Category Archives: Cloud

Office365 Lessons Learned: 15 jaar historie meenemen?

Op de laatste saMBO-ICT Conferentie gaf ik een presentatie met de titel “Office365 – Lessons Learned”. De hele presentatie is hier terug te vinden. Ik wil de afzonderlijke punten echter wel verder toelichten, aan de hand van de keus die we maakten, de reacties en gevolgen en hoe het verder moet.

Keus: We migreren elke netwerk-directory (G:) naar een sitecollectie met bibliotheken. Wellicht was daar de achterliggende reden dat we onze complete storage en netwerkschijven naar de cloud wilden brengen. De gedachte was dat een netwerk-share gelijk is aan een teamsite. De mappen op het eerste niveau er onder, zijn dan bibliotheken binnen de site en nog dieper zijn het mappen met bestanden binnen de bibliotheken. Er zijn nog wat andere scenario’s mogelijk, zie tekening hieronder (aanklikken voor vergroting).
Consultants vragen dan direct waarom we niet met metadata aan de slag gaan, want mappen is zo 2005. Dat had 2 redenen: metadata is vooral van toegevoegde waarde bij formele processen. +1.000.000 bestanden die organisch ontstaan zijn met terugwerkende kracht metadateren is niet te doen. Daarnaast wilden we de herkenbaarheid verhogen. Mensen die gewend waren op het netwerk een mappenstructuur tegen te komen, vonden deze op dezelfde manier terug in de teamsite.
Hoe: We communiceerden ruim op tijd (meer dan een half jaar), gaven mensen de kans op te schonen, we boden tooling voor de analyse aan teams. Dit leverde rapportages op over dubbele bestanden, bestanden ouder dan 5 jaar en ‘onmogelijke’ bestanden.
Reactie: “Het team heeft geen tijd om op te schonen en we weten niet wat weg mag/kan. We gaan later wel opschonen in SharePoint.” Vaak durfden onderwijsteams geen knoop door te hakken.
Gevolg: Alle bestanden gingen vrijwel ongefilterd SharePoint in, die alles indexeert. Mensen raken in de zoekfunctie de weg kwijt. Overigens raakten mensen op de netwerkschijven ook de weg kwijt, dus daar veranderde niet zoveel aan.
Hoe verder: Sommige teams kozen voor een ‘schone-lei-teamsite’, anderen sloten bibliotheken uit van de zoekmachine en verklaarden deze tot ‘archief’. Pas na een half jaar gewenning kwamen er steeds meer vragen om in subsites voor kleinere groepen nette structuren te verzinnen. Hier bleven we advies op geven als men ons wist te vinden.

Office365 Lessons Learned: Cloud of Sneakernet?

Keus: We migreren ieders home-directory (H:) naar OneDrive voor Bedrijven. Op zich is dit voor de hand liggend, aangezien het in lijn is met de bedoelingen van Microsoft. Samenwerken aan bestanden zien we liever in teamsites en we bestemmen OneDrive voor persoonlijke bestanden, dit kunnen ook ‘eigen leesexemplaren’ zijn.
Hoe: We communiceerden ruim op tijd (een half jaar van te voren), we gaven mensen zo de kans op te schonen, we boden tooling voor de overdracht (een script dat bestanden fysiek verplaatst), deze kon tot de deadline aangezet worden wanneer het individu wilde en erna ging deze automatisch verhuizen.
Reactie: “Ik heb geen tijd om op te schonen, ik moet snel alles op USB stick zetten voor de deadline, want daarna kan ik er niet meer bij…” Medewerkers die van hun werkmappen een zooitje maakten namen deze gewoon mee de cloud in. Als je dit wilde voorkomen moest je opschonen. Waar het misverstand vandaan kwam dat je er ‘niet meer bij zou kunnen’ … ik weet het nog niet.
Gevolg: Veel USB sticks blijven in gebruik. en je loopt het risico dat gevoelige informatie rondslingert.
Hoe verder: Onze kantoorbalie stopte met de uitgifte van USB sticks, maar gezien de prijzen ervan heeft bijna iedereen ze al. Het enige dat overblijft is voorlichten op de voordelen van OneDrive (veiliger en toegankelijker op smartphone/tablet).

