De vijf principes van LEAN en informatiemanagement

Ben Hicks legt in zijn artikel Lean information management: Understanding and eliminating waste het verband tussen de vijf principes van LEAN en informatiemanagement. Vertaald gaat dat ongeveer als volgt:

Principe Informatiemanagement
Klantwaarde Informatie en functionaliteit moet waardevol zijn voor de eindgebruiker.
  • Beheer alleen waardevolle informatie. Informatie die beheerd moet worden, omdat het de kernactiviteiten van de organisatie ondersteunt.
  • Eindgebruikers hebben alleen baat bij het systeem en gebruiken deze alleen indien het direct nut heeft of als men het indirecte nut (voor een andere afdeling bijvoorbeeld) begrijpt.
Waardestroom De serie van processen en activiteiten die leiden tot het beschikken over de informatie door de eindgebruiker.
  • Zorg ervoor dat de reeks van processen en activiteiten die informatie leveren in kaart zijn gebracht. Dit is inclusief de processen die de vastlegging, de weergave, de uitwisseling, de organisatie, het ophalen en het visualiseren van informatie ondersteunen.
  • Zorg ervoor dat de volgorde en het netwerk van de processen die informatiemanagement ondersteunen geïntegreerd zijn.
Flow De informatie moet efficiënt kunnen ‘stromen’.
  • Informatie moet per direct beschikbaar zijn, zodra het is gegenereerd.
  • Zorg ervoor dat alle informatie- en ondersteunende processen elkaar in de kortst mogelijke tijd opvolgen.
  • Procedures en processen moeten zo eenvoudig mogelijk worden aangeroepen en uitgevoerd.
  • Minimaliseer duplicatie van informatie binnen de organisatie tussen afdelingen en klanten en leveranciers.
  • Minimaliseer de hoeveelheid verouderde of onnodige informatie binnen de organisatie, voor alle afdelingen en klanten en leveranciers.
  • Minimaliseer het uitvoeren van dubbel werk binnen de organisatie, bij alle afdelingen en klanten en leveranciers.
Pull Ontwerp en lever alleen wat de klant wil en wanneer deze dat wil.
  • Informatie en aanvullende functionaliteit moet alleen worden geleverd als het wordt gevraagd door de gebruikers of klanten.
  • Om ‘pull’ te vergemakkelijken, moeten de interfaces, methodologie en procedures consistent in de gehele organisatie zijn.
  • Minimaliseer de afhankelijkheid van IT-personeel en programmeurs voor het gebruik van systemen. Ondersteun gebruikers bij het ondernemen van plaatselijk maatwerk en bevorder eigenaarschap van door de eindgebruiker ontwikkelde systemen.
Perfectie Continue verbetering van de processen.
  • Beoordeel regelmatig de infrastructuur en de processen. Informatiesystemen, bedrijfsprocessen en processen die producten en diensten ondersteunen veranderen. Daarmee veranderen ook de kansen voor verbetering.
  • Ondersteun een snelle implementatie- en trainingscyclus. Dit is de doorlooptijd vanaf het verkrijgen van het systeem tot de volledige implementatie en integratie van de bedrijfsprocessen.

De volgende stap is deze 5 principes voor LEAN IM toe passen op de eigen situatie … en zoals altijd is de kunst met open deuren om ze daadwerkelijk te openen en niet alleen te snappen …

Het verband leggen tussen LEAN en informatiemanagement

De term LEAN is inmiddels een containerbegrip geworden (Lean, Assen, 2013). Om het verband tussen LEAN en informatiemanagement concreet te maken, heb ik de volgende aanknopingspunten gebruikt:

De principes en soorten verspilling heb ik verder uitgewerkt in mijn eindopdracht voor de Masterclass Strategisch IM van de NCOI. Het mocht namelijk maar 15 pagina’s inhoud zijn (kern zonder inleiding en bijlagen), anders schrijf je er zo nog eens 15 bij. 😉 Voorbeelden van uitwerking in komende blogposts.

