Eduarte gebruikersdag

eduarte_logo

Ik was vandaag bij de gebruikersdag EduArte, dat door het BVE-platform georganiseerd wordt.

Als eerste een presentatie van de nieuwe release (EduArte 1.13):

  • De kleurstelling en opmaak is rustiger, met nieuwe blauwtinten.
  • Een aantal menu-items zijn nu gegroepeerd onder tabbladen.
  • Het dialoogvenster “kolomkiezer” is vernieuwd: gewenste gegevens zijn er makkelijk bij te slepen.
  • Bij foutieve invoer van gegevens komen op die plek waarschuwingen in beeld.
  • Kan al langer, maar weten weinigen: met allerlei sneltoetsen zijn handelingen uit te voeren waarvoor niet gemuisd hoeft te worden.
  • Aan bepaalde mutaties kunnen templates gekoppeld worden: deze zorgen automatisch voor trajecten die voor specifieke deelnemers doorlopen moeten worden.  
  • Naast IE 7.0 wordt ook 8.0 ondersteunt. In de SLA’s overigens 6.0 ook nog…

Overigens zal in de toekomst niet vaak een ingrijpende wijziging in interface plaatsvinden. Anders is het maken van handleidingen etc voor iedereen te bewerkelijk. Daarnaast wordt er in dit ontwikkelstadium nog niet gekeken naar optimaliseren voor browsen op mobiele toestellen. 

De uitlevering van de kernregistratie-module is met 1 a 2 maanden uitgesteld. De leverancier geeft aan dat er alsnog bepaalde ‘groepsfunctionaliteit’ in gebouwd moet worden, die extra tijd vergt. Het individuele karakter wordt daarmee ietwat verlaten.

Stand van zaken Kernregistratie

  • Omdat nOISe bedrijfskritisch is (het vormt de basisregistratie voor je bekostiging), is het vervangen ervan door de kernregistratie EduArte cruciaal. Om minder risico te lopen moet deze overgang, inclusief modules er om heen, soepel verlopen. Financieel denkt men erover om met een vast bedrag beide applicaties naast elkaar te laten bestaan bij de instellingen. Zodat je niet 2 jaar met dubbele lasten zit èn je eigen geschikte moment kunt kiezen. Dat is het premature idee althans. 
  • 1 Juni wordt er gestart met 2 proeftuinen.
  • Binnenkort wordt gestart met de module ‘Resultatenbeheer’. Dus de nieuwe module, die niet aan nOISe gekoppeld is.
  • Een aparte module “Facturering” gaat ontwikkeld worden.

Terugkomdag Onderwijscalculator

Vandaag ben ik weer bij Aequor op de terugkomdag Onderwijscalculator. De dag wordt verzorgd door Artefaction.

We starten met ervaringen van de eerste voorzichtige implementaties.

  • Mensen die “nooit” wat met onderwijs deden en mensen die “nooit” wat met geld deden bij elkaar zetten, leidt tot interessante samenwerking. Dus laat medewerkers die zich bezig houden met financiën, met onderwijs, met planning, met informatievoorziening samenwerken bij de inrichting.
  • De initiële workshops om aan de slag te gaan met de inrichting nemen ongeveer een dagdeel in beslag. Daarna zijn er wel meer nodig.
  • Om met een team zelf te werken is het handig om een manager, opleidingontwerper, planner etc. bij elkaar te zetten.
  • De accepatie van het instrument wisselt sterk: omdat het systeem voor het gevoel van sommige eindgebruikers overlap vertoont met “eigen excel-sheets” en dus niet nodig zou zijn. Eigen ontwikkelde modellen, eigen berekeningen zijn altijd “beter”.
  • Als transparantie als bedreigend wordt ervaren, dan gaan ‘politieke’ kwesties een rol spelen bij de acceptatie en weerstand van het instrument.

Indirect blijft één van de doelen: transparantie en besef van de kosten van de opleidingen, ook lager in de organisatie, aankweken.

