Category Archives: Informatiemanagement

Extra geld om schooluitval tegen te gaan

Ik heb wel eens gemopperd op de reductieberekening van VSV, maar vandaag kwam er op zich weer goed nieuws: voor elke student minder die voortijdig de school verlaat wordt nu geen €2.000 euro gegeven, maar €2.500!

Het geld is bedoeld om ervoor te zorgen dat scholen de komende jaren blijven investeren in het voorkomen van uitval en om hun financiële risico te verkleinen.

Tegelijk met het bericht komen de voorlopige cijfers van het tweede convenantjaar (2008 – 2009) ter beschikking. Met daarin een aardige bellenplaat per regio (klik voor volledige grootte):

De groote van de cirkel geef het aantal vsv’ers weer; dus hoe groter de cirkel, hoe groter de groep nieuwe vsv’ers.
De horizontale positie van elke cirkel geeft de procentuele ontwikkeling weer van het aantal nieuwe vsv’ers in het schooljaar 2008-2009 t.o.v het schooljaar 2005-2006.
De verticale positie van elke cirkel geeft het vsv-percentage weer. Het middelpunt van de grafek ligt bij het gemiddelde van de regio’s.

Verder zijn de eigen regio, gemeente en MBO instelling op te zoeken, de bellenplaat van de MBO instellingen kan redelijk confronterend zijn en is terug te vinden op blz. 12. Daarna toont het een analyse van de cijfers met dwarsdoorsnedes naar leeftijd, etniciteit, misdrijfverdachten, werkeloosheid.

Al met al, toch fijn dat er (meer) geld in gestoken wordt.

Rapportages gedocumenteerd

Klinkt saai, hé? Rapportages zijn saai, tabellen met cijfers enzo, laat staan documentatie erover. Weet je wat pas spannend is? Het gedrag dat er ontstaat na het bekijken en interpreteren van cijfers. Ontwijkend, ontkennend, verklarend, reflecterend of kritisch en hopelijk sturend. Toch voelt iedereen aan dat meer informatie over ‘de wereld achter de cijfers’ van belang is. En zoals zo vaak is documentatie een ondergeschoven kindje. Onze instelling was toch al toe aan een revisie erop en uniformiteit bij meerdere afdelingen. Dus eerst maar eens een format verzonnen. Hieronder volgt een opsomming van de elementen van ons format. Wellicht alleen 😉 interessant voor mensen die zich met rapportages bezighouden.

Welke elementen willen we als ‘metadata’ bij een rapport: we hebben het uit elkaar getrokken in grofweg drie delen:

Algemeen: uitleg wat een rapport is, berekeningen, definities etc.
Omschrijving van de vraagkant: wie heeft er behoefte aan deze informatie en in het kader waarvan.
Beschrijving voor de leverende kant: wie de informatie levert en hoe.

Algemeen

Titel: hoe het rapport in de wandelgangen heet. Of zoals cfi het noemt: “citeertitel”.
Rapportversie: Versie van het product. Rapportages evolueren in de loop van de tijd, afhankelijk van de informatiebehoefte.
Code: Unieke code per rapport.
Documentversie: Versie van deze documentatie.
Formatversie: Versie van dit format zelf. Alles blijft in ontwikkeling!
Doel: Korte omschrijving van het doel van de rapportage.
Definities: Betekenis van termen en afkortingen. Eventueel aangevuld met rekenformules.
Opmerkingen: Toelichtende tekst die niet in één van de andere velden een plaats heeft.
Layout vormen: Rapportages de op dezelfde brondata gebaseerd zijn bevatten soms verschillende dwarsdoorsneden. Daardoor ontstaan tabellen met verschillende kolom- of rijvelden. Gezamenlijk vormen deze één rapportage.

