Yearly Archives: 2012

Keynote: Doelmatigheid #samboict

Rob Vink van het IVA geeft de keynote “Doelmatigheid” met als ondertitel “Optimaliseren op het kruispunt van belangen”. Hij start met een rondje langs de belangenvelden: deelnemer, arbeidsmarkt, overheid en maatschappij. Het levert allerlei spagaten op die doelmatigheid compliceren. Voorbeelden van spagaten:

  • Toegankelijk beroepsonderwijs versus eisen stellen aan startende deelnemers.
  • Doelmatig zijn op de schaal van je eigen instelling versus ondoelmatig zijn in de hele regio (macrodoelmatigheid).
  • Goedkoper impliceert vaak massa, wat weer brede opleiding betekent, versus de behoeften aan specialisten op de arbeidsmarkt.

Ik had nog nooit gehoord van DEPES, een indeling waarbij je trends op 5 terreinen bekijkt: Demografisch, Economisch, Politiek, Ecologisch en Sociaal. Vervolgens teken je deze in op 4 kwadranten: door steeds 2 assen te analyseren (grote/kleine impact en grote/kleine onzekerheid).

Rob vermeld 3 trendsoorten:

  • Versnelling: toepassingen van technologie nemen toe, de waarde van nieuwe informatie neemt steeds sneller af.
  • Versnippering: maatwerk, individualisering en toenemende differentiatie.
  • Verdichting: systeem- en netwerkintegratie.

De complicerende factor voor onderwijs: Meer en beter onderwijs organiseren met minder publieke middelen.

Rob geeft tips voor informatiemanagers en ICT:

  • Breng de buitenwereld naar binnen.
  • Ent je informatie op een logistiek onderwijsmodel.
  • Zoek naar manieren waarop ICT de 3 V’s ondersteunt!

Èn vul aan met: Verbinding, Vertraging en Verwondering!

 

Keynote: Gevangen in de wolken #samboict


Fabrice Mous van Outdare geeft de keynote “Gevangen in de Wolken” over de kenmerken en uitdagingen van cloud-computing.

Het is fijn dat je infrastructuur en applicaties uit de muur komen… Maar wat als je wilt veranderen? Hij citeert “Cloud computing may become the mother of lock-in.”. Waarom?

  • Als je wilt veranderen van leverancier, kan je data dan mee?
  • Als die data gegenereerd wordt door applicaties, kunnen die dan mee?
  • Als je de data mee kan nemen, worden alle relaties dan behouden?

Op alle lagen van cloud-computing kom je vendor lock-in tegen. Zijn er voorbeelden waar het wel gewerkt heeft? Ja: telefonie.
Advies van Fabrice:

  • Beslis niet te snel.
  • Bepaal je risico’s. Vendor lock-in is een ‘duurzame’ relatie.
  • Eenmaal besloten, manage dan de gevolgen van eventuele vendor lock-in. (backup etc.)

Veranderingen bij ICT afdelingen, cultuur en processen #samboict

Rosemarijn de Groot van ROC Nijmegen geeft een presentatie over veranderingen bij een IT afdeling. Ik ben vooral nieuwsgierig naar de menselijke kant van het verhaal. Ze brengt enkele prikkelende punten naar voren:

  • Durf jezelf steeds de vraag te stellen: Doen we de goede dingen? Maken we de juiste keuzes?
  • Luister naar kritiek op het groeiende aantal adviseurs.
  • Kijk kritisch naar de ratio onderwijs/ondersteuning.
  • Ze breekt een lans voor IT medewerkers die erg loyaal zijn aan onderwijs. Maar: laat IT-ers geen dingen doen waar ze niet goed in zijn! Geniet van de talenten van je medewerkers! Juist als ze autistiforme kenmerken hebben. Stop met het lastigvallen van IT-ers met cursussen communicatie.
  • Verandertrajecten leiden zelden tot permanente cultuur. Stop ermee de ‘cultuur’ bij ICT’ers bij onderwijsinstellingen te willen veranderen!
  • Deel je visie èn geef de tijd om te ‘oefenen’ met beslissingen die een verandering pogen te veroorzaken.
  • Hou je niet ALLEEN bezig met het schrijven van Business Cases, projectplannen, SLA’s … Van huwelijkse voorwaarden opzich wordt je huwelijk niet beter. Daarvoor zijn andere dingen nodig…
  • Is verzakelijking bevorderlijk voor een afrekencultuur of voor kwaliteitsverbetering?
  • Helpt ‘meten-is-weten’ bij de communicatie of het indekken tegen wijzende vingers?

Ze eindigt met “World after Midnight”:

[yframe url=’http://www.youtube.com/watch?v=Vx8RLHyH1uM’]

Het bouwen van een InformatiePortfolio

Vaak bevind ik mij tussen personen die informatie nodig hebben aan de ene kant en die het leveren aan de andere kant. Opzich ligt zo’n brugfunctie mij wel. Tot voor kort hield ik zelf overzicht over de informatiebehoefte en -levering, door lijsten aan te leggen in excel. Hierop kwamen dan de namen van de rapportages, formulieren, data-exports en monitoren. Gedurende een vorig project werd duidelijk dat dat niet meer voldoende is. Dus ben ik een database gaan aanleggen. Het geheel noemen we het InformatiePortfolio (en ja, ik vind CamelCase leuk).

