Weblog van Joël de Bruijn
Als fan van ordeningsstructuren zoek ik altijd naar manieren om informatie in te delen. Eén van de manieren die ik eerder noemde was een indeling op niveau. Meer specifiek: strategisch, tactisch en operationeel. Hieronder volgt een matrix met op elk niveau het doel en de bron van de informatiebehoefte.
[table id=2 /]
Vaak bevind ik mij tussen personen die informatie nodig hebben aan de ene kant en die het leveren aan de andere kant. Opzich ligt zo’n brugfunctie mij wel. Tot voor kort hield ik zelf overzicht over de informatiebehoefte en -levering, door lijsten aan te leggen in excel. Hierop kwamen dan de namen van de rapportages, formulieren, data-exports en monitoren. Gedurende een vorig project werd duidelijk dat dat niet meer voldoende is. Dus ben ik een database gaan aanleggen. Het geheel noemen we het InformatiePortfolio (en ja, ik vind CamelCase leuk).
Ik hanteer daarbij de volgende omschrijving:
Het geheel van InformatieProducten die gevraagd of geleverd worden waarbij telkens relaties worden gelegd met kernsystemen, leveranciers, stakeholders, kaders, rollen, definities, publicatiedatums, processen en KPI’s. Aan elk InformatieProduct worden kenmerken toegekend zoals een code, naam, omschrijving, doel, niveau, status en frequentie.
De basis van dit portfolio is dus een lijst met InformatieProducten. Door bovengenoemde relaties te leggen kan het portfolio het volgende leveren:
Het aantal items in het portfolio groeit erg snel. Dat vind ik niet erg, zolang ik maar overzicht kan creëren. In een later stadium kan dan weer kritisch gekeken worden welke informatie niet meer nodig is.
Rick Ruumpol en Frans van Eekelen presenteren hoe ROC Twente zijn IV ingericht heeft.
Frans onderscheidt 3 lagen: technisch beheer, applicatiebeheer en functioneel beheer. Functioneel Beheer vertegenwoordigt het eigenaarschap van een applicatie en is verantwoordelijk voor een stukje van de informatievoorziening. Algemene uitgangspunten van de IV: betaalbaar, beschikbaar, compleet, tijdig.
Rick vervolgt met de stelling: Informatievoorziening en ICT zijn één ‘dienst’? Mijn mening: NEE!! Waarom? Informatievoorziening ligt in de uitvoering dichtbij functioneel beheer, die voor informatiesystemen gebruik maakt van kernsystemen die in allerlei afdelingen liggen. Dat staat los van ‘harde’ IT. Op architectuur of regieniveau zijn wel mensen nodig die overzicht hebben over het geheel.
Na een relatief lange inleiding komt het ‘meten=weten’ thema naar voren. Samengevat: Balanced Scorecard. Dat wekte toch een aantal interessante vragen op, want prestatie-indicatoren voor een dienstverlenende/ondersteunende dienst, wie bepaalt die? Is dat de klant, of zijn het je eigen doelen? En wanneer is goed, goed? Enkele voorbeelden:
De conclusie: ook uit de doelstellingen blijkt dat het steeds minder gaat om techniek en meer om dienstverlening.
In mijn vorige post noemde ik een GAP analyse aan de hand van een referentiearchitectuur. Nu merkte ik gaandeweg, dat het resultaat een lange tabel is met veel “vinkjes in hokjes”. Visueel niet zo aantrekkelijk dus, alhoewel ik het inhoudelijk wel juist vind. Zo’n lange tabel kan wel weer worden samengevat tot een leesbare alinea, maar toch….
Als je gap-analyse voorbeelden zoekt, dan krijg je slechts een paar visuele concepten:
Enkele voorbeelden (klik voor vergroting):
Ik koos zelf voor de matrix variant, maar er zou toch iets mooiers mogelijk moeten zijn? De TripleA Encyclopedie staat vol mooie platen. Geïnspireerd daarop zou ik van de proces-platen kunnen tonen in welke use cases wel of niet voorzien wordt door een systeem. Door bijvoorbeeld van de ontbrekende alleen de omlijning te laten staan, maar de kleur weg te laten. Daar gaat wel veel tijd inzitten… Is er iemand die ideeën heeft hoe je hier een mooie infographic van kunt maken?
Wellicht idee voor de pilots onderwijslogistiek saMBO? Omdat daar instellingen samenwerken met leveranciers om zo een systeem te beproeven? Opzich is dia 4 en 5 van de presentatie hierover ook een visualisatie van een gap!
Overigens kan er op veel terreinen een gap analyse gemaakt worden. Alleen al in het bedrijfsdomein onderscheid TOGAF er 7.
Ik heb even een inleiding nodig om een punt te maken. Het komt nog maandelijks voor dat “een externe informatievrager” onze instelling verzoekt bepaalde informatie te leveren. Omdat we niet “op” onze eigen informatie “zitten” zijn we qua houding altijd bereid om te kijken wat iemand vraagt, waar het voor is en nog beter: de geleverde informatie op te nemen in onze informatievoorziening. Een externe vrager is vaak een “stakeholder” waar je verantwoording aan af te leggen hebt. Zoals de inspectie, accountants, gemeentes, convenant-partners, brancheorganisaties, samenwerkingsverbanden en regionale partners etc. Soms gelden wettelijke verplichtingen, soms gelden afspraken waar we ons zelf aan houden, omdat we als instelling ervoor kiezen om samen te werken.