Lerendoorgeven: Nieuwe site ELD

lerendoorgeven

In het kader van VSV lopen er op ons ROC 3 projecten, waarvan één gericht is op het “niet kwijtraken” van studenten op scharnierpunten (PO-VO, VO-MBO etc.) Om deze warme overdracht te ondersteunen zijn we in dit project bezig DOD’s door de keten te sturen. Op termijn echter is het de bedoeling dat het DOD als standaard opgenomen wordt in het ELD.

Mijn indruk van ELD: het loopt al jaren, maar vordert traag. Nu snap ik wel dat het moeilijk is om alle ketenpartners op een lijn te krijgen en pas de laatste jaren is de techniek ook zover dat de uitwisseling goed kan verlopen. Daarom ben ik blij met het nieuwe initiatief van LERENDOORGEVEN. Leuke woordspeling.

Twee punten vielen mij op:

  • De aandacht die de site geeft aan privacy en beveiliging.  Bij het EPD is dit ook een voortdurende beer op de weg.
  • De heldere uitleg over de logistiek van de overdracht, middels een animatie. Zie hieronder.

Al met al hoop ik dat dit nieuwe initiatief slaagt.

Magister voor VAVO

magisterlogo

We lopen al een tijd aan traject waarin we ons oriënteren op de opvolging nOISe. Daar zijn we voor het beroepsonderwijs nog niet uit. Echter, voor onze VAVO school wel. Er is besloten over te gaan op Magister VAVO van Schoolmaster.

Er zijn voor ons een paar belangrijke zaken om rekening mee te houden:

  • Het is een applicatie die zowel het administratieve proces ondersteunt als het onderwijs.  De functionaliteiten en manieren van werken lopen hiervoor nogal uiteen. Uitdaging wordt om deze juist op elkaar aan te laten sluiten i.p.v. elkaar ‘tegen te werken’.
  • Er is lichte tijdsdruk: de bedoeling is om in het nieuwe schooljaar te starten met een schone lei en nieuwe lichting studenten. Dus voor die tijd moet er inrichting, implementatie en training plaatsvinden. De uitdaging is dan om keuzes van inrichting toch goed te nemen. Omdat deze later vaak vervelende consequenties hebben.
  • We nemen maar in beperkte mate historie mee. Dat scheelt veel conversieslagen en controlerondes. Maar heeft natuurlijk ook nadelen.
  • Er hangt veel van af i.v.m. bekostiging: de koppeling naar BRON verloopt via nOISe en zal waarschijnlijk vanaf het nieuwe schooljaar via Magister gaan lopen. Als dat mislukt, heb je allerlei poppen aan het dansen.
  • Gelukkig hebben we al wel veel ervaring opgedaan met Magister in onze VO scholen.

Kortom: er moeten 100 dingen afgestemd, bepaald en gecommuniceerd worden. Om een praatpapier te hebben dat een beetje overzicht biedt heb ik een soort van blauwdrukje gemaakt. “Niet-zo-losjes-geïnspireerd” op de ArgumentenFabriek vormgeving.

Project Kaart Magister Vavo
View more presentations from Joel Bruijn.

Begeleidingsstructuur

De derde workshop van vandaag ging over de begeleidingsstructuur van onze instelling. Het onderwerp is “hot” gezien het VSV-convenant dat we hebben ondertekend. Voor het voorkomen van VSV gebruiken we het moto de “Aanval op de Uitval”.

De uitgangspunten voor de begeleidings-structuur waren: Veranderende samenleving, student en opleiding. Soms raken studenten daarin het zicht op de schoolloopbaan kwijt.

Het eerste in de structuur, naast de student zelf, staat zijn coach. Daaromheen hangen dan weer coördinatoren begeleiding, zorgteams en trajectbegeleiders.  (zie dia 4 van onderstaande slides) Kortom: uit de structuur en werking ervan wordt komt veel zorg tot uiting. Als organisatie zoeken we wel naar balans: “een onderwijsinstelling is geen zorginstelling”. De vragen van studenten en bijbehorende “rugzakken”, worden wel complexer.

Wat doen de studentenzorgteams?

  • Individuele gesprekken
  • Trainingen: Assertiviteit, communiceren en faalangst.
  • Verwijzingen naar schoolmaatschappelijk werk en schoolpsycholoog.
  • Begeleiden bij calamiteiten (aan de hand van protocollen).

