Zegt de ene eindgebruiker tegen de andere … #1

Makayla Lewis on BYOD
(BYOD sketchnote by Makayla Lewis)

Eindgebruiker X:
“Mijn eigen apparaat meenemen naar mijn werk? Maar je denkt toch zeker niet dat ik mijn eigen telefoon of tablet ga gebruiken voor mijn werk? Als mijn baas wil dat ik iets doe dan moet hij ook maar voor het apparaat zorgen! En hoe noem je dat … Bring your own device? Praat eens normaal Nederlands.”

Manager Y:
“OK, we kunnen mensen zeker niet dwingen hun eigen device te gebruiken, maar als ze het wel zouden willen, dan gaan we dat ook mogelijk maken. X, je mag er eentje uitzoeken op mijn kosten. Dat noemen we dan … Bring your corporate device. Dat is normaal Engels.”

Eindgebruiker X:
“Wat???? Ik heb al een apparaat van mezelf, je denkt toch zeker niet dat ik met 2 apparaten ga rondlopen?”

Mijn visie:

  • Denk als management na over beide mogelijkheden en maak een keus. Praktische handreikingen vind je in het laatste boekje in de Hoe?Zo! reeks.
  • Probeer als eindgebruiker niet de toegang tot je eigen informatie onmogelijk te maken, dan lijkt het erop alsof je niet wilt. Eerst mopperen dat je niet bij je informatie kan om vervolgens daarna geen apparaat te willen, klinkt als weerstand of moeite met verandering.

Nota bene: Elke gelijkenis met bestaande personen en situaties is op toeval gebaseerd.

Voor vakantie: Andermans blog omzetten naar een boek met Book Smith

BookSmith

Ik loop ontzettend achter in mijn leeswerk. De meeste nieuws-achtige zaken volg ik wel via Feedly, maar sommige blogs lenen zich meer voor slowreading. Dat doe ik dan liever ergens op een rustige offline plaats, bijvoorbeeld op vakantie. Offline omdat je aandacht dan niet door social-media wordt afgeleid, maar vaak ook omdat je op plaatsen bent zonder wifi of goedkope 3G (buitenland dus).

Hoe krijg je nu de content van een blog offline, zodat je deze later op je gemak kunt lezen?

Eerst dacht ik aan diensten als Instapaper en Pocket, maar dan moet je elke blogpost per stuk daar naartoe zetten. Kost maar 2 klikken, maar is voor 100 posts achteraf toch wat bewerkelijk. Werkt wel als je ze gaandeweg op zou sparen. Ik zocht eigenlijk meer aan een dienst die een heel blog, inclusief afbeeldingen, exporteert naar PDF.

Gaat als volgt:

  • Zoek de site op die je als boek wilt hebben.
  • Kopieer het webadres.
  • Ga naar BookSmith en klik op “Start Now!”.
  • Vul het adres in en selecteer het platform (het blogsysteem kan zijn WordPress of Blogger).
  • Kies een aantal posts of datumbereik.
  • Klik op “Get the Posts!”.
  • Kies eventueel welke posts je niet wilt en in welke chronologische volgorde.
  • Klik op “Continue”.
  • Kies eventueel een kaft en titel etc.
  • Klik op “Create my book!” en wacht een paar minuten desnoods.
  • Klik op “Download e-book!” om het PDF-je te krijgen.

Let wel: ik doe dit natuurlijk alleen voor persoonlijk gebruik om iets offline te kunnen lezen wat normaal gesproken gewoon open op het internet gepubliceerd is. Anders lijkt het alsof je er met andermans content vandoor gaat. 😉

Excel vba macro om rijen te kopiëren gebaseerd op de waarde van een cell

Excel

Deze is alleen voor de Excel-nerds onder ons!

Om data van DUO klaar te maken voor Fineo (voor mijn visualisatie van doorstroom PO-VO), moest ik rijen dupliceren. De data zegt bijvoorbeeld dat van school X er 3 leerlingen naar school Y gaan. Dan is het nodig voor Sankey diagrammen dat de stroom van school X naar school Y 3x vermeld wordt.