Overigens probeer ik LEAN IM te onderscheiden van LEAN IT. De LEAN principes kunnen ook van toepassing worden gebracht op zowel de inventaris (hardware en netwerk etc.) als op de processen van technische beheer (ITIL). LEAN IM legt meer de focus op de informatievoorziening, applicaties en processen van functioneel beheer.

Er sluipen trouwens voor het eerst Japanse woorden in mijn dagelijks taalgebruik. Niet uit snobisme maar gaat vanzelf. 😉

LEAN Informatiemanagement – Bronnenmateriaal

Voor mijn eindopdracht van de Masterclass Informatiemanagement koos ik als onderwerp “LEAN Informatiemangement”. De aanleiding was de aandacht die LEAN binnen mijn eigen organisatie op dit moment heeft. Een initiële oriëntatie gaf veel aanknopingspunten. Vooral het voorkomen van verspilling en het verkorten van doorlooptijden bij veranderingen vond ik aantrekkelijk.

Er zijn niet veel (wetenschappelijke) artikelen op dit terrein. Hieronder volgt het resultaat van mijn speurwerk naar literatuur:

In Nederland blijft LEAN IM wel een Quint feestje. 😉

Daarnaast had ik ook graag het boek “Lean Information Management Toolkit” willen lezen, maar ik vond €370 iets te gortig. 😉

Klaar met de Masterclass Informatiemanagement van NCOI

Vorig jaar september startte ik de Masterclass Informatiemanagement van het NCOI. Ik koos voor de variant met face-to-face bijeenkomsten. Het samenwerken aan en inleveren van tussenopdrachten vormt nu eenmaal een soort sociale controle die ik wel kan gebruiken. Daarnaast leer je veel van mede-cursisten uit totaal andere branches maar met dezelfde problematieken. De docent was Aart Simons, iemand die de stof prettig doorspekt met praktijkervaringen. Verder is hij rustig, niet zo goeroe-achtig, met focus op inhoud.

Het duurde even voor ik het kon afronden, maar mijn eindopdracht is ingeleverd en voldoende beoordeeld. Je kunt de inleverdatum van je eindopdracht 3 x 6 weken uitstellen en erna als je extra betaald voor de herkansing nog 3x. Iets waar mijn werkgever vanwege prive-omstandigheden gelukkig achter stond. Het onderwerp dat ik koos ging over LEAN Informatiemanagement.

De deelname aan deze Masterclass stimuleerde mij om de basis voor mijn adviezen op een hoger niveau te brengen. De beleidsstukken en adviezen die ik tot dan toe schreef waren gebaseerd op ideeën of concepten die ik overnam uit algemene tijdschriften of weblogs op het gebied van informatiemanagement. Wetenschappelijke artikelen behoorden echter nooit tot mijn bronnenmateriaal. In mijn dagelijkse werk sinds de cursus is mijn houding veranderd ten opzichte van ongefundeerd advies. Ik ben kritischer geworden en vraag mij frequenter af of ik kan staven wat ik of anderen adviseren. Als ik niet-wetenschappelijke artikelen lees, ga ik vaker op zoek naar de achterliggende wetenschappelijke bronnen, als deze er zijn. Behalve dat mijn instelling is veranderd, ben ik ook praktisch vaardiger geworden in het zoeken naar onderzoeksresultaten. Voor deze cursus was ik namelijk niet bekend met de specialere zoekmachines voor wetenschappers en hun uitgevers van wetenschappelijke artikelen.

De keus voor dit onderwerp en de uitwerking ervan deed me beseffen dat ik voldoening vind in het leggen van verbanden tussen verschillende werkterreinen. Het toepassen van lean op informatiemanagement en vervolgens op de organisatie waar ik werk wordt mogelijk gemaakt als er ‘verbinding’ gemaakt kan worden. Welke methodieken ik verbind met welke problemen ervaar ik als een creatief proces. Dat kent ook een uitdaging: het inzicht hierin kwam vaak niet tijdens het letterlijk schrijven van dit plan, maar op andere momenten zoals tijdens wandelen of fietsen. Dat laat zich echter moeilijk afdwingen vóór een deadline. Aan de andere kant: soms moet een advies er binnen een week liggen. Mijn hoop is dat frequenter adviseren ook de snelheid verhoogt waarmee ik mijn ideeën kan verwoorden.

