Op de laatste saMBO-ICT Conferentie gaf ik een presentatie met de titel “Office365 – Lessons Learned”. De hele presentatie is hier terug te vinden. Ondertussen komt er nog wel een ander besef dingetje bij. Open deur wellicht, maar je merkt het keer op keer: op SharePoint staat het team centraal en niet het individu.
- Toelichting: Op één plek je informatie vinden die voor jou van toepassing is, waarbij het individu wél centraal staat is een veelgehoorde belofte. Dat geldt dan wellicht voor je OneDrive, aangezien je deze zelf vult, of voor een intranet-site die gepersonaliseerd is, maar voor bibliotheken in teamsites geldt het niet. De structuur van een site-collectie, subsites en bibliotheken is een team-aangelegenheid.
- Keus: We zetten de samenwerking op een onderwerp centraal, niet het organogram. Alhoewel een eenheid in het organogram (een school, een team, een dienst) het eerste logische samenwerkingsverband is, ordenen we veel sites op onderwerp. Het is aan teams zelf om een voorkeur uit te spreken voor ordening daar binnen.
- Hoe: Onderwerpen die voor een groot aantal mensen gelden worden ondergebracht op het hoogste niveau van sitecollecties. Bijvoorbeeld van een hele school of dienst. Groepen die samenwerken op één onderwerp, bijvoorbeeld BPV, Exameninering, Begeleiding krijgen eigen subsites.
- Reactie: “Wat is handiger, ordenen op schooljaar en dan op onderwerp of andersom?” “Mensen slaan bestanden voor BPV op zowel bij de site voor BPV, als bij de map van hun klas, op leerjaar.“
- Gevolg: Wildgroei aan mappen met dezelfde naam en inconsequent gebruik van de opslag.
-
Hoe nu verder: Eigenlijk zouden we meer moeten doen met metadata, site-kolommen, content-types etc. Om vervolgens af te stappen van het gebruik van meerdere bibliotheken en mappen. Tegelijkertijd komen er dan bestanden bij elkaar te staan waarop je verschillende autorisaties voor verschillende groepen wilt uitdelen. Deze zijn juist weer makkelijk in te richten als je separate bibliotheken gebruikt …
Het alternatief is terugvallen op duidelijke afspraken. Waarbij er evenwicht gezocht wordt tussen het belang van het individu en die van het team. Bijvoorbeeld: ben je op een school BPV-Coördinator dan wil jij voor jou eigenlijk alles dat met BPV te maken heeft op één plek. Ben je mentor van een klas dan wil je voor jouw klas alles bij elkaar, ook dat wat over de BPV gaat. Hier is voor alle types/soorten informatie geen eenduidige keus in te maken. Belangrijker is dat er binnen het team IETS gekozen wordt en dan iedereen zich daar aan houdt en een collega aanspreekt als hij eigen structuurtjes gaat verzinnen.