Yearly Archives: 2009

Informatie-estafette

Estafette

Ik was bezig om procesrisico’s in kaart te brengen voor een applicatie die zowel functionaliteit kent voor administratieve processen als voor onderwijsprocessen. Één van de risico’s noem ik de “Gebroken-Informatie-Estafette”. Het gaat ongeveer zo:

Een proces staat vrijwel nooit op zichzelf maar dient meestal als input voor het volgende proces. Een aantal operationele processen kent zijn startpunt in het primair proces, vindt zijn weg in ondersteunende  diensten en eindigt daar. Of doorkruist meerdere “afdelingen” en komt weer terug in het primaire proces. Bij elke stap in het proces wordt informatie toegevoegd aan de ontvangen informatie. Vervolgens wordt deze weer doorgegeven.
Het lijkt logisch om voor een proces een proces-eigenaar aan te wijzen. Dit i.v.m. verantwoordelijkheid en sturing. Voor deelprocessen werkt dat, maar voor processen die over meerdere entiteiten of afdelingen lopen is dit moeilijker.

Voorbeelden hiervan zijn de aansluiting van de volgende onderwijslogistieke deel-processen:

  • “Aanmelding” >  “Inschrijving” > “Intake” > “Plaatsing” > “Planning van onderwijsaanbod”
  • “Toetsing” > “Examinering” > “Diplomering” > “Uitschrijving” > “Melden”
  • “Zorgbegeleiding” > “Trajectbegeleiding” > “Uitschrijving” > “Melden”

Het stokje van informatie, die in deze estafette van deelprocessen doorgegeven  moet worden, valt soms aan de kant, wordt terug- of verdergegooid…

Mogelijke tegenmaatregelen:

  • Actoren uit de deelprocessen in hetzelfde systeem laten werken. Zodat de doorgave van informatie niet afhankelijk is van flankerende administratie en eigen “lijstjes”.
  • In de keuze van het systeem, de mogelijke ondersteuning van “Workflow” zwaar laten wegen. Hiermee wordt het mogelijk op basis van de uitkomst van het ene deelproces acties uit te zetten voor actoren uit een ander deelproces.

Weet iemand nog andere mogelijke tegenmaatregelen?

Een verzoek om functionaliteit is een verzoek om informatie

Dit ligt het meest voor de hand met database gebaseerde applicaties. Maar generieker klopt het ook. Het viel me op aan hoe de vraag gesteld wordt, vòòr articulatie dan.

Een willekeurig persoon vraagt: “Ik wil gewoon in pakket X … kunnen”. Waarbij … de gewenste functionaliteit voorstelt.

Een andere willekeurig persoon vraagt: “Ik wil gewoon weten hoeveel … “. Waarbij … de gewenste informatie voorstelt.

Als iemand zegt, dat hij in Paint een foto zo willen kunnen spiegelen, wat natuurlijk kan, dan is dat een verzoek om functionaliteit. Tegelijk is het een verzoek om informatie: geef me de kleurwaardes op coördinaat x,y en wissel vervolgens de waarde van x en y om. In dit voorbeeld een beetje gechargeerd, maar het geldt nog meer voor informatie opgesloten in administratieve systemen en sociale sites.

Dit is voor mij de reden dat het logisch is om in een organisatie Functioneel Beheer onder Informatiemangement te plaatsen. Naast alle redenen die frameworks als ITIL en BiSL bepleiten.

Overigens is er nog iets tricky aan bovenstaande vragen: Ze beginnen allemaal met “gewoon”. De vraagsteller kan dit zo noemen om allerlei redenen. Hij/zij vindt zijn vraag een logisch verzoek of een makkelijk verzoek.

Na articulatie blijkt vaak dat zijn vraag niet logisch is, als het probleem dat het moet oplossen er niet mee opgelost kan worden. Of je krijgt inzicht (van data naar kennis) in iets, maar je kunt het niet gebruiken voor je eigen probleem. Of het lijkt makkelijk, maar het blijkt eisen te stellen aan het registratieproces van de data.

Doet me denken aan de Office-functionaliteit: “Waarom is Office zo groot? Ik gebruik maar 20% van de functionaliteit.” Klopt! Maar ieder individu gebruikt een verschillende 20%…

Zo is het met informatiebehoefte ook. Een nieuw element binnen de informatievoorziening zal altijd maar voor een beperkte groep zinvol zijn. Een “gewone” vraag voor de een is een “exotische” vraag voor de ander.

