Met je school naar de Office365 cloud: heb je structuur nodig?

De behoefte aan structuur is vaak generiek en ontstaat vaak aan twee kanten.

  • Als je als beheerder iets wilt beheren of controleren dan heb je behoefte aan structuur en ordening. Als deze te star is, dan zit je eindgebruikers in de weg. Het is echter onmogelijk te automatiseren als er geen structuur te ontdekken valt.
  • Als je als eindgebruiker de weg makkelijk wilt vinden dan heb je behoefte aan overzicht en dus ook structuur. Je raakt anders de weg kwijt in de ‘brei’ aan informatie.

Nu denkt een beheerder van een systeem vaak aan een standaard structuur voor iedereen en een eindgebruiker aan een structuur voor zichzelf. Aan de eigenaar van Office365 (heb je die al?) de schone taak om hier tussen een evenwichtige balans te organiseren. De structuur die voor iedereen, voor een team en voor een individu als logisch ervaren wordt verschilt namelijk ….

Over het algemeen kent SharePoint de volgende hiërarchie:

  • Platform: Microsoft is hier de baas en brengt frequent nieuwe functionaliteiten uit.
  • Tenant: de omgeving van je eigen school. Hier zijn enkele organisatie-specifieke instellingen te configureren. Dat wordt meestal door een beheerder uitgevoerd.
  • Sitecollecties: een verzameling teamsites.
  • Teamsites: een verzameling van functionaliteiten voor samenwerking.
  • Apps: dat kunnen bijvoorbeeld bibliotheken, lijsten, aankondigingen zijn.
  • Items: de afzonderlijke mappen/bestanden of lijstitems.

Je kunt er voor kiezen om met sitecollecties niet zoveel te doen en iedereen, middels self-service, teamsites te laten aanmaken. Binnen dezelfde collectie. Het andere uiterste is dat je elke teamsite als beheerder aanmaakt en bevolkt met de juiste mensen.

In het eerste geval ligt de verantwoordelijkheid compleet bij de eindgebruikers. Het kan organisch snel groeien, aangezien het als heel laagdrempelig ervaren wordt. De hoeveelheid teamsites zal op zich niet storend zijn aangezien je niet snel tegen het maximum van je tenant oploopt. Als er meerdere teamsites dubbel ontstaan dan moet de organisatie dit zelf oplossen.

In het andere geval heb je veel werk als beheerder. Het aanmaken van sites en toevoegen van groepen is nogal herhalend. Het werpt ook een drempel op. De kans op ‘rommel’ waar niemand de weg in weet is wel veel kleiner.

Je snapt natuurlijk wel dat we als organisatie de middenweg hebben gekozen. Praktisch gezien doordat we sitecollecties ‘weggeven’ aan teams. Daarbij dienen zij zelf aan te geven wie de beheerder wordt van hun collectie. Deze kan voor zijn team binnen de collectie zoveel en zo snel als gewenst teamsites maken. Het aanvragen van nieuwe sitecollecties laten we formeel lopen. Het aanmaken van teamsites kan informeel ontstaan binnen de teams zelf. Wat ons betreft op basis van wandelgang-verzoekjes.

De sitecollecties hebben we aangemaakt voor:

  • elke organieke eenheid, voor samenwerking binnen teams van diensten en onderwijs. Hierin zitten geen studenten.
  • elke school, voor de communicatie tussen docenten en hun studenten.
  • elk groter onderwerp dat dwars door de organisatie loopt, voor samenwerking dat teams overstijgt. Voorbeelden zijn VSV, ARBO, Functioneel Beheer, etc.
  • projecten, voor samenwerking binnen projectteams.

Binnen de context van SharePoint leidt dat voor mij tot de volgende stelling:

Leg het beheer op een zo hoog mogelijk niveau, zo laag mogelijk weg.

Daarvoor zijn wel een aantal zaken nodig:

  • Hou overzicht over de collecties.
  • Bewaak dat informatie binnen de juiste collecties ontstaat. Doe dit op een meer signalerende, voorlichtende toon dan een blokkerende.
  • Leidt collectie-beheerders op en blijft ze begeleiden. Bijvoorbeeld door community-vorming. Bij ons zijn dit zo’n 4% van de gebruikers initieel.
  • Help ze bij collectie-ontwerp met tekeningen. Een voorbeeld vind je hieronder. Hier kom ik binnenkort op terug.

