Tag Archives: Office365

Tutorials en Stagevoortgang met Sway #kdo365

Ik ben vandaag bij Microsoft te gast voor de Kennisdeling Office365. Esther van der Hei van Nimeto. Hun landschap in een notedop, wellicht logisch maar voor het overzicht toch handig:

  • OneDrive = Persoonlijke opslag
  • Groups = Samenwerkingsplaats
  • Sites = Intranet en Lesmateriaal
  • Yammer = Informele communicatie
  • e-mail = Besluitvorming en extern
  • Skype = Korte discussies en Stagegesprekken
  • Video = Instructies

En dan Sway, wat is het (niet): Vergeet sheets, denk webpagina’s met rijke content. Ze zijn een creatieve school dus  ‘moet het gewoon smoelen’. Ze gebruiken Sway voor 2 dingen:

  • Tutorials: in de vorm van een interactieve lesbrief. Het maken van goed uitziend lesmateriaal is laagdrempelig.
  • Als stagevoortgangmeter: de studenten delen in een Sway hun ervaringen, middels stukjes tekst maar vooral ook beeld.

Lessons Learned:

  • De inhoud van Sway is wat anders dan een stageverslag. Waar de één ophoudt en de ander begint is een kwestie van wennen.
  • Het delen van bedrijfsspecifieke gegevens of contactgegevens van praktijkopleiders versus privacy is punt van aandacht. Niet elk bedrijf is even happig op een kijkje in de keuken.

Het leren vastleggen met een stageblog #kdo365

Ik ben vandaag bij Microsoft te gast voor de Kennisdeling Office365. Mirza van Eck, informatiespecialist voor het Nova College vertelt over hun ervaringen met studenten die een stageblog bijhouden. Er waren een aantal redenen om voor een blog te kiezen:

  • Studenten kunnen delen wat ze doen op hun stage en wat ze toepassen van hun opleiding. Het geleerde in de praktijk dus.
  • Delen is normaal geworden nu. Een initiatief van een paar jaar geleden liep niet, blijkbaar is de tijd voor delen gewoon rijper.
  • De specifieke opleiding, het CIOS, heeft veel stageplekken op grote afstand en buitenland.

Het proces werkt het als volgt:

  • De student vraagt BPV contract aan: hij krijgt een landingspagina en blog. De SLB-er krijgt toegang en de praktijkopleider een mailtje.
  • De student werkt in de BPV: De praktijkopleider krijgt een inlog, kan meekijken en feedback geven.
  • De student is klaar met de BPV: De praktijkopleider kan er niet meer bij en bij de SLB-er verdwijnt de link. Na 2 maanden verdwijnt de blog.

De student kan in de portal zijn opdrachten, de beoordelingsformulieren BPV en zijn stage-uren registreren. De voordelen zien ze nu:

  • Verslag met meer dan tekst, ook video, audio en foto.
  • 24/7 toegang voor student, docent en praktijkopleider.
  • De praktijkopleider kan makkelijk zien wat er van de student verwacht wordt.
  • Bijvangst: de stage wordt sneller geregeld.

Uitdagingen zijn er ook: er is overal internet nodig. niet iedereen is even vaardig en alles dat nieuw is kost tijd.

Vragen die ik zelf had:

  • De blogs zitten niet in het profiel van de student: door het proces te automatiseren in een separate sitecollectie kan er beter gestuurd worden op daadwerkelijk gebruik.
  • Wordt het blog aan het einde wel bewaard of geëxporteerd? Dit wordt aan de student overgelaten, bijvoorbeeld dat hij alles opslaat als PDF.
  • Verantwoording: de uren en het verslag worden separaat beoordeelt. Het blog is slechts een hulpmiddel.

Office 365 ontwikkelingen in en om de klas #kdo365

Ik ben vandaag bij Microsoft te gast voor de Kennisdeling Office365. Alixe van Ogtrop en Erwin Theunissen nemen ons mee in de mogelijkheden van Office365 in het onderwijs. Zoals altijd beginnen we met een feel-good-movie 😉

Alex opent met een intro over het veranderde karakter van Microsoft. Behalve dat Microsoft geen monopolist meer is, is de wereld zelf ook snel verandert. Microsofts adagio ‘Mobile-First, Cloud-First’ probeert hier bij aan te sluiten. Deze uitdaging is er ook voor de docent: Hoe digi vaardig is de leraar? Kan hij/zij digitaal connectie maken met de leerling?