Informatiebehoefte

Eigenaar: De eigenaar van een rapport is de lijnmanager van de aanvrager. Als het rapport breder gebruikt wordt, is dit CVB of concernstaf.
Aanvrager: De contactpersoon waarmee de vraag gearticuleerd wordt. Soms dezelfde als eigenaar.
Doelgroep: De organieke eenheden waarvoor het rapport bedoelt is.
Publicatiewijze: Intranet, dashboard of anders.
Frequentie: De frequentie waarin het rapport verschijnt, bijvoorbeeld maandelijks, jaarlijks.
Periode: De periode waarin het rapport verschijnt, bijvoorbeeld Jan – Aug.
Strategische Agenda: Maakt verbinding met één van de punten uit de bestuurlijke agenda.
Programma Begroting: Toont in welk programmakader de informatiebehoefte leeft.
Externe verantwoording: Opgesplitst in “Aan” (De naam van de instelling waar verantwoording aan afgelegd wordt.) en “In het kader van” (Het terrein of onderwerp waarover verantwoording afgelegd wordt.)
Succesfactor: De succesfactor zoals genoemd in de programmabegroting.
Norm: Nodig om het resultaat te beoordelen.
FAQ: Voorbeelden van vragen die gesteld worden, als men de rapportage bekijkt. Dit onderdeel kan steeds aangevuld worden.

Informatievoorziening

Verantwoordelijke: De lijnmanager die verantwoordelijk is voor het leveren van de informatie.
Opsteller: De medewerker (functie) die de rapportage maakt.
Analysedimensie: Dit zijn meestal de kolomvelden van een rapport. Informatie wordt meestal “opgehakt” in categorieën en soorten.
Drilldown: De mate waarin het rapport ‘afdaalt’ in de organisatie. Bijvoorbeeld: tot op entiteit, tot op team, tot op medewerker/student. Hoe verder het afdaalt, hoe operationeler het rapport.
Bron: Systeem waarin de basisregistratie plaatsvindt
Rapportsysteem: Applicatie die het rapport genereert. Bijvoorbeeld: impromptu, Excel, access etc.
Opstelspecificatie: De, technische, handleiding die voor de opsteller de werkinstructie bevat om het rapport te maken. Deze borgt de continuïteit van de levering indien een andere collega het overneemt.

4 perspectieven voor strategisch assortimentsbeleid

Ik heb in het verleden n.a.v. de Long Tail in het onderwijs en je productportfolio geblogd over ‘Strategisch Assortimentsbeleid‘. Onze instelling is nu in de oriëntatie hierop wat verder gekomen. Voorlopig kiezen we voor 4 perspectieven:

Rendement: Hoeveel levert een opleiding op? Dit kan uitgedrukt worden in aantallen diploma’s. Methodieken hiervoor zijn een “harde diploma-teller”, rapportages als “Aanval op de Uitval” en VK2 (Vragenlijst Kengetallen) lijsten van inspectie.
Betaalbaarheid: Hoeveel kost een opleiding? Deze blijft een uitdaging. Methodiek vooralsnog is Activity-Based-Costing met de Onderwijscalculator.
Arbeidsmarktrelevantie: Hoe goed kun je een baan vinden met een opleiding? Dit kan uitgedrukt worden met zogenaamde ‘krapte-indicatoren‘ van UWV en rapportages van Colo en ROA.
Omvang: Hoe groot is een opleiding? Is het aantal ‘afnemers’ groeiend of dalend? Dit kan uitgedrukt worden in deelnemers naar leerweg, niveau etc.

Al met al een hele zoektocht, want per opleiding of afdeling willen we hier iets zinvols over kunnen zeggen. Wel leuk om te doen! Daarnaast tricky in gedrag: verantwoord kijken naar de levensvatbaarheid van opleidingen vergt soms voorzichtigheid.

