Blogisch! – Page 30 – Weblog van Joël de Bruijn

Ondersteuning examenprocessen

Ik ben vandaag te gast bij MBO Amersfoort om te kijken naar hun oplossingen voor examenprocessen en ondersteunende systemen. Op zich is dit een breed terrein, vandaag zoomen we in op het deel “Van Examenplan naar vastgestelde examens”. Dat is een deel van het rode en het gele perceel van de Procesarchitectuur Examinering.

Hoe ‘eenvoudig’ en overzichtelijk de architectuur ook is, voor een instelling is goed examineren geen sinecure. Het aantal kwalificaties, verschillen in cohorten, het aantal rollen/functionarissen, het scheiden van uitvoerend werk en controle erop etc. maken implementatie wel degelijk complex. Maar hé, je bent van onderwijs of niet, toch?

Praktisch laat de problematiek zich samenvatten:

Niet weten wie wat moet doen en wanneer.
Geen monitoring en waarschuwingssysteem.
Onvoldoende menskracht om regie op kwalititeit te realiseren.

MBO Amersfoort is op zoek gegaan naar een partner die op dit gebied een systeem kan leveren. De uitgangspunten waren:

Afgestemd op bovenstaande architectuur.
Voldoet aan wettelijke eisen.
Monitoring door één persoon mogelijk.
Afgestemd op andere systemen.
Kwalitatieve kenmerken als efficiënt, betrouwbaar, gebruiksvriendelijk en flexibel.

Zij denken deze partner gevonden te hebben in Nubiko. Hun product nu laat zich grofweg onderscheiden in het deel Examenconstructie en Examenlogistiek. Nubiko vervolgt daarom met een overzicht van functionaliteiten/productdemonstratie.

Procesinrichting: het laat voor examinering stappen, statussen en overdracht van verantwoordelijkheden inrichten.
Monitoring: op deadlines, statussen opvragen, verantwoordelijke personen.
Backward planning: deadlines worden teruggerekend vanaf het moment van afname, van het individuele examen. Alle voorliggende stappen van examenplan, constructie, inkoop, review en vaststelling worden dan als deadline ‘ingeboekt’.
Triggers: als iets niet loopt zoals gepland, in de voorbereidingen, dan krijgen betrokkenen signalen.

Vragen uit het publiek gingen onder andere over uitzonderingen, zoals versnellers die je backward planning overhoop halen of EVC-ers die een apart proces doorlopen. Het lijkt me echter niet dat je het goed inregelen van bulkwerk kunt afhouden, omdat je nog niet weet hoe met uitzonderingen om te gaan. Oftwel: regel het voor de grote massa eerst goed, dan hou je daarna toch meer energie over voor de uitzonderingen.

Ik vroeg me af of rollen zijn in te richten, te verzinnen van grond af aan. Tot op zekere hoogte, is het antwoord. Nu zou ik ook het liefst teruggrijpen op rollen uit de referentiearchitectuur, maar in de uitvoering wil nog wel eens detailverschil zijn. Echt nieuwe rollen wordt als maatwerk gezien.

De indruk van het systeem is dat het de bovenstaande examenprocessen handig en overzichtelijk ondersteunt. Het wordt als SAAS aangeboden, is gebouwd in .NET, praat tegen Active Directory en koppelbaar middels XML. MBO Amersfoort gaat ‘live’ in oktober. Zij vragen wie er interesse heeft om mee te ontwikkelen? Op 17 oktober is daarvoor een ontwikkeldag bij Nubiko Amersfoort.