Vervolgens komen er wat tools voorbij die de moderne docent kunnen ondersteunen:

  • Office Mix: Een gratis plugin voor PowerPoint waarmee je rijker lesmateriaal kunt maken, vergeleken met een normale PowerPoint althans. De docent kan toelichting inspreken, achteraf de opname bewerken en dit delen met zijn studenten. Ook kunnen interactieve quizzes gemaakt worden om studenten te laten oefenen met vragen. Aan het einde kun je het publiceren als video in het cloud gedeelte van Mix. Blijkbaar kan de docent later bekijken hoe lang een student bezig was met een slide.
    Bekijken kan op elk platform in gangbare browsers. Mixes bouwen is nog wel even niet voor de Mac-ers onder ons. Of je moet Bootcamp en Parallels hebben draaien. 😉
  • Office Groups: Alixe presenteert hoe je als studenten onderling kunt samenwerken in Groups. Eigenlijk een soort WhatsApp groepen, maar dan eentje waar je documenten, notities, taken en agenda’s kunt delen. Ik heb er hier al meer over geschreven. Laagdrempelig in gebruik en beheer.

Digitale werkplek met Office365 op #kdo365

Vandaag ben ik te gast bij ROC Mondriaan voor de Kennisdeling Office365, georganiseerd door saMBO-ICT.

Bert Lammers van Landstede vertelt over hun samenwerkingsomgeving. Ze hebben voor de volgende inrichting gekozen:

  • Elke medewerker kan zelf een site aanmaken, leden uitnodigen en materiaal plaatsen.
  • Standaard staat alles open voor de medewerkers.  Transparantie dus!
    Dat leidt dan overigens tot veel zoekresultaten, dus het ‘volgen’ van een site is van belang.
  • Externen kunnen uitgenodigd worden.
  • Er zijn geen groepen gekoppeld om het beheer en verantwoordelijkheid zo laag mogelijk weg te leggen.
  • Studenten hebben standaard nergens zichtrechten. Een site kan wel met ze gedeeld worden. Ze zien dan alleen die sites.
  • Voor support hebben ze Q&A site, waarbij elke vraag en antwoord daarop voor iedereen zichtbaar is.
  • De stijl van implementatie is vooral olievlek-achtig.
  • Studenten, leerlingen en medewerkers allemaal in één tenant.

Bert vertelt prettig onderkoeld, droogjes en to-the-point. 😉

 

Integraal inzicht Studentendossier op #kdo365

Vandaag ben ik te gast bij ROC Mondriaan voor de Kennisdeling Office365, georganiseerd door saMBO-ICT.

Dennis van de Pol van het Deltion College deelt zijn ervaringen met een nieuw deelnemerbegeleidingssysteem. Leuk plakwoord, ik weet het.

Ze vertrokken vanuit een grote diversiteit aan ‘systeempjes’. Excel, Dropbox, mail etc. Laagdrempelig maar erg gevoelig voor verstoringen en zeker geen integraal overzicht.

Voordat men hals-over-kop een nieuw systeem naar binnen reed, werd er eerst beleid opgesteld, een juridische toets gedaan en de governance georganiseerd. Nodig omdat begeleiding veel privacy-gevoelige informatie bevat.

De juridische toets keek bijvoorbeeld naar vragen als “Mogen ouders zo meekijken?”, “Mag de docent eigen aantekeningen verborgen houden?” of “Mogen collega’s het hele dossier inkijken?”.

Daarna gingen men ontwerpen, aanbesteden, leverancierskeus en natuurlijk bouwen/opleveren. Het werd uiteindelijk Circle Software die de oplossing implementeerde binnen Office365. Als extra beveiliging past men two-factor authentication toe.

