GTD

Zoektocht naar het ideale GTD systeem

GTD

Original artwork by Susan Barrett Price

Het is al een jaar of vier geleden dat ik David Allen’s boek over ‘Getting Things Done‘ las. Ik vond de eenvoud van het proces en de belofte van stressvrije productiviteit aantrekkelijk. Toch is de belofte, een paar jaar verder, niet ingevuld en het ligt compleet aan mezelf. Terugkijkend trap ik in een paar klassieke valkuilen:

  • Verwachten dat de juiste tooling alles oplost. Nu ben ik de laatste om te zeggen dat goede software niet helpt, maar eigenlijk zijn er ontzettend veel apps en systemen die GTD ondersteunen. Achteraf had ik er eerst meer moeten uittesten, een langere tijd onder verschillende omstandigheden ze moeten proberen om dan pas een keus te maken. Om vervolgens bij mijn keus te blijven. Afgelopen jaren heb ik WordPress, Google Spreadsheets, Excel, Google Tasks, Microsoft OneNote en Evernote gebruikt. Deze kunnen allemaal min of meer GTD, mits juist ingericht. David moedigt aan tot het creëren van een systeem dat je vertrouwt. Dat gaat niet als je zelf de hele tijd wisselt van systeem zelf.
  • Het skippen van weekly reviews. Er blijkt altijd enige overhead nodig te zijn om je taken en binnengekomen zaken te verwerken. Het meeste doe je gaande weg. Echter in je weekly review loop je alles na en voorkom je losse eindjes. Dus deze skippen, leidt tot losse eindjes, wat weer voorkomt dat je je eigen systeem vertrouwt. Waardoor er weer mentale-onthouden-rommel blijft bestaan. Waardoor stress weer toeneemt. Soms is het overslaan van weekly reviews begrijpelijk vanwege drukte. Maar losse eindjes in je taken kosten later meer tijd om recht te trekken. Je bijt je in de staart dus.
  • Een worsteling van heel andere aard is het onderscheid maken tussen notitities, taken, lijsten en overzichten. Als een systeem eigenlijk voor notities bedoelt is en meerdere ‘ next actions’ bevat die onder verschillende contexten vallen, dan is hier geen overzicht van te maken. Of je moet handmatig tijdens de verwerken alles verpaatsten van een notitie ‘Inbox’ naar een notitite ‘@overleg’ bijvoorbeeld. Notitiesystemen die items op bulletlijsten plaatsen BINNEN een notitie hebben moeite om overzicht te bieden van die items die horen bij ‘Wachten’, ‘Next Action’ of ‘ Someday’  etc. Je kunt nu eenmaal items op lijsten niet behandelen als data, met bijvoorbeeld Evernote en OneNote.

Ik ga in ieder geval wekelijks meer tijd inruimen voor het beheer van mijn ‘next actions’…

GTD Desktop Wallpaper

gtd-desktop-wallpaper-wxga-klein

Ik ben al een tijdje GTD fan, alhoewel elk systeem staat of valt met het gedrag van de gebruiker, in mijn geval de mijne dus 😉 . Omdat ik op mijn desktop vrijwel nooit verander van achtergrond èn ik de GTD-workflow wat meer voor ogen wil hebben, dacht ik: Zou er ook een GTD Wallpaper zijn? Blijkt natuurlijk al lang door anderen gemaakt te zijn. Toch wilde ik er zelf ook een maken.

Eerst onderzocht welke schermresoluties ik heb en er veel gebruikt worden. En vervolgens de bovenste drie gemaakt. Omdat ik geen zin had in iets uitgebreids als photoshop of zo, wilde ik Powerpoint gebruiken waarmee ik een dia opsla als jpg. Om dan precies op de schermresoluties uit te mikken, kwam ik achter de verhouding waarin powerpoint jpg’s produceert: Voor elke centimeter van de dia, worden er 37,8 dots gemaakt. Als je de maten in onderstaande bestanden bekijkt, zul je ze omgerekend zien. O ja, PPTX, sorry…

Verwacht niet teveel qua stijl: gewoon een blauw gradient met pijlen en boxen. Expres gedaan, omdat productiviteit van mij een beetje “clean” mag zijn.

XVGA: 1024×768 PPT en JPG

WXGA: 1280×800 PPT en JPG

SXGA: 1280×1024 PPT en JPG

En alles natuurlijk onder de “Creative Commons Naamsvermelding-Niet-commercieel-Gelijk delen 3.0” licentie. Mag ik doen, want niet in de baas zijn tijd… 😉
Creative Commons License
GTD Desktop Wallpaper van Joel de Bruijn is in licentie gegeven volgens een Creative Commons Naamsvermelding-Niet-commercieel-Gelijk delen 3.0 Unported licentie.
Gebaseerd op een werk op www.blogisch.nl .