Yearly Archives: 2010

Rapportages gedocumenteerd

Klinkt saai, hé? Rapportages zijn saai, tabellen met cijfers enzo, laat staan documentatie erover. Weet je wat pas spannend is? Het gedrag dat er ontstaat na het bekijken en interpreteren van cijfers. Ontwijkend, ontkennend, verklarend, reflecterend of kritisch en hopelijk sturend. Toch voelt iedereen aan dat meer informatie over ‘de wereld achter de cijfers’ van belang is. En zoals zo vaak is documentatie een ondergeschoven kindje. Onze instelling was toch al toe aan een revisie erop en uniformiteit bij meerdere afdelingen. Dus eerst maar eens een format verzonnen. Hieronder volgt een opsomming van de elementen van ons format. Wellicht alleen 😉 interessant voor mensen die zich met rapportages bezighouden.

Welke elementen willen we als ‘metadata’ bij een rapport: we hebben het uit elkaar getrokken in grofweg drie delen:

  • Algemeen: uitleg wat een rapport is, berekeningen, definities etc.
  • Omschrijving van de vraagkant: wie heeft er behoefte aan deze informatie en in het kader waarvan.
  • Beschrijving voor de leverende kant: wie de informatie levert en hoe.

Algemeen

  • Titel: hoe het rapport in de wandelgangen heet. Of zoals cfi het noemt: “citeertitel”.
  • Rapportversie: Versie van het product. Rapportages evolueren in de loop van de tijd, afhankelijk van de informatiebehoefte.
  • Code: Unieke code per rapport.
  • Documentversie: Versie van deze documentatie.
  • Formatversie: Versie van dit format zelf. Alles blijft in ontwikkeling!
  • Doel: Korte omschrijving van het doel van de rapportage.
  • Definities: Betekenis van termen en afkortingen. Eventueel aangevuld met rekenformules.
  • Opmerkingen: Toelichtende tekst die niet in één van de andere velden een plaats heeft.
  • Layout vormen: Rapportages de op dezelfde brondata gebaseerd zijn bevatten soms verschillende dwarsdoorsneden. Daardoor ontstaan tabellen met verschillende kolom- of rijvelden. Gezamenlijk vormen deze één rapportage.

Informatiebehoefte

  • Eigenaar: De eigenaar van een rapport is de lijnmanager van de aanvrager. Als het rapport breder gebruikt wordt, is dit CVB of concernstaf.
  • Aanvrager: De contactpersoon waarmee de vraag gearticuleerd wordt. Soms dezelfde als eigenaar.
  • Doelgroep: De organieke eenheden waarvoor het rapport bedoelt is.
  • Publicatiewijze: Intranet, dashboard of anders.
  • Frequentie: De frequentie waarin het rapport verschijnt, bijvoorbeeld maandelijks, jaarlijks.
  • Periode: De periode waarin het rapport verschijnt, bijvoorbeeld Jan – Aug.
  • Strategische Agenda: Maakt verbinding met één van de punten uit de bestuurlijke agenda.
  • Programma Begroting:  Toont in welk programmakader de informatiebehoefte leeft.
  • Externe verantwoording: Opgesplitst in “Aan” (De naam van de instelling waar verantwoording aan afgelegd wordt.) en “In het kader van” (Het terrein of onderwerp waarover verantwoording afgelegd wordt.)
  • Succesfactor: De succesfactor zoals genoemd in de programmabegroting.
  • Norm: Nodig om het resultaat te beoordelen.
  • FAQ: Voorbeelden van vragen die gesteld worden, als men de rapportage bekijkt. Dit onderdeel kan steeds aangevuld worden.

Informatievoorziening

  • Verantwoordelijke: De lijnmanager die verantwoordelijk is voor het leveren van de informatie.
  • Opsteller: De medewerker (functie) die de rapportage maakt.
  • Analysedimensie: Dit zijn meestal de kolomvelden van een rapport. Informatie wordt meestal “opgehakt” in categorieën en soorten.
  • Drilldown: De mate waarin het rapport ‘afdaalt’ in de organisatie. Bijvoorbeeld: tot op entiteit, tot op team, tot op medewerker/student. Hoe verder het afdaalt, hoe operationeler het rapport.
  • Bron: Systeem waarin de basisregistratie plaatsvindt
  • Rapportsysteem: Applicatie die het rapport genereert. Bijvoorbeeld: impromptu, Excel, access etc.
  • Opstelspecificatie: De, technische, handleiding die voor de opsteller de werkinstructie bevat om het rapport te maken. Deze borgt de continuïteit van de levering indien een andere collega het overneemt.

Projectevaluatie Incident op School

Onze instelling doet mee aan een pilot voor het registreren van incidenten. Dat kan van alles zijn, maar de nadruk ligt op veiligheid. Voorbeelden zijn: verbaal geweld, fysiek geweld, vandalisme, grove persterij, discriminatie, etc. Zelf registreren we al langer dan dit project, maar we hebben onze ervaringen nu wel weer op een rij. Even wat achtergrond informatie:

Het project wordt getrokken door MinOCW. Het systeem waarin geregistreerd wordt, is geleverd door DSP-Groep en gebouwd door Topicus (in TripleA land geen onbekende). Om eenduidigheid te krijgen is er eerst onderzoek gedaan naar definities en categorieën. Dit is uitgevoerd door ITS, onderdeel van de radboud Universiteit Nijmegen.

Het doel van het project is ervaren hoe bruikbaar de definities zijn en welke manieren van registratie het meest effectief zijn. Naar alle waarschijnlijkheid zal incidentenregistratie verplicht worden gesteld. Het grotere lange termijn doel is meer inzicht krijgen in welke mate scholen veilig zijn, een beeld hierover te vormen van het onderwijs in brede zin en op termijn te gaan benchmarken. Voor scholen zelf kan de registratie leiden tot rapporteringen, om zo te sturen op veiligheid en handreikingen te doen om concrete maatregelen te nemen.

Mens en organisatie blijft de grootste uitdaging voor onze instelling:
– Bewustzijn binnen de teams en bekendheid met het onderwerp vergt voortdurende aandacht.
– De registratie zelf wordt vaak ervaren als ‘extra werk erbij’.
– Het voordeel van het systeem is niet altijd direct voelbaar, daarom is mensen ‘verleiden’ tot het gebruik ervan moeilijk.
– Vraag blijft ook hoe zich deze registratie verhoudt met die van ongevallen en meldingen naar arbeidsinspectie?
Mijn eigen kijk: Als de incidentenregistratie organisatorisch niet ‘gehangen’ zou worden aan Arbo, zoals nu vanwege het perspectief veiligheid, maar een logisch gevolg zou zijn van het pedagogisch handelen, dan zouden de meldingen ook uit een LVS kunnen ‘rollen’. De samenhang met de begeleiding, signalering en nazorg van incidenten is dan beter te borgen.

Technisch:
– Het systeem zoals dat in de pilot gebruikt is, is laagdrempelig om te gebruiken. Een incident neemt één scherm in beslag, waarop alles ingevuld kan worden.
– Autorisatie naar teams of afdelingen is mogelijk. Hierdoor kunnen rollen toegekend worden waarbij iemand registreert en anderen weer inzage hebben voor een hele school. Ook is er een analyse rol, waarbij statistieken getoond worden. Dit laat bijvoorbeel allerlei percentages zien van incidentsoorten door de tijd heen.
Mijn eigen kijk: Willen we de rapportage onderdeel maken van onze overige informatievoorziening, dan moet alle data makkelijk er uit te exporteren zijn. Dit is nu al mogelijk door velden te kiezen, een tabel te maken en op te slaan naar excel of SPSS. Echter niet alles komt dan mee. Of althans dusdanig dat we het zo kunnen importeren naar interne monitoringsystemen. Maar er moet iets overblijven om te wensen toch?
Om meldingen uit een LVS of begeleidingsysteem te laten ‘rollen’ zou een integratie nodig zijn met de kernregistratie deelnemers of een begeleidingsmodule. Toekomstplannen hiervoor zijn geschetst tijdens de Markt van Leveranciers op 17 November 2009 in Utrecht.

Even de redenatie doortrekkend: een LVS is qua concept vaak logboek waarin signalen, handelingsafspraken en contactmomenten worden vastgelegd. Als de informatie die aan een logboekitem kan hangen, ook wordt vormgegeven volgens de bovenstaande definities, dan zou een LVS de incidenten aandragen bij het registratiesysteem. Een beetje zoals de plannen zijn omtrent het doen van verzuimmeldingen bij de IB-groep: eerst op een aparte portal, maar later geïntegreerd vanuit je begeleidingsysteem.

Al met al een leerzaam project. Afwachten blijft nog even hoe het verplichtende karakter vanuit MinOCW er uit gaat zien.

4 perspectieven voor strategisch assortimentsbeleid

Ik heb in het verleden n.a.v. de Long Tail in het onderwijs en je productportfolio geblogd over ‘Strategisch Assortimentsbeleid‘. Onze instelling is nu in de oriëntatie hierop wat verder gekomen. Voorlopig kiezen we voor 4 perspectieven:

  • Rendement: Hoeveel levert een opleiding op? Dit kan uitgedrukt worden in aantallen diploma’s. Methodieken hiervoor zijn een “harde diploma-teller”, rapportages als “Aanval op de Uitval” en VK2 (Vragenlijst Kengetallen) lijsten van inspectie.
  • Betaalbaarheid: Hoeveel kost een opleiding? Deze blijft een uitdaging. Methodiek vooralsnog is Activity-Based-Costing met de Onderwijscalculator.
  • Arbeidsmarktrelevantie: Hoe goed kun je een baan vinden met een opleiding? Dit kan uitgedrukt worden met zogenaamde ‘krapte-indicatoren‘ van UWV en rapportages van Colo en ROA.
  • Omvang: Hoe groot is een opleiding? Is het aantal ‘afnemers’ groeiend of dalend? Dit kan uitgedrukt worden in deelnemers naar leerweg, niveau etc.

Al met al een hele zoektocht, want per opleiding of afdeling willen we hier iets zinvols over kunnen zeggen. Wel leuk om te doen! Daarnaast tricky in gedrag: verantwoord kijken naar de levensvatbaarheid van opleidingen vergt soms voorzichtigheid.

Demented Reality

Locatiebewuste apparaten gaan het helemaal worden, in combinatie met informatie die over onze eigen visuele waarnemingen heen gelegd wordt. Maar, of we er allemaal intelligenter van gaan worden? En of de werkelijkheid er van verbetert? Eén mogelijk scenario in het filmpje hieronder:

Augmented (hyper)Reality: Domestic Robocop from Keiichi Matsuda on Vimeo.

Toch nauwelijks AUGmented te noemen, eerder DEmented, vooral naar het einde toe…

Overigens schijnt er al snel iets aan te komen wat er op gaat lijken. Google Streetview die advertenties uit het straatbeeld vervangt door eigen advertenties. Overigens: wat zijn die filmpjes op Vimeo toch mooi! Een beetje zoals TED zich verhoudt tot Slideshare, zou verhoudt Vimeo zich tot Youtube, althans mijn mening.

Is er overigens Augmented Reality die informatie legt over je andere zintuigen dan visuele?

Einde van Nav4All

Soms denk je dat grotere organisaties beter voor continuïteit kunnen zorgen. Helaas, Nav4All gaat stoppen, per 1 februari. Vanwege een probleem met de licenties van de gebruikte data (kaarten).

Ik heb Nav4All altijd met veel plezier gebruikt op mijn Blackberry: duidelijk gesproken instructie, correcte aanwijzingen op fantastische verkeersknooppunten in Duitsland, Zwitserland en Oostenrijk. Op tijd 6 baantjes opschuiven tussen vrachtverkeer en caravans: ging allemaal prima. En belangrijk: gratis. Ik had er zelfs voor willen betalen, maar er lijken geen financiële problemen.

Nu op zoek naar een alternatief….

Voor elke docent een tabletje

In het verleden heb ik wel eens geschreven over het motto “breng de applicatie naar de werkplek”, dit omdat het anders de registratie-handeling zelf tot hogere administratieve lasten leidt en tot “2de-hands informatie”. Deze registratie-handelingen dienen bij voorkeur niet te bestaan uit overtypen, maar uit enkele kliks of toetsaanslagen of nog beter: schermaanrakingen. We blijven toch tactiele wezens. Zodat de informatie kan worden vastgelegd op de plaats waar deze ontstaat.

Nu is de echte werkplek van een docent niet een gemeenschappelijke docentenwerkruimte die er kantoorlijk uitziet. Behalve het klaslokaal, waar nog wel een PC neergezet kan worden, is de werkplek van een docent steeds meer mobiel. Coaching, begeleiding en lesgeven vindt steeds meer plaats op flexibele plekken, in en buiten het schoolgebouw.

Vanochtend las ik een bericht over de toepassing van tablet-pc’s in de zorg. Waarop ik bedacht dat de werkplek van mensen uit de zorg overeenkomsten vertoond met die van onderwijs. “Lokalen” met meerdere patiënten, momenten met individuen, veel wisselingen, veel logistieke uitdagingen. De voordelen die daar gelden, gelden ook in het onderwijs, lijkt me.

Overigens registreren we niet om de registratie opzich, maar de sturingsinformatie die dit alles oplevert is waardevol en daarnaast helpt het op operationeel niveau om processen soepeler te laten verlopen.

Zou het onderwijs er niet veel ‘cooler’ uitzien als elke docent met zo’n tablet zou rondlopen? Niet dat ik alleen de wow-factor wil verhogen… Verder is deze post niet bedoelt om allerlei reacties op te roepen over Windows versus Apple ofzo, ik zag alleen een aanleiding in de huidige media. Verdere hype en anti-hype mag elders 😉

VSV – De pegels (II)

Ik heb in het verleden kritiek gehad op  de VSV berekeningen. Hun ontsluiting van informatie is verder super. Het doel van de convenanten natuurlijk ook. Maar een en ander wordt nu duidelijker:

  • Studenten die uitstromen naar een particuliere onderwijsinstelling zijn automatisch VSV-er. Terwijl de definitie stelt dat iemand pas VSV-er is, als deze bij ongekwalificeerde uitstroom, het schooljaar er op (1 oktober) niet meer deelneemt aan onderwijs. Dus ook al stroomt iemand zonder kwalificatie uit je onderwijsinstelling, als de student verder gaat bij een andere school, is hij/zij geen VSV-er. MITS die school aan BRON (IB-groep) rapporteert. Erkende particuliere instellingen doen dit niet. Dus: in de geest van de definitie niet, volgens metingen wel VSV. Kosten per misser: €2.000
  • Studenten die uitstromen naar het buitenland (en die zijn er zeker!), worden automatisch VSV-er. Ook bijvoorbeeld alleenstaand minderjarige asielzoekers die bij de 18de verjaardag moeten terugkeren.
  • Als het studentenaantal toeneemt, dan is bij een even groot percentage VSV, de absolute VSV hoger. Daar houdt de norm geen rekening mee.

Bijna echt

Even een blogje voor tussendoor en over iets anders: een filmpje op vimeo van Alex Roman. Waarvan de beelden er zo realistisch uitzien dat het haast niet te geloven is dat het animatie is. Het mooist te bekijken fullscreen met de speakers wat harder…

[vimeo http://www.vimeo.com/7809605 w=400&h=300]

The Third & The Seventh from Alex Roman on Vimeo.

Ik heb overigens met veel plezier naar het visuele bombardement van Avatar3D gekeken, maar hun budget kennende en de serverfarm die er voor nodig was, vind ik dit toch een hele prestatie van iemand die dit thuis in zijn vrije tijd maakt. Combineer nou eens het talent van een animatiekunstenaar zoals hierboven met de rekenkracht van Avatar, wat zou er dan nog mogelijk zijn?

Standaarden in competentiemodellen

Via de nieuwsbrief van EduStandaard kwam het verslag “Vertaling Competentiemodellen” binnen. Het is geschreven door Jos van der Arend en Bas Jonkers:

“Dit verslag beschrijft de resultaten van de inventarisatie naar vertaling van competentiemodellen. Kennisnet voorzag een sterk toenemende behoefte aan vertalingen tussen competentiemodellen. Doelstelling van de studie was om te komen tot een methodiek om vertalingen van competentiemodellen mogelijk te maken.
Om de problematiek helder te maken is gestart met een verkenning naar mogelijke competentiemodellen. Vervolgens zijn een algemeen competentiemodel‐vertalingsmodel en algemene gebruikscenario’s beschreven.
Met het vertalingsmodel en deze gebruikscenario’s zijn een aantal relevante belanghebbenden in het MBO‐domein benaderd en ondervraagd over de vertaalbehoefte. Conclusies zijn dat er in het MBO‐domein niet veel behoefte is aan vertalingen. Hét competentiemodel binnen het MBO is de Competentiegerichte Kwalificatiestructuur (CKS) van COLO.”

Ten eerste toont deze conclusie indirect de rijpheid van het CGO gedachtegoed aan. Het komen tot standaarden is een moeizaam proces en meestal eindig je met meerdere ‘standaarden’. Het verslag zegt verder dat het algemeen geaccepteerd is en er groot draagvlak voor is.

Verder is het verslag nuttig voor wie een overzicht wil hebben van alle modellen, frameworks en standaarden die er zijn: ERK, EQF, ECS, e-CF, HR-XML, ICOPER, IEEE WG20, IMS RDCEO. Ik ben niet alleen gek op modellen, maar ook op afkortingen ervan 😉 . Verder dan alleen een opsomming worden deze gerelateerd (zie afbeelding).

Conclusies:

“Competenties bevinden zich in het spanningsveld tussen opleiding en beroep (domein leren respectievelijk werken). Wil het deze brugfunctie vervullen, dan zijn vertalingen van en naar deze deelgebieden onvermijdelijk.” Maar:

“Een korte inventarisatie binnen en buiten Kennisnet gaf aan dat er op dit moment nog niet erg veel behoefte is aan vertalingen in het voortgezet onderwijs (VO) en het middelbaar beroepsonderwijs (MBO). Binnen het VO wordt nog niet veel gebruikgemaakt van competentiemodellen, binnen het MBO (en ook een beetje het VMBO), is er één algemeen geaccepteerd, centraal competentiemodel: Competentiegerichte Kwalificatie Structuur (CKS) van COLO.”