Office365 Groups

We zijn nu zo’n half jaar over naar Office365 en met ‘over’ bedoel ik: we hebben onze gedeelde netwerkschijven bijna één op één over gezet. Niet de elegantste manier en menig consultant lijkt dit te flauw. Tegelijkertijd verhoogt het wel de herkenbaarheid. Want onze storage is nu de ‘tenant’, elke hoofdmap is een sitecollectie en elke submap is een bibliotheek. Elk mapje daarin zijn gewoon weer mapjes. Eenmaal een half jaar later komen nu min of meer organisch leukere use-cases vanuit de eindgebruiker, over meta-data, lijsten en workflows.

Één ding was wel duidelijk: in een sitecollectie hebben we ‘eigenaren’ die beheren, ‘leden’ die bewerken en ‘bezoekers’ die kunnen lezen. Althans zo is het een beetje standaard. Een site kan vervolgens behalve bibliotheken ook notitieblokken en agenda’s etc. hebben. Als de groepen te grof zijn, maak je gewoon een subsite met een deel van de leden van de sitecollectie. Zodat die daar hun werk kunnen doen en anderen leesrechten kunnen geven of misschien zelfs dat niet eens.

Ik had daarom een beetje gemengde gevoelens bij Office365 Groups. Waarom weer een mogelijkheid erbij en naast? Weer een keus extra, waarbij voor de afweging je moet weten wat wel en niet handig is binnen de context van een eindgebruiker. Zucht … tempo van innovatie is leuk bij Microsoft, maar ik had liever een goede OneDrive sync client die niet je hele cloud ook lokaal opslaat om maar een voorbeeld te noemen. Enfin, voor mij gaat irritatie boven innovatie denk ik.

In de roadmap van Office365 en het messagecenter (voor admins) komt groups echter wel steeds terug. Dus na een tijdje krijg je het gevoel dat Office Groups een blijvertje is. Helemaal als je de visie er achter een beetje volgt.

Hier is daarom een overzichtje wat ik er van snap:

Als je groepen maar ver genoeg opdeelt (in het dagelijks leven) dan kom je altijd tot een clubje dat onderling gelijkwaardig is. Althans wat rechten betreft. In Office365 Groups is er daarom geen verdere machtiging dan ‘iedereen kan lezen/schrijven’. Net als in een WhatsApp groep.
Technisch zijn het ‘gewoon’ sitecollecties, alleen surf je er niet naar toe via je eigen sites. De interface ervoor lijkt te ontbreken. Is ook logisch anders had je wel een gewone site kunnen maken.
Groups ‘leeft’ vooral in Outlook, liefst uit Office2016.
De maker van de groep heeft niet het gevoel een dikke site-beheerder te moeten zijn, met machtigingen etc. Hij nodigt mensen uit of ze melden zich aan. Dat is natuurlijk op de achtergrond autoriseren. Zelf kan iedereen zich weer afmelden. Geen beheerder die je rechten hoeft te ontnemen dus.
Elke groep krijgt een mailadres. Dat is voor ons een beetje lastig omdat we mailadressen beheert uitgeven. De standaard instelling is: iedereen kan er eentje maken, ook studenten. Met het verzinnen van de groepsnaam claim je gelijk een mailadres. Daarom hebben we het direct uit gezet in deze fase. Middenweg zou zijn is dat we medewerkers zelf dit laten aanmaken. Eens kijken wie er binnen een instelling met 20 scholen het eerst ‘vakgroepnederlands’ claimt. 😉
Groups is er dus voor relatief kleine teams waarvan de leden allemaal dezelfde rechten nodig hebben. Het lijkt er op dat ze organische samenwerking erg faciliteren, in een soort mini-teamsites.
Mail voelt aan als chat of forum.
Een groep heeft nu een agenda en bestanden.
De bestanden komen terug onder een apart kopje in je OneDrive (in de browser). Dat is alleen om er naartoe te navigeren. De bestanden zelf bevinden zicht technisch gesproken in de sitecollectie (siteassets bibliotheek) van de groep. Gelukkig maar, even geen opslag in je persoonlijke bibliotheek.
Het kwartje viel bij mij pas echt bij het volgende idee: groepen nu krijgen als eerste opslag, mail en kalender. Later krijgen ze ook Skype, Yammer en Planner etc. En dat vindt ik super, anders repliceren we overal groepen: een groep in een teamsite, een Skype-groep, een Yammer-groep etc. Waarbij je per stuk weer ledenbeheer zou moeten doen. Straks zijn dit gewoon één en dezelfde groep die bij alle diensten terug komt.
Behalve in Outlook 2016 en Web is er een aparte app die Outlook Groups heet.