De grootste problemen die belemmerend werken voor iemands studie zijn problemen thuis of in de BPV. Plaatsen waar extra blijkt dat ze verantwoording moeten nemen voor eigen gedrag. Ook worden er steeds meer studenten gesignaleerd met extreme problemen uit het verleden. Iets kunnen betekenen voor zo’n student is wel heel voldoening gevend. Soms komen studenten ook uit zichzelf, omdat ze merken dat ze hun problemen daarna met groter vertrouwen te lijf gaan. 

In de structuur geeft het zogenaamde “PlusPunt” ondersteuning bij Nederlands, bij studievaardigheden (vooral patronen in houding), rekenvaardigheden en dyslexie. Trend: sinds CGO komen studenten daar eerder. Waar het pluspunt vroeger nog wel eens ruimte had in het begin van het jaar, zit het nu als snel vol. Een andere manier om de balans hier in de gaten te houden: “Als er structureel iets aan de hand is, dan mist het team iets in het reguliere aanbod”.

Hieronder de presentatie:

Begeleidingsstructuur
View more presentations from Joel Bruijn.

Kwaliteitskwartet

Onze interne dienst Kwaliteitszorg werkt voor alle onderdelen van onderwijsgroeptilburg. Ik bezocht een workshop waarin zij toonden hoe ze werken en met welke onderwerpen zij zich bezig houden:

  • Metingen verrichten en onderzoeken (bijvoorbeeld deelnemertevredenheid)
  •  Geven van advies n.a.v. resultaten en concrete actieplannen.
  • Interne audits en externe toezicht begeleiden.

Waar lopen medewerkers kwaliteitszorg zoal tegenaan?

  • Docenten die “onderzoeksmoe” zijn.
  • Medewerkers die in eerste instantie reserves hebben. Want:  studenten inhoudelijk op competentiegericht onderwijs laten reageren, dat lijkt heel beangstigend. Of onderzoek naar organisatorische kwesties, dat legt soms pijnpunten bloot, omdat het iets evalueert waar docenten met hart en ziel bij betrokken zijn. Je school wordt binnenstebuiten gekeert. Toch levert het waardevolle, genuanceerde informatie op, is de ervaring van alle betrokkenen.

De werkvorm van de workshop was een kwartet-spel. Behalve ludiek, erg leerzaam voor iemand die beperkt op de hoogte is van kwaliteitszorg. Kreten die erbij horen: Deelnemerraadpleging, TAP’s, ROC-spiegel, OER-monitor, KCE, JOB/ODIN, MBO kaart, interne audit, inspectie, accountants.

Wat uit het kwartet ook naar voren kwam is de communicatie na een audit: als je meewerkt aan een onderzoek dan wil je de resultaten ook zien, vervolgens zou je dit vooral willen gebruiken om weer verbeteringen aan te brengen. Teams bemerken dus dat interne audits (Check en Act) heel waardevol zijn, maar nog waardevoller als er vervolgtrajecten komen (Act en Do). Het onderzoek wordt als het ware “teruggelegd in het team”.

Samenwebdebaas – Web2.0 project bij de school voor onderwijsassistenten

Samenwebdebaas was een kennisnet project wat door Moniek Verhaaren en Jos Titulaer gedaan is op de school voor onderwijsassistenten. In het project heeft men geëxperimenteerd met de volgende tools:

  • Weblogs werden gebruikt voor BPV verslagen en het plaatsen van opdrachten. Ook moesten studenten op elkaar reageren.
  • Opdrachten voor Nederlands werden door studenten gemaakt in Google Docs.
  • Mindmeister werd gebruikt om samenvattingen te maken van bepaalde hoofdstukken uit boeken. Dit hielp om gedachten te ordenen en kennis te verwerken tijdens het “doorspitten van boeken”.