Vragen die het bij mij oproept, zijn deels dezelfde als bij elke applicatie:

Logisch dat we IETS moeten op dit terrein en super initiatief, maar krijgen we weer een systeem erbij dat zelf workflow, zelf monitoring en zelf een portal naar binnen rijdt? Die zou ik eerder generiek willen hebben.
Integraliteit met andere systemen: welke overlap in informatie zou er zijn? Waarbij dit systeem geen ‘dubbele boekhouding’ moet voeren maar gekoppeld moet worden? Te denken valt aan identiteiten van examenfunctionarissen, producten in je onderwijscatalogus en (voor zover het logistiek wordt) onderwijsactiviteiten in het rooster.
De vereiste cultuuromslag, vooral voor backward-planning, lijkt me groot. De tijdgeest is er wel naar. Maar hoe je ga je om met onderwijsteams die het moeilijk vinden twee jaar vooruit te kijken?
Eigenlijk lijkt het me één grote workflow systeem dat specifiek ingericht is voor examenprocessen. Als je al workflow doet of hebt, hoe nuttig is deze oplossing dan?
Wat doe je met archivering? Nubiko belooft archivering te kunnen, inclusief wettelijke bewaartermijnen. Maar hoe verhoudt zich dat tot een reeds aanwezige DMS?

Overigens gastvrij ontvangen door MBO Amersfoort!

Masterclass Strategisch Informatiemanagement

Het was even de vraag of er genoeg aanmeldingen waren, maar het is nu definitief. Ik kan deelnemen aan de Masterclass Strategisch Informatiemanagement. Deze opleiding wordt door de NCOI aangeboden. De docent is Menno Broere.

Tot nu ben ik de afgelopen jaren alles redelijk auto-didactisch doorgekomen. Toch leek het me goed om ook op een wat formelere manier met mijn ontwikkeling om te gaan. Vond mijn werkgever ook. Het geheel aan kennis en vaardigheden op het terrein van Informatiemanagement is bij mij organisch gegroeid in de loop der tijd. Niet verkeerd, maar het werd tijd dit terrein verder te ontdekken volgens een vastgesteld programma. Met leerdoelen enzo. 😉

Ik hoop komende tijd op deze blog te kunnen vertellen wat het me heeft gebracht!

Drop-IT: Snel foto’s verplaatsen naar dagalbums

Schiet je dagelijks met je mobieltje foto’s, sommige op kiekjes-niveau, andere iets meer arty-farty, merk je na 2 maanden dat je 600 foto’s hebt waar je geen wijs meer uit kunt. Wel natuurlijk per stuk, maar om te archiveren is het teveel in één keer.

Mijn foto-archief kent jaarmappen en eronder ‘gebeurtenis-mappen’. Deze beginnen allemaal met de datum, maar dan wel zoals XKCD ze adviseert, gevolgd door een omschrijving. Deze mapnamen zorgen ervoor dat alfabetisch ordenen tegelijk chronologisch ordenen is, vandaar.

Handmatig is mijn foto-archief workflow als volgt:

Sorteer de hele “DCIM” map op je mobiel op datum.
Kopieer de foto’s van dezelfde datum naar een map met die datumcode.

Niet erg als je dit wekelijks bijhoudt, maar na een halfjaar is een ander verhaal. Met DropIt kun je dit automatiseren. Overigens niet alleen voor foto’s, DropIt kan allerlei bestanden ‘processen’. Werkt als volgt:

Kies het bestandstype dat je wilt behandelen. In dit geval “.jpg”.
Kies welke actie moet plaatsvinden. Kopiëren, verplaatsen etc.
Kies doelmap. Bij mij “C:…MediaFoto2013%DateTaken%
Sleep de bestanden op het DropIt icoon. Drop maakt eerst een lijst van alle acties die het gaat uitvoeren. Deze kun je eventueel eerst controleren.
Druk op “Play”.

In de derde stap wordt dus een map gemaakt op basis van de datum waarop de foto genomen is. Alle foto’s worden zo gesorteerd over dagalbums.

Listary – Navigeren als toetsenist

Soms heb ik liever 10 tooltjes die elk 1 ding goed doen dan een suite die 100 dingen half doet. In deze categorie valt ook Listary. Voor de Windows gebruikers weliswaar. Listary integreert met de Verkenner en toont de mappen die de letters bevatten die je typt. Dus in plaats van met de muis aanklikken, map openen, scrollen, klikken etc navigeer je met je keyboard. Voor de toetsenisten onder ons dus.

