project

De Projectsaboteur

Dion Kotteman, CIO van het Rijk, sluit de KWD Vakdag af met de keynote “Projectgedrag en Politiek Spel”. Hij is bekend van het boekje de ‘Projectsaboteur‘. Sabotage van een project lijkt op weerstand tegen verandering, maar is het niet. Het gebeurt bewust en gemotiveerd, er is actie voor nodig. Dion laat ons de wereld van de saboteur zien.

Wie zouden projectsaboteur kunnen zijn?

  • De opdrachtgever. Dat lijkt onwaarschijnlijk, maar die kan er belang bij hebben als een project geen resultaat heeft. Bijvoorbeeld in gevallen waar hoger management iets opdraagt, aan een opdrachtgever die iets eigenlijk niet wil. Het tijdstip van sabotage is bij de start, bij de begroting en selectie van de projectmanager.
  • De projectmanager. Door het falen te verbloemen in voortgangsrapportages, door vage plannen of door de projectmethodiek verkeerd aan te wenden.
  • De Gebruiker. Door de hele tijd nieuwe ‘problemen’ te ontdekken.
  • De Specialisten.

Bij hen allen komen dezelfde motieven terug:

  • Lijfsbehoud
  • Werkgelegenheid
  • Behoud van status
  • Positieverbetering

Is er als organisatie iets te doen aan zo’n projectsaboteur? Klokkenluiders worden namelijk meestal niet gewaardeerd. Tips van Dion:

  • Vraag je af welke belangen in het geding zijn of wie er profiteert van de besparingen?
  • Controleer of de echte argumenten boven water komen.
  • Inventariseer de spelers en hun belangen met een stakeholder- en benefitanalyse.
  • Integreer de menselijke factor: monitor structureel tijdens het project hoe iedereen ‘er in staat’.
  • Wees niet naïef … en niet achterdochtig.

Qua doorlooptijd: plan niet in detail projecten van 2 of 3 jaar! Plan de eerste fase gedetailleerd en de volgende slechts op hoofdlijnen.

Projectleider: Dictator of Democraat?

De tweede sessie op de KWD Vakdag is van Gyuri Vergouw. Hij opent met Cobb’s paradoxWe weten waarom projecten mislukken, hoe we dat moeten voorkomen en toch mislukken ze telkens weer.” Aansluitend bij het thema komt het voorbeeld van J.F. Kennedy voorbij. Hij toonde in zijn speech in 1961 (het startschot voor de eerste bemande maanreis) zowel eigenschappen van een democraat als van een dictator. De volgende kenmerken zaten in zijn speech:

  • Het bevat een vastgelegde belofte.
  • Moment A en moment B: een duidelijk begin en eind.
  • Het beschrijft concreet gedrag.
  • Het vraagt betrokkenheid bij eindresultaten van iedereen.
  • Vrijwillig, niet vrijblijvend

Daarna haalt Gyuri een ‘gouden formule’ van verandermanagement aan:

CVT = M x ED x ES x O x (VxT)

Waarbij CVT staat voor “Commitment voor Transitie”. Deze is opgebouwd uit:

  • M = missie en visie
  • O = onvrede met de huidige situatie
  • ED = externe druk
  • ES = eerste (succesvolle) stappen
  • (V*T) = de in de organisatie aanwezige persoonlijke vaardigheden en talenten

Vervolgens legt hij het verband tussen projectleiders, leiderschapsstijlen en situationeel leiderschap. Wat ik uit zijn sessie meeneem zijn aanknopingspunten om kritisch de selectie van een projectleider te doen. Vooral omdat bepaalde vormen van leiderschap beter passen bij bepaalde vormen van veranderingen.