VSV – De pegels (II)

Ik heb in het verleden kritiek gehad op de VSV berekeningen. Hun ontsluiting van informatie is verder super. Het doel van de convenanten natuurlijk ook. Maar een en ander wordt nu duidelijker:

Studenten die uitstromen naar een particuliere onderwijsinstelling zijn automatisch VSV-er. Terwijl de definitie stelt dat iemand pas VSV-er is, als deze bij ongekwalificeerde uitstroom, het schooljaar er op (1 oktober) niet meer deelneemt aan onderwijs. Dus ook al stroomt iemand zonder kwalificatie uit je onderwijsinstelling, als de student verder gaat bij een andere school, is hij/zij geen VSV-er. MITS die school aan BRON (IB-groep) rapporteert. Erkende particuliere instellingen doen dit niet. Dus: in de geest van de definitie niet, volgens metingen wel VSV. Kosten per misser: €2.000
Studenten die uitstromen naar het buitenland (en die zijn er zeker!), worden automatisch VSV-er. Ook bijvoorbeeld alleenstaand minderjarige asielzoekers die bij de 18de verjaardag moeten terugkeren.
Als het studentenaantal toeneemt, dan is bij een even groot percentage VSV, de absolute VSV hoger. Daar houdt de norm geen rekening mee.

Standaarden in competentiemodellen

Via de nieuwsbrief van EduStandaard kwam het verslag “Vertaling Competentiemodellen” binnen. Het is geschreven door Jos van der Arend en Bas Jonkers:

“Dit verslag beschrijft de resultaten van de inventarisatie naar vertaling van competentiemodellen. Kennisnet voorzag een sterk toenemende behoefte aan vertalingen tussen competentiemodellen. Doelstelling van de studie was om te komen tot een methodiek om vertalingen van competentiemodellen mogelijk te maken.
Om de problematiek helder te maken is gestart met een verkenning naar mogelijke competentiemodellen. Vervolgens zijn een algemeen competentiemodel‐vertalingsmodel en algemene gebruikscenario’s beschreven.
Met het vertalingsmodel en deze gebruikscenario’s zijn een aantal relevante belanghebbenden in het MBO‐domein benaderd en ondervraagd over de vertaalbehoefte. Conclusies zijn dat er in het MBO‐domein niet veel behoefte is aan vertalingen. Hét competentiemodel binnen het MBO is de Competentiegerichte Kwalificatiestructuur (CKS) van COLO.”

Ten eerste toont deze conclusie indirect de rijpheid van het CGO gedachtegoed aan. Het komen tot standaarden is een moeizaam proces en meestal eindig je met meerdere ‘standaarden’. Het verslag zegt verder dat het algemeen geaccepteerd is en er groot draagvlak voor is.

Verder is het verslag nuttig voor wie een overzicht wil hebben van alle modellen, frameworks en standaarden die er zijn: ERK, EQF, ECS, e-CF, HR-XML, ICOPER, IEEE WG20, IMS RDCEO. Ik ben niet alleen gek op modellen, maar ook op afkortingen ervan 😉 . Verder dan alleen een opsomming worden deze gerelateerd (zie afbeelding).

Conclusies:

“Competenties bevinden zich in het spanningsveld tussen opleiding en beroep (domein leren respectievelijk werken). Wil het deze brugfunctie vervullen, dan zijn vertalingen van en naar deze deelgebieden onvermijdelijk.” Maar:

“Een korte inventarisatie binnen en buiten Kennisnet gaf aan dat er op dit moment nog niet erg veel behoefte is aan vertalingen in het voortgezet onderwijs (VO) en het middelbaar beroepsonderwijs (MBO). Binnen het VO wordt nog niet veel gebruikgemaakt van competentiemodellen, binnen het MBO (en ook een beetje het VMBO), is er één algemeen geaccepteerd, centraal competentiemodel: Competentiegerichte Kwalificatie Structuur (CKS) van COLO.”

Keuzegids MBO 2010

Informatie werkt ontwrichtend en dat vind ik meestal positief. Het gedrag na de confrontatie met nieuwe informatie volgt ook steeds dezelfde patronen: ontkenning, proberen “lek te schieten”, daarna nieuwsgierigheid, alles willen weten, vervolgens willen gebruiken om beleid aan te passen en te sturen. Dat laatste kan weer op de “micro-managen” manier of zinvol middels prestatiesturing en dashboarding.