Eenmaal gewend heeft het de snelheid waarmee ik mappen of bestanden kan vinden en openen enorm verhoogd. Voorbeelden:

Stel, je kijkt tegen een map aan met 80 submappen en degene die je nodig hebt bevat “Onderwijs”. Open de map, type “ond” (eventueel met de pijl naar beneden als er meerdere zijn) en ‘enter’ voor het openen van de map. Zie afbeelding hierboven.
Stel, je wilt iets opslaan in Office of een andere applicatie, met het dialoogvenster “Bestand opslaan” en je moet navigeren naar een map die je in Verkenner al open hebt. Wissel naar de Verkenner (met Alt+Tab) en wissel terug naar je applicatie. Listary past nu de locatie om op te slaan aan, naar de map die je als laatste in Verkenner open had.

De snelheid helpt mij om te blijven filen i.p.v. te pilen.

Demo kan hier bekeken worden:

[yframe url=’http://www.youtube.com/watch?v=dpC7sTOQE3U’]

Filen of pilen?

Original artwork by Shehan Peruma

Ik heb iets met mappen. Die waarin bestandjes staan op je harde schijf. Ze moeten voor mijn gevoel kloppen. Samen moeten ze een boom vormen die elk huidig bestandje precies één logische plek biedt. Tegelijkertijd moet er af en toe een tak bij kunnen komen. Als ik bij anderen hun “Mijn Documenten” zie krijg ik jeuk. Niet zozeer omdat mijn logica niet de hunne is, maar omdat er vaak spraak is van volstrekte willekeur in het opslaan van bestanden. Dat uit zich op 2 manieren: niet snel iets terug kunnen vinden en niet kunnen back-uppen. (Backuppen begint meestal met de vraag WAT je zou willen backuppen. Vervolgens backuppen veel mensen voor de zekerheid dan maar hun hele harde schijf. Inclusief tijdelijke systeembestanden enzo.)

De twee benaderingen kennen hun tegenhanger in de analoge wereld: “filen” of “pilen”. Archiveren of stapelen dus. Met levendige discussies over voors en tegens. Thomas Malone benoemde deze twee manieren al in 1983 in zijn onderzoek “How do people organize their desk?“. Hij zag het verband tussen problemen met classificeren van papieren documenten en het classificeren van informatie in systemen. De wat meer OCD-eske types onder ons kunnen dit wel, terloops en soms niet anders. Overbodig te vermelden tot welke categorie ik behoor. 😉

Dat platforms soms niet eens meer mappen-in-mappen toestaan helpt in mijn ogen ook niet mensen met nadenken over hoe ze hun waardevolle data bewaren. Alles onder het motto: wij helpen je wel met vinden, jij hoeft niet na te denken over zoiets barbaars als bestandslocaties.

Nu is mijn eigen mappenstructuur organisch ontstaan. Achteraf terugkijkend kan ik alleen de volgende tips geven als je wèl wilt opbergen in plaats van stapelen.

Laat je niet dwingen bestanden op te slaan op type, in de map die je operating systeem (OS) kiest. Zoals “Mijn afbeeldingen”, “Mijn Muziek”, “Gedeelde Documenten” of andere profielmappen. Die dan weer veranderen bij een nieuwe versie van je OS. Voor de Windows gebruikers: ik heb de opslag in profielmappen of nog erger, bibliotheken, helemaal uitgebannen.
Laag 1: Kies ergens één hoofdmap voor de opslag van eigen en gedeelde bestanden. Dit is de stam van je boom.
Laag 2: Maak op de laag eronder hoofdmappen op personen, groepen of contexten (Werk, Prive, etc).
Laag 3: Maak een paar hoofdmappen aan op onderwerp. Voor mijn privébestanden zijn dit bijvoorbeeld “Media”, “Administratie” en “Hobby”. Voor mijn werk: “Dossiers”, “Projecten”, “Netwerken”, “Overleg”, etc.
Laag 4: Pas op deze laag maak ik jaarmappen (bijvoorbeeld foto’s van 2012, 2013 etc.) of sub-onderwerpen.
Ga niet te rigide om met bovenstaande lagen. Voor laag 2 tot en met 4 kun je best iets anders kiezen. Belangrijker is dat je bij het opslaan van bestanden je er aan houdt.
Als een bestand eigenlijk 2 logische opslagmappen kent, kies er dan eentje en wees er consequent in.

