Digitaal examen dossier in Office 365 op #kdo365

Vandaag ben ik te gast bij ROC Mondriaan voor de Kennisdeling Office365, georganiseerd door saMBO-ICT.

Henk van den Bosch van het Nova College en Remi Scholten van Circle Software vertellen over het digitaal examen dossier in Office 365. Ze hebben bewust gekozen om klein te beginnen bij het Cios. Het gaat om het bewijsmateriaal op basis waarvan is/wordt gediplomeerd. Essentie is dat dit een universele oplossing is die gebruik maakt van Office 365 SharePoint. Geen maatwerk dus.

Archivering is voor velen een saai onderwerp. Toch wordt het belang van goede dossiervorming steeds belangrijker, gezien de veranderingen op het gebied van privacy en archiefwet. Zomaar overal kasten met mapjes gaat m niet meer worden lijkt me.

Technische achtergrond en proces:

  • Er is zoveel mogelijk gebruik gemaakt van standaard Office365. Waar het tekort kwam is een Add-In voor gemaakt. Dit om ‘ellenlange’ workflows te voorkomen en het beheersbaar te houden.
  • Tijdens het printen van examens kunnen er al barcodes en QR-codes afgedrukt worden.
  • De ‘examenboom’ bevindt zich in Magister. Deze is gekoppeld en leidend voor de resultaten. Terecht vind ik, omdat uit je studentenadministratie uiteindelijk je diploma moet rollen.
  • De scanners digitaliseren het werk. Een workflow laat je er metadata aan toevoegen. Veel wordt al gevuld aan de hand van de barcodes etc.
  • Het dossier-item komt in het zogenaamde ‘Dynamisch Magazijn’.
  • Tot slot kan het naar het archief.

Mijn indruk is dat er veel intelligentie zit in de scan-software zelf. Zodat veel data zo automatisch mogelijk wordt gevuld. Het is een redelijke keten van hardware/scannen/data/opslag etc. Vandaar dat integratie een belangrijk aspect is hier.

Hun ervaringen en tips voor ons:

  • Hou de processen duidelijk en simpel.
  • Begin klein en doe niet alles in 1x.
  • Markeer zo vroeg mogelijk de te scannen documenten met een uniek ID.
  • Test veel en uitgebreid. Wat gebeurt er als je papier scant met vlekken of vouwen? etc.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s