Ik hanteer daarbij de volgende omschrijving:

Het geheel van InformatieProducten die gevraagd of geleverd worden waarbij telkens relaties worden gelegd met kernsystemen, leveranciers, stakeholders, kaders, rollen, definities, publicatiedatums, processen en KPI’s. Aan elk InformatieProduct worden kenmerken toegekend zoals een code, naam, omschrijving, doel, niveau, status en frequentie. 

De basis van dit portfolio is dus een lijst met InformatieProducten. Door bovengenoemde relaties te leggen kan het portfolio het volgende leveren:

  • Productkaarten: Per InformatieProduct een overzicht van alle kenmerken, definities, systemen en leverancier.
  • InformatieKalender: Wat wordt wanneer geleverd?
  • KPI-Register: Welke prestatie-indicatoren zijn er en welke InformatieProducten zijn hiervoor de onderlegger?
  • Overige rapportages: bijvoorbeeld welke afdeling is verantwoordelijk voor welke informatie of welke informatie komt uit welk systeem?

Het aantal items in het portfolio groeit erg snel. Dat vind ik niet erg, zolang ik maar overzicht kan creëren. In een later stadium kan dan weer kritisch gekeken worden welke informatie niet meer nodig is.

Aanpassen van een mengkraan: Google Reader


Eerst iets over twitter: Ik gebruik twitter voor mijn werk nog steeds, echter mondjesmaat. Door meerdere accounts te gebruiken vermoei ik de rest van de wereld niet met triviale tweets (“Ik heb een nieuw paar bergschoenen.”) en mijn familie bijvoorbeeld wel (En ja, wij hebben veel wandelaars in de familie). Ik onderschrijf wel het idee dat je het als instrument voor professionalisering kunt gebruiken, maar ik blijf steeds terug komen bij Google Reader. Waarom? Twitter is voor mij de brandkraan die onbeperkt open staat. Google Reader is meer de mengkraan die ik kan afstellen.

De voordelen voor mij:

  • Door selectief te zijn in het kiezen van blogs die ik volg heb ik minder last van de attention crash. Oftwel: als ik alles wil volgen dat mijn intellect begeert wordt ik gek. Hiervoor heb ik wel het aantal bronnen (feeds) terug moeten brengen. Het waren er meer dan 500, nu ‘slechts’ zo’n 250.
  • Door ‘tags’ toe te kennen aan elke bron, worden de toch nog 100 berichten per dag overzichtelijker ingedeeld. Ik gebruik voor elke bron 3 soorten tags, afhankelijk van wat ik in beeld wil hebben of filteren.
  • Hierdoor kan ik het berichten verkeer ‘mengen’. Iets minder techniek? Iets meer fotografie? Iets minder humor? Iets meer design? etc.

De soorten tags helpen de volgende dwarsdoorsnedes te maken:

  • Context-tags: @Home en @Work halen de twee belangrijkste contexten uit elkaar.
  • Tijd-tags: #Dagelijks bekijk ik dagelijks èn zet ik op ‘gelezen’. #Maandelijks hetzelfde. #Someday wil ik nooit missen. Er zijn onderwerpen die ik 1 keer per maand aan wil snijden. In die tijd staat er genoeg klaar. Daarna gaat alles met de tag #Maandelijks op ‘Gelezen’.
  • Onderwerp-tags: Op welk terrein een blog zich (grotendeels) begeeft. Bijvoorbeeld techniek, architectuur, onderwijs etc.

Vanaf nu: 1 bron erbij, 1 eraf! Het totale aantal berichten is toch meer dan ik kan lezen. Ik heb geen zero-inbox doel net als bij mail.

Verzuimmelden en privacy

Zoals beloofd zou ik nog terugkomen op het verband tussen verzuimmeldingen en privacy. Toen schreef ik al:

  • Laat de leerling en/of ouder zelf bepalen wat voor privacy niveau gewenst is.
  • Laat de school bepalen wie welke rol heeft op elk niveau.

Enkele voorbeelden van redenen van verzuim bij elk niveau:

  1. Privacy-niveau Laag: het maakt de leerling niet uit als willekeurige medewerkers de reden kennen en beoordelen. Meestal redenen zoals “De bus was te laat.”, “De wekker ging niet af.”, “De brug stond open.” etc. Voor deze gevallen kan iedereen alle 3 de rollen vervullen.
  2. Privacy-niveau Middel: het maakt de leerling wel degelijk uit dat maar een beperkte groep medewerkers de reden kennen en beoordelen. Meestal redenen zoals “Ik moest naar de dokter.”, “In die les zitten leerlingen die me pesten.” etc.
  3. Privacy-niveau Hoog: de leerling wil dat de reden en beoordeling heel vertrouwelijk blijft. Redenen zoals “Ik moest naar de Psychiater.”, “Ik moet naar de dokter vanwege een vriendje en mijn ouders mogen het niet weten.”