Het laatste voorbeeld dat ik tegenkwam is de Keuzegids Onderwijs MBO 2010. Zoals ze zelf zeggen: “Kritische consumentengids die inzicht geeft in aanbod, kwaliteit en perspectieven van de opleidingen”. Op 10 punten, grotendeels uit de JOB/ODIN enquete, worden MBO’s gescoord.

Al met al doet deze publikatie heel wat stof opwaaien volgens het persbericht. Of dit valt onder verkrampt reageren volgens bovenstaand gedragspatroon of dat er inhoudelijk op af te dingen valt laat ik graag aan de deskundigen over. Waar het mij omgaat: waarom pogen om de informatie over scholen transparanter te maken, maar niet toegankelijker? Door drempels op te werpen om bij deze informatie te komen? De publicatie van deze gids moet, weliswaar voor maar €25, besteld worden. Komt vast omdat het onderzoeksbureau (HOP) ook commercieel moet zijn.

Dan vind ik ODIN zelf een veel beter voorbeeld, zeker omdat zij de bron van veel gegevens zijn. Zij ontsluiten de gegevens door mij als informatie-zoeker zelf de rapportage te laten samenstellen. Dossier, onderwerp, uitsplitsing en filtering naar school: allemaal zelf te kiezen. Overigens werkte het bij mij alleen in Internet Explorer, maar toch.

Kortom: net als UWV, CBS en VSV, vind ik ook deze manier van ontsluiting bij ODIN een pluim verdienen!

Ruime informatievoorziening voor krappe arbeidsmarkt

Één van de punten uit de bestuurlijke agenda van onze instelling is “De verankering van de opleidingen in het veld is wezenlijk verbeterd.” Daarnaast zoeken we manieren om ons productportfolio kritisch te bekijken. Aspecten die hierbij een rol spelen: kosten of betaalbaarheid en rendementen van een opleiding.

Een andere dimensie zou wellicht kunnen zijn: arbeidsmarktrelevantie. Een indicator hiervoor is de krapte op de arbeidsmarkt. Cijfers hierover worden geproduceerd door het UWV. Ik heb er afgelopen dagen mee gespeeld en ik wilde mijn eerste ervaringen erover kwijt.

Ten eerste een prima voorbeeld van hoe een overheidsinstelling zijn beschikbare informatie niet opsluit maar juist toegankelijk maakt! Behalve dat er maandelijks rapportages in PDF worden geproduceerd wordt de complete set van gegevens beschikbaar gesteld op een manier die zelf flexibel samen te stellen is. Door kolommen en rijen samen te stellen met de dimensies die je zelf nodig hebt (beroepsklassen, beroepsgroepen, periodes, regio’s etc.). Tenslotte is alles naar Excel te exporteren voor verdere verspreiding. Het systeem is zo te zien van Panorama.
Ook zijn de gebruikte definities snel terug te vinden in de toelichtingen.
Ten tweede iets over de bruikbaarheid hiervan voor ons als onderwijsinstelling. Waar we mee aan het experimenteren zijn is om deze cijfers te verbinden met opleidingen. Door te kijken naar de beroepsgroepen waarvoor wordt opgeleid. Dan zou uit de krapte-indicatoren van al die beroepsgroepen een totale krapte-indicator voor de opleiding berekent kunnen worden. Sommige beroepsgroepen zijn wel toe te schijven aan meerdere dicht bij elkaar liggende opleidingen, uit dezelfde sector, maar als indicator zou het nuttig kunnen zijn.

Hoe het standpunt “student centraal” en “verankering in het veld” zich verhoudt is trouwens een ander verhaal. Wat te doen als je een opleiding aanbiedt volgens de wensen van de student, maar waar het veld niet op zit te wachten…

Overigens mag die arbeidsmarkt wel iets minder ruim…

Een indicator voor de zapgeneratie

Je doelen bereiken klinkt leuker als de indicatie ervan een positief verband kent. Soms gaat dat echter niet, zoals bij ziekteverzuim. Hoe beter, hoe lager. Een andere is VSV. Met alle nadruk die er ligt op voortijdig schoolverlaten en het voorkomen ervan is er ook hier een negatieve indicator. Hoe minder voortijdig schoolverlaten hoe beter. Om het om te draaien heeft men in convenanten toch een positieve indicator weten te verzinnen. De reductie op VSV. Hoe meer reductie, hoe beter. Er kleven echter allerlei nadelen aan de manier waarop deze berekend wordt.

