Lesmateriaal over Office Pro Plus en Office365 via IT Academy

Ymke Manders van SLB Diensten tipt ons over de IT Academy. Omdat we onderwijslicenties hebben voor het gebruik van Office365, is het lesmateriaal van de Microsoft IT Academy beschikbaar voor je medewerkers en studenten. Voor examens moet je wel betalen. Wellicht zijn de gevorderde onderdelen handig voor je studenten ICT, maar ook je ‘gewone’ studenten hebben er iets aan.

Jan Wassink van CSG Reggesteyn vertelt vervolgens over hun gebruik van ICT. Dat doen ze aan de hand van 6 I’s van innovatie: Identify, Ignite, Investigate, Invest, Implement en Improve.

Het zette me in ieder geval aan het denken over de zogenaamde ‘digital native’, waarvan we ondertussen weten dat die niet bestaat. Zelf voorzien we onze leerlingen en studenten ‘gewoon’ van enkele handleidingen. Meestal niet groter dan een paar A4tjes. De verwachting is soms dat een jongere zelf zijn weg wel vindt in Office365. Wil je dat echter op een hoger plan tillen dan zou je het materiaal van IT Academy kunnen gebruiken. Jan was overigens best kritisch op Babbage voor dit doel.

Visie op Office365 in het onderwijs

Ik ben vandaag samen met veel andere MBO-ers op de kennisdeling Office365, bij Microsoft. De opening wordt verzorgd door Hans van der Meer. Nu ben ik niet zo van reclame-presentaties, maar Microsoft is aan het veranderen.  Dat is op zich vermeldenswaard.

De visie van Microsoft laat zich alsvolgt samenvatten: “Maak het mogelijk dat elke persoon of organisatie meer bereikt.” Daarbij ontwikkelen ze als eerste voor “mobile” en “cloud”. Een voor mij belangrijk aspect hieraan is dat ze dat voor meerdere platformen doen. Ze proberen niet meer krampachtig iedereen Windows (Mobile/Surface) in te trekken.

Enkele uitwerkingen van deze visie, gedeeltelijk in mijn eigen woorden:

 

  • De smartphone wordt steeds meer ook gezien als PC. Op termijn (einde kalenderjaar) moet het mogelijk zijn dat grote schermen aangesloten worden op je telefoon. Zodat je volledige werkplek ‘mobiel’ is, terwijl je niet het gevoel hebt op een ‘mobieltje’ te werken.
  • Samenwerken zal steeds informeler en organischer zijn, waarbij de grenzen van je organisatie niet meer zo hard zijn.
  • Op langere termijn wil men locatie en tijdstip van invloed laten zijn op welke informatie je krijgt. Dit gaat Delve op een slimme manier doen. Op dit moment roept dat ook privacy vragen op. Het gekke is dat als data die gebruikers zelf open zetten, omgezet wordt in dashboard-informatie het creepy kan aanvoelen.
  • En wie doet er niet mee aan wearables?

De nieuwe innovaties zijn ook te volgen op de officiële roadmap site.

Voorbeeld implementatietraject Office365

Marjolein van Daalen vertelt over hun ervaringen met Office365 op ROC Mondriaan met behulp van tips/tops.

  • Werk samen met je eigen IT afdeling. Vooral als je meerdere scholen onder één bestuur hebt.
  • Laat leerlingen meedenken, o.a. over de manier waarop je interactie met ze hebt. Geluid, beeld, video, discussieforum etc hebben allerlei voor/nadelen in verschillende contexten lijkt me.
  • Hou het overzichtelijk: plaats niet teveel onderdelen op een teamsite-pagina.

Haar collega Karin Holderbusch toont vervolgens hun Office365 omgeving. Er zijn teamsites voor opleidingen en klassen. Hierin worden bestanden gedeeld, aankondigingen gedaan en planning getoond. Opdrachten voor leerlingen zijn ‘gewoon’ Word documenten.

Wat ik spannend vond aan het voorbeeld is dat ze er ‘leren op afstand’ mee vormgeven. Waarbij de leerling zich soms aan/afmeld. Zodat je later deze uren kunt verantwoorden als onderwijstijd. Soort “Docent op Virtuele Afstand” dus. Het spannende lijkt me de verantwoording die je hiermee af mag leggen aan inspectie.

Ze komen een eind met de standaard Office365 als ‘ELO’. Je komt uiteindelijk wel wat te kort (assignments, cijferlijsten, testen etc.) maar daar zouden aanvullingen als Teacher Dashboard handig voor kunnen zijn.

 

Met je school naar de Office365 Cloud: kan Microsoft alle bestanden voor me bewaren?

