze al. Het enige dat overblijft is voorlichten op de voordelen van OneDrive (veiliger en toegankelijker op smartphone/tablet).

 

Implementatie en adoptie van Skype voor Bedrijven op #kdo365

Ik ben vandaag bij Microsoft te gast voor de Kennisdeling Office365Remco de Rijk en Ubel Zetstra van het Noorderpoort College delen hun ervaringen met ons. Belangrijk aspect was de regionale spreiding van Noorderpoort in de provincie. Wat de noodzaak tot virtueel vergaderen etc. verhoogd.

Ze vielen met de aanbestedingsdeur in huis, wat ik in eerste instantie een beetje vreemd vond. Want waarom zou je Skype aanbesteden als het gewoon bij je Office365 suite zit? Het werd gelijk iets duidelijker toen bleek dat het vanuit een telefonie-perspectief gedaan is. Hun telefonie was versnipperd, diverse lokale analoge centrales en geen integratie met mobiele telefonie. De gewenste situatie:

  • Nieuwe infrastructuur voor telefonie.
  • Integratie vast en mobiel.
  • Een centraal beschikbare telefoonlijst.
  • Berichtenverkeer, videogesprekken en vergaderingen.
  • Aanwezigheidsinformatie.
  • Integratie met de rest van Office365.

De marktpartijen waren redelijk kritisch op het gebruik van Skype, aangezien het behalve technische zaken juist ook veel aandacht voor gebruikers, adoptie en cultuur vereist. Ze selecteerden een partij die bovenstaande doelen kon helpen realiseren. Het werd me dan ook iets duidelijker waarom je ‘Skype’ zou aanbesteden. Je zoekt een telefonie-provider die integreert met Office365. De partij aan wie gegund werd bouwde de Skype omgeving binnen hun datacenters op. Aanbestedingstrajecten zijn droge en taaie kost, dat bleek ook een beetje uit de presentatie. 😉

Ik was zelf iets nieuwsgieriger naar de ervaringen van adoptie. Terwijl tegelijkertijd de koppeling met telefonie de adoptie afdwingt, aangezien mensen al decennia lang bellen en daar natuurlijk niet mee stoppen. Zelf stellen we Skype gewoon beschikbaar en laten het min of meer organisch groeien, naast telefonie die er los van staat. Dan gaat adoptie trager.

Gebruikerservaringen tot nu toe:

  • Conceptueel is het wennen: Je regelt je eigen beschikbaarheid en je regelt je eigen bereikbaarheid.
  • Het wifi-netwerk moet op orde zijn.
  • Door een strenge winterdag konden mensen niet verplaatsen, wat slimmer samenwerken op afstand stimuleert.

 

OneNote als mini-ELO op #kdo365

Ik ben vandaag bij Microsoft te gast voor de Kennisdeling Office365. Noemi Claes van het Summa College deelt met ons de ervaringen met OneNote for Classrooms.

Ze demonstreert een aantal directe lestoepassingen:

  • Hoe je aan een Notitieblok lesmateriaal (tekst, afbeelding en video) toevoegt en ook van studenten opdrachten kan ontvangen. Blijkt dat een student in OneNote direct spraak en video kan opnemen en dit aan de docent kan laten zien.
  • Voor dyslectici gebruikt ze de plugin “Immersive Reader” waarmee tekst vergroot getoond kan worden en middels ‘text-to-speech’ de student kan afluisteren.
  • Een student kan opdrachten openen en aan werken op zijn eigen tabblad. Je ziet vrij eenvoudig wie wat gedaan heeft en op welk moment.
  • Als je een groep studenten toevoegt aan je notitieblok, krijgen ze allemaal een eigen tabblad met specifieke lees/schrijfrechten.

Ik was toch onder de indruk hoe OneNote gegroeid is van grote notitiebak tot mini-ELO.

Tutorials en Stagevoortgang met Sway #kdo365

Ik ben vandaag bij Microsoft te gast voor de Kennisdeling Office365. Esther van der Hei van Nimeto. Hun landschap in een notedop, wellicht logisch maar voor het overzicht toch handig:

  • OneDrive = Persoonlijke opslag
  • Groups = Samenwerkingsplaats
  • Sites = Intranet en Lesmateriaal
  • Yammer = Informele communicatie
  • e-mail = Besluitvorming en extern
  • Skype = Korte discussies en Stagegesprekken
  • Video = Instructies

En dan Sway, wat is het (niet): Vergeet sheets, denk webpagina’s met rijke content. Ze zijn een creatieve school dus  ‘moet het gewoon smoelen’. Ze gebruiken Sway voor 2 dingen:

  • Tutorials: in de vorm van een interactieve lesbrief. Het maken van goed uitziend lesmateriaal is laagdrempelig.
  • Als stagevoortgangmeter: de studenten delen in een Sway hun ervaringen, middels stukjes tekst maar vooral ook beeld.

Lessons Learned:

  • De inhoud van Sway is wat anders dan een stageverslag. Waar de één ophoudt en de ander begint is een kwestie van wennen.
  • Het delen van bedrijfsspecifieke gegevens of contactgegevens van praktijkopleiders versus privacy is punt van aandacht. Niet elk bedrijf is even happig op een kijkje in de keuken.

Het leren vastleggen met een stageblog #kdo365

Ik ben vandaag bij Microsoft te gast voor de Kennisdeling Office365. Mirza van Eck, informatiespecialist voor het Nova College vertelt over hun ervaringen met studenten die een stageblog bijhouden. Er waren een aantal redenen om voor een blog te kiezen:

  • Studenten kunnen delen wat ze doen op hun stage en wat ze toepassen van hun opleiding. Het geleerde in de praktijk dus.
  • Delen is normaal geworden nu. Een initiatief van een paar jaar geleden liep niet, blijkbaar is de tijd voor delen gewoon rijper.
  • De specifieke opleiding, het CIOS, heeft veel stageplekken op grote afstand en buitenland.

Het proces werkt het als volgt:

  • De student vraagt BPV contract aan: hij krijgt een landingspagina en blog. De SLB-er krijgt toegang en de praktijkopleider een mailtje.
  • De student werkt in de BPV: De praktijkopleider krijgt een inlog, kan meekijken en feedback geven.
  • De student is klaar met de BPV: De praktijkopleider kan er niet meer bij en bij de SLB-er verdwijnt de link. Na 2 maanden verdwijnt de blog.

De student kan in de portal zijn opdrachten, de beoordelingsformulieren BPV en zijn stage-uren registreren. De voordelen zien ze nu:

  • Verslag met meer dan tekst, ook video, audio en foto.
  • 24/7 toegang voor student, docent en praktijkopleider.
  • De praktijkopleider kan makkelijk zien wat er van de student verwacht wordt.
  • Bijvangst: de stage wordt sneller geregeld.

Uitdagingen zijn er ook: er is overal internet nodig. niet iedereen is even vaardig en alles dat nieuw is kost tijd.

Vragen die ik zelf had:

  • De blogs zitten niet in het profiel van de student: door het proces te automatiseren in een separate sitecollectie kan er beter gestuurd worden op daadwerkelijk gebruik.
  • Wordt het blog aan het einde wel bewaard of geëxporteerd? Dit wordt aan de student overgelaten, bijvoorbeeld dat hij alles opslaat als PDF.
  • Verantwoording: de uren en het verslag worden separaat beoordeelt. Het blog is slechts een hulpmiddel.