Zoektocht naar het ideale GTD systeem

Original artwork by Susan Barrett Price

Het is al een jaar of vier geleden dat ik David Allen‘s boek over ‘Getting Things Done‘ las. Ik vond de eenvoud van het proces en de belofte van stressvrije productiviteit aantrekkelijk. Toch is de belofte, een paar jaar verder, niet ingevuld en het ligt compleet aan mezelf. Terugkijkend trap ik in een paar klassieke valkuilen:

Verwachten dat de juiste tooling alles oplost. Nu ben ik de laatste om te zeggen dat goede software niet helpt, maar eigenlijk zijn er ontzettend veel apps en systemen die GTD ondersteunen. Achteraf had ik er eerst meer moeten uittesten, een langere tijd onder verschillende omstandigheden ze moeten proberen om dan pas een keus te maken. Om vervolgens bij mijn keus te blijven. Afgelopen jaren heb ik WordPress, Google Spreadsheets, Excel, Google Tasks, Microsoft OneNote en Evernote gebruikt. Deze kunnen allemaal min of meer GTD, mits juist ingericht. David moedigt aan tot het creëren van een systeem dat je vertrouwt. Dat gaat niet als je zelf de hele tijd wisselt van systeem zelf.
Het skippen van weekly reviews. Er blijkt altijd enige overhead nodig te zijn om je taken en binnengekomen zaken te verwerken. Het meeste doe je gaande weg. Echter in je weekly review loop je alles na en voorkom je losse eindjes. Dus deze skippen, leidt tot losse eindjes, wat weer voorkomt dat je je eigen systeem vertrouwt. Waardoor er weer mentale-onthouden-rommel blijft bestaan. Waardoor stress weer toeneemt. Soms is het overslaan van weekly reviews begrijpelijk vanwege drukte. Maar losse eindjes in je taken kosten later meer tijd om recht te trekken. Je bijt je in de staart dus.
Een worsteling van heel andere aard is het onderscheid maken tussen notitities, taken, lijsten en overzichten. Als een systeem eigenlijk voor notities bedoelt is en meerdere ‘ next actions’ bevat die onder verschillende contexten vallen, dan is hier geen overzicht van te maken. Of je moet handmatig tijdens de verwerken alles verpaatsten van een notitie ‘Inbox’ naar een notitite ‘@overleg’ bijvoorbeeld. Notitiesystemen die items op bulletlijsten plaatsen BINNEN een notitie hebben moeite om overzicht te bieden van die items die horen bij ‘Wachten’, ‘Next Action’ of ‘ Someday’ etc. Je kunt nu eenmaal items op lijsten niet behandelen als data, met bijvoorbeeld Evernote en OneNote.

Ik ga in ieder geval wekelijks meer tijd inruimen voor het beheer van mijn ‘next actions’…

Zegt de ene eindgebruiker tegen de andere … #1

(BYOD sketchnote by Makayla Lewis)

Eindgebruiker X:
“Mijn eigen apparaat meenemen naar mijn werk? Maar je denkt toch zeker niet dat ik mijn eigen telefoon of tablet ga gebruiken voor mijn werk? Als mijn baas wil dat ik iets doe dan moet hij ook maar voor het apparaat zorgen! En hoe noem je dat … Bring your own device? Praat eens normaal Nederlands.”

Manager Y:
“OK, we kunnen mensen zeker niet dwingen hun eigen device te gebruiken, maar als ze het wel zouden willen, dan gaan we dat ook mogelijk maken. X, je mag er eentje uitzoeken op mijn kosten. Dat noemen we dan … Bring your corporate device. Dat is normaal Engels.”