Tijdens de voorbereidingen voor SharePoint en OneDrive kwam ook de vraag naar voren: kunnen we daar ALLES opslaan? En al snel er achter aan: kunnen we al onze netwerkschijven opheffen? Daarnaast kan soms iets theoretisch wel, maar is het in de praktijk niet handig. Hieronder volgt een overzicht met toelichting van onze keus.

NIET migreren:

  • Type bestanden die zowiezo niet kunnen. Deze zijn voor de gemiddelde gebruiker redelijk obscuur.
  • Bestanden in mappen waarvan het totale pad (bestandsnaam+mapnaam) meer dan 256 karakters heeft. Deze scanden we met aparte tooling, TreeSize.
  • Access applicaties die door meerdere personen gebruikt worden of koppelingen bevatten. Het omzetten van Access bestanden naar een ‘Access-App’ vergt aparte ontwikkeling waar wij geen parate kennis van hadden. De doorlooptijd voor het omzetten werd in ons geval te groot.
  • Applicatiebestanden: sommige traditionele software moet iets in een profiel kunnen wegschrijven of op een gemeenschappelijke schijf. Die kunnen dat niet zomaar verplaatsen naar een SharePoint bibliotheek.
  • Bestanden die te groot zijn (>2GB, wordt 10GB binnenkort).
  • Bestanden die groot zijn en nog bewerkt moeten worden. Video-editing op een bestand van 1,5 GB gaat echt niet als deze in Ierland staat. Hier en daar gebruiken we daar nog lokale opslag voor. Ook sluiten we niet dogmatisch USB schijven uit.
  • Bestanden die nodig zijn voor het uitwisselen van informatie tussen systemen. Je kunt bijvoorbeeld niet rechtstreeks FTP-en vanuit een SharePoint site zonder plaatselijk tussenstation. Leuke niche-markt trouwens: een FTP client die van cloud naar FTP/SFTP rechtstreeks kan transporteren.

WEL migreren:

Eigenlijk de rest, dus behalve Office- ook PDF’s, foto- en video-bestanden.

Samenvattend:

Ja, het grootste deel van je netwerkschijven kun je opheffen.

Ja, je hebt geen “Mijn Documenten” nodig of H:\

Nee, je hebt nog wel een plek nodig voor het gebruikersprofiel, dat hoort nu eenmaal bij Windows.

Mijn vorige berichten zijn hier.

Met je school naar de Office365 Cloud: wie moet er in het projectteam?

Techneuten hebben wel eens de neiging om SharePoint te minimaliseren tot ‘een Verkenner in de browser’ of ‘gewoon een andere plek om je spullen op te slaan’. Conceptueel klopt dat misschien wel maar een gemiddelde docent of student heeft toch iets meer nodig. We hebben daarom in ons projectteam de volgende expertises gestopt:

  • Twee functioneel beheerders met als focus Exhange/Outlook en SharePoint/Sitecollecties.
  • Een coördinator van ons trainingscentrum voor het opzetten van workshops en het maken van handleidingen/FAQ/Wiki.
  • Een informatie-architect voor het bieden van overzicht en het opzetten van een structuur.
  • Een technisch architect voor de integratie met ons identiteitensysteem (Red Spider). Hierdoor heeft elke medewerker in ons HR-systeem en deelnemer in onze studentadministratie automatisch toegang.
  • Een coördinator informatiebeveiliging of ‘security-officer’.

Daarnaast hebben we ons voordeel gedaan met twee heel andere ontwikkelingen:

  • Een methodiek voor het beheer van ons projectportfolio. Dit hielp ons overzicht te houden over meerdere projecten die met elkaar samenhingen.
  • Een uitwerking van het negenvlaksmodel van Rik Maes. Dit hielp ons veel zaken af te stemmen met belanghebbenden uit de hele organisatie.

Mijn vorige bericht hierover is hier.

Met je school naar de Office365 Cloud: wat doe je het eerst?

Afgelopen twee jaar hebben we onze migratie naar SharePoint voorbereid en uitgevoerd. Nu is Sharepoint nogal een uitgebreide gereedschapskist, waarvan de inhoud ook nog eens maandelijks wordt vernieuwd, dus dat leidt al snel tot de vraag: waar begin ik mee? Dat hangt er van af waar op dit moment je grootste probleem of prioriteit ligt èn je veranderstrategie.

Op hoofdlijnen heb je de keus uit de volgende onderdelen:

  • Eigen werk opslaan in OneDrive voor Business.
  • Mail sturen en ontvangen of agenda beheren met Outlook.
  • Werk binnen een team opslaan in sites en bibliotheken.
  • Intranet vormgeven binnen teamsites.
  • Social media met Yammer.
  • Digitaal vergaderen met Lync.
  • Lijsten beheren en workflows uitvoeren met Lists.