Nu bevatte het bestand zo’n 47.000 records. Dus handmatig dit doen, is niet te doen. Ik vond een macro die het volgende kan:

  • Zoek op werkblad 1 in rij 1 en kolom X naar een waarde. (In dit geval het aantal leerlingen dat doorstroomt.)
  • Kopieer op werkblad 2 deze rij precies zo vaak als de gevonden waarde.
  • Ga door voor de volgende rij op werkblad 1.

De code klopte alleen niet meer helemaal voor de huidige Office versie en werkte ook niet met grote aantallen records. Hieronder mijn versie:

[code lang=”vb”]
Sub DuplicateRows()
Dim currentRow As Long
Dim currentNewSheetRow As Long: currentNewSheetRow = 1

For currentRow = 1 To 32768 ‘The last row of your data
Dim timesToDuplicate As Integer
timesToDuplicate = CInt(Worksheets("Sheet1").Range("J" & currentRow).Value)
Dim i As Integer
For i = 1 To timesToDuplicate
Worksheets("Sheet2").Range("A" & currentNewSheetRow).Value = Worksheets("Sheet1").Range("A" & currentRow).Value
Worksheets("Sheet2").Range("B" & currentNewSheetRow).Value = Worksheets("Sheet1").Range("B" & currentRow).Value
Worksheets("Sheet2").Range("C" & currentNewSheetRow).Value = Worksheets("Sheet1").Range("C" & currentRow).Value
Worksheets("Sheet2").Range("D" & currentNewSheetRow).Value = Worksheets("Sheet1").Range("D" & currentRow).Value
Worksheets("Sheet2").Range("E" & currentNewSheetRow).Value = Worksheets("Sheet1").Range("E" & currentRow).Value
Worksheets("Sheet2").Range("F" & currentNewSheetRow).Value = Worksheets("Sheet1").Range("F" & currentRow).Value
Worksheets("Sheet2").Range("G" & currentNewSheetRow).Value = Worksheets("Sheet1").Range("G" & currentRow).Value
Worksheets("Sheet2").Range("H" & currentNewSheetRow).Value = Worksheets("Sheet1").Range("H" & currentRow).Value
Worksheets("Sheet2").Range("I" & currentNewSheetRow).Value = Worksheets("Sheet1").Range("I" & currentRow).Value
currentNewSheetRow = currentNewSheetRow + 1
Next i
Next currentRow
End Sub
[/code]

Om dit voor andere bestanden te gebruiken, moet de code andere waardes hebben voor het maximale aantal rijen, de kolom waar op gezocht wordt (hier was dat “J”) en het aantal velden dat gekopieerd moet worden.

Doorstroom van primair naar voorgezet onderwijs met Sankey diagrammen

DUO heeft een datadump vrijgegeven met aantallen leerlingen die doorstromen van PO naar VO. Tof, die open onderwijsdata. Net als toen de Vereniging Hoge Scholen kwam met doorstroom data van MBO naar HBO, heb ik ook nu weer Sankey diagrammen gemaakt. Hieronder zie je dit voor de scholen van Voortgezet Onderwijs uit RMC regio 35, inclusieef vestigingsplaats.

PO VO RMC Regio 35

 

 

Het overzicht kan ‘live’ worden bekeken op de site van Fineo, de tool waar deze visualisatie mee gemaakt is. De reden dat ik alleen RMC Regio 35 toon is dat de datadump anders te groot wordt (maximaal 10 MB) en omdat je anders alleen de 10 grootste aanleverende en ontvangende scholen van heel Nederland krijgt. Als je links kiest voor “Instellingsnaam PO” en rechts voor “Instellingsnaam VO” dan kun je met de muis de stromen laten ‘oplichten’.

Als je je eigen school ‘gewoon’ in excel wilt terugzoeken, dan kan dat ook:

  • Download mijn excel bestand van de DUO data.
  • Optie 1: Ga naar tabblad “Draaitabel Ontvangende VO”
  • Kies boven voor het BRIN nummer of naam van de PO school.
  • De ontvangende VO scholen met aantallen verschijnen er onder.
  • Optie 2: Ga naar tabblad “Draaitabel Toeleverende PO”
  • Kies boven voor het BRIN nummer of naam van de VO school.
  • De toeleverende PO scholen met aantallen verschijnen er onder.