Wat voor andere prestatie-indicator (KPI) zou er geformuleerd kunnen worden voor de huidige zapgeneratie? Zappen hoeft tot op zekere hoogte niet slecht te zijn, zolang het maar binnen dezelfde onderwijsinstelling gebeurt. Opleiding past niet bij je ontwikkeling? Dan overstappen naar een andere opleiding! Zolang je maar onderwijs blijft volgen is het OK. Wegzappen vanuit onderwijs voor je een startkwalificatie hebt natuurlijk niet.

Er bestaan voor letterlijke zappers ook metrieken, vooral in verband met het wegzappen tijdens reclames. De KPI hiervoor is het percentage “Initial Audience Retained“. Oftewel: het gedeelte van het publiek dat aanwezig was bij het begin van de reclame en bleef hangen tot het einde. Hoe hoger, hoe beter.

Voor opleiding-zappers zou iets soortegelijks verzonnen kunnen worden: het percentage “Behouden Opleidingstarters”. Klinkt minder spannend dan in het engels (Initial Students Retained of zo?).

De GE/McKinsey-matrix

Gisteren schreef ik over de BCG matrix en eventuele bruikbaarheid voor het maken van een productanalyse. Ik heb daarna wat verder gekeken naar een andere versie: de GE/McKinsey-matrix.

De matrix bestaat uit negen cellen. Er zijn twee assen, (1) aantrekkelijkheid van de bedrijfstak, en (2) de competentie van de bedrijfseenheid. Beide assen zijn in drie categorieën (hoog, gemiddeld, laag) ingedeeld.

Een bedrijfseenheid wordt door middel van cirkels op de matrix geplaatst. Drie variabelen bepalen normaal gesproken de representatie van de bedrijfseenheid:

de grootte van de marktsector bepaalt de grootte van de cirkel;
het marktaandeel wordt als taartdiagram in de cirkel geprojecteerd;
de verwachte toekomstige positie wordt middels een pijl aangegeven.

Toepassing op ons ROC

Ik heb gepoogd een eerste voorzichtige invulling te geven. Slechts als een verkenning om te inventariseren of de presentatievorm een geschikte is. Omdat de termen “Aantrekkelijkheid” en “Kracht” arbitrair zijn, is voor deze eerste verkenning gekozen voor die definities waarover daadwerkelijk informatie beschikbaar is. Onder bedrijfsunit versta ik “Team”.

Kracht van de bedrijfsunit: Ik koos “Rendement” als indicatie van kracht. De definite en cijfers van rendement zijn ontleend aan de interne rapportage “Aanval op de Uitval”. Deze definities zijn vanuit allerlei convenanten vastgelegd. Rendementscijfers hebben een schaal van 0 tot 100%. Deze is in drie gelijke stukken verdeeld. Overigens hebben nieuwe opleidingen de eerste jaren automatisch een rendement van 0%, aangezien ze nog geen diploma’s hebben opgeleverd.
Aantrekkelijkheid van bedrijfstak: Gekozen is voor “Aantal studenten” als indicatie van aantrekkelijkheid. De definitie en cijfers van de aantallen zijn ontleend aan onze interne monitor studentenaantallen. Vervolgens is de as in drie gelijke stukken verdeeld.
Doorsnee van de cirkels: Elk team wordt voorgesteld door een cirkel. De doorsnee van de cirkels is evenredig met het interne marktaandeel. Onder marktaandeel wordt hier verstaan het relatieve aantal studenten op een opleiding, t.o.v. het totaal aantal studenten van de instelling zelf.