Toch kleven er een aantal grote nadelen aan:
Het gevolg van dit alles is een niet-coherente informatievoorziening waarin het aandeel ad-hoc antwoorden veel te groot is. Nu zijn we natuurlijk niet de eerste die dit signaleren. Zoals Marcel Laks al eens onder woorden bracht: “Laat het MBO zich ringeloren?”. Één van de tips was toen om als ROC’s samen te werken en als eenheid naar externe partijen toe op te treden. Dat gebeurt op beperkte schaal ook al. Wij werken hier ook aan mee. Maar het zou nog een stapje verder kunnen gaan. Hoe?
Door de informatielast om te keren. Hoe ziet zo’n omgekeerde informatielast eruit? (Heb de term overigens niet zelf verzonnen, komt van een collega 😉 ) Omgekeerde informatielast gaat er vanuit dat de eigen informatievoorziening in principe voldoende is om externe vragen te kunnen beantwoorden. Bij nieuwe vragen wordt hier eerst naar verwezen. Pas als het echt niet voldoende is, kan er verder nagedacht worden. De omkering komt tot stand door op de vraag “Kunt u leveren…?” de wedervraag te stellen “Kunt u zoeken…?”.
Wat is er nodig om met deze gepaste arrogantie aan de slag te gaan?
Het is nu nog te vroeg voor een technische uitwerking hiervan in een portal. Een InformatiePortfolio kan alleen onder architectuur goed worden uitgewerkt. Maar we hebben een begin!
Ik heb me iets verder verdiept in ESS, sinds mijn laatste bericht daarover. Ik ben enkele valkuilen en kansen tegengekomen. Dus bij deze in random volgorde.
Kansen:
Valkuilen:
Onze instelling kenmerkt zich, net als zoveel andere organisaties, door schaalvergroting, SSC vorming en centralisatie. Veel critici hebben opmerkingen over de cultuur van grote instellingen en verlies van de menselijke maat, maar dat is even niet waar ik hier op in wil gaan. Er is namelijk ook informatorisch veel over te zeggen. Vandaar even een klein aanloopje naar de titel.
Met SSC’s worden gemeenschappelijke diensten niet meer diffuus verspreid door de organisatie uitgevoerd, maar centraal. Terwijl ze echter wel overal tot in de haarvaten van de organisatie moeten worden aangeboden. Hoe kun je als dienst nu “op afstand dichtbij” zijn? Alleen door een naadloze uitwisseling van informatie.
Voorbeeld: een medewerker personeelsbeheer zat vroeger fysiek op locatie, dichtbij een team, in een kamer op dezelfde gang als andere administratieve medewerkers. Plaatselijke lijnmanager en de docenten vlakbij om de hoek. De grootste hoeveelheid informatie werd informeel uitgewisseld: hoofd om de hoek, even roepen of yellow-note op bureau. Desnoods een formuliertje. De administratieve medewerker kende de plaatselijke situatie zo goed, dat bij onduidelijk ingevulde formulieren eigen interpretatie voldoende was om te snappen wat nodig is. En anders vroeg je even verder “om de hoek”.
Nu plaats je deze medewerker, samen met zijn gelijken die werkten voor andere teams, op een centrale plaats, fysiek ver van de teams. Ineens is de informatie-keten gebroken! Veranderingen op de werkvloer bereiken de administratie niet meer. Veranderingen die vaak een formele weerslag dienen te hebben. Generieke oplossing: we maken formulieren!
Wat zijn nu een paar nadelen van informatiestromen laten verlopen via formulieren? Het leidt tot bureaucratische rompslomp en daarnaast is het gebruik van formulieren als een pleister: het is hoogstens een lapmiddel om informatie niet op dezelfde plek te hoeven registreren als waar die ontstaat. Tweedehands-informatie. Dit heeft in gedrag allerlei consequenties:
Verder heeft centralisatie geen efficiency voordelen, als de tijd die nodig is voor het invullen van een formulier (door de medewerker uit het primaire proces) groter is dan de tijd die nodig is om het zelf te registreren in de juiste applicatie. Je kunt echter niet verwachten dat elke medewerker op de juiste manier een backoffice registratie pakket kan gebruiken. Onderwijsprofessionals roepen dan terecht “ik ben toch geen administratief medewerker?” (Overigens blijft er voor het volgen, begeleiden en coachen van studenten nog genoeg administratie over voor onderwijsprofessionals, maar dat is een ander verhaal.)
Dus: we willen af van die papieren rompslomp èn tegelijkertijd moet de registratie van bedrijfskritische gegevens bij een administratief medewerker blijven. Zoals altijd is hiervoor allang een term verzonnen, met 2 smaken: Self-Service
Met Self-Service beheert iemand een deel van zijn eigen gegevens. Hierdoor blijft hij/zij zich eigenaar voelen van de data. Technisch wordt dit meestal ondersteunt door òf alle formulieren te digitaliseren òf door self-service modules aan te bieden die van administratieve systemen een inkijk bieden in de eigen informatie. Waarbij met juiste autorisatie sommige velden zelf gewijzigd kunnen worden.
Komende tijd wil ik me hier meer op oriënteren. Er zijn vast allerlei valkuilen en kansen enzo….
Gisteren is het rapport “Handreiking samenwerking arbeidsmarkt-mbo” verschenen met de ondertitel “Van alliantievorming tot arrangementen”. Omdat we als organisatie bezig zijn met ons productportfolio en assortimentsbeleid, waarbij arbeidsmarktrelevantie één van de pijlers is, viel mijn oog op het gedeelte van hoofdstuk 3 dat over de informatievoorziening gaat.
De volgende opmerking uit de inleiding sloeg voor mij de spijker op de kop:
“Tot slot horen we van vmbo- en mbo-instellingen, dat zij – ondanks of juist door de grote hoeveelheid en het soort arbeidsmarktgegevens (UWV, ROA, COLO/kbb’s, RWI, Nidap et cetera) – het lastig vinden om met de beschikbare informatie de vertaalslag te maken naar het eigen opleidings- en wervingsbeleid. Aangezien het hierbij gaat om basisgegevens voor het maken van gefundeerde samenwerkingsafspraken en het voeren van een gericht opleidingsbeleid, is ook dit een aspect van de aansluiting tussen arbeidsmarkt en beroepsonderwijs.”
Ik kan dit alleen maar bevestigen: de hoeveelheid gegevens is ontzettend groot, alleen vaak net niet grijpbaar genoeg om er direct iets mee te kunnen. Altijd moet je gegevens van verschillende bronnen bij elkaar sprokkelen.
Het grootste probleem voor ons hierbij was dat arbeidsmarkt gegevens gekoppeld moeten worden aan opleidingen. Dat is niet altijd eenduidig te doen. (De opleiding metselaar leidt op tot het beroep metselaar zou je zeggen.) Dus: “Wat is de kans op werk voor iemand die crebo 9xxxx doet.” De enige die tenslotte die vraag echt beantwoorde was COLO, met de site Kans Op Werk èn een aardige informatiebeleidsmedewerker die een dump stuurde van de hele regio en voor 600 crebo’s de kans per niveau. De andere bronnen (ROA, UWV met krapte-indicator), hoe uitgebreid ook, kennen allerlei classificaties van beroepen en beroepsgroepen. Welke opleidingen hierbij horen blijft soms handwerk.
Maar even dit gedeelte van het rapport samengevat:
Wat ik zelf erg toejuich zijn de volgende voornemens:
Afstemmen van informatievoorziening op informatiebehoefte, helemaal goed. Wel hopen dat het niet bij voornemens blijft ;).
Gisteren noemde ik al een voorbeeld van transparantie. Ik kwam er vandaag weer één tegen. Voor personeelsafdelingen waarschijnlijk geen onbekende: Functiemix. De introductie zegt:
In het Convenant LeerKracht van Nederland is afgesproken om meer dan 1 miljard euro per jaar extra te investeren in het onderwijs. Hiervan wordt het grootste deel ingezet voor betere beloning van leraren. Scholen krijgen extra geld om leraren in hogere salarisschalen te belonen: de versterking van de functiemix.
Mooi doel, maar ik haal het vooral aan omdat het toch een indicatie is van de groeiende openheid en beschikbaarheid van informatie over onderwijsinstellingen. De site biedt een uitgebreid zoekfilter en toont veel informatie van een instelling:
Als verdere functionaliteit zijn exports naar PDF, Excel, en Word mogelijk. Allemaal goed, maar er moet iets functioneel te wensen blijven ;). Bij de VSV Verkenner kan ik:
Dus dat wil ook! (Het instrument zit een afdeling verderop voor MinOCW, dus moet te doen zijn toch 😉 ) Tussenconclusie over informatie en gedrag:
De trend om steeds meer informatie over scholen openbaar te maken, zet door. Positief in die zin, dat het transparanter scholen laat vergelijken. Overigens blijft het aanleveren van dezelfde eenduidige data hiervoor een uitdaging. Een voorbeeld zijn natuurlijk de opbrengstenkaarten van de inspectie en de relatieve nieuwkomer “Vensters voor Verantwoording” van de VO-Raad (leuk logo overigens: 3 v’s in de vorm van een vogeltje).
In Engeland is hiervoor de Schooloscope. Met natuurlijk alleen info over Engelse scholen, maar het gaat me even om de visuele toegankelijkheid van de informatie. Vergelijk dan maar eens deze van Schooloscope, met deze van Vensters en deze van Inspectie. Het is even klikken en de informatie-inhoud verschilt, maar ik vind de Schoolocope erg aantrekkelijk vormgegeven. Wat de informatievoorziening ten goede komt.