Spelen met data en visualisaties, blijft een hobby. Deze keer aangemoedigd door Reinout van Brakel, via zijn blog. 😉

Toelichting van DUO op de telling:

Om het aantal doorstromers te bepalen is in BRON een selectie gemaakt van leerlingen die op peildatum 1 oktober een geldige inschrijving hadden in het primair onderwijs en op peildatum 1 oktober in het jaar daarna een geldige en bekostigde inschrijving in het voorgezet onderwijs. Aan deze groep deelnemers zijn instellingsgegevens uit BRIN gekoppeld.

saMBO-ICT Qlikvieuw Gebruikersdag

Ik ben vandaag in Woerden bij de saMBO-ICT Qlikview Gebruikersdag. We hebben onze eerste ervaringen met Qlikview achter de rug, maar voor verdere uitbouw ben ik blij dat we kunnen ‘gluren bij de buren’. Hieronder een verslag van het ochtendprogramma.

Resultatenbox versie 2.0 

Arjan Brands, van het Graafschap College, vertelt over de volgende versie van de Resultatenbox. (Voor wie inhoudelijk een voorbeeld wil zien hoe je die tot nu toe kunt vormgeven klik hier.) De indicatoren zijn gebaseerd op de informatie-encyclopedie. Hij heeft hier al eerder over gepresenteerd. Technisch is het ontwerp alsvolgt:

Globaal ontwerp resultatenbox met qlikview

Arjan toont hoe je met Qlikview de indicatoren in beeld kunt brengen om informatie door de jaren heen te tonen. Als je ‘ontdekkend’ bezig wil zijn, dan klik je op de grafieken om meer details in beeld te brengen. Zo zijn cijfers per sector, opleiding, schooljaar etc. in beeld te brengen.

Wim Konings vult aan, over wat de inspectie doet met de getallen:

  • Ze nemen een BRON foto. Ondertussen vertellen ze gelukkig wel welke versie van welke datum.
  • Ze maken hier een “1-cijfer MBO Plus” bestand van.
  • De aggregatie en conclusies hieruit worden gebruikt om met scholen de dialoog aan te gaan.
  • De manier waarop deze cijfers tot stand komen is niet geheel duidelijk, ondanks documentatie.

Hij benadrukt wel, dat als je als instelling kunt aantonen dat je ‘in control’ bent, de gesprekken niet zozeer gaan over de verschillen tussen eigen cijfers en die van inspectie. Dan kan de dialoog juist gaan over de kwaliteit van je onderwijs. Volgens mij heeft dit te maken met wat de inspectie “verdiend vertrouwen” noemt.

In- en doorstroom monitor 

André Mensink, van Aventus, presenteert hun ‘Visgraat’. Deze rapportage laat alle in-, door- en uitstroom zien van studenten. Uitgangspunt is de 1 oktobertelling van een jaar. VSV uitstroom sluit aan bij de DUO rapportages. Visueel uit het zich als een aantal vertakkingen, waarbij alle deelnemers op een peildatum worden opgesplitst in:

  • Blijvers
    • Switchers
      • Andere Sector
      • Binnen Sector
    • Niet-switchers
      • Geslaagd en doorgestroomd.
      • Administratieve wijziging
      • Overig
  • Uitstromers
    • Potentiële VSV
      • VSV Definitief
      • Herinschrijving DUO
    • Niet VSV
      • Uitstroom met diploma
      • Uitstroom zonder diploma

In elke tak wordt een aantal genoemd. Als je iets opvalt, dan kun je er op klikken om meer details te zien, tot op individu. Het ondersteunt dan zowel sturing als analyse.

De koppeltabel en omgevingsinformatie

Wim Konings, van het Graafschap College geeft een korte presentatie van een Qlikview, gebaseerd op de nieuwe koppeltabel en de bekostigingstellingen van alle instellingen in Nederland. Deze koppeltabel is gebaseerd op CREBO lijsten zoals Onderwijsdata van DUO deze toont. Doordat deze tabel alle informatie bevat van alle MBO instellingen van Nederland wordt benchmarking in de toekomst mogelijk. Hij demonstreert hoe je snel van MBO instellingen informatie in beeld brengt. Waar ik dan zelf op hoop is een variant die MBO-HBO Doorstroom toont op basis van de verse data als deze verschijnt en nog eentje die kansopwerk.nl data er bij haalt om je opleidingsassortiment te analyseren.