Wil je meer weten en heb je tijd? Jasper Oosterveld spreekt er uitgebreid over, in NL.

Met je school naar de Office365 cloud: Heb ik meer bandbreedte nodig?

Zoals met alles, dat hangt er van af. Kort omschreven is het antwoord “Ja”, als je toekomstige behoefte je huidige capaciteit overschrijdt. Praktisch gezien maakt het nogal uit of bestanden over je lokale netwerk lopen, met de capaciteit van je eigen switches/bekabeling/wifi of over ‘internet’. Elke handeling, bestand openen en opslaan, zijn te vergelijken met down/uploaden. Normaal gesproken als je een bestandje download van internet en het duurt 30 seconden dan is dat meestal niet erg. Ondertussen surf je verder. Als je echter een willekeurig Word bestandje opent en het duurt zo lang, dan leidt dat tot irritatie.

Onderstaande benadering gaat er vanuit:

dat je je normale netwerkschijven bij Microsoft parkeert in de vorm van teamsites met bibliotheken. Je wilt tenslotte naar de cloud of niet soms?
dat je nog niet direct iedereen aan het digitaal vergaderen en Skypen hebt.
dat je niet je complete mediatheek upload naar de Video portal en elke les aan 1000 studenten streamt.

De laatste twee zijn ook tof, maar dan zou je onderstaande stappen wat moeten aanpassen.

Bepaal het aantal gebruikers van Office365, zowel je collega’s als studenten.
Maak gebruikersprofielen (licht, medium en zwaar gebruiker)
Schat de de gemiddelde grootte van interactie (in KB) en de frequentie (aantal interacties per uur) per profiel.
Schat het percentage gelijktijdig ingelogde gebruikers.
Maak een schatting van het percentage licht, medium en zware gebruiker binnen je organisatie.
Reken bovenstaande om naar absolute aantallen personen en hun gebruik.
Vergelijk dit met je huidige capaciteit.

Als je overigens als MBO instelling op SurfNet zit dan heb je één voordeel: Van SurfNet naar Microsoft lopen rechtstreekse dataverbindingen en dat wordt als intern verkeer gezien. De bandbreedte van je eigen instelling naar SurfNet moet dan hoger zijn dan bovenstaande inschatting.

SharePoint Sitecollecties Ontwerpen: Structuurplaat voor Kwaliteitszorg

Over het belang van ontwerp en structuur in je tenant heb ik eerder geschreven. Nu een concreet voorbeeld uit de serie voor een omgeving waar de collega’s van kwaliteitszorg samenwerken met onderwijsteams. Het blijft natuurlijk een voorbeeld ter inspiratie. De nadruk ligt nog op bestanden.

Visueel (klik voor hogere resolutie):

Wat het toont is:

Het platform SharePoint zelf.
De Sitecollectie voor alles dat met kwaliteitszorg te maken heeft. Deze bevat 3 bibliotheken, een algemene, een overlegbibliotheek voor de kwaliteitszorg medewerkers en het archief. In het archief komen bestanden uit de subsites nadat deze opgeruimd worden.
Voor elke school een subsite met ‘jaarbibliotheken’. Aangezien de processen van kwaliteitszorg cyclisch zijn. Daarnaast lopen er altijd onderzoeken binnen scholen. Deze verschillen inhoudelijk van focus en omvang. De betrokkenen uit de scholen kunnen steeds wisselen. Per onderzoek wordt er daarom een groepje geautoriseerd voor een ‘onderzoeksbibliotheek’. Om de resultaten van een onderzoek bredere bekendheid te geven is er een ‘publicatiebibliotheek’. Deze is te lezen door alle medewerkers van een school.
Als de rechten geërfd zijn, dan kunnen ‘eigenaren’ beheren (iemand binnen kwaliteitszorg die dit coördineert), ‘leden’ bewerken (het team kwaliteitszorg) en ‘bezoekers’ lezen (docenten uit een school).
Als de rechten niet geërfd zijn, dan is er meestal een aparte of beperkte groep die beheer/bewerking doet.

Welke samenwerking je op welk niveau doet, hangt af van je situatie. Of je de samenwerking ‘wegstopt’ in een mapje, bibliotheek of eigen subsite is een kwestie van aanvoelen.