Eindgebruiker X:
“Wat???? Ik heb al een apparaat van mezelf, je denkt toch zeker niet dat ik met 2 apparaten ga rondlopen?”

Mijn visie:

Denk als management na over beide mogelijkheden en maak een keus. Praktische handreikingen vind je in het laatste boekje in de Hoe?Zo! reeks.
Probeer als eindgebruiker niet de toegang tot je eigen informatie onmogelijk te maken, dan lijkt het erop alsof je niet wilt. Eerst mopperen dat je niet bij je informatie kan om vervolgens daarna geen apparaat te willen, klinkt als weerstand of moeite met verandering.

Nota bene: Elke gelijkenis met bestaande personen en situaties is op toeval gebaseerd.

Voor vakantie: Andermans blog omzetten naar een boek met Book Smith

Ik loop ontzettend achter in mijn leeswerk. De meeste nieuws-achtige zaken volg ik wel via Feedly, maar sommige blogs lenen zich meer voor slowreading. Dat doe ik dan liever ergens op een rustige offline plaats, bijvoorbeeld op vakantie. Offline omdat je aandacht dan niet door social-media wordt afgeleid, maar vaak ook omdat je op plaatsen bent zonder wifi of goedkope 3G (buitenland dus).

Hoe krijg je nu de content van een blog offline, zodat je deze later op je gemak kunt lezen?

Eerst dacht ik aan diensten als Instapaper en Pocket, maar dan moet je elke blogpost per stuk daar naartoe zetten. Kost maar 2 klikken, maar is voor 100 posts achteraf toch wat bewerkelijk. Werkt wel als je ze gaandeweg op zou sparen. Ik zocht eigenlijk meer aan een dienst die een heel blog, inclusief afbeeldingen, exporteert naar PDF.

Gaat als volgt:

Zoek de site op die je als boek wilt hebben.
Kopieer het webadres.
Ga naar BookSmith en klik op “Start Now!”.
Vul het adres in en selecteer het platform (het blogsysteem kan zijn WordPress of Blogger).
Kies een aantal posts of datumbereik.
Klik op “Get the Posts!”.
Kies eventueel welke posts je niet wilt en in welke chronologische volgorde.
Klik op “Continue”.
Kies eventueel een kaft en titel etc.
Klik op “Create my book!” en wacht een paar minuten desnoods.
Klik op “Download e-book!” om het PDF-je te krijgen.

Let wel: ik doe dit natuurlijk alleen voor persoonlijk gebruik om iets offline te kunnen lezen wat normaal gesproken gewoon open op het internet gepubliceerd is. Anders lijkt het alsof je er met andermans content vandoor gaat. 😉

Excel vba macro om rijen te kopiëren gebaseerd op de waarde van een cell

Deze is alleen voor de Excel-nerds onder ons!

Om data van DUO klaar te maken voor Fineo (voor mijn visualisatie van doorstroom PO-VO), moest ik rijen dupliceren. De data zegt bijvoorbeeld dat van school X er 3 leerlingen naar school Y gaan. Dan is het nodig voor Sankey diagrammen dat de stroom van school X naar school Y 3x vermeld wordt.

Nu bevatte het bestand zo’n 47.000 records. Dus handmatig dit doen, is niet te doen. Ik vond een macro die het volgende kan:

Zoek op werkblad 1 in rij 1 en kolom X naar een waarde. (In dit geval het aantal leerlingen dat doorstroomt.)
Kopieer op werkblad 2 deze rij precies zo vaak als de gevonden waarde.
Ga door voor de volgende rij op werkblad 1.