Op welke wijze QlikView de bedrijfsvoering van het Hoornbeeck College ondersteunt

Evert Floor, van het Hoornbeeck College, geeft een korte presentatie waarin aan de hand van KPI’s gebaseerd op data uit onder andere Eduarte, Raet en AFAS een beeld wordt geschetst van het grip krijgen op de bedrijfsvoering. Zijn motto is overal bruikbaar: “Pak niet teveel op en goed=goed”. Ze hebben in Qlikview rapportages gebouwd:

  • Voor Finance: die tonen financiële budgetten en de realisatie ervan. Voor managers uit zich dit als meters op instelling- en locatieniveau of als detailrapportages voor verdere analyse.
  • Voor HR: ook hier de realisatie van de formatieplanning en de verdeling over functieschalen etc.
  • Voor Deelnemers: o.a. het aantal bekostigde deelnemers, diploma’s, aanmeldingen per week.

Wat mij opviel is dat ze zowel heel veel details in rapportages stoppen voor de analist die dit wil, als wat eenvoudigere overzichten voor managers.

Video splitten en joinen met My MP4Box

My MP4Box

Voor mij is de primaire video-opnemer mijn telefoon. In de loop van de jaren nam de bestandsomvang steeds meer toe, omdat de moderne smartphones op een steeds hogere resolutie opnemen. Op zich niet erg, maar de tijd nodig voor verwerking nam heel erg toe. Ik merkte dat ik filmpjes alleen deelde als ze in ‘rauwe toestand’ acceptabel genoeg waren. Zodra er ook maar enige bewerking nodig was, dan kostte dit uren, aangezien mijn laptop voor het bewerken niet een wonderbaarlijke processor vermenigvuldiging onderging. Terwijl ik alleen maar op zoek was naar een tool die filmpjes kon knippen en ophakken en weer aan elkaar breien. Dus ging ik op zoek naar een tool die:

  • Een MP4 bestand kan opsplitsen, vanaf een bepaald moment, tot aan een bepaald tijdstip.
  • Meerdere Mp4 bestanden aan elkaar kan plakken tot één bestand.
  • Deze functionaliteit biedt zonder alles op te nieuw te ‘encoderen’ (het beeldje voor beeldje opnieuw berekenen van de video).
  • Juist niets grafisch ondersteunt. Dus geen storyboard, geen clips, geen tijdlijn waarin je film meespeelt of zo.

De toepassing ligt in filmpjes die net iets tè rauw zijn van zichzelf, maar ook niet een hele aftiteling behoeven en ook geen sjieke overgangen tussen scenes. Ik was daarom blij My Mp4Box te ontdekken waarmee ik de volgende workflow heb:

  • Mp4 transporteren naar laptop via USB.
  • In VLC bekijken welke delen ik wil behouden.
  • De start- en eindtijdstippen noteer ik even.
  • In MP4Box kies ik het tabblad ‘Split’.
  • Aanwijzen van het bestand en invoer van de tijdstippen.
  • Klik op de knop ‘Split’.
  • Samenvoegen werk ongeveer hetzelfde, maar dan op het tabblad ‘Join’.

D.O.E.L. 2013 – 04

Wat deed ik?

  • Samen met een ‘veranderaar‘ een opgezet gemaakt voor een onderzoekje naar ELO functionaliteiten in Magister. Uit de samenwerking volgde een voor mij verfrissende, bottom-up, aanpak van veranderen. Ik hoop hierdoor dat mensen op de werkvloer de praktische kant van de verandering zelf besturen.
  • Een collega geholpen met de vertaling van een advies met technisch jargon op het gebied van beveiliging naar leesbaar geheel en aangevuld met aandacht voor gedrag.
  • Een bezoek gebracht aan andere instelling om de impact in te schatten van de upgrade van onze bestaande ELO.
  • Een rudimentair upgrade plan voor onze ELO gemaakt met collega’s.
  • Ons Programma van Eisen voor “Communication & Collaboration” kritisch besproken met technisch analysten. Dit helpt ons kritische vragen te stellen aan leveranciers.
  • Deelplannen geschreven voor het project dat bovenstaande PvE moet verwezenlijken.
  • Een rapportage gemaakt voor onze begeleiders om de datakwaliteit van hun registratie te verhogen. Het toont vooral de ontbrekende informatie. 😉
  • Ik bezocht SamSam 2013 in Den Bosch bij 1931. Ik blogde daar de hele dag.
  • Voor het eerst deelgenomen aan onze Strategisch Platform Informatie Management. Samen met een collega zijn we als informatiemanagers er permanent lid van.
  • Ik bezocht de netwerkbijeenkomst informatiemanagers MBO en blogde er over.