De schermen tonen:

  • De kenmerken van een deelnemer.
  • Een logboek met acties voor begeleiding.
  • De gespreksverslagen. Deze hebben ze qua structuur en kenmerken helemaal open gelaten. Dit omdat de aard van gesprekken zo divers is dat je daar eigenlijk geen formats in gaat stoppen.
  • Een dashboard met zaken die je wilt volgen van een student. Dat is o.a. verdeeld in terreinen als BPV, AAR, Rooster en Cijfers.

Ze zitten op dit moment in de ‘proof-of-concept’ fase. De pilot start in februari. Live-gang staat voor maart 2016.

Dennis deelt ook wat ze leerden tot nu toe:

  • Blijf bij je opdracht en voorkom het steeds maar toevoegen van wensjes en nieuwe functionaliteiten. Vermijden van feature-creep dus.
  • Betrek je organisatie: het MT voor kaders en de SLB-ers voor de inhoud.

Het Deltion heeft relatief veel maatwerk. Daar ben ik opzich niet op tegen als je je organisatie daar maar op inricht. Dat is voor de meeste ROC’s niet te doen lijkt me. Redelijk uniek dus.

Digitaal examen dossier in Office 365 op #kdo365

Vandaag ben ik te gast bij ROC Mondriaan voor de Kennisdeling Office365, georganiseerd door saMBO-ICT.

Henk van den Bosch van het Nova College en Remi Scholten van Circle Software vertellen over het digitaal examen dossier in Office 365. Ze hebben bewust gekozen om klein te beginnen bij het Cios. Het gaat om het bewijsmateriaal op basis waarvan is/wordt gediplomeerd. Essentie is dat dit een universele oplossing is die gebruik maakt van Office 365 SharePoint. Geen maatwerk dus.

Archivering is voor velen een saai onderwerp. Toch wordt het belang van goede dossiervorming steeds belangrijker, gezien de veranderingen op het gebied van privacy en archiefwet. Zomaar overal kasten met mapjes gaat m niet meer worden lijkt me.

Technische achtergrond en proces:

  • Er is zoveel mogelijk gebruik gemaakt van standaard Office365. Waar het tekort kwam is een Add-In voor gemaakt. Dit om ‘ellenlange’ workflows te voorkomen en het beheersbaar te houden.
  • Tijdens het printen van examens kunnen er al barcodes en QR-codes afgedrukt worden.
  • De ‘examenboom’ bevindt zich in Magister. Deze is gekoppeld en leidend voor de resultaten. Terecht vind ik, omdat uit je studentenadministratie uiteindelijk je diploma moet rollen.
  • De scanners digitaliseren het werk. Een workflow laat je er metadata aan toevoegen. Veel wordt al gevuld aan de hand van de barcodes etc.
  • Het dossier-item komt in het zogenaamde ‘Dynamisch Magazijn’.
  • Tot slot kan het naar het archief.

Mijn indruk is dat er veel intelligentie zit in de scan-software zelf. Zodat veel data zo automatisch mogelijk wordt gevuld. Het is een redelijke keten van hardware/scannen/data/opslag etc. Vandaar dat integratie een belangrijk aspect is hier.

Hun ervaringen en tips voor ons:

  • Hou de processen duidelijk en simpel.
  • Begin klein en doe niet alles in 1x.
  • Markeer zo vroeg mogelijk de te scannen documenten met een uniek ID.
  • Test veel en uitgebreid. Wat gebeurt er als je papier scant met vlekken of vouwen? etc.

Implementatie van Summa Search op #kdo365

Vandaag ben ik te gast bij ROC Mondriaan voor de Kennisdeling Office365, georganiseerd door saMBO-ICT.

Paul Hulsbosch, docent bij Summa Zorg vertelt over hun implementatie van SuSe ( een eigen afkorting van Summa Search). Het is gemaakt in Office 365 en wordt gebruikt voor de opslag van digitaal lesmateriaal in de ruimste zin met behulp van metadata.

Zijn inkijk in eigen keuken: ze hadden 610 GB aan lesmateriaal in 611 mappen in ruim 6000 bestanden in talloze formaten (Flash, Prezi, Mp4 etc.) Daarnaast had elke docent zijn eigen systeem (Google Drive, Dropbox, USB etc.)

