Informatie-estafette

Estafette

Ik was bezig om procesrisico’s in kaart te brengen voor een applicatie die zowel functionaliteit kent voor administratieve processen als voor onderwijsprocessen. Één van de risico’s noem ik de “Gebroken-Informatie-Estafette”. Het gaat ongeveer zo:

Een proces staat vrijwel nooit op zichzelf maar dient meestal als input voor het volgende proces. Een aantal operationele processen kent zijn startpunt in het primair proces, vindt zijn weg in ondersteunende  diensten en eindigt daar. Of doorkruist meerdere “afdelingen” en komt weer terug in het primaire proces. Bij elke stap in het proces wordt informatie toegevoegd aan de ontvangen informatie. Vervolgens wordt deze weer doorgegeven.
Het lijkt logisch om voor een proces een proces-eigenaar aan te wijzen. Dit i.v.m. verantwoordelijkheid en sturing. Voor deelprocessen werkt dat, maar voor processen die over meerdere entiteiten of afdelingen lopen is dit moeilijker.

Voorbeelden hiervan zijn de aansluiting van de volgende onderwijslogistieke deel-processen:

  • “Aanmelding” >  “Inschrijving” > “Intake” > “Plaatsing” > “Planning van onderwijsaanbod”
  • “Toetsing” > “Examinering” > “Diplomering” > “Uitschrijving” > “Melden”
  • “Zorgbegeleiding” > “Trajectbegeleiding” > “Uitschrijving” > “Melden”

Het stokje van informatie, die in deze estafette van deelprocessen doorgegeven  moet worden, valt soms aan de kant, wordt terug- of verdergegooid…

Mogelijke tegenmaatregelen:

  • Actoren uit de deelprocessen in hetzelfde systeem laten werken. Zodat de doorgave van informatie niet afhankelijk is van flankerende administratie en eigen “lijstjes”.
  • In de keuze van het systeem, de mogelijke ondersteuning van “Workflow” zwaar laten wegen. Hiermee wordt het mogelijk op basis van de uitkomst van het ene deelproces acties uit te zetten voor actoren uit een ander deelproces.

Weet iemand nog andere mogelijke tegenmaatregelen?

4 comments

  1. Joël,
    Ik begrijp niet wat je bedoelt met dat ‘het stokje van de informatie aan de ene of andere kant valt’? Maak je voorbeelden eens wat concreter. Ik begrijp ook niet wat je bedoelt met ‘melden’. Een kloof tussen de diensten enerzijds en het primaire proces anderzijds zie ik dagelijks, maar of dat iets met jouw ‘stokje’ van doen heeft?

    Wat ik wel zie is dat er veel mis gaat in het primaire proces door bijvoorbeeld het ontbreken van een goed werkend leerlingvolgsysteem. Maar of dat wat met jouw verhaal te maken heeft??? Geef eens duidelijkere voorbeelden van waar het dan mis kan gaan en met wat voor effecten. Het hoeven niet eens voorbeelden te zijn uit onze eigen organisatie….

  2. Hoi Moniek,
    niet zozeer de ene of andere kant bedoelde ik, maar als het stokje valt als metafoor, dan stopt het doorgeven van informatie. Een hypothetisch voorbeeld 😉 : een school ‘stuurt’ de student van school, maar geeft niets door aan het Trajectbureau en de Back Office. Een half jaar later blijkt de student nog steeds ingeschreven te staan, alleen geen onderwijs te consumeren. Met dat halve jaar gaat de student net over de volgende bekostigingsdatum heen en vangen we dus onterecht geld. De gemeente/leerplicht vraagt vervolgens of we aan onze zorgplicht hebben voldaan en dat kunnen we dan weer niet aantonen, want hij is ‘allang weg’. Andersom kan ook gebeuren.
    Dus precies de kloof die je ziet, daarmee bedoel ik het laten vallen van het informatiestokje.
    Overigens helpt een goed registratiesysteem niet alleen door deze ‘binnen te rijden’. Het ontbreken ervan is de helft van het probleem, het aanschaffen lost dan ook maar de helft op. De overige problemen vallen meer onder het terrein “Mensen en Cultuur”. Ik laat het met opzet een beetje vaag…
    Hoop dat ik iets duidelijker ben 😉

  3. O ja, nog even vergeten: “Melden” is even algemeen gehouden, het kan een leerplichtmelding zijn (verzuim lang/kort etc), maar ook een melding naar de IB-groep, dat iemand van opleiding verandert of de instelling verlaat.

  4. OK, duidelijk. Goede communicatie, daar draait het om. En dat gaat nogal eens mis. Aan de kant van het primaire proces: omdat niet altijd duidelijk is waarom en hoe zaken gemeld moeten worden. Men heeft de handen ‘vol’ aan dagelijkse beslommeringen en het verzorgen van onderwijs. De noodzaak van een melding en de gevolgen van het wel of niet volgen zijn vaak niet bekend aan deze zijde.
    Aan gene zijde (de kant van de diensten) betrap ik medewerkers er wel eens op de gedachte dat alles bekend is bij medewerkers op de werkvloer en ook de gevolgen daarvan. Hetgeen natuurlijk niet het geval is. Ook het moment waarop contact gezocht wordt met de werkvloer is vaak ongelukkig, vanwege de afstand tussen de diensten en deze zijde. Een verzoek om leerlingenquêtes af te nemen middenin piekweken is daar een voorbeeld van.
    Goede richtlijnen, naar beide kanten, dat zou een hoop schelen in deze krommunicatie.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s