Ziet het er ingewikkeld uit? Ik vind natuurlijk van niet. Elke plaat die je tekent van samenwerkingsverbanden binnen grotere organisaties kent veel elementen. Het aantal subsites en bibliotheken wordt best groot. Tegelijkertijd is het voor een individu toch overzichtelijk: hij ziet namelijk alleen datgene waar hij/zij rechten op heeft.

Mocht je deze stijl handig vinden èn willen aanpassen voor andere situaties dan is hier het originele bestand.

SharePoint Sitecollecties Ontwerpen: Structuurplaat voor een publicatiesite

Over het belang van ontwerp en structuur in je tenant heb ik eerder geschreven. Nu een concreet voorbeeld uit de serie voor een omgeving waar een team iets publiceert voor anderen, een soort intranet dus.

Visueel (klik voor hoge resolutie):

Wat het toont is:

Het platform SharePoint zelf.
De Sitecollectie voor deze publicatiesite. Deze bevat behalve een bibliotheek ook andere apps.
Als de rechten geërfd zijn, dan kunnen ‘eigenaren’ beheren, ‘leden’ bewerken en ‘bezoekers’ lezen. Wij hebben zelf een (security)groep gemaakt die alle medewerkers bevat. Deze is makkelijk toe te voegen aan de (SharePoint)groep “Bezoekers”.

Mocht je deze stijl handig vinden èn willen aanpassen voor andere situaties dan is hier het originele bestand.

SharePoint Sitecollecties Ontwerpen: Structuurplaat voor je eigen profiel

Over het belang van ontwerp en structuur in je tenant heb ik eerder geschreven. Nu een concreet voorbeeld uit de serie voor je eigen profielsite. Het deel “Over mij” in SharePoint is technisch ‘gewoon’ een sitecollectie, waar je net als bij andere sitecollecties inhoud aan kan toevoegen. Dus apps, bibliotheken, lijsten en subsites etc.

Visueel (klik voor hoge resolutie):

Wat het toont is:

Het platform SharePoint zelf.
Je eigen profielsite met de standaardbibliotheek (OneDrive). In dit ontwerp is er een extra bibliotheek toegevoegd met de naam ‘Archief’. De inhoud ervan komt niet terug in de OneDrive app. Online is alles wel te benaderen. Er zijn door jezelf nog meer bibliotheken aan te leggen op elk niveau.
Een subsite met als template ‘blog’.
Zelf ben je standaard de ‘eigenaar’ en kun je beheren. In dit ontwerp hebben collega’s leesrechten op je blogsite. Deze is rechtstreeks te benaderen zonder dat ze op het hoogste niveau je OneDrive zien.

Waarom zou je overigens meerdere bibliotheken aanleggen als je OneDrive 1 TB is?

De opslagcapaciteit voor OneDrive van 1 TB die Microsoft noemt is eigenlijk het quotum van je hele collectie. Als je niets lokaal synchroniseert, dus geen ‘OneDrive voor Bedrijven’ hebt op je laptop of bureaucomputer dan kun je alles in je OneDrive bibliotheek houden.

Als je dat wel wilt, integratie in de Verkenner is nu eenmaal makkelijk, dan loop je tegen een aantal grenzen op:

De synchronisatie werkt tot ongeveer 5000 bestanden. Ik merkte al foutmeldingen bij 4618. 😉
Je krijgt een lokale kopie van je cloudbestanden. Je harde schijf loopt dan vol tenzij die minimaal net zo groot is als je gebruikte opslag in de cloud. Dat voelt een beetje dubbel: sla je op in de cloud, heb je alles nog lokaal nodig. Maar voor grote bestanden ontkom je er niet aan. Probeer maar eens een excel-bestand van 100 MB te bewerken en op te slaan zonder synchronisatie. De prestaties lopen dan hard achteruit. Laat staan als je bijvoorbeeld video-editing wilt doen.

Mocht je deze stijl handig vinden èn willen aanpassen voor andere situaties dan is hier het originele bestand.

SharePoint Sitecollecties Ontwerpen: Structuurplaat voor een projectenorganisatie

Over het belang van ontwerp en structuur in je tenant heb ik eerder geschreven. Nu een concreet voorbeeld uit de serie voor een omgeving waar de collega’s binnen projecten samenwerken. Het bestaat uit twee delen:

Een teamsite voor elk project, voor de opslag van projectdocumenten.
Sites voor ondersteunende diensten vanuit een projectbureau.

