Zoektocht naar het ideale GTD systeem

GTD

Original artwork by Susan Barrett Price

Het is al een jaar of vier geleden dat ik David Allen’s boek over ‘Getting Things Done‘ las. Ik vond de eenvoud van het proces en de belofte van stressvrije productiviteit aantrekkelijk. Toch is de belofte, een paar jaar verder, niet ingevuld en het ligt compleet aan mezelf. Terugkijkend trap ik in een paar klassieke valkuilen:

  • Verwachten dat de juiste tooling alles oplost. Nu ben ik de laatste om te zeggen dat goede software niet helpt, maar eigenlijk zijn er ontzettend veel apps en systemen die GTD ondersteunen. Achteraf had ik er eerst meer moeten uittesten, een langere tijd onder verschillende omstandigheden ze moeten proberen om dan pas een keus te maken. Om vervolgens bij mijn keus te blijven. Afgelopen jaren heb ik WordPress, Google Spreadsheets, Excel, Google Tasks, Microsoft OneNote en Evernote gebruikt. Deze kunnen allemaal min of meer GTD, mits juist ingericht. David moedigt aan tot het creëren van een systeem dat je vertrouwt. Dat gaat niet als je zelf de hele tijd wisselt van systeem zelf.
  • Het skippen van weekly reviews. Er blijkt altijd enige overhead nodig te zijn om je taken en binnengekomen zaken te verwerken. Het meeste doe je gaande weg. Echter in je weekly review loop je alles na en voorkom je losse eindjes. Dus deze skippen, leidt tot losse eindjes, wat weer voorkomt dat je je eigen systeem vertrouwt. Waardoor er weer mentale-onthouden-rommel blijft bestaan. Waardoor stress weer toeneemt. Soms is het overslaan van weekly reviews begrijpelijk vanwege drukte. Maar losse eindjes in je taken kosten later meer tijd om recht te trekken. Je bijt je in de staart dus.
  • Een worsteling van heel andere aard is het onderscheid maken tussen notitities, taken, lijsten en overzichten. Als een systeem eigenlijk voor notities bedoelt is en meerdere ‘ next actions’ bevat die onder verschillende contexten vallen, dan is hier geen overzicht van te maken. Of je moet handmatig tijdens de verwerken alles verpaatsten van een notitie ‘Inbox’ naar een notitite ‘@overleg’ bijvoorbeeld. Notitiesystemen die items op bulletlijsten plaatsen BINNEN een notitie hebben moeite om overzicht te bieden van die items die horen bij ‘Wachten’, ‘Next Action’ of ‘ Someday’  etc. Je kunt nu eenmaal items op lijsten niet behandelen als data, met bijvoorbeeld Evernote en OneNote.

Ik ga in ieder geval wekelijks meer tijd inruimen voor het beheer van mijn ‘next actions’…

2 comments

  1. He Joeltje,
    Wat een herkenning! Bij ons ging dat tot nu toe toch ook steeds zo? Het begint met een goede start maar bij drukte is het eerste wat je loslaat precies dat wat je nodig hebt om het overzicht te bewaren en geen ‘nerve-breakdown’ te krijgen…

    Zo’n systeem werkt alleen als je het he-le-maal vult en je er volledig op kunt vertrouwen. En als je je diciplineert in het juiste gebruik ervan natuurlijk.

    El en ik hebben nu een nieuwe starte gemaakt en zijn – as we speak – druk bezig ons leven volledig en compleet in een GTD-systeem te persen.

    En ik heb er een mooi en veelbelovend tooltje voor gevonden! Cloud based, dat wel, maar ik ben van plan om hem zelf na te bouwen voor het geval we in de toekomst internetloos door het leven zouden moeten.

    We hebben de tool getest en het lijkt te werken! Url is: https://ohja.nl/

    K ga er nog een blogje over schrijven. Linkje volgt.

    Binnenkort eens ff sparren?

    Ar

  2. Nederlandse bodem, voor de PRISM samenzweerders! 😉
    EN GTD als standaard functionaliteit, ipv veel functionaliteit waarmee je kunt GTD als je het precies inricht. (Volgt GTD van zichzelf al ‘out of the box’).

    Nu niet meer als eerste loslaten …. 😉

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s