SharePoint Voorbeeld Structuurplaat voor medewerkers van een school

Office365: Niet mailen maar delen

Tijdens de voorbereidingen voor Office365 en SharePoint Teamsites ontstond het motto “Niet mailen maar delen”. Vanuit de gedachte dat het rondsturen van bestanden een ouderwetse manier van samenwerken is. Handiger is om bestanden te delen met de personen die er bij moeten kunnen. Op zich is dat nog steeds zo, maar er zijn wel een paar zaken om rekening mee te houden. Daarnaast is dit motto geen dogma.

Onderstaande tips gaan er vanuit dat bekend is wie het beheer van een sitecollectie of teamsite doet! Meestal kan deze vrij diep in de organisatie weggelegd worden.

De knop ‘Delen’
De knop ‘Delen’ hoeft niet gebruikt te worden als er al gedeeld is. Dat betekent dat je beheerder al de juiste personen lees of schrijfrechten gegeven heeft. Als je op het moment gekomen bent dat je vroeger een bestand zou mailen, onderdruk dan de neiging om op ‘delen’ te klikken.
Dit zorgt er namelijk voor dat er specifieke rechten worden ingesteld op dat ene bestandje. Als een jaar later een persoon ergens anders gaat werken binnen je organisatie dan moeten al deze rechten per stuk verwijdert worden. Beter is het om van een persoon zijn rechten op een site of bibliotheek te verwijderen. Dat is voldoende als er niet overal rechten op mapjes en bestanden zijn uitgedeeld.

”Gedeeld met mij” in OneDrive
Als mappen en bestanden handmatig gedeeld worden dan komt de verwijzing hiernaar in je OneDrive. Het bestand zelf bevindt zicht op de originele plaats. Alhoewel dit handig lijkt kent dit enkele nadelen:

  • Het overzicht stroomt snel over. In de praktijk wordt het na meer dan 100 bestanden onwerkbaar.
  • Er kan geen ordening in aangebracht worden om wel overzicht te krijgen.
  • Bestanden die niet meer relevant voor zijn kun je niet ‘verwijderen’. De persoon die het met je deelde, moet de rechten verwijderen. Als ontvanger ‘ontdelen’ is niet mogelijk.

In de praktijk is dit overzicht alleen handig voor een tiental actuele bestanden. Zaken die dus recent met je gedeeld zijn, aangezien die bovenaan staan.

Vragen voor als je wilt delen

  • Is dit een bestand waar een ‘natuurlijke plaats’ voor bestaat? Dat zou de site, bibliotheek of map zijn waarvan iedereen vindt dat het daar ‘hoort’. Voorbeelden zijn de bestanden voor een vakgroep, opleidingsteam, overleg, project of specifieke dossiers.
  • Als er geen bibliotheek voor is, is er dan een sitecollectie waar het hoort? Die van je eigen team, school of dienst? Vraag je beheerder of hij deze bibliotheek aanmaakt en er rechten op uitdeelt.
  • Betreft het reguliere samenwerking waarvoor al een site of bibliotheek is gemaakt? Gebruik dan niet de ‘delen’ knop.
  • Wil je mensen op de hoogte brengen van een nieuw bestand of nieuwe versie? Stuur ze een mailtje. Niet met het bestand als bijlage, maar slechts met de mededeling dat het geplaatst is. Of nog beter: laat ze een waarschuwing instellen die dat automatisch doet.
  • Betreft het samenwerking die ad-hoc is of die zich waarschijnlijk niet herhaald? Dan is eenmalig iets sturen via mail geen probleem.
  • Betreft het een regulier overleg waar de vaste leden al standaard toegang hebben, maar er eenmalig op basis van de agenda iemand aanschuift? Dan is het specifieke mapje delen met die persoon geen probleem.

Altijd & Overal leren met Skype for Business

Andries Kuipers van het Nordwin College vertelt op de Kennisdeling Office365 over hun gebruik van Skype voor Bedrijven (voorheen Lync). De onderstaande use-cases kwamen in beeld:

  • Training van soft-skills door de training zelf op te nemen.
  • Begeleiding of interactie via chat.
  • Coaching online van BPV.
  • Video-vergaderen met een roundtable. De ‘normale’ manier met webcam en microfoon wordt wel als vermoeiend ervaren. Het goed luisteren en beeld volgen is mentaal redelijk zwaar. Met zogenaamde ’roundtable’ apparatuur voelt het wel natuurlijker. Voorbeeld hier.
  • ICT ondersteuning met behulp van schermdeling.