Is dit te tackelen? Jazeker, veel BI wordt opgehangen aan Balanced Score Carding. Zodat je elementen uit de bestuurlijke agenda (wat willen we?), koppelt aan succesfactoren (welke succesen dragen bij aan onze doelen?) en prestatie-indicatoren (waaraan zie je dat je succes hebt?). Deze laatsten zouden kunnen worden opgelevert vanuit de systemen.

Vooralsnog kanaliseer je hier informatiebehoefte mee op strategisch/tactisch niveau. Op operationeel niveau zou het ook mogelijk moeten zijn om informatiebehoeften te hangen aan bovenstaande hiërarchie. Echter: strategisch en operationeel niveau zijn nog al eens 2 compleet verschillende werelden…

SMS via je ELO

Ik kreeg vandaag een telefoontje van een SMS leverancier. Of we interesse hebben in SMS-en vanuit de ELO. In het verleden hebben we dit alles bekeken om zo mededelingen of nieuwe cijfers te sms-en. Maar ik vind het niks (meer). Soms merk je dat de werkelijkheid alles inhaalt.

Mijn eerste reactie was: “boven de 10 cent per sms is praten we niet eens”. Toen bleek het 11 cent te zijn….
Ik heb de beleving dat Telecom carriers zelf 3 cent per sms kwijt zijn…
Maar afgezien van geld, we zijn er al eerder mee bezig geweest:

  • Er zijn verschillende sms building blocks die opzich niets kosten, je betaalt alleen per sms.
  • We hebben rond de tafel gezeten met een beginnend bedrijfje, die zelf afhaakten omdat “sms toch gaat verdwijnen en mobiel internet steeds meer toeneemt”.
  • We zijn al een tijd op zoek naar een mogelijkheid om dagroostering goed te communiceren. In onze leerfabrieken is het niet meer te doen om met papier rond te rennen en deze op te hangen op 4 plekken in elk gebouw.
    Maar: geen communicatie==>geen dagroostering==>geen goede aanwezigheidsregistratie==>veel $%^@# met accountant.

Mijn 2 kwartjes:
Als er vanuit het onderwijsproces behoefte bestaat om laagdrempelig, anytime, anywhere, mobiel berichten door te geven, dan zouden we de mogelijkheid kunnen onderzoeken, maar ik vind het een echte 2005 oplossing. Had toen leuk geweest, maar geef het nog een jaar en de mobiele breedband beschikbaarheid onder studenten is nog hoger. Of ben ik te optimistisch?
Of liever gezegd: mededelingen van 140 karakters zullen wel blijven bestaan, maar dan via http ipv sms.

Daarnaast: stel dat 100 courses in onze Blackboard omgeving 1 sms per week genereren, gedurende een jaar van 38 weken, aan 1000 studenten. Dan levert dat 100x38x1000=3.800.000 sms-jes op, of grofweg 400.000 euro.
Dat zou dan zijn als er 1 mededeling ge-sms’t wordt. Dan hebben we het nog niet eens over het sms-en van gradebook cijfers. Dan loopt je aantal in de miljoen sms of 100 kilo-euro per maand. Zijn er instellingen die dat betalen?

Google Fusion Tables

fusiontables_logo

Deze keer geen uitgebreid vergelijkend functionaliteitsonderzoek, maar korte eerste impressie van deze nieuwe dienst uit de Labs stal. Alpha versie nog. Samengevat: je kunt hele grote platte tabellen inlezen en hierop filteren en aggregeren. De uitkomst hiervan kan vervolgens als tabel of allerlei grafieken getoond worden. Gedeeltelijk lijkt het dan op een draaitabel maken in Excel.

Het openingsscherm heeft wel iets weg van Google Docs en toont direct het voordeel van tabelletjes in de cloud: delen met anderen.

googlefusiontablesscreen

Een ander voordeel toont het import scherm, van bijvoorbeeld een excel-bestand. Het mag tot 100 MB, oftwel groot dus (Je moet flink wat operationele info hebben wil je met platte tabellen zover komen).

De overeenkomst met Google Spreadsheets roept gelijk de vraag op: waarom iets aparts met tabellen? Daarom enkele verschillen:

  • Het creëren van “Views”: wat er van de tabel getoond wordt kun je instellen door kolommen aan/uit te zetten.
  • Elke kolom kan gefilterd worden op alle waardes van de kolommen.
  • Aggregeren: je kunt instellen wat je geaggregeerd wilt hebben en waarmee. Bijvoorbeeld:

Ik heb een spreadsheet gebruikt met prognoses ILT tellingen per school, team, leerweg en niveau. Ook levert dit naar studententarief geplande formatie op. De info zelf laat ik even weg ;), maar hieronder zie je het aggregatie scherm:

googlefusionaggregate

De termen die vermeld zijn, zijn de kolomtitels. Van elke kolom kan een aggregatie gemaakt, met de waarde van elke andere kolom. Hierboven is dat: Per entiteit (school) en team de som van het aantal leerlingen van de prognose. Er wordt dus geaggregeerd op alle “onderliggende getallen”. De tabel vermeld namelijk het aantal per leerweg en niveau. Deze worden ‘opgeraapt’ en per team getoond.