Wij kozen ervoor om eerst onze mail, onze homedirectory (H:\) en netwerkschijven (G:\) te migreren. Onder het mom: ‘dezelfde dingen doen met nieuwe instrumenten’. Het nadeel is dat je de toegevoegde waarde van SharePoint in het begin maar beperkt gebruikt. SharePoint consultants lopen er niet zo warm voor. Mailen en samenwerken aan bestandjes is zo 1995. 😉

Het voordeel is dat de herkenbaarheid voor mensen groot is. Mits je de structuur van je netwerkschijven overneemt in je teamsites. Ze krijgen dan de tijd om te wennen aan een nieuwe look-and-feel, terwijl je niet hun samenwerking grof overhoop haalt.

Je kunt er ook voor kiezen om innovatief ‘nieuwe dingen te doen met nieuwe instrumenten’. Wellicht voor teams die daar zelf ook gemotiveerd voor zijn.

Overigens krijg je van Microsoft technisch gesproken ‘alles’ wat er binnen de licentie E2 voor studenten en E3 voor medewerkers valt. Er is echter nogal een verschil tussen het krijgen van Microsoft en het aanzetten van deze functionaliteiten binnen je eigen omgeving .

Met onze school naar de Cloud (IV): Kies consultancy kritisch

Tijdens onze migratie naar de cloud hadden we veel advies en projectmanagement nodig. Overigens daarnaast ook ‘extra handjes’ om lopend werk over te nemen zodat onze eigen mensen nieuwe zaken konden leren kennen. Wellicht een aantal open deuren, maar ik wilde ze toch delen:

  • Vertrouw bij je keus niet op de presentatie alleen. Vraag referenties op, bij voorkeur bij andere onderwijsorganisaties met minimaal gelijke omvang.
  • Vraag welke activiteiten ze ondernemen om de organisatie, de cultuur en diversiteit in je school te leren kennen.
  • Controleer op welk ‘niveau’ gesprekken plaatsvinden. Wordt er door een ‘tooling’-expert een specifieke oplossing geboden voordat het probleem goed helder is? Worden er keuzes voorgelegd waar je nog niet aan toe bent? Zijn ze in staat beeldvorming en besluitvorming uit elkaar te houden?
  • Wees duidelijk over de omvang van de opdracht. Soms zijn consultants geïnteresseerd in heel andere problemen dan waar hij/zij voor is. Is dit omdat deze persoon een integrale en holistische blik heeft? Of is hij/zij op zoek naar volgende klussen? Want wat is er handiger dan acquisitie bij huidige klanten? Spreek regels hierover af. Verwachtingenbeheer dus!
  • Wees duidelijk over de regels van inkoop en aanbesteding. Je kunt niet een consultancy-partner ongebreideld klussen geven in serie. Als je tegen aanbestedingsgrenzen oploopt maar niet hebt aanbesteed, moet je afscheid nemen. Dat seintje zal een consultant niet zelf geven. 😉
  • Heb je meerdere partijen nodig? Vraag of ze gewend zijn om op het grensvlak van elkaars projecten samen te werken. Hoe gaan ze om met gaten wanneer ze beiden graag iets buiten de scope van hun project zetten? Hoe gaan ze om met overlap wanneer ze beiden graag iets binnen de scope van hun project zetten? Kunnen ze dan wel de besluitvorming ondersteunen die je zelf als opdrachtgever moet uitvoeren?

Overigens ben je hier als organisatie zelf bij. Dit is dus niet alleen een wijzend vingertje naar consultancybureaus. 😉

Hier zijn mijn vorige berichten hierover.

Met onze school naar de Cloud (III): Dan heb je toch geen IT-afdeling meer nodig?

In de aanloop naar onze verhuizing naar de ‘cloud’ leefde bij sommigen het idee dat je dan geen eigen IT-afdeling meer nodig hebt. Want de cloud ontzorgt je toch? En het technisch beheer ligt dan toch bij de cloud-provider?

Nu zijn de fijnere nuances van Technisch Beheer, Applicatiebeheer en Functioneel Beheer etc. uiteindelijk wel uit te leggen, maar het is een apart spel om samen met beheerders de verschillen helder te krijgen en het belang van sommige keuzes voor het management te duiden. Enfin, dat hoort nu eenmaal bij Informatiemanagement. Je raakt ook de dagelijkse werkzaamheden van personen. Individuen met een baan waar ze waarde aan hechten. Het helpt dan niet om systeemanalisten, systeembeheerders, servicedeskmedewerkers, netwerkspecialisten en andere probleemoplossers over één kam te scheren.

Maar om terug te komen op bovenstaande vraag:

JA, je hebt als school een IT-afdeling nodig voor alles dat niet naar de cloud kan.