Visueel (klik voor een hogere resolutie):

Wat het toont is:

Het platform SharePoint zelf.
De Sitecollectie voor ALLE projecten. Deze bevat een bibliotheek met sjablonen (voor het schrijven van projectplannen etc.) en een lijst van alle projecten, hun status en enkele kenmerken. Het projectbureau is eigenaar van de gehele collectie. De inhoud op dit niveau is leesbaar voor elke medewerker.
Een subsite per project waar de werkgroepen elk een bibliotheek hebben. De projectleider is eigenaar van zijn projectsite.
Een subsite voor ondersteunende diensten en sturing op projecten. In onze methodiek heten die o.a. regiegroep en toetsgroep.
Als de rechten geërfd zijn, dan kunnen ‘eigenaren’ beheren, ‘leden’ bewerken en ‘bezoekers’ lezen.
Als de rechten niet geërfd zijn, dan is er meestal een aparte of beperkte groep die beheer/bewerking doet.

Als een project inclusief nazorg klaar is, dan wordt de bijbehorende site gearchiveerd. De bestanden worden overgezet in een archief en de teamsite zelf wordt verwijdert.

Mocht je deze stijl handig vinden èn willen aanpassen voor andere situaties dan is hier het originele bestand.

SharePoint Sitecollecties Ontwerpen: Structuurplaat voor medewerkers en studenten van een school

Over het belang van ontwerp en structuur in je tenant heb ik eerder geschreven. Nu een concreet voorbeeld uit de serie voor een omgeving waar de collega’s van een school communiceren met studenten. De nadruk ligt nog op bestanden. Andere vormen van communicatie komt ik binnenkort op terug. Visueel:

Wat het toont is:

Het platform SharePoint zelf.
De Sitecollectie voor deze school. Deze bevat 2 bibliotheken, een algemene en het fotoarchief.
Een subsite waar de opleidingen elk een bibliotheek hebben.
Een subsite voor een excursie met daarin een bibliotheek met opdrachten en een algemene.
Als de rechten geërfd zijn, dan kunnen ‘eigenaren’ beheren, ‘leden’ bewerken (docenten) en ‘bezoekers’ lezen (studenten).
Als de rechten niet geërfd zijn, dan is er meestal een aparte of beperkte groep die beheer/bewerking doet.

Welke samenwerking je op welk niveau doet, hangt af van je situatie. Voor grotere scholen zijn subsites per opleiding vaak beter. Daarnaast zijn er vaak nog andere onderwerpen dan een excursie te bedenken. Of je de samenwerking ‘wegstopt’ in een mapje, bibliotheek of eigen subsite is een kwestie van aanvoelen. Zelf zijn we niet te bang om subsites te creëeren. Als het ergens een rommeltje wordt dan stoort het de andere vormen van samenwerking niet.

Mocht je deze stijl handig vinden èn willen aanpassen voor andere situaties dan is hier het originele bestand.

SharePoint Sitecollecties Ontwerpen: Structuurplaat voor medewerkers van een school

Over het belang van ontwerp en structuur in je tenant heb ik eerder geschreven. Nu een concreet voorbeeld voor een omgeving waar de collega’s van een school samenwerken. Visueel:

Wat het toont is:

Het platform SharePoint zelf.
De Sitecollectie voor deze school. Deze bevat 2 bibliotheken, een algemene en het fotoarchief.
Een subsite waar de vakgroepen elk een bibliotheek hebben.
Een subsite voor het secretariaat met daarin een bibliotheek per schooljaar.
Als de rechten geërfd zijn, dan kunnen ‘eigenaren’ beheren, ‘leden’ bewerken en ‘bezoekers’ lezen.
Als de rechten niet geërfd zijn, dan is er meestal een aparte of beperkte groep die beheer/bewerking doet.

Welke samenwerking je op welk niveau doet, hangt af van je situatie. Voor grotere scholen zijn subsites per vakgroep of opleiding vaak beter. Daarnaast zijn er vaak nog andere onderwerpen zoals het roosteren, BPV, begeleiden etc. Of je hun samenwerking ‘wegstopt’ in een mapje, bibliotheek of eigen subsite is een kwestie van aanvoelen. Zelf zijn we niet te bang om subsites te creëeren. Als het ergens een rommeltje wordt dan stoort het de andere vormen van samenwerking niet.

Mocht je deze stijl handig vinden èn willen aanpassen voor andere situaties dan is hier het originele bestand.