Enkele ervaringen:

  • De doelen van de projecten van kennisnet kwamen overeen met de doelen die het team had.
  • Het web2.0 karakter werd van begin af ingebouwd door bijvoorbeeld het projectplan in Google Docs te schrijven met meerdere personen. Zodoende werd al vroeg ervaring opgedaan met het gebruik van tools.
  • Het niet hoeven installeren van software werd als positief ervaren. Een groot verschil met “vroeger”, alles is online te vinden en direct te gebruiken.
  • Toegankelijkheid voor niet-medewerkers (op bijvoorbeed BPV plekken) was een pluspunt.
  • Het gebonden zijn aan een ruimte met computers is beperkend. Draadloos internet dat ad-hoc beschikbaar is zou alles veel flexibeler maken. Dan zou piekbelasting van open leercentra ook verleden tijd zijn.
  • Studenten konden in blogs en docs zelf aangeven wie wat mag zien of toevoegen. 
  • Het laag wellicht aan de doelgroep (onderwijsassistenten 😉 ), maar gebruik moest gewoon verplicht worden. Anders vielen studenten snel terug op Word.
  • Integreren in het onderwijsproces blijft nodig, anders wordt het een verzameling “losse tools” die wel leuk zijn.

Het project-blog is hier te vinden.

Parade

De parade is een 2-jaarlijkse dag voor medewerkers van de Onderwijsgroeptilburg. Deze voert 3 merken: ROCTilburg, MBCTilburg en de Bedrijfsgroepen. De bedoeling is elkaar te inspireren en ervaringen uit te wisselen. Het thema is “Trots”. We zijn zo te zien met 2 twitteraars, die #parade09 gebruiken als tag, wordt dus wel een beetje een incrowd feestje op twitter.

De voorzitter van CVB, Vincent Braam opent met dingen waar je trots mee associeert.

Trots op:

  • op de rol die we hebben bij het opleiden tot burgers.
  • het betekent excellent zijn en streven excellentie.
  • het betekent niet arrogantie, niet blind zijn voor de werkelijkheid.
  • de andere kant van trots is schaamte en soms hebben we dat allemaal wel als we moeilijkheden waarnemen in het onderwijs van vandaag. ook daar kun je eerlijk over zijn.

Deze parade vindt plaats tijdens een stevige storm: niet alleen omdat onderwijs onderhevig is aan krtiek, maar vooral economisch. Een storm die alle kanten van de maatschappij raakt. Een storm waarin we ons op ambities moeten bezinnen. Toch deze dag om trots te zijn, juist nu. – Vincent Braam

 Ruud Vreeman, burgemeester van Tilburg vervolgt de plenaire sessie:

De stad Tilburg komt op allerlei lijstjes steeds meer voor  als “gemiddelde stad”. Toch vermeld hij als uitschieters:

  • Samenwerking
  • Chauvinisme
  • Ondernemerschap
  • Cultureel aanbod

Thema’s die hier spelen in de regio:

  • Hoe ontwikkel je talent en hoe behoud je die? Voor het sociale karakter van de stad is dit cruciaal. Steden concurerren namelijk om talent. 
  • Innovatie
  • Verbinding: tussen de buurten en sociale groepen. Vraag daarbij: Hoe bevorder je cohesie? Hierbij kan onderwijs een rol spelen.
  • Onderscheidend zijn.

De rest van het programma bestaat uit workshops waar ik los verslag van doe.

Participatie Experience

participatie

Ik ben vandaag bij Stoas in Wageningen, voor een productdemonstratie van de Participatie module. Versie 1.12 om precies te zijn. Deze module stekkert op het oude nOISe en straks op de nieuwe KRD (KernRegistratie Deelnemers). Het is Educus antwoord op de functionaliteitsbehoefte wat betreft aan/afwezigheidsregistratie.

De gekozen werkvorm was met recht een “Experience”: om het te ervaren, kregen we een werkende pas (Nedap), die bij betreden van de ruimtes getoond moest worden. Dus alsof we studenten waren, werden we tijdens de experience gevolgd, bij het hoorcollege en inloopcollege. De eerste was plenair geroosterd. De tweede parallel, waar we ons m.b.v. de participatie module voor moesten inschrijven.