Het beheer van desktops, het netwerk en traditionele applicaties blijft voorlopig nog even bestaan. Alhoewel die laatste aan het afnemen is zolang niet elke medewerker een device in eigen beheer heeft (CYOD/BYOD) en niet elke medewerker 4G in het kwadraat heeft. Dat zou wat zijn, dat KPN/Vodafone/T-Mobile/Ziggo/UPC overal zoveel Wifi of 4G heeft dat je als school geen eigen netwerk meer nodig hebt. 😉

JA, je hebt als school een IT-afdeling nodig om naar de cloud te verhuizen 

Het is voor (public) cloudleveranciers het makkelijkst om te laten zien hoe je met hun diensten start, alsof je met een schone lei begint. Niemand heeft echter een digitale schone lei, eerder een erfenis van bestanden en systemen sinds 1995. Nu hoeft niet alles mee de cloud in, maar je zult het grootste deel toch echt moeten verhuizen. Er is daarom een heel leger van ‘partners’ die je kan helpen hierin. De tooling of ‘verhuiswagen’ die deze partners bieden is alleen te doorgronden door mensen met een IT-achtergrond.

Ja, je hebt als school een IT-afdeling nodig om de cloud in de gaten te houden

Cloudleveranciers vermelden echt heel veel niet in hun promotiefolders. Als het goed is wel in de kleine letters van hun SLA. Wil je je als school opstellen als volwassen klant dan zul je toch regie en controle moeten uitoefenen. Dat vergt andere rollen dan die van een traditionele IT-afdeling. Deze kanteling van ‘beheer naar regie’ neemt ook tijd in beslag. Het biedt voor individuen binnen de IT-afdeling ook kansen voor persoonlijke ontwikkeling.

Samenvatting: een IT-afdeling krijgt het eerst een paar jaar drukker, het technisch beheer neemt af, monitoring op geleverde diensten neemt toe. Of er per saldo krimp zal zijn? Vraag het me over een paar jaar maar…

Lijkt deze blogpost veel op de vorige? Klopt! 😉

De vorige berichten in deze serie zijn hier en hier te vinden.

Met onze school naar de Cloud (II): Dan heb je toch geen datacenter nodig?

In de aanloop naar onze verhuizing naar de ‘cloud’ leefde bij sommigen het idee dat je dan geen eigen datacenter meer nodig hebt. Want de cloud ontzorgt je toch? En ‘alles’ draait dan toch in de cloud?

Nu zijn de fijnere nuances van IAAS, PAAS, SAAS, Cloud-computing en virtualisatie etc. uiteindelijk wel uit te leggen, maar het is een apart spel om samen met IT de verschillen helder te krijgen, het belang van sommige keuzes voor het management te duiden en zelf de toegevoegde waarde voor het onderwijs te communiceren. Enfin, dat hoort nu eenmaal bij Informatiemanagement. Achteraf is het makkelijk praten. Dat het vooraf moeilijk was duidde wel op de noodzaak van goede consultancy, maar daar kan ik een aparte blogpost aan wijden ;).

Maar om terug te komen op bovenstaande vraag:

JA, je hebt als school een datacenter nodig voor alles dat niet naar de cloud kan.

En dat is meer dan je denkt o.a. door de (>100) applicaties of zwaardere pakketten die nog ouderwetse installatie en distributie vereisen. Niet alle uitgeverijen hebben hun methodes en oefeningen web-enabled gemaakt. Wellicht een tijdelijke situatie, maar ook zij hebben meerdere jaren nodig voor hun eigen transitie. We hebben een cloud-first strategie, maar dat wil niet zeggen dat je alle traditionele software ineens uit kunt zetten. Daarnaast zijn er ontzettend veel koppelingen die een cloudleverancier niet zomaar overneemt. Deze zijn vaak van vitaal belang voor allerlei processen die met andere kernsystemen werken.

NEE, je hebt geen EIGEN datacenter nodig

Als je daar tenminste een gebouw mee bedoelt met eigen klimaatbeheersing, een gracht er omheen, toegang met identiteitscontrole, dubbele energievoorziening en inbraakbeveiliging. Dat kun je beter overlaten aan een specialist. Dit in eigen beheer doen lijkt me alleen interessant bij organisaties die op veel grotere schaal werken dan ‘een’ MBO.

NEE, je hebt geen EIGEN datacenter met EIGEN computers nodig

Met computers bedoelen we natuurlijk servers. Het is niet meer van deze tijd dat je bij de aanschaf van een nieuwe applicatie ook een server gaat inkopen en die in je rek schuift en zelf afschrijft. Zoek een datacenter die virtuele servers voor je ‘host’, zodat je deze servers zelf er bij kunt ‘klikken’ of juist kunt verwijderen. Het onderliggende ijzerwerk is niet interessant meer. Maak wel goede afspraken over bandbreedte, capaciteit en de geleverde prestaties.

Het vorige bericht is hier te vinden.