Uit de zaal kwam juist de mogelijkheid om telefonie helemaal te doen met Skype voor Business. Kan positieve business case zijn lijkt me, mits je je eigen telefooncentrale en alle software inruilt voor een Office365 E4 licentie. Deze is niet standaard in onderwijsland. Maar ja, je kunt niet alles gratis krijgen 😉

Lesmateriaal over Office Pro Plus en Office365 via IT Academy

Ymke Manders van SLB Diensten tipt ons over de IT Academy. Omdat we onderwijslicenties hebben voor het gebruik van Office365, is het lesmateriaal van de Microsoft IT Academy beschikbaar voor je medewerkers en studenten. Voor examens moet je wel betalen. Wellicht zijn de gevorderde onderdelen handig voor je studenten ICT, maar ook je ‘gewone’ studenten hebben er iets aan.

Jan Wassink van CSG Reggesteyn vertelt vervolgens over hun gebruik van ICT. Dat doen ze aan de hand van 6 I’s van innovatie: Identify, Ignite, Investigate, Invest, Implement en Improve.

Het zette me in ieder geval aan het denken over de zogenaamde ‘digital native’, waarvan we ondertussen weten dat die niet bestaat. Zelf voorzien we onze leerlingen en studenten ‘gewoon’ van enkele handleidingen. Meestal niet groter dan een paar A4tjes. De verwachting is soms dat een jongere zelf zijn weg wel vindt in Office365. Wil je dat echter op een hoger plan tillen dan zou je het materiaal van IT Academy kunnen gebruiken. Jan was overigens best kritisch op Babbage voor dit doel.

Visie op Office365 in het onderwijs

Ik ben vandaag samen met veel andere MBO-ers op de kennisdeling Office365, bij Microsoft. De opening wordt verzorgd door Hans van der Meer. Nu ben ik niet zo van reclame-presentaties, maar Microsoft is aan het veranderen.  Dat is op zich vermeldenswaard.

De visie van Microsoft laat zich alsvolgt samenvatten: “Maak het mogelijk dat elke persoon of organisatie meer bereikt.” Daarbij ontwikkelen ze als eerste voor “mobile” en “cloud”. Een voor mij belangrijk aspect hieraan is dat ze dat voor meerdere platformen doen. Ze proberen niet meer krampachtig iedereen Windows (Mobile/Surface) in te trekken.

Enkele uitwerkingen van deze visie, gedeeltelijk in mijn eigen woorden:

 

  • De smartphone wordt steeds meer ook gezien als PC. Op termijn (einde kalenderjaar) moet het mogelijk zijn dat grote schermen aangesloten worden op je telefoon. Zodat je volledige werkplek ‘mobiel’ is, terwijl je niet het gevoel hebt op een ‘mobieltje’ te werken.
  • Samenwerken zal steeds informeler en organischer zijn, waarbij de grenzen van je organisatie niet meer zo hard zijn.
  • Op langere termijn wil men locatie en tijdstip van invloed laten zijn op welke informatie je krijgt. Dit gaat Delve op een slimme manier doen. Op dit moment roept dat ook privacy vragen op. Het gekke is dat als data die gebruikers zelf open zetten, omgezet wordt in dashboard-informatie het creepy kan aanvoelen.
  • En wie doet er niet mee aan wearables?

De nieuwe innovaties zijn ook te volgen op de officiële roadmap site.

Voorbeeld implementatietraject Office365

Marjolein van Daalen vertelt over hun ervaringen met Office365 op ROC Mondriaan met behulp van tips/tops.

  • Werk samen met je eigen IT afdeling. Vooral als je meerdere scholen onder één bestuur hebt.
  • Laat leerlingen meedenken, o.a. over de manier waarop je interactie met ze hebt. Geluid, beeld, video, discussieforum etc hebben allerlei voor/nadelen in verschillende contexten lijkt me.
  • Hou het overzichtelijk: plaats niet teveel onderdelen op een teamsite-pagina.

Haar collega Karin Holderbusch toont vervolgens hun Office365 omgeving. Er zijn teamsites voor opleidingen en klassen. Hierin worden bestanden gedeeld, aankondigingen gedaan en planning getoond. Opdrachten voor leerlingen zijn ‘gewoon’ Word documenten.