Het zoeken op lesmateriaal werd dan moeilijk, op z’n zacht gezegd. Paul deelt zijn ‘Business Case:’ op een bierviltje. Als elke medewerker elke week 30 minuten bezig is met zoeken: 104 FTE x 30 minuten per week x 40 lesweken x tarief €40 = €83.200. Dan is er genoeg winst te halen lijkt me.

Hun doel:

  • Een centrale plaats voor opslag.
  • Een bepaalde mate van uniformiteit in lay-out en lettertype.
  • Kennisdeling en integrale ontwikkeling.
  • Maatwerkpakketten en arrangementen.

Zij zochten de oplossing in SharePoint. De inrichting is als volgt:

  • Elk team krijgt een eigen subsite.
  • Hierin is een teambibliotheek waar docenten lesmateriaal kunnen plaatsen en delen met collega’s voor ontwikkeling.
  • Als het materiaal klaar is voor gebruik wordt het gekopieerd naar hun SuSe omgeving met eigen bibliotheek. In deze stap wordt meta-data toegevoegd.
    Ze kozen expres voor een kopie in plaats van verplaatsen aangezien lesmateriaal na verloop van tijd doorontwikkeld wordt en er dus juist wel verschillende versies nodig zijn.

Behalve aandacht voor de techniek hebben ze ook aandacht gegeven aan de rollen die personen spelen. Binnen onderwijsteams de ‘taakdocenten’ die ontwikkelen en binnen de Suse-omgeving beheerders etc. Daarnaast bepleit Paul voor betrokkenheid van management. Vooral op het punt van delen:

Docenten die veel tijd besteden aan de ontwikkeling van eigen lesmateriaal vinden delen met anderen vaak moeilijk. Ze bleven op hun eigen producten ‘zitten’. Delen van eigen materiaal tussen collega’s onderling wordt echter steeds gebruikelijker. Ik vind zelf dat deze mentaliteit een belangrijk aspect is van de implementatie. Belangrijker nog dan de technische randvoorwaarden.

Organiseren met Office 365 op #kdo365

Vandaag ben ik te gast bij ROC Mondriaan voor de Kennisdeling Office365, georganiseerd door saMBO-ICT.

Erwin Theunissen beantwoordt voor ons de vraag “Wat is nieuw rondom Organiseren van onderwijs met Office 365 en wat kun je ermee?” Hij is Solutions Specialist. Mooie titel vinden ze zelf 😉

Erwin erkent de spagaat: aan de ene kant onbeperkt data via onbeperkt aantal apps en devices, maar … beperkte tijd en aandacht voor alles, aan de andere kant. “Attention doesn’t scale” zeg maar.

Om hiermee om te gaan benaderen ze het van 3 kanten:

  • Maak computing persoonlijker.
  • Bouw een intelligent cloud-platform.
  • Heb een nieuwe blik op productiviteit en bedrijfsprocessen.

Erwin neemt de kans waar om een aantal nieuwe producten te tonen:

De Surface Hub:

https://www.youtube.com/watch?v=FRLDRQePY1o

En de net gelanceerde FindTime:

Erwin vroeg ook hoeveel scholen voor hun studenten “Office365 Pro Plus” hebben. Wat me verbaasde was toch hoe weinig scholen dat aan hebben staan. Als je namelijk een Office licentie hebt, krijg je voor de studenten gratis de mogelijkheid om op 5 devices de hele suite te installeren. Kost niets en bespaart je studenten toch zelf aanschaffen.

Andere tips van Erwin:

De hele presentatie is hier terug te vinden.

Office365 Groups

We zijn nu zo’n half jaar over naar Office365 en met ‘over’ bedoel ik: we hebben onze gedeelde netwerkschijven bijna één op één over gezet. Niet de elegantste manier en menig consultant lijkt dit te flauw. Tegelijkertijd verhoogt het wel de herkenbaarheid. Want onze storage is nu de ‘tenant’, elke hoofdmap is een sitecollectie en elke submap is een bibliotheek. Elk mapje daarin zijn gewoon weer mapjes. Eenmaal een half jaar later komen nu min of meer organisch leukere use-cases vanuit de eindgebruiker, over meta-data, lijsten en workflows.

