Blogisch!

Bas Kruiswijk praat ons bij over het bewaren van gegevens en de problematiek er omheen. In een eerder stadium is er een Hoe?Zo! boekje geschreven over Documentmanagement. Als je het simpel maakt (of de vraag stelt “Wat moet ik?”) dan heb je de volgende aanknopingspunten:

• De archiefwet.
• Het Basis Selectie Document.
• De wet op de bescherming persoonsgegevens. Dit betreft alle gegevens die zijn te herleiden tot een persoon. Deze moet je vernietigen als ze niet meer nodig zijn. Langer bewaren moet dus gebonden zijn aan een specifiek doel. Een ongeschreven regel is dat het studentdossier 2 jaar bewaard kan worden, nadat de student is uitgeschreven.

Overigens ben en blijf je als school zelf verantwoordelijk, ook als je systeem bij een leverancier staat. Deze is in dit kader slechts ‘bewerker’.

Bas onderscheidt wel twee terreinen waarop dit alles speelt: documenten (papier, pdf, doc etc) en gegevens zoals deze in databases zit van systemen. Ook voor die laatste gelden dezelfde regels. Terwijl er technisch nog geen systeem is dat het verwijderen van records echt goed ondersteunt. Normaliter groeien je databases van kernsystemen alleen maar. En plompverloren verwijderen breekt dan van alles. In de werkgroep zoekt men naar oplossingsrichtingen hiervoor.

Ik vroeg me zelf zo ineens af:

• Als je leven-lang-leren wilt ondersteunen, mag je dan langer bewaren? In principe niet dus. Het enige is een minimale set gegevens voor alumni doeleinden.
• Als je in de keten dossiers overdraagt, met toestemming van ouder/student, wat doe je dan met gegevens die niet relevant zijn voor je eigen doelen? Moet je die selectief verwijderen?
• Als je foto’s hebt die tot een individu te herleiden zijn, moet je die dan weggooien na 2 jaar? Wat doe je met je foto-archief? Dat weet nog niemand. 😉

Rob Poels verzorgt een keynote op de 31ste saMBO-ICT conferentie. Hij neemt ons mee in een verkenning voor deze prikkelende vraag. Hij vraagt of IM klaar is want: de infrastructuur is modern, BYO is mogelijk, de bedrijfsvoering is op orde etc. Maar hoe zit het dan met de innovatie in het primaire proces? Hoe verleid je docenten om mee te denken over de mogelijkheden? Hoe krijg je iets voor elkaar? Vaak hebben informatiemanagers geen macht, mensen of middelen. Althans niet rechtstreeks lijkt me.

Hij haalt ook even de bekende veranderkleuren aan. Verander je door te:

• Plannen? (Blauw)
• Leren? (Groen)
• Beïnvloeden? (Groen)
• Motiveren? (Rood)
• Inspireren? (Wit)

Van oudsher zijn informatiemanagers geneigd de blauwe manier te kiezen, met een vleugje groen. Er zijn ook interventies die er NIET toe doen. Althans die je invloed niet echt beïnvloeden:

• IT Awareness bijeenkomsten organiseren.
• Interne SLA’s afsluiten.
• Verbeteren communicatie rond IT projecten. Communicatie is wel de sleutel, maar laat niet een externe dat als project doen.
• De positie van IM.

Interventies die er WEL toe doen:

• Ontwikkel een visie.
• Vergroot het vertrouwen. Hoe? Door de continuïteit te borgen. Mensen vertrouwen innovatie niet als de basis al niet eens stabiel is. En lever projecten op tijd op en binnen budget. Zorg daarnaast voor transparantie.
• Verbeter de performance van ICT discipline. Als 70% van het IT budget op gaat aan onderhoud in plaats van vernieuwing dan heb je geen capaciteit voor verandering.
• Investeer in mensen en sociale processen. De bestuurder denkt eerst “Vertrouw ik het?” en “Begrijp ik het?”. Terwijl de IT manager denkt “Kan ik het leveren?” en ”Is het goed voor de business’?

Samenvattend naar de nieuwe rol van informatiemanager: diagnosticeer, kies een veranderstrategie in een andere kleur dan je gewend bent, maak een interventieplan en voer deze uit. Begin daarna overnieuw.

Ik ben vandaag op de 31ste saMBO-ICT conferentie in Heerhugowaard bij het Horizon College. De eerste keynote is van Toine Maes en Alfons ten Brummelhuis. Toine opent met de loftrompet over 5 jaar saMBO-ICT. Persoonlijk vind ik dat terecht, omdat je door de jaren heen merkt hoe waardevol het netwerk voor en door MBO’s is. Het heeft mij in ieder geval enorm geholpen.

Vervolgens schetst hij een stukje internet geschiedenis. Van winkels naar webshops (BOL), van albums naar songs (iTunes), van media naar social media, van bezit naar toegang (Spotify), van vast naar mobiel, van creatie naar co-creatie. van onbenutte naar benutte capaciteit (airbnb, uber), van geld naar informatie. Bij deze laatste mis ik alleen BitCoin/BlockChain. 😉

Hij zoekt in dit alles de balans tussen vraagsturing, massa en samenwerking. Hij pleit voor het kantelen van “U mag kopen onder mijn voorwaarden” naar “U mag leveren onder mijn voorwaarden.” Wie schrijft de leveringsvoorwaarden van je ingekochte diensten vraagt hij. Klinkt als Vendor Relationship Mangement volgens mij en de ideeën die Doc Searls hierover heeft.

Alfons hangt zijn keynote op aan een aantal woordparen die gelijk op moeten gaan. Die van “Praktijk” versus “Idee” bijvoorbeeld.

ICT gebruikt vaak dezelfde woorden als in sprookjes. Maar elk sprookje heeft een les … ICT toepassingen leveren dagelijks heel veel nieuwe ideeën, maar de praktijk is weerbarstiger. De schakel hiertussen is ‘bewijskracht’. Geen voorschrijvend bewijs, maar de ervaring die ons wijzer maakt en keuzes helpt maken. Uit de kindertijd van ICT hebben we geleerd dat de aanwezigheid van infrastructuur op zich niet voldoende is voor tevredenheid. Meer ICT is niet hetzelfde als beter onderwijs. Je moet dus inzicht hebben in de opbrengsten van ICT. Praktisch gezien kun je op weg geholpen worden door de 4W publicaties. Alfons illustreert aan de hand van onderzoeksresultaten dat je heel precies moet kunnen kijken in welke context je welke vormen van ICT toepast.

Alfons spreekt bevlogen en met aandrang: Maak gebruik van alle onderzoeksresultaten en de inzichten daar uit!