De kunst is nu om van te voren voor elk niveau de juiste betrokkenen te bepalen. Hieronder steeds weergegeven met een gekleurde smiley. Enkele voorbeelden:

  • Groen: Bijvoorbeeld balie-, receptie-, administratief medewerker, telefonist of docent in de klas.
  • Oranje: Leerlingbegeleider, mentor, coach of verzuimcoördinator.
  • Rood: Vertrouwenspersoon

Enkele opmerkingen:

  • De redenen hierboven zijn een voorbeeld! Een discussie welke reden op welk niveau hoort is zinloos. Laat de leerling deze zelf bepalen!
  • De betrokkenen hierboven zijn een voorbeeld! Een discussie welke betrokkenen op welke rol zitten is zinvol. Bepaal deze als school. In het geval van onderzoeker en observant kunnen er dat meerdere zijn.
  • Maak de leerlingen hiermee bekend en corrigeer misbruik (Elke keer als de bus te laat is dit alleen tegen de vertrouwenspersoon willen vertellen of zo).

Samenwerken aan een model

Nu doet zich iets leuks voor: ik krijg feedback op mijn WAROM3-model! De grote lijnen blijven gelijk, echter in de onderdelen worden suggesties gedaan voor andere termen. Eigenlijk beter dan die van mezelf, maar dat haalt weer mijn afkorting (WAROM) onderuit. Ik heb de neurotische neiging om na het kiezen van een afkorting me er heel erg aan te houden. Wat weer de omgekeerde wereld is. Je past een jas aan het weer aan, niet het weer aan je jas. Dus voortaan ga ik eerst modellen verzinnen, tekenen en uitwerken zonder er een kreet aan te plakken!

Maar voordat ik me aan mijn model blijf door-irriteren wil ik even door-itereren. Dat de horizontale lagen in het model overeenkomen met de fases uit de tekst was niet in één opslag duidelijk. Daarom hieronder een kleine aanpassing.

Peepeeteetje voor de liefhebber.

WAROM3 – Een model voor verzuimmeldingen

In  een vorig project (invoering EduArte) heb ik het belang geleerd van procesontwerp, waarin rollen en stappen handig beschreven staan. Het uit elkaar trekken van rollen bevordert ook de functiescheiding die nodig is tijdens de controle op administratieve processen, zodat niet dezelfde persoon het werk uitvoert én controleert.

Komende tijd zal ik me ook meer bezighouden met projecten op het gebied van onderwijslogistiek. Eén onderdeel daarvan is aan- en afwezigheidsregistratie en de afhandeling ervan. Uit ervaring weet ik dat je dan te maken krijgt met de privacy van de deelnemer of leerling. Daar zitten ethische kanten aan.

Een oplossingsrichting zou kunnen zijn:

  • Trek rollen uit elkaar. Benoem de verschillende rollen van de betrokkenen op het gebied van verzuimmelding.
  • Trek fases van afhandeling uit elkaar.
  • Koppel verschillende rollen aan verschillende niveaus van privacy.
  • Bepaal als onderwijsinstelling wie welke rol vervult.
  • Bepaal als deelnemer welk niveau van privacy gewenst is.

Concreet uitgewerkt:

Toelichting:

  • In Fase 1 staat de vraag centraal: wat is de waarneming? Degene die observeert dat iemand afwezig is, doet de registratie. Dat is een melding in een systeem. Er worden vooralsnog alleen plaats- en tijdgegevens geadministreerd. Wie er afwezig was op welk tijdstip bij welke onderwijsactiviteit. Doordat deze waarneming door iedereen kan gebeuren, is deze rol voor veel medewerkers weggelegd.
  • In Fase 2 staat de vraag centraal: waarom is iemand afwezig? Degene die onderzoekt waarom iemand afwezig is, analyseert de reden. Deze motivatie wordt ook vastgelegd.  Het onderzoeken zelf kan plaatsvinden door een verzuimcoördinator, mentor, coach of leerlingbegeleider.
  • In Fase 3 staat de vraag centraal: wat is de waardering? Degene die oordeelt over de reden van afwezigheid geeft zijn mening. Hij/zij acht het verzuim geoorloofd of ongeoorloofd. Verder wordt hierdoor de relevantie bepaald voor anderen: voor interne begeleiders of leerplichtambtenaar.

Het origineel in powerpoint is hier.

Overigens is in dit model de observant, die de waarneming doet, ook degene die de registratie ervan doet, om het probleem van tweedehands informatie te voorkomen.

Ik kom nog terug op het verband met privacy.

O ja, en veel Wordfeud spelen helpt op de één of andere manier om dit te verzinnen.