Conclusie: voor Alpha versie niet slecht, uiteindelijk zou deze functionaliteit van mij “gewoon” onderdeel mogen zijn van Google Spreadsheets.

Invoering Participatie module bij AOC Friesland

Op de gebruikersdag EduArte werd door Gerus Cornelissen (AOC Friesland) kort geschetst hoe bij hen de invoering van het aan/afwezigheidregistratiesysteem verloopt. Enkele impressies:

  • Ze hebben voor elke locatie  een week de tijd genomen om te testen. Mijn indruk van de ervaringen is dat je dan niet alleen het systeem test, maar ook de organisatie die het gebruikt … en dat is zeker zo belangrijk.
  • De administratieve last wordt wisselend belegd: in sommige lokalen bevinden zich pc’s en voert de docent zelf in, elders worden briefjes verzameld en door één persoon verwerkt. 
  • De koppeling naar het rooster is een handmatige: csv bestanden uit Untis worden geïmporteerd in EduArte. Dit wordt door roosteraars zo vaak als nodig is gedaan en wordt niet als lastig ervaren.
  • Niet alleen de planning, maar ook de realisatie van het rooster komt in EduArte terecht, doordat na roosterwijzigingen (ook achteraf) de import opnieuw wordt uitgevoerd.
  • De ‘waardering’ van afwezigheid hangt sterk af van de specifieke schoolafspraken. Een instelling moet dus wel helder definiëren wat men verstaat onder ‘ongeoorloofd’ etc.

Eduarte gebruikersdag

eduarte_logo

Ik was vandaag bij de gebruikersdag EduArte, dat door het BVE-platform georganiseerd wordt.

Als eerste een presentatie van de nieuwe release (EduArte 1.13):

  • De kleurstelling en opmaak is rustiger, met nieuwe blauwtinten.
  • Een aantal menu-items zijn nu gegroepeerd onder tabbladen.
  • Het dialoogvenster “kolomkiezer” is vernieuwd: gewenste gegevens zijn er makkelijk bij te slepen.
  • Bij foutieve invoer van gegevens komen op die plek waarschuwingen in beeld.
  • Kan al langer, maar weten weinigen: met allerlei sneltoetsen zijn handelingen uit te voeren waarvoor niet gemuisd hoeft te worden.
  • Aan bepaalde mutaties kunnen templates gekoppeld worden: deze zorgen automatisch voor trajecten die voor specifieke deelnemers doorlopen moeten worden.  
  • Naast IE 7.0 wordt ook 8.0 ondersteunt. In de SLA’s overigens 6.0 ook nog…

Overigens zal in de toekomst niet vaak een ingrijpende wijziging in interface plaatsvinden. Anders is het maken van handleidingen etc voor iedereen te bewerkelijk. Daarnaast wordt er in dit ontwikkelstadium nog niet gekeken naar optimaliseren voor browsen op mobiele toestellen. 

De uitlevering van de kernregistratie-module is met 1 a 2 maanden uitgesteld. De leverancier geeft aan dat er alsnog bepaalde ‘groepsfunctionaliteit’ in gebouwd moet worden, die extra tijd vergt. Het individuele karakter wordt daarmee ietwat verlaten.

Stand van zaken Kernregistratie

  • Omdat nOISe bedrijfskritisch is (het vormt de basisregistratie voor je bekostiging), is het vervangen ervan door de kernregistratie EduArte cruciaal. Om minder risico te lopen moet deze overgang, inclusief modules er om heen, soepel verlopen. Financieel denkt men erover om met een vast bedrag beide applicaties naast elkaar te laten bestaan bij de instellingen. Zodat je niet 2 jaar met dubbele lasten zit èn je eigen geschikte moment kunt kiezen. Dat is het premature idee althans. 
  • 1 Juni wordt er gestart met 2 proeftuinen.
  • Binnenkort wordt gestart met de module ‘Resultatenbeheer’. Dus de nieuwe module, die niet aan nOISe gekoppeld is.
  • Een aparte module “Facturering” gaat ontwikkeld worden.