Bij het openen van de module staan er geroosterde afspraken klaar (koppeling met Untis), ad-hoc afspraken met anderen en die van mezelf. Door kleuren onderscheiden van elkaar, in een Outlook achtige interface. Dus ook onze plenaire “Experience” afspraak stond er netjes in. Inclusief aanwezigen en afgemelden. We hadden ook een ‘telaatkomer’, die alsnog op aanwezig werd gezet.

Enkele indrukken:

  • Bij alle deelnemers kan een waarneming geplaatst worden. Standaard kan deze op “Aanwezig” staan, maar behalve “Afwezig” zijn ook andere mogelijk, zoals “Uitgestuurd” etc. Bij inrichting van het systeem moeten deze soorten bepaald worden.
  • Alles is een “afspraak”: participanten die een activiteit uitvoeren op een bepaald tijdstip in een bepaalde ruimte. Onder afspraken vallen de geroosterde lessen èn alles wat je daarnaast zelf in de planning zet. Een participant kan zowelstudent als medewerker zijn.
  • Er werd een afspraak (voortgangsgesprek) gedemonstreerd door een mentor deze laten plannen. De deelnemer die ervoor werd uitgenodigd, ziet deze vervolgens in haar gmail.
  • Onze eigen ROC gebruikt GroupWise, voor mail èn agenda. Als de participatie module gebruikt zou worden, dan zou of het huidige agendasysteem gekoppeld moeten worden of we moeten daar mee stoppen.
  • Er is sprake van een “Self-Service-module”, voor accepteren afspraken en het inschrijven voor inloop-colleges of workshops etc. Een voorbeeld van niet-geroosterde afspraken, waarvoor ingeschreven moet worden op initiatief van de student zelf.
  • Waarnemingen kunnen automatisch tot maatregelen leiden. Dat hangt af van de keuzes van een instelling. De eenvoudigste maatregel is een signaal om bijvoorbeeld de mentor op de hoogte te brengen. Ingewikkelder kan ook: dat na een bepaalde hoeveelheid verzuim iemand een signaal krijgt voor begeleiding of aandacht. Deze persoon krijgt dat signaal dan weer op zijn dashboard.
  • Door de signalen kunnen er workflows gebouwd worden.
  • Wil de registratie niet een administratieve handeling worden, die er nog eens bij komt, dan is het van belang om de registratie heel toegankelijk te maken. In de praktijk worden “waarnemingen” zoals afwezigheid nog al eens op papier genoteerd. De echte registratie in het systeem vindt dan later plaats achter een pc. Dat leidt tot extra administratieve bewerkingen. Beter zou zijn om de registratie vast te leggen op de plaats waar de informatie ontstaat. Daar heb je dan wel overal pc’s. laptops of PDA’s nodig.
  • Er zijn alle rapporteringen mogelijk: o.a. weekoverzichten per individu, openstaande “rode” verzuim momenten waar nog een waardering voor moet komen (geoorloofd of ongeoorloofd), jaaroverzichten met “blokjes” die visueel duidelijk maken hoe iemands absentie is, qua patroon, afwezigheid per vak of onderwijsactiviteit etc.
  • Voor de telling van IIVO (In Instelling Verzorgt Onderwijs) zijn alle afspraken in beeld te brengen die daar onder vallen.
  • De module bevat een zogenaamde “kolommenkiezer” waarmee flexibel overzichten te maken zijn. Deze zijn te exporteren naar excel.
  • Het zorgvierkant van een individu, uit het DBS (DeelnemersBegeleidingSysteem), bevat een kwadrant “Gedrag”. Hier komen de presentie-resultaten. Signalen (Kees is 4x te laat!) vanuit de participatie-module worden dus beschouwd als onderdeel van de totale begeleiding.
  • Leerplicht: Het systeem toont bijvoorbeeld voor VO “Wie is er meer dan 12,5% afwezig gedurende de laatste 4 weken of 3 achtereenvolgende dagen gedurende de laatste 7 dagen, met leeftijd onder de 16?” Voor MBO is er iets soortgelijks.

(Disclaimer: deze blog is natuurlijk geen commerciële productdemonstratie, ik heb geen band verder met Educus, Topicus, Stoas of Eduarte 😉 )