Wat onderzocht ik?

  • Samen met een collega een relatief uitgebreid onderzoek gedaan naar de mate van complexiteit van onze onderwijslogistiek binnen VO scholen. Dit leidde tot een advies voor het gebruik van een ander systeem voor onze aan- en afwezigheidsregistratie.

Waarmee experimenteerde ik?

  • Ik heb geen nieuwe apps of software bekeken. Huh? Zo niet normaal …. 😉

Wat las ik?

Tweetarchief van #samsam13

Gisteren bezocht ik het SamSam congres 2013 in 1931. Hieronder volgt een archief van alle tweets met de hashtag #samsam13. Ik ben zo vrij geweest de retweets van onze gastheer er uit te filteren. Het lijkt erop dat ik er verder geen gemist heb, maar geen garantie. 😉

Ze zijn als volgt gemaakt:

  • Downloaden van Archivist.
  • Zoeken op hashtag #samsam13.
  • Exporteren naar text (tab gescheiden bestand) of naar xml. XML werkt vaak beter, als iemand in zijn tweet een “Enter” heeft zitten. Importeren als platte tekst levert dan een nieuwe regel op in de tabel.
  • Importeren in Excel.

Hieronder al mijn eigen tweets! Als je alle tweets van iedereen wilt downloaden in excel, dan kan dat hier.

[table id=15 /]

 

Stand van zaken iECK

ECK Logo

H.P. Köhler neemt ons mee in de voortgang van iECK (het vervolg op liMBO), tijdens de netwerkbijeenkomst Informatiemanagers MBO. De keten bevat uitgeverijen, distributeurs, scholen en studenten. Qua systemen bevat deze keten dan contentsystemen, webshops, ELO’s, portals en student-administratie systemen. Daar moet de leerling aan de voorkant eigenlijk niets van merken. Spannende sport, dat keten-integreren.

Ervaringen tot nu toe:

  • Druk vanuit scholen op uitgeverijen om de keten werkend te krijgen heeft effect.
  • Financieel kunnen er voordelen zijn als je de hele keten goed inricht. Onder andere doordat er minder uren nodig zijn voor het beheer van allerlei gegevens en je als instelling niet zelf facturen moet innen bij studenten.

Het beoogde resultaat van het project is een beheerste implementatie van de ECK standaard voor distributie en toegang in VO en MBO. Verder nog aanvullende standaarden voor de uitwisseling van leerresultaten. Met als doel: meer gemak voor studenten en docenten.

 

Succes van een informatiemanager: Hoe meet je dat?

Ik ben vandaag op de netwerkbijeenkomst Informatiemanagers MBO. Alfons ten Brummelhuis opent met de vraag waar we ons eigen succes aan afmeten? Er volgt een korte vraagronde waarin van alles voorbijkomt. Ben je succesvol:

  • Als je doelen uit een jaarplan haalt?
  • Als je advies opgevolgd wordt?
  • Als je met een goed gevoel naar huis gaat? Of persoonlijke doelen bereikt?
  • Als je vereisten van de organisatie helder krijgt en besluitvorming ondersteunt?
  • Als je bruggen kunt bouwen en tolk kunt zijn?
  • Als je opdrachtgevers tevreden zijn?

En hoe maak je deze dingen smart? Hoe meet je de effectiviteit van een informatiemanager? Kennisnet wil en kan ons daar natuurlijk bij assisteren. 😉

Al met al in dit stadium meer vragen dan antwoorden. Terecht overigens en voer voor reflectie.