Terugkomdag Onderwijscalculator

Vandaag ben ik weer bij Aequor op de terugkomdag Onderwijscalculator. De dag wordt verzorgd door Artefaction.

We starten met ervaringen van de eerste voorzichtige implementaties.

  • Mensen die “nooit” wat met onderwijs deden en mensen die “nooit” wat met geld deden bij elkaar zetten, leidt tot interessante samenwerking. Dus laat medewerkers die zich bezig houden met financiën, met onderwijs, met planning, met informatievoorziening samenwerken bij de inrichting.
  • De initiële workshops om aan de slag te gaan met de inrichting nemen ongeveer een dagdeel in beslag. Daarna zijn er wel meer nodig.
  • Om met een team zelf te werken is het handig om een manager, opleidingontwerper, planner etc. bij elkaar te zetten.
  • De accepatie van het instrument wisselt sterk: omdat het systeem voor het gevoel van sommige eindgebruikers overlap vertoont met “eigen excel-sheets” en dus niet nodig zou zijn. Eigen ontwikkelde modellen, eigen berekeningen zijn altijd “beter”.
  • Als transparantie als bedreigend wordt ervaren, dan gaan ‘politieke’ kwesties een rol spelen bij de acceptatie en weerstand van het instrument.

Indirect blijft één van de doelen: transparantie en besef van de kosten van de opleidingen, ook lager in de organisatie, aankweken.

Lerendoorgeven: Nieuwe site ELD

lerendoorgeven

In het kader van VSV lopen er op ons ROC 3 projecten, waarvan één gericht is op het “niet kwijtraken” van studenten op scharnierpunten (PO-VO, VO-MBO etc.) Om deze warme overdracht te ondersteunen zijn we in dit project bezig DOD’s door de keten te sturen. Op termijn echter is het de bedoeling dat het DOD als standaard opgenomen wordt in het ELD.

Mijn indruk van ELD: het loopt al jaren, maar vordert traag. Nu snap ik wel dat het moeilijk is om alle ketenpartners op een lijn te krijgen en pas de laatste jaren is de techniek ook zover dat de uitwisseling goed kan verlopen. Daarom ben ik blij met het nieuwe initiatief van LERENDOORGEVEN. Leuke woordspeling.

Twee punten vielen mij op:

  • De aandacht die de site geeft aan privacy en beveiliging.  Bij het EPD is dit ook een voortdurende beer op de weg.
  • De heldere uitleg over de logistiek van de overdracht, middels een animatie. Zie hieronder.

Al met al hoop ik dat dit nieuwe initiatief slaagt.

Magister voor VAVO

magisterlogo

We lopen al een tijd aan traject waarin we ons oriënteren op de opvolging nOISe. Daar zijn we voor het beroepsonderwijs nog niet uit. Echter, voor onze VAVO school wel. Er is besloten over te gaan op Magister VAVO van Schoolmaster.

Er zijn voor ons een paar belangrijke zaken om rekening mee te houden:

  • Het is een applicatie die zowel het administratieve proces ondersteunt als het onderwijs.  De functionaliteiten en manieren van werken lopen hiervoor nogal uiteen. Uitdaging wordt om deze juist op elkaar aan te laten sluiten i.p.v. elkaar ‘tegen te werken’.
  • Er is lichte tijdsdruk: de bedoeling is om in het nieuwe schooljaar te starten met een schone lei en nieuwe lichting studenten. Dus voor die tijd moet er inrichting, implementatie en training plaatsvinden. De uitdaging is dan om keuzes van inrichting toch goed te nemen. Omdat deze later vaak vervelende consequenties hebben.
  • We nemen maar in beperkte mate historie mee. Dat scheelt veel conversieslagen en controlerondes. Maar heeft natuurlijk ook nadelen.
  • Er hangt veel van af i.v.m. bekostiging: de koppeling naar BRON verloopt via nOISe en zal waarschijnlijk vanaf het nieuwe schooljaar via Magister gaan lopen. Als dat mislukt, heb je allerlei poppen aan het dansen.
  • Gelukkig hebben we al wel veel ervaring opgedaan met Magister in onze VO scholen.

Kortom: er moeten 100 dingen afgestemd, bepaald en gecommuniceerd worden. Om een praatpapier te hebben dat een beetje overzicht biedt heb ik een soort van blauwdrukje gemaakt. “Niet-zo-losjes-geïnspireerd” op de ArgumentenFabriek vormgeving.

Project Kaart Magister Vavo
View more presentations from Joel Bruijn.