Één ding was wel duidelijk: in een sitecollectie hebben we ‘eigenaren’ die beheren, ‘leden’ die bewerken en ‘bezoekers’ die kunnen lezen. Althans zo is het een beetje standaard. Een site kan vervolgens behalve bibliotheken ook notitieblokken en agenda’s etc. hebben. Als de groepen te grof zijn, maak je gewoon een subsite met een deel van de leden van de sitecollectie. Zodat die daar hun werk kunnen doen en anderen leesrechten kunnen geven of misschien zelfs dat niet eens.

Ik had daarom een beetje gemengde gevoelens bij Office365 Groups. Waarom weer een mogelijkheid erbij en naast? Weer een keus extra, waarbij voor de afweging je moet weten wat wel en niet handig is binnen de context van een eindgebruiker. Zucht … tempo van innovatie is leuk bij Microsoft, maar ik had liever een goede OneDrive sync client die niet je hele cloud ook lokaal opslaat om maar een voorbeeld te noemen. Enfin, voor mij gaat irritatie boven innovatie denk ik.

In de roadmap van Office365 en het messagecenter (voor admins) komt groups echter wel steeds terug. Dus na een tijdje krijg je het gevoel dat Office Groups een blijvertje is. Helemaal als je de visie er achter een beetje volgt.

Hier is daarom een overzichtje wat ik er van snap:

  • Als je groepen maar ver genoeg opdeelt (in het dagelijks leven) dan kom je altijd tot een clubje dat onderling gelijkwaardig is. Althans wat rechten betreft. In Office365 Groups is er daarom geen verdere machtiging dan ‘iedereen kan lezen/schrijven’. Net als in een WhatsApp groep.
  • Technisch zijn het ‘gewoon’ sitecollecties, alleen surf je er niet naar toe via je eigen sites. De interface ervoor lijkt te ontbreken. Is ook logisch anders had je wel een gewone site kunnen maken.
  • Groups ‘leeft’ vooral in Outlook, liefst uit Office2016.
  • De maker van de groep heeft niet het gevoel een dikke site-beheerder te moeten zijn, met machtigingen etc. Hij nodigt mensen uit of ze melden zich aan. Dat is natuurlijk op de achtergrond autoriseren. Zelf kan iedereen zich weer afmelden. Geen beheerder die je rechten hoeft te ontnemen dus.
  • Elke groep krijgt een mailadres. Dat is voor ons een beetje lastig omdat we mailadressen beheert uitgeven. De standaard instelling is: iedereen kan er eentje maken, ook studenten. Met het verzinnen van de groepsnaam claim je gelijk een mailadres. Daarom hebben we het direct uit gezet in deze fase. Middenweg zou zijn is dat we medewerkers zelf dit laten aanmaken. Eens kijken wie er binnen een instelling met 20 scholen het eerst ‘vakgroepnederlands’ claimt. 😉
  • Groups is er dus voor relatief kleine teams waarvan de leden allemaal dezelfde rechten nodig hebben. Het lijkt er op dat ze organische samenwerking erg faciliteren, in een soort mini-teamsites.
  • Mail voelt aan als chat of forum.
  • Een groep heeft nu een agenda en bestanden.
  • De bestanden komen terug onder een apart kopje in je OneDrive (in de browser). Dat is alleen om er naartoe te navigeren. De bestanden zelf bevinden zicht technisch gesproken in de sitecollectie (siteassets bibliotheek) van de groep. Gelukkig maar, even geen opslag in je persoonlijke bibliotheek.
  • Het kwartje viel bij mij pas echt bij het volgende idee: groepen nu krijgen als eerste opslag, mail en kalender. Later krijgen ze ook Skype, Yammer en Planner etc. En dat vindt ik super, anders repliceren we overal groepen: een groep in een teamsite, een Skype-groep, een Yammer-groep etc. Waarbij je per stuk weer ledenbeheer zou moeten doen. Straks zijn dit gewoon één en dezelfde groep die bij alle diensten terug komt.
  • Behalve in Outlook 2016 en Web is er een aparte app die Outlook Groups heet.

Wil je meer weten en heb je tijd? Jasper Oosterveld spreekt er uitgebreid over, in NL.