Integraal inzicht Studentendossier op #kdo365

Vandaag ben ik te gast bij ROC Mondriaan voor de Kennisdeling Office365, georganiseerd door saMBO-ICT.

Dennis van de Pol van het Deltion College deelt zijn ervaringen met een nieuw deelnemerbegeleidingssysteem. Leuk plakwoord, ik weet het.

Ze vertrokken vanuit een grote diversiteit aan ‘systeempjes’. Excel, Dropbox, mail etc. Laagdrempelig maar erg gevoelig voor verstoringen en zeker geen integraal overzicht.

Voordat men hals-over-kop een nieuw systeem naar binnen reed, werd er eerst beleid opgesteld, een juridische toets gedaan en de governance georganiseerd. Nodig omdat begeleiding veel privacy-gevoelige informatie bevat.

De juridische toets keek bijvoorbeeld naar vragen als “Mogen ouders zo meekijken?”, “Mag de docent eigen aantekeningen verborgen houden?” of “Mogen collega’s het hele dossier inkijken?”.

Daarna gingen men ontwerpen, aanbesteden, leverancierskeus en natuurlijk bouwen/opleveren. Het werd uiteindelijk Circle Software die de oplossing implementeerde binnen Office365. Als extra beveiliging past men two-factor authentication toe.

De schermen tonen:

  • De kenmerken van een deelnemer.
  • Een logboek met acties voor begeleiding.
  • De gespreksverslagen. Deze hebben ze qua structuur en kenmerken helemaal open gelaten. Dit omdat de aard van gesprekken zo divers is dat je daar eigenlijk geen formats in gaat stoppen.
  • Een dashboard met zaken die je wilt volgen van een student. Dat is o.a. verdeeld in terreinen als BPV, AAR, Rooster en Cijfers.

Ze zitten op dit moment in de ‘proof-of-concept’ fase. De pilot start in februari. Live-gang staat voor maart 2016.

Dennis deelt ook wat ze leerden tot nu toe:

  • Blijf bij je opdracht en voorkom het steeds maar toevoegen van wensjes en nieuwe functionaliteiten. Vermijden van feature-creep dus.
  • Betrek je organisatie: het MT voor kaders en de SLB-ers voor de inhoud.

Het Deltion heeft relatief veel maatwerk. Daar ben ik opzich niet op tegen als je je organisatie daar maar op inricht. Dat is voor de meeste ROC’s niet te doen lijkt me. Redelijk uniek dus.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s