Inhoudelijk ga ik hier nog veel schrijven over LEAN Informatiemanagement.

Conferentiebloggen op #cviov

Ik heb vandaag de CVI 2014 conferentie “Groei & bloei” bezocht en geblogt:

Conferentiebloggen op #cviov

Ik heb vandaag de CVI 2014 conferentie “Groei & bloei” bezocht en geblogt:

Blog verhuizen

De vorige keer schreef ik over de zorg van een eigen apparaat (server) dat je moet onderhouden, besturen, verbinden en beveiligen. Aangezien ik deze server grotendeels gebruikte voor het zelf ‘hosten’ van WordPress blogs leek de stap naar WordPress.com een logische. Zoals altijd lever je iets in als je een ander de zorg op zich laat nemen.

De stappen voor verhuizing naar WordPress.com

  1. Exporteren van mijn ‘oude’ blog, door in het dashboard, onder “Extra” te klikken op “Exporteren”.
  2. Sla het export-bestand op.
  3. Als je geen account hebt bij WordPress.com moet je die aanmaken.
  4. Maak bij WordPress.com een nieuw blog aan.
  5. Importeren van ‘oude’ blog in de nieuwe, door in het dashboard, onder “Extra” te klikken op “Importeren”.
  6. Wijs het export-bestand aan en importeer deze.
  7. Wacht een paar minuten en controleer het resultaat.

Je blog wordt nu met alle vorige inhoud gehost op een subdomein onder wordpress.com.

De stappen voor het instellen van een eigen domeinnaam

  1. Ga in je Dashboard naar de ‘Winkel’ en koop onder ‘My Domains’ voor €11 een ‘domeinverwijzing’.
  2. Ga naar je ‘registrar‘ waar je je eigen domein hebt geregistreerd en zoek de instellingen van de ‘nameservers’ op.
  3. Neem de instructie over van deze pagina oftwel gebruik ns1.wordpress.com etc. voor de verwijzing van je domeinnaam naar de servers van WordPress.
  4. Wacht een paar uur en test af en toe.

Welke nadelen zijn er?

Samengevat: minder maatwerk en keuzevrijheid.

  • Thema’s voor vormgeving van je blog: WordPress.com laat alleen een eigen bibliotheek van thema’s toe. Mijn eigen oude thema zit hier niet bij. Ik moest dus een andere zoeken.
  • Plugins voor uitgebreidere functionaliteit: Ik gebruikte bijvoorbeeld TablePress voor het makkelijk creëren van tabellen in een blog. Alle blogs waarin ik deze gebruikte zijn deze tabellen kwijt. Pech dus.
  • Analyse: Ik gebruikte Google Analytics. Dat wordt niet door WordPress.com ondersteunt. Wel bieden ze een eigen systeem met redelijk uitgebreide statistieken. Aangezien ik toch steeds argwanender tegenover ‘tracking‘ sta en het meestal blokkeer als ik zelf een site bezoek, vond ik het wel zo eerlijk om het op mijn eigen site niet te doen met mijn bezoekers.

Nu ik een week of twee verder ben is mijn conclusie: weg met de rest van mijn eigen webserver. Overigens valt WordPress voor mij niet onder de grotere sociale netwerken waarvan ik hoop dat ze in 2014 verdwijnen. Omdat:

  • Ze je zelf je eigen data makkelijk laten importeren en exporteren.
  • Ze je niet opsluiten in hun eigen platform. Iedereen die wel de zorg van een eigen server of webdienst op zich kan nemen, kan hun systeem gewoon van wordpress.org af halen.

D.O.E.L. 2014 – 01

Wat deed ik?

Wat onderzocht ik?