Wat ik spannend vond aan het voorbeeld is dat ze er ‘leren op afstand’ mee vormgeven. Waarbij de leerling zich soms aan/afmeld. Zodat je later deze uren kunt verantwoorden als onderwijstijd. Soort “Docent op Virtuele Afstand” dus. Het spannende lijkt me de verantwoording die je hiermee af mag leggen aan inspectie.

Ze komen een eind met de standaard Office365 als ‘ELO’. Je komt uiteindelijk wel wat te kort (assignments, cijferlijsten, testen etc.) maar daar zouden aanvullingen als Teacher Dashboard handig voor kunnen zijn.

 

Met je school naar de Office365 Cloud: kan Microsoft alle bestanden voor me bewaren?

Tijdens de voorbereidingen voor SharePoint en OneDrive kwam ook de vraag naar voren: kunnen we daar ALLES opslaan? En al snel er achter aan: kunnen we al onze netwerkschijven opheffen? Daarnaast kan soms iets theoretisch wel, maar is het in de praktijk niet handig. Hieronder volgt een overzicht met toelichting van onze keus.

NIET migreren:

  • Type bestanden die zowiezo niet kunnen. Deze zijn voor de gemiddelde gebruiker redelijk obscuur.
  • Bestanden in mappen waarvan het totale pad (bestandsnaam+mapnaam) meer dan 256 karakters heeft. Deze scanden we met aparte tooling, TreeSize.
  • Access applicaties die door meerdere personen gebruikt worden of koppelingen bevatten. Het omzetten van Access bestanden naar een ‘Access-App’ vergt aparte ontwikkeling waar wij geen parate kennis van hadden. De doorlooptijd voor het omzetten werd in ons geval te groot.
  • Applicatiebestanden: sommige traditionele software moet iets in een profiel kunnen wegschrijven of op een gemeenschappelijke schijf. Die kunnen dat niet zomaar verplaatsen naar een SharePoint bibliotheek.
  • Bestanden die te groot zijn (>2GB, wordt 10GB binnenkort).
  • Bestanden die groot zijn en nog bewerkt moeten worden. Video-editing op een bestand van 1,5 GB gaat echt niet als deze in Ierland staat. Hier en daar gebruiken we daar nog lokale opslag voor. Ook sluiten we niet dogmatisch USB schijven uit.
  • Bestanden die nodig zijn voor het uitwisselen van informatie tussen systemen. Je kunt bijvoorbeeld niet rechtstreeks FTP-en vanuit een SharePoint site zonder plaatselijk tussenstation. Leuke niche-markt trouwens: een FTP client die van cloud naar FTP/SFTP rechtstreeks kan transporteren.

WEL migreren:

Eigenlijk de rest, dus behalve Office- ook PDF’s, foto- en video-bestanden.

Samenvattend:

Ja, het grootste deel van je netwerkschijven kun je opheffen.

Ja, je hebt geen “Mijn Documenten” nodig of H:\

Nee, je hebt nog wel een plek nodig voor het gebruikersprofiel, dat hoort nu eenmaal bij Windows.

Mijn vorige berichten zijn hier.

Met je school naar de Office365 Cloud: wie moet er in het projectteam?

Techneuten hebben wel eens de neiging om SharePoint te minimaliseren tot ‘een Verkenner in de browser’ of ‘gewoon een andere plek om je spullen op te slaan’. Conceptueel klopt dat misschien wel maar een gemiddelde docent of student heeft toch iets meer nodig. We hebben daarom in ons projectteam de volgende expertises gestopt:

  • Twee functioneel beheerders met als focus Exhange/Outlook en SharePoint/Sitecollecties.
  • Een coördinator van ons trainingscentrum voor het opzetten van workshops en het maken van handleidingen/FAQ/Wiki.
  • Een informatie-architect voor het bieden van overzicht en het opzetten van een structuur.
  • Een technisch architect voor de integratie met ons identiteitensysteem (Red Spider). Hierdoor heeft elke medewerker in ons HR-systeem en deelnemer in onze studentadministratie automatisch toegang.
  • Een coördinator informatiebeveiliging of ‘security-officer’.

Daarnaast hebben we ons voordeel gedaan met twee heel andere ontwikkelingen:

  • Een methodiek voor het beheer van ons projectportfolio. Dit hielp ons overzicht te houden over meerdere projecten die met elkaar samenhingen.
  • Een uitwerking van het negenvlaksmodel van Rik Maes. Dit hielp ons veel zaken af te stemmen met belanghebbenden uit de hele organisatie.

Mijn vorige bericht hierover is hier.