Dat leidt tot onderstaande grafiek, waarvan de labels en cijfers zijn weggehaald. Maar het geeft een idee:

Kritiek

De manier waarop de verdeling Laag/Gemiddeld/Hoog tot stand komt zou anders kunnen, bijvoorbeeld volgens statistische analyses van verdelingen of volgens gestelde normen (Boven en onder een norm, volgens een bepaalde bandbreedte).
De indicaties van “Kracht” en “Aantrekkelijkheid” zouden uit meer attributen kunnen bestaan, die vervolgens gewogen bijdragen.
Het aantal studenten en de rendementen komen niet van dezelfde populatie. De rendementen zijn afkomstig van de studenten die de instelling verlaten gedurende 2008. De aantallen zijn afkomstig van de 1 oktober telling van 2008.

De BCG Matrix voor onderwijsinstellingen

Een collega tipte me: “Joël, kun je eens kijken naar de Boston Consulting Group Matrix?” Nou heb ik altijd een gezond wantrouwen betreffende de bruikbaarheid van modellen die van voor mijn eigen bouwjaar zijn. Maar toch even gegoogled enzo.

De BCG-matrix is een “portfolio-analysematrix voor bedrijfsunits”. Een manier om naar je product-portfolio te kijken, de levensfase waarin deze producten zich bevinden en het biedt “voer voor strategie”. N.a.v mijn verhaal over de Long Tail binnen onderwijs, Jef zijn commentaar en de noodzaak van strategisch assortimentsbeleid bleef het in mijn hoofd een beetje napruttelen.

Als ons product, voor het gemak, gelijk staat aan een opleiding dan zijn de beginselen van product-life-cycle wellicht bruikbaar voor het beheren van opleidingen. Van behoefte, ontwerpen, inrichten, aanbieden tot en met uitfaseren en terminatie.

De matrix als plaatje:

Hieronder probeer ik langs het wiki artikel de slag naar onderwijs te slaan.

Relatief marktaandeel
Dit is het marktaandeel dat het bepaalde product of haar bedrijfseenheid heeft verworven ten opzichte van de grootste speler in de markt. Dit is gelijk een lastige: Hoeveel marktaandeel heb je als team dat een opleiding aanbiedt? De ratio van het aantal studenten van je opleiding en het aantal MBO-ers in de regio? Dat hangt er maar van af wie je als concurrent beziet: het naburige ROC dat een zelfde opleiding aanbiedt of het naburige team dat een andere opleiding aanbiedt?

Groeipotentieel
Het groeipotentieel is afhankelijk van veel factoren. Demografische kenmerken en beschikbare BPV plekken bijvoorbeeld.

Hoog/Laag
Wat de absolute waarden zijn langs de as, kan per branche verschillen. Als je dit niet gebruikt om te benchmarken, zou een instelling zelf iets nuttigs kunnen verzinnen. Maar veel hangt af van gekozen definities, definities, definities…

Categorieën

Cash Cow: Een opleiding die stabiel is qua aantal studenten. Even niet onderhevig aan modegrillen. Het aanbod is uitgekristalliseerd en uit allerlei experimentele fases. Groei zit er echter ook niet meer in. Kernbegrip: Oogsten
Star: Een opleiding met een hoog marktaandeel dat zelfs nog stijgend is. Hier moet wel in geïnvesteerd worden, zodat de resultaten van eventuele experimenten zijn weerslag kunnen krijgen in de dagelijkse gang van zaken. Kernbegrip: Vasthouden
Question Mark: Een kleine opleiding in een groeimarkt. Wat het wordt is onzeker, hopelijk via “Star” naar “Cash Cow”, maar het kan ook een “Dog” worden. Kernbegrip: Bouwen
Dog: een kleine opleiding zonder groeipotentieel. Indien de instelling geen strategisch belang heeft bij deze opleiding, kan het afgestoten worden. Kernbegrip: Desinvesteren

Kritiek
Er is veel kritiek op de BCG Matrix, wat heeft geleid tot een andere versie: De General Electric Matrix. Overigens zijn andere tools (niet in technische zin, maar als model) voor analyse van je assortiment hier te vinden.