  • Hoe de waardeketen van Porter en een variant hierop voor onderwijs, helpt bij het modelleren van een procesplaat.
  • De globale functionaliteiten van SharePoint op het gebied van taxonomieën, metadata, folders voor bestandsopslag en teamsites.
  • Hoe Simon Wardley de zogenaamde ‘mapping‘ methodiek toepast om keuzes te maken. Als instrument gebruikt het onderdelen uit de waardeketen om strategische keuzes te ondersteunen, doordat het van elk onderdeel de volwassenheid in beeld brengt.
  • De varianten van BYOD, de consequenties en mogelijke afwegingen.

Waarmee experimenteerde ik?

Wat las ik?

Eigen webserver: van hobby naar zorg

Ik heb ooit toen er nog Grassroots ICT projecten waren, er één ingeleverd. Je moest iets maken, digitale content of een toepassing van ICT in de les uitwerken en daarvoor werd je beloond. Met dat geld was ik in staat een eigen webserver aan te schaffen. Onze ICT opleiding stelde de configuratie samen, ik deed de bestelling en zij bouwden de componenten in elkaar.

Deze webserver gebruikte ik vanaf 2007, voor het zelf hosten van blogs, een familieforum en een backup systeem. Achteraf kan ik zeggen dat ik er ontzettend veel van geleerd heb. Meer nog dan van het grassroot projectje zelf.

  • Één server maakt nog geen datacenter, maar de principes en systemen waar ik mee te maken kreeg, hielpen mij ontzettend begrijpen waar een ICT afdeling zich op hoofdlijnen mee bezig houdt. Althans voor een deel. Voor anderen niet altijd aanwijsbaar, maar het hielp me zinvolle dialogen te voeren met specialisten. Vooral als je behoeftes van eindgebruikers moet vertalen naar oplossingsrichtingen.
  • Wat begon als hobby, liep uit op een zorg. Daarover zo direct meer, maar er is een analogie met een school die eerst zelf alles op ICT-gebied beheert en later juist hierop ontzorgd wil worden. De specialistische expertise die nodig is om zelf het totale beheer op alle ICT te voeren, is natuurlijk geen hobby maar een professie. Toch wordt dat na verloop van tijd een zorg, zoals met alle specialistische kennis die niet tot je kernactiviteiten behoren.

Welke zorg leverde mij deze hobby op? Ik loop het even door van “onder naar boven”:

  • Het bezit van een apparaat. Bijvoorbeeld de harde schijven. Deze gaan gemiddeld 10 jaar mee. Maar waarschijnlijk korter als deze onafgebroken aan staan. Op een enkele dag na draaien ze nu 7 jaar non-stop. Vervanging betekent verdiepen in merken, types, aansluitingen etc.
  • Het voeden en koelen van het apparaat. Een server op een zolder waar de zon op staat en een groepenkast die af en toe uit moet tijdens klussen levert allemaal zorg op.
  • Het aansluiten van het apparaat. De router moet snappen hoe hij internet verzoeken verbindt, de verbinding met de provider moet bekend zijn en ingesteld worden etc.
  • Het besturen van het apparaat. Initieel werd er Windows Server 2003 op geïnstalleerd. Deze is eigenlijk aan vervanging toe, maar upgraden van een serverversie betekent weer ontzettend veel inlezen en puzzelen (voor mij althans). En allerlei zaken opnieuw installeren.
  • Het beveiligen van het systeem. Een virusscanner installeren gaat nog wel. Maar het niveau van bescherming gaat nog verder. Ik gebruik BruteProtect om WordPress te beschermen en Cloudflare om DDOS aanvallen te weren. Wellicht vraag je je af, of ik wel interessant ben om te hacken? Daar maken scriptkiddies en crackers geen onderscheid in, want ze scannen systemen automatisch of er op ingebroken kan worden. Dan doet het er niet toe of mijn identiteit gegevens interessant zijn, de rekenkracht van een webserver is in een botnet altijd handig.
  • Het onderhouden van je applicaties. In mijn geval moet de server PHP snappen, een MySQL database hebben en web-pagina’s kunnen serveren met Apache. Per stuk moet je ze up-to-date houden, anders worden ze lek geschoten. Deze applicaties blinken nou niet echt uit in gebruiksvriendelijkheid en mooie schermen. Hoeft normaal gesproken ook niet, omdat dat voor de gemiddelde nerd alleen maar afleidend is. WordPress blogs zelf onderhoud ik met InfiniteWP.
  • Het backuppen van je database en bestanden. Ik gebruik Crashplan voor de bestanden en InfiniteWP voor de databases.
  • Het up-to-date houden van kennis over dit alles. Voor de IT professional zijn dit meestal allemaal leuke dingen, maar het aantal terreinen waar je kennis van moet nemen is hoog. Ik abonneerde me op blogs en twitteraccounts, wist forums met vragen te vinden etc.