De code klopte alleen niet meer helemaal voor de huidige Office versie en werkte ook niet met grote aantallen records. Hieronder mijn versie:

[code lang=”vb”]
Sub DuplicateRows()
Dim currentRow As Long
Dim currentNewSheetRow As Long: currentNewSheetRow = 1

For currentRow = 1 To 32768 ‘The last row of your data
Dim timesToDuplicate As Integer
timesToDuplicate = CInt(Worksheets("Sheet1").Range("J" & currentRow).Value)
Dim i As Integer
For i = 1 To timesToDuplicate
Worksheets("Sheet2").Range("A" & currentNewSheetRow).Value = Worksheets("Sheet1").Range("A" & currentRow).Value
Worksheets("Sheet2").Range("B" & currentNewSheetRow).Value = Worksheets("Sheet1").Range("B" & currentRow).Value
Worksheets("Sheet2").Range("C" & currentNewSheetRow).Value = Worksheets("Sheet1").Range("C" & currentRow).Value
Worksheets("Sheet2").Range("D" & currentNewSheetRow).Value = Worksheets("Sheet1").Range("D" & currentRow).Value
Worksheets("Sheet2").Range("E" & currentNewSheetRow).Value = Worksheets("Sheet1").Range("E" & currentRow).Value
Worksheets("Sheet2").Range("F" & currentNewSheetRow).Value = Worksheets("Sheet1").Range("F" & currentRow).Value
Worksheets("Sheet2").Range("G" & currentNewSheetRow).Value = Worksheets("Sheet1").Range("G" & currentRow).Value
Worksheets("Sheet2").Range("H" & currentNewSheetRow).Value = Worksheets("Sheet1").Range("H" & currentRow).Value
Worksheets("Sheet2").Range("I" & currentNewSheetRow).Value = Worksheets("Sheet1").Range("I" & currentRow).Value
currentNewSheetRow = currentNewSheetRow + 1
Next i
Next currentRow
End Sub
[/code]

Om dit voor andere bestanden te gebruiken, moet de code andere waardes hebben voor het maximale aantal rijen, de kolom waar op gezocht wordt (hier was dat “J”) en het aantal velden dat gekopieerd moet worden.

Doorstroom van primair naar voorgezet onderwijs met Sankey diagrammen

DUO heeft een datadump vrijgegeven met aantallen leerlingen die doorstromen van PO naar VO. Tof, die open onderwijsdata. Net als toen de Vereniging Hoge Scholen kwam met doorstroom data van MBO naar HBO, heb ik ook nu weer Sankey diagrammen gemaakt. Hieronder zie je dit voor de scholen van Voortgezet Onderwijs uit RMC regio 35, inclusieef vestigingsplaats.

Het overzicht kan ‘live’ worden bekeken op de site van Fineo, de tool waar deze visualisatie mee gemaakt is. De reden dat ik alleen RMC Regio 35 toon is dat de datadump anders te groot wordt (maximaal 10 MB) en omdat je anders alleen de 10 grootste aanleverende en ontvangende scholen van heel Nederland krijgt. Als je links kiest voor “Instellingsnaam PO” en rechts voor “Instellingsnaam VO” dan kun je met de muis de stromen laten ‘oplichten’.

Als je je eigen school ‘gewoon’ in excel wilt terugzoeken, dan kan dat ook:

Download mijn excel bestand van de DUO data.
Optie 1: Ga naar tabblad “Draaitabel Ontvangende VO”
Kies boven voor het BRIN nummer of naam van de PO school.
De ontvangende VO scholen met aantallen verschijnen er onder.
Optie 2: Ga naar tabblad “Draaitabel Toeleverende PO”
Kies boven voor het BRIN nummer of naam van de VO school.
De toeleverende PO scholen met aantallen verschijnen er onder.

Spelen met data en visualisaties, blijft een hobby. Deze keer aangemoedigd door Reinout van Brakel, via zijn blog. 😉

Toelichting van DUO op de telling:

Om het aantal doorstromers te bepalen is in BRON een selectie gemaakt van leerlingen die op peildatum 1 oktober een geldige inschrijving hadden in het primair onderwijs en op peildatum 1 oktober in het jaar daarna een geldige en bekostigde inschrijving in het voorgezet onderwijs. Aan deze groep deelnemers zijn instellingsgegevens uit BRIN gekoppeld.