Het bouwen van een InformatiePortfolio

Vaak bevind ik mij tussen personen die informatie nodig hebben aan de ene kant en die het leveren aan de andere kant. Opzich ligt zo’n brugfunctie mij wel. Tot voor kort hield ik zelf overzicht over de informatiebehoefte en -levering, door lijsten aan te leggen in excel. Hierop kwamen dan de namen van de rapportages, formulieren, data-exports en monitoren. Gedurende een vorig project werd duidelijk dat dat niet meer voldoende is. Dus ben ik een database gaan aanleggen. Het geheel noemen we het InformatiePortfolio (en ja, ik vind CamelCase leuk).

Ik hanteer daarbij de volgende omschrijving:

Het geheel van InformatieProducten die gevraagd of geleverd worden waarbij telkens relaties worden gelegd met kernsystemen, leveranciers, stakeholders, kaders, rollen, definities, publicatiedatums, processen en KPI’s. Aan elk InformatieProduct worden kenmerken toegekend zoals een code, naam, omschrijving, doel, niveau, status en frequentie. 

De basis van dit portfolio is dus een lijst met InformatieProducten. Door bovengenoemde relaties te leggen kan het portfolio het volgende leveren:

  • Productkaarten: Per InformatieProduct een overzicht van alle kenmerken, definities, systemen en leverancier.
  • InformatieKalender: Wat wordt wanneer geleverd?
  • KPI-Register: Welke prestatie-indicatoren zijn er en welke InformatieProducten zijn hiervoor de onderlegger?
  • Overige rapportages: bijvoorbeeld welke afdeling is verantwoordelijk voor welke informatie of welke informatie komt uit welk systeem?

Het aantal items in het portfolio groeit erg snel. Dat vind ik niet erg, zolang ik maar overzicht kan creëren. In een later stadium kan dan weer kritisch gekeken worden welke informatie niet meer nodig is.

2 comments

  1. Oef! Was dat maar waar! 😉
    Bemerk dat ik er niet bij vermeld heb dat het de ‘metadata’ betreft, niet de data zelf.
    Bijvoorbeeld: het InformatieProduct “Jaarresultaat” bevat de omschrijvingen en definities (conform CFI) van de jaarlijkse rapportage omtrent rendementcijfers. Verder waar het vandaan komt, voor wie het is en wanneer het geleverd wordt, etc.
    Het bevat NIET de cijfers zelf.

    Of bedoel je meer mijn rol zelf? Aangezien er wel veel ‘informatie-over-informatie’ mij passeert?

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s