Samengevat: ik wil het apparaat niet bezitten, aansluiten, voeden, koelen, besturen en vernieuwen. Ik wil het systeem dat er op draait niet hoeven te beveiligen, onderhouden en backuppen. En ik wil er steeds minder van weten. Laat dat nou net parallel lopen met de SAAS en Cloud ontwikkelingen die we als organisatie meemaken. Het kan nog lang niet altijd en overal, maar vandaar dat ik de behoefte aan ontzorging snap. En ik alternatieven ga zoeken.

Mijn bestanden niet meer in de cloud

BitTorrent-Sync

Ik heb veel geëxperimenteerd in de loop van de tijd met het opslaan van mijn bestanden in de ‘cloud’. Zowel Google Drive, SkyDrive en Dropbox etc. Beurtelings vond ik de ene beter dan de andere en vice versa. Maar ik haakte vooral af na intensief gebruik op tablets en smartphones. Dit kwam doordat ze slecht integreren: of het lokale bestandssysteem ‘ziet’ de opslag in de cloud niet of de gebruikte ‘Office’ apps zelf zien dat niet. Dat uit zich voor mij in één zin:

Openen, bewerken en opslaan is NIET hetzelfde als downloaden, bewerken en uploaden!

Het eerste houdt in dat een willekeurige app op je tablet een bestand kan openen omdat deze app ‘cloud-bewust’ is of omdat de inhoud terug te vinden is in je mappenstructuurtje. Waarbij het opslaan in de cloud automatisch de wijzigingen wegschrijft. Het tweede houdt in dat je naar de cloud-app gaat, een bestand opzoekt, aantikt en vervolgens wordt deze gedownload. Als je er dan iets in wijzigt, moet je onthouden dat je deze laatste versie handmatig weer upload. Over onthou-gedoe gesproken.

Daarnaast merkte ik dat ik toch nog vaak in offline omgevingen ben, of te maken heb met een trage 3G verbinding. Dan wil ik bij mijn bestanden kunnen die, eenmaal weer online, gesynchroniseerd worden.

Ik ben daarom gaan experimenteren met BitTorrent Sync. Na een paar maanden gebruik kan ik zeggen dat ik er erg tevreden over ben.

  • Het werkt nagenoeg foutloos. Slechts 2 keer was er met een bestandje iets mis.
  • Het is flexibel doordat het je mappen laat aanwijzen die je wilt syncen. Het werkt dus niet met één grote synchronisatie-map, maar je wijst mappen aan die het moet monitoren op wijzigingen. Deze mappen worden vervolgens gelijk gehouden op meerdere machines, bijvoorbeeld je laptop en tablet.
  • Van elke map krijg je een unieke code. Op de toestellen waar deze map nodig is, gebruik je deze unieke code en de verbinding ontstaat ‘vanzelf’.
  • Elk bestand wordt onder encryptie verstuurt en er is geen bedrijf dat meegluurt naar je bestanden.

Overigens moet er voor synchronisatie altijd minstens één andere device aanstaan. In de praktijk stoort het me niet. Als ik mijn laptop aanzet, dan worden bestanden even bijgewerkt van smartphone en tablet, of andersom.

Disclaimer:

  • Toekomstige nieuwere versies van de publieke cloud kunnen waarschijnlijk vast wel dingen waar ik nu over struikel!
  • Als je nooit iets wijzigt op een tablet maar alleen hoeft in te kijken, dan zul je bovenstaand probleem van uploaden niet hebben!
  • Ik heb het hier vooral over persoonlijke bestanden in de publieke cloud.