Projectevaluatie Incident op School

Onze instelling doet mee aan een pilot voor het registreren van incidenten. Dat kan van alles zijn, maar de nadruk ligt op veiligheid. Voorbeelden zijn: verbaal geweld, fysiek geweld, vandalisme, grove persterij, discriminatie, etc. Zelf registreren we al langer dan dit project, maar we hebben onze ervaringen nu wel weer op een rij. Even wat achtergrond informatie:

Het project wordt getrokken door MinOCW. Het systeem waarin geregistreerd wordt, is geleverd door DSP-Groep en gebouwd door Topicus (in TripleA land geen onbekende). Om eenduidigheid te krijgen is er eerst onderzoek gedaan naar definities en categorieën. Dit is uitgevoerd door ITS, onderdeel van de radboud Universiteit Nijmegen.

Het doel van het project is ervaren hoe bruikbaar de definities zijn en welke manieren van registratie het meest effectief zijn. Naar alle waarschijnlijkheid zal incidentenregistratie verplicht worden gesteld. Het grotere lange termijn doel is meer inzicht krijgen in welke mate scholen veilig zijn, een beeld hierover te vormen van het onderwijs in brede zin en op termijn te gaan benchmarken. Voor scholen zelf kan de registratie leiden tot rapporteringen, om zo te sturen op veiligheid en handreikingen te doen om concrete maatregelen te nemen.

Mens en organisatie blijft de grootste uitdaging voor onze instelling:
– Bewustzijn binnen de teams en bekendheid met het onderwerp vergt voortdurende aandacht.
– De registratie zelf wordt vaak ervaren als ‘extra werk erbij’.
– Het voordeel van het systeem is niet altijd direct voelbaar, daarom is mensen ‘verleiden’ tot het gebruik ervan moeilijk.
– Vraag blijft ook hoe zich deze registratie verhoudt met die van ongevallen en meldingen naar arbeidsinspectie?
Mijn eigen kijk: Als de incidentenregistratie organisatorisch niet ‘gehangen’ zou worden aan Arbo, zoals nu vanwege het perspectief veiligheid, maar een logisch gevolg zou zijn van het pedagogisch handelen, dan zouden de meldingen ook uit een LVS kunnen ‘rollen’. De samenhang met de begeleiding, signalering en nazorg van incidenten is dan beter te borgen.

Technisch:
– Het systeem zoals dat in de pilot gebruikt is, is laagdrempelig om te gebruiken. Een incident neemt één scherm in beslag, waarop alles ingevuld kan worden.
– Autorisatie naar teams of afdelingen is mogelijk. Hierdoor kunnen rollen toegekend worden waarbij iemand registreert en anderen weer inzage hebben voor een hele school. Ook is er een analyse rol, waarbij statistieken getoond worden. Dit laat bijvoorbeel allerlei percentages zien van incidentsoorten door de tijd heen.
Mijn eigen kijk: Willen we de rapportage onderdeel maken van onze overige informatievoorziening, dan moet alle data makkelijk er uit te exporteren zijn. Dit is nu al mogelijk door velden te kiezen, een tabel te maken en op te slaan naar excel of SPSS. Echter niet alles komt dan mee. Of althans dusdanig dat we het zo kunnen importeren naar interne monitoringsystemen. Maar er moet iets overblijven om te wensen toch?
Om meldingen uit een LVS of begeleidingsysteem te laten ‘rollen’ zou een integratie nodig zijn met de kernregistratie deelnemers of een begeleidingsmodule. Toekomstplannen hiervoor zijn geschetst tijdens de Markt van Leveranciers op 17 November 2009 in Utrecht.

Even de redenatie doortrekkend: een LVS is qua concept vaak logboek waarin signalen, handelingsafspraken en contactmomenten worden vastgelegd. Als de informatie die aan een logboekitem kan hangen, ook wordt vormgegeven volgens de bovenstaande definities, dan zou een LVS de incidenten aandragen bij het registratiesysteem. Een beetje zoals de plannen zijn omtrent het doen van verzuimmeldingen bij de IB-groep: eerst op een aparte portal, maar later geïntegreerd vanuit je begeleidingsysteem.

Al met al een leerzaam project. Afwachten blijft nog even hoe het verplichtende karakter